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Date de alta y conoce los bene cios de nuestro software para medir el Clima de tu
organización.
En los 20 años de experiencia involucrado en temas de desarrollo organizacional, he visto la importancia de la correcta medición del clima laboral, varias organizaciones
desean hacer una medición del clima de sus organizaciones, pero muchas veces no obtienen los resultados deseados o no saben cómo hacerlo, por eso en este Online
artículo- ¡Chatear
me he ahora!
dado a la tarea de explicar de manera sencilla y breve las 7 etapas del proceso de medición de clima organizacional, para que el lector pueda beneficiarse.
1.- Preparación:
La etapa de preparación es muy importante porque en ella se definirán las otras 6
etapas siguientes. Sin embargo, surge la pregunta ¿Qué debemos de considerar en
esta etapa? A continuación describo los elementos que se deberán de considerar.
•Delimitar áreas de aplicación. Las áreas de la organización a las que quiera aplicar la encuesta de clima organizacional. Debemos de definir si vamos a aplicar a toda la
empresa o solo a algunas áreas, esto nos permite delimitar el alcance de la aplicación de la encuesta.
•Definir criterios a medir. Se debe de considerar cuales criterios deseamos medir en la cuesta, por ejemplo: comunicación efectiva, relaciones entre gerentes y
empleados, prestaciones competitivas, trabajo en equipo, acoso sexual, ergonomía de las instalaciones, calidad de las herramientas de trabajo, entre muchas otras
más.
•Definir ítems de la encuesta. Se deberán de definir ítems para cada criterio seleccionado, estos deben de ser afirmaciones que le permitan al encuestado contestar el grado
de satisfacción que tiene sobre el enunciado. Por ejemplo, el enunciado: La comunicación en la empresa es efectiva. Yo como encuestado debería de responder el grado en
que estoy de acuerdo con esta oración, por ejemplo:
o Totalmente de acuerdo.
o De acuerdo.
o Neutro.
o Desacuerdo.
o Totalmente en desacuerdo.
•Definir la escala de medición. La escala de medición es importante porque nos permitirá cuantificar las respuestas de los encuestados. Para el caso anterior, considerando
las mismas etiquetas, debemos ahora asignarle un número o un peso cuantitativo, por ejemplo:
o Neutro (3 puntos).
o Desacuerdo (2 puntos).
Al darle un peso a cada etiqueta podremos cuantificar los valores y sacar tendencias o estadísticos al final de la aplicación de la encuesta. El valor podría cambiar de acuerdo a
nuestras necesidades o gustos, en lugar de usar números del 1 al 5 podemos usar una escala del 20 al 100 (20,40,60,80,100), por ejemplo.
•Número de ítems de la encuesta. Esta es una pregunta muy frecuente, ¿cuántas preguntas debe de tener mi encuesta? No hay una regla, pero si hay varios puntos que se
deben de considerar, 1) Considerar si la encuesta será aplicada en hoja o con un software informático. 2) Considerar el tipo de personas a las que se les aplica, la gente con
nivel de escolaridad baja, le toma más tiempo comprender una oración que gente con escolaridad más alta 3) Debes de considerar que entre más larga la encuesta, se
convierte más tedioso para los encuestados. Mi recomendación es agregar más de 30, pero no más de 80 preguntas u oraciones.
•Definición de fechas de aplicación. Es importante definir los rangos de fechas para que los encuestados respondan. Considera que comúnmente debes de dar 1 o 2
semanas, más por lo casos en que la gente no responde ya sea porque estaba de vacaciones o estaba de incapacidad médica, o simplemente porque tuvo alta carga de
trabajo que no le permitió contestar la encuesta.
•Confidencialidad y segmentación. Muchas empresas deciden aplicar la encuesta sin pedir nombre de la persona o datos generales. Esto tiene sus beneficios, pero también
tiene contras, por eso no debemos de irnos a los extremos. Es importante al menos pedir la información necesaria para que puedas segmentar los datos de la encuesta, por
ejemplo:
o Escolaridad.
o Departamento
o Área.
o Edad.
o Antigüedad.
o Genero.
o Ubicación geográfica.
o Tipo de contrato.
o Nivel organizacional.
Debemos de poner rangos para cada segmento, por ejemplo, para el género, masculino y femenino, para el tipo de contrato, por proyecto, tiempo indefinido, tiempo definido,
etc. Se debe de considerar muy bien lo que debemos solicitar en la cuesta, porque estos datos me permitirán segmentar por departamentos, edad, genero, localidad, etc.
•Definir si se utilizará una herramienta informática o será una aplicación en papel. Esta es una decisión muy importante. Estamos en la era de la tecnología, hay muchas
herramientas informáticas que permiten medir el clima organizacional, en lo personal la que más me gusta es Smart-Clima, por su facilidad de uso y adaptación a cualquier
tipo de organización, todo es configurable de acuerdo a las necesidades propias, ya tiene preguntas precargadas y una configuración ya definida para que sin ser especialista
puedas aplicar tu encuesta. Sin embargo, hay organizaciones que desean hacerlo en papel, para este caso hay que considerar que hacerlo en papel requiere de mucho trabajo
para la interpretación de los datos ya que hay que pasar a una hoja de cálculo todos los resultados para después sacar estadísticos, imagine que tiene 50 preguntas en su
encuesta y contestan 100 personas, entonces tendría que pasar 5000 respuestas a su archivo de Excel u hoja de cálculo, y esto hacerlo manual. También debemos de
considerar que los estadísticos y gráficas deben de hacerse de forma manual. Para aplicar la encuesta a personal que no tiene una computadora o un dispositivo con acceso a
internet, se recomienda poner quioscos en donde las personas acudan a contestar su encuesta.
Dentro de la sensibilización y capacitación, se puede hacer una presentación al personal y dar ejemplos prácticos de que pasos a seguir para contestar la encuesta. Para el
caso de la utilización de un software informático se pueden hacer una presentación práctica, ingresando a los enlaces o páginas que los encuestados van a ingresar cuando
contesten.
También se puede decir a quien acudir en el caso de dudas, brindar números de teléfono y correos electrónicos para el contacto y solución de dudas.
¿Qué pasa si no respondo? ¿Qué pasa si respondo?, ¿Puede haber represalias?, ¿Es
realmente un proceso confidencial?, Si soy el único de mi departamento ¿al
seleccionar el departamento, no es fácil que me ubiquen?, ¿Puedo hacer quejas
sobre mi jefe?, ¿Puedes explicarme como ingresar a la herramienta nuevamente? Las
preguntas pueden ser variadas y muchas, tienes que estar preparado para
responderlas con paciencia e inteligencia.
Debes hacer recordatorios contantes sobre los avances y el tiempo de termino y cierre del proceso de evaluación. Mucha gente deja hasta el último la respuesta de la
encuesta. Algunas empresas u organizaciones rifan entradas al cine o aparatos electrónicos entre los participantes que responden entre los primeros días para estimular la
respuesta de la encuesta en tiempo.
Cuando lo haces con un sistema, es mejor que lo hagas con una aplicación web
online, esta facilita el acceso a los datos y la aplicación de la encuesta, porque
cualquiera puede responder desde un dispositivo que tenga acceso a internet.
5.- Reporteo:
Para el reporteo, en el caso de que hayas aplicado la encuesta de forma física en hoja y papel, debes de tener el concentrado de todas las encuestas ya vaciadas en una hoja
de cálculo. Los estadísticos y gráficas se obtienen más fácil si tenemos los datos concentrados en una hoja de Excel, dentro del archivo de datos deberías de tener los
siguientes datos en general:
•Incluir por línea segmentación: escolaridad, departamento, antigüedad, genero, ubicación geográfica, etc. Todo lo que hayas seleccionado en tu segmentación.
•Debes de incluir la respuesta del evaluado para cada pregunta respondida en la encuesta, ya cuantificada. En la etapa uno del proceso de definió un valor numérico para cada
escala de respuesta, ese valor numérico es el que debes de poner ahí, sin un valor numérico no podrás hacer cálculos matemáticos.
Si en tu caso contrataste Smart-Clima para la aplicación de tu encuesta, el reporte y los cálculos estadísticos se hacen de manera automática, con unos cuantos clics puedes
generar tus reportes por filtro específico, podrías generar reportes por departamento, rangos de edad, genero, antigüedad, y ver tendencias y hacer análisis más detallado
para la toma de las decisiones estratégicas de tu organización.
Se recomienda sacar un reporte general de la organización para ver las tendencias por criterio seleccionado y otro por departamento y área, para ver específicamente lo que
se te tiene que mejorar y hacer planes de trabajo con los jefes o líderes de cada área. Una tendencia sería como este ejemplo:
También se podría agregar una tabla con los 10 o 15 ítems más altos y bajos, por ejemplo:
Smart-Clima te arroja un reporte de niveles de satisfacción, filtrado por los criterios seleccionados, por ejemplo:
Comúnmente el área que presenta los resultados es Capital Humano, o bien si se contrató un despacho externo, el mismo despacho externo los presenta.
En la exposición de resultados deben de analizarse fortalezas y debilidades de la organización. Muchas veces se enfocan sólo en las debilidades, pero esto es un error porque
las fortalezas son la base mediante el cual se podrán mejorar las debilidades. Por ejemplo, si el trabajo en equipo es una debilidad, pero las relaciones entre gerentes y
empleados es una fortaleza, entonces trabajaremos con los gerentes para que promuevan el trabajo en equipo ya que vemos que la comunicación es buena con su personal.
Es importante comentar que comúnmente los criterios que salen más bajos en la mayoría de las encuestas son las compensaciones y beneficios. No es una regla, pero es
común que pase. No debemos pensar automáticamente que debemos de hacer incrementos de sueldos y prestaciones, porque en muchos casos la gente está inconforme en
las formas más que en los conceptos. Es decir, no es que estén insatisfechos con su sueldo, están más bien insatisfechos con la forma tan subjetivo y tendenciosa de asignar
sueldos, porque muchas veces se percibe que se asignan sin criterios claros y con favoritismo.
Involucra a los líderes de cada departamento para hacer planes de mejora. La mejora es un trabajo de toda la organización no de una sola persona. Con los resultados por
departamento puedes enfocar acciones específicas para mejorar los resultados más bajos por áreas y en consecuencia los resultados generales de la organización.
La presentación de los planes de acciones a todo el personal de la empresa también es recomendable, siempre y cuando se vayan a hacer planes de mejoras notorios y
percibidos por el personal, de lo contrario sólo se levantarán falsas expectativas en el personal y en consecuencia la gente no querrá volver contestar la encuesta.
Es recomendable hacer una aplicación anual de la encuesta de clima laboral u organizacional y hacer comparativos entre los resultados de cada periodo.
Conclusión.
Las empresas u organizaciones que invierten en escuchar a sus colaboradores tienen mayor posibilidad de éxito, ya que al mejorar el clima organizacional se mejora también
los resultados financieros. Por ejemplo, el gigante Google, invierte para que su personal se sienta cómodo en la empresa, tienen salas de juego, horarios flexibles, servicios de
transporte, comida gratis, tarjetas de masaje, etc. Es muy cierto que muchas empresas no tienen el ingreso de Google, para poder hacer estas inversiones, pero se pueden
hacer mejoras que en muchos casos no cuestan dinero y mejoran la satisfacción interna del personal de manera significativa.
Si los colaboradores están contentos con su trabajo y su ambiente laboral, transmitirán esa satisfacción en sus relaciones con el cliente, generando también clientes
satisfechos que compren con mayor frecuencia.
Acércate a nosotros HumanSmart y podremos ayudarte a implementar tu encuesta de clima organizacional, no necesitas ser especialista, nosotros lo somos y podemos
ayudarte.
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