PROCESO :

GESTIÓN DE CONTROL Y EVALUACIÓN

ACTIVIDAD : CONTROL INTERNO

CÓDIGO : GC-PR-001

VERSIÓN : 6

Elaboró: Revisó: Aprobó :

Asesor de Control Interno Representante de la Dirección Director Ejecutivo

Fecha: 25/09/2014 Fecha: 24/10/2014 Fecha: 24/10/2014

1. OBJETIVO
Toda copia en PAPEL es un ¨Documento no Controlado¨ a Excepción del original, por favor asegúrese de que ésta es la versión vigente
del documento. La impresión o fotocopia, total o parcial, de su contenido, está restringida sin la autorización expresa del Representante
de la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad.
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Establecer los lineamientos para la planificación y ejecución de las Auditorías Internas de

Gestión Independiente, el seguimiento de las acciones derivadas de estas y demás
actividades, entre otras, que se desarrollan en el Proceso de Gestión de Control y
Evaluación.

2. ALCANCE

El procedimiento de auditoria interna de gestión independiente aplica a todos los procesos

de la entidad.

3. TERMINOLOGÍA:

Auditoria interna: un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos,

actividades, operaciones y resultados de una entidad pública. Permite emitir juicios
basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados
obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.

Sistema de Control Interno: sistema integrado por el esquema de organización y el

conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes
dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos1.

Papeles de Trabajo: Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el
auditor interno u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del
proceso.

Plan de Auditoría: incluye alcance, objetivo, tiempo y asignación de recursos.

Programa de Auditoría: el cual establece los objetivos y metas a cumplir por el equipo
auditor durante la vigencia.

4. NORMATIVIDAD
1
Fuente: Artículo 1 de la Ley 87 de 1993.
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Constitución Política 1991

Ley 87 de 1993
Ley 489 1998
Ley 872 de 2003
Decreto 2145 de 1999
Decreto 1599 de 2005
Decreto 943 de 2014

PENDIENTE REGISTRAR INFORMACION CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

5. DESARROLLO

Generalidades: Este procedimiento aplica para la práctica de Auditoría Internas de

Gestión Independiente y demás actividades que se desarrollan en el Proceso de Gestión
de Control y Evaluación.

La Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, es la dependencia encargada de

coordinar el proceso de auditorías internas, dado que la Ley 87 de 1993 en su artículo 9°
le asigna la responsabilidad de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los
demás controles y determina que como mecanismo de verificación y evaluación del
Control Interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas.2

La coordinación de las auditorías por parte de esta oficina tiene la finalidad de respetar el
rol que se le ha sido asignado por ley, como evaluadora y verificadora de la gestión y del
logro de los objetivos, y de planear las auditorías de tal manera que no se presenten
reprocesos.

Es importante recordar que en la Guía de Armonización del Modelo Estándar de Control

Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad, se estableció que las auditorías tanto de
MECI como de Calidad deben desarrollarse a través de un programa de auditorías
aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno, razón por la cual las fechas
de las auditorías de Calidad deben ser concertadas con el representante de la Alta
Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad.

Las auditorías de calidad son ejecutadas directamente por el delegado de la dirección

para calidad y los auditores de la entidad capacitados para este fin, la Oficina de Control
Interno planea y coordina las auditorías internas de gestión y presenta un informe final
con los resultados de la auditoria de gestión a la dirección ejecutiva de la entidad.

2
Fuente: Cartilla 13 Compilación de Conceptos Frente a la Importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el
Estado Colombiano
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Se debe tener en cuenta que el Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o
quien haga sus veces, es el responsable de la planeación y desarrollo de los procesos de
auditoría; por lo tanto, los registros, evidencias y demás documentos que se generen
como resultado de estas, deben reposar en esta dependencia y ser informados desde
ella.

En relación con los informes de auditoría aprobados, estos se entregarán a los líderes de
procesos de la auditoría, según haya quedado estipulado en el objetivo y alcance de esta,
para las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar y copia de este reposará
en la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, para las
acciones de seguimiento correspondientes.

Todos los años las Oficinas de Control Interno deben someter a consideración del Comité
de Coordinación de Control Interno el programa anual de auditorías; en este sentido lo
que se recomienda es que dentro de este se incluyan las auditorías de calidad, cuyas
fechas serán coordinadas con el encargado por la Dirección del tema de calidad. Las
auditorías de calidad serán realizadas por el encargado de calidad y los auditores a su
cargo y presentar informe al representante legal de la entidad.

En los lineamientos formulados al respecto de la planeación no se ha establecido que la

Oficina de Control Interno realice auditorías de calidad, razón por la cual no debería verse
afectada la independencia de dicha oficina, ya que la ejecución y desarrollo de estas
auditorías están a cargo del delegado de la dirección para calidad y de los auditores de la
entidad.

Es necesario precisar que los resultados que se obtienen de estas auditorías son
diferentes; mientras que producto de la auditoría de gestión realizada por la Oficina de
Control Interno se obtienen recomendaciones, identificación de riesgos, acciones co-
rrectivas y preventivas, que muy seguramente harán parte de un plan de mejoramiento;
de la auditoría de calidad se obtiene información relacionada con elementos de mejora
que no pueden ser interpretados de la misma manera que los resultados propios de la
auditoría de Control Interno. Razón por la cual el informe será presentado con los
resultados obtenidos de la auditoría de gestión.

Los registros, evidencias y demás documentos que se generen como resultado de las
auditorías deben reposar en la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga
sus veces, ya que, como se anotó anteriormente, es responsable de la planeación y
desarrollo de los procesos de auditoría.

En relación con los informes de auditoría aprobados, estos se entregarán a los

responsables del proceso auditado, según haya sido estipulado en el objetivo y alcance
de estos, para las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar y copia de estos
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reposará en la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, para
las acciones de seguimiento correspondientes.

La Oficina de Control Interno, Auditoría Interna, o quien haga sus veces, asumiendo su rol
de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo
permanente al grado de avance y desarrollo de implementación del Sistema de Gestión
de la Calidad, conforme al plan previamente establecido por esta.

Una vez implementado el Sistema de Gestión de Calidad en la entidad, uno de los objeti-
vos por los que debe velar la Oficina de Control Interno es el aseguramiento de la calidad,
enfocado a verificar que se mantiene el control y con el fin de identificar posibles des-
viaciones; esto es, valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento
del sistema de calidad, acompañar y asesorar en la implementación y desarrollo de este,
realizar su evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control en relación con este
sistema y, finalmente, constituirse en el canal institucional de relación con entes externos
respecto del mismo.

5.1. Actividades
5.1.1. Auditoría Interna de Gestión Independiente
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No Etapa Responsable Documento Descripción de la etapa

1 Control InternoDocumento libre Elaborar el plan operativo del proceso
Elaborar el plan para la vigencia
operativo
2 Elaborar el Control GM-FT – 004 Elaborar el programa anual de
programa deInterno Programa de auditorías internas de gestión
Auditoria Interna Auditoría Interna independiente, el cual describe los
de Gestión procesos a auditar, el auditor
responsable y demás variables
definidas en el formato. El programa se
elabora en el formato GM-FT-004
programa de auditoria interna, que hace
parte del proceso de Mejoramiento.
La dirección ejecutiva y el jefe de
Control Interno tienen la facultad de
priorizar los procesos a auditar durante
la vigencia.
El director de la entidad o el jefe de
Control Interno podrán disponer la
realización de auditorías internas no
contempladas en el Programa de Anual
de Auditorías, cuando las condiciones
así lo ameriten.
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No Etapa Responsable Documento Descripción de la etapa

3 Aprobar Comité de GC-FT-011 El programa de auditoria es aprobado
programa Coordinación Documento de por el Comité de Coordinación de
Auditoría de Control Autocontrol Control Interno al comienzo de cada
Interno vigencia.

4 ¿Es aprobado? Comité de Comunicado Cuando el Programa de Auditoría es

Coordinación aprobado, Control Interno entrega copia
Si - no de Control de este documento a cada líder de
Interno proceso mediante correo electrónico y
se envía para publicar en la cartelera
interna y la intranet.

5 Preparar el PlanControl InternoGM-FT-002 Plan Control Interno elabora el Plan de

de Auditoría de Auditoría Auditoría del proceso a auditar, a partir
del Programa de Auditoría Interna
establecido, definiendo claramente el
objetivo, alcance de la auditoria y
demás variables definidas en el formato.
El formato que se utiliza para el plan de
auditoria hace parte del proceso de
Mejoramiento- GM-FT-002 Plan de
Auditoria Interna.

6 Memo Control InternoMemorando Control interno comunica a través de

informativo memorando interno a cada líder de
proceso el inicio de la Auditoria Interna.

7 Reunión deControl InternoPC-FT-004 Acta Se realiza reunión de inicio de la

inicio de de reunión Auditoria Interna de Gestión con el
Auditoria Interna responsable del proceso, donde se
de Gestión comunica el objetivo, alcance de la
auditoria y los documentos a solicitar.

8 Desarrollo de la Control Documentos Recopilar, registrar y analizar la

Auditoria Interno soportes información objeto de la auditoría de
acuerdo con el Plan de Auditoría.
Durante el desarrollo de la misma, se
realizan las siguientes tareas: solicitar
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documentos, análisis de la información,

practicar visitas, recolectar pruebas y/o
evidencias, realizar reuniones y verificar
el cumplimiento de las disposiciones y
normatividad aplicable al proceso.
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9 Preparación, Control InternoGM-FT – 011 Se realizarán reuniones previas a la

elaboración y Reporte de aprobación definitiva del informe, para
aprobación del Auditoría Interna conciliar las diferencias presentadas
con el líder del proceso.
informe
El auditor prepara, organiza, concluyen
y ajusta los resultados de la Auditoría
Interna de Gestión, como resultado de
la evaluación.

Los hallazgos de auditoría encontrados

durante el desarrollo de la evaluación
se registran en el informe de Auditoría
Interna de Gestión.

En reunión de cierre con el líder del

proceso se revisa el informe preliminar
el cual queda en firme.

El formato utilizado para el informe de

auditoría interna hace parte del proceso
de Mejoramiento – GM-FT-011 Reporte
de auditoria interna.

10 Presentar GM-FT – 011 Elaborar informe definitivo y presentar

informe Control Reporte de al director ejecutivo.
definitivo Interno Auditoría Interna

11 Aprobado Control GM-FT – 011 Si el informe es aprobado y no requiere

Interno Reporte de de ajustes, continuar el proceso. Si el
Auditoría Interna informe requiere de ajustes, realizarlos
y presentarlo nuevamente al director
ejecutivo.

12 Remisión delControl GM-FT – 011 Radicar el informe definitivo en el

informe final Interno Reporte de sistema de gestión documental
Auditoría Interna (Oráculo) y enviar al líder del proceso.
Enviar para publicación a la herramienta
Isodoc.

13 Organizar yControl GM-FT – 011 Organizar los papeles de trabajo y

foliar los Reporte de foliarlos con base en la tabla de
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papeles deInterno Auditoría Interna y retención documental de Control

trabajo papeles de Interno. Los papeles de trabajo se
trabajo. pueden conservar en medio físico y/o
magnético.
14 Archivar informeControl GM-FT – 011 Archivar de acuerdo con la tabla de
y papeles deInterno Reporte de retención documental del proceso de
trabajo Auditoría Interna y Gestión de Control y Evaluación.
papeles de
trabajo.
15 Elaboración GC-FT-013 Plan De acuerdo con los hallazgos y
Plan deLíder del de Mejoramiento recomendaciones formuladas por
Mejoramiento proceso por Proceso Control Interno, el líder del proceso
formula el Plan de Mejoramiento
correspondiente.
16 Seguimiento alControl InternoGC-FT-013 Plan Control Interno realiza seguimiento
cumplimiento de Mejoramiento periódico a las acciones formulas en los
del Plan de por Proceso Planes de Mejoramiento.
Mejoramiento

FIN

5.1.1.1. Seguimiento a los planes de mejora por procesos de las Auditorías Internas
de Gestión
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1 Realizar Líderes de GC-FT-013

seguimiento a Procesos - Plan de Control Interno realiza seguimiento a
los planes de Control Mejoramient los planes de mejoramiento por
o por procesos, como resultado de las
mejoramiento. Interno
Proceso auditorías internas de gestión.

Los planes de mejoramiento quedan

registrados en medio electrónico,

Una vez cerrados se archivan.

2 Archivar Control GM-FT-012 Archivar de acuerdo con la tabla de

papeles de Interno Plan de retención documental del proceso de
trabajo en la Mejoramient Gestión de Control y Evaluación.
o por
oficina de
Proceso e
Control Interno informe.

FIN

5.1.2. Plan de Mejoramiento Institucional – CGR

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1 Informe final de Documento De acuerdo con el informe final de
auditoria libre auditoria de la Contraloría General de la
Contraloría Control República CGR, Control Interno consolida
General de la Interno – el Plan de Mejoramiento Institucional
República Lideres de inicial de la entidad con el apoyo de los
procesos líderes de procesos , en el formato
establecido por este órgano de control.
Se realizan reuniones con los líderes de
los procesos involucrados, con el fin
establecer y discutir las acciones de
mejora.
El plan de mejoramiento definitivo se
presenta a la dirección ejecutiva para su
visto bueno.
Si, Aprueba y firma, se hace el trámite
interno correspondiente para el envío a
través de SIRECI de acuerdo con la fecha
establecida por la Contraloría General de
la República.
Una vez enviado a SIRECI se envía para
publicación en el portal web de la entidad.
Adicionalmente se envía a los líderes de
procesos.
No, se hacen los ajustes correspondientes
y se pasa a firma nuevamente.

2 Seguimiento Líderes de Documento Los líderes de procesos llevan a cabo

Plan de procesos – libre avances a cada uno de los hallazgos del
Mejoramiento Control Plan de Mejoramiento Institucional CGR.
Institucional Interno Control Interno acuerda fechas de
seguimiento con los líderes de procesos,
con el fin de verificar el avance de los
hallazgos.
Control Interno envía a SIRECI avance del
Plan de Mejoramiento Institucional, de
acuerdo con la fecha establecida por este
órgano de control.
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El informe de avance enviado a la CGR Se

publica en el portal web de la entidad.

3 Archivar en la Control Documento Archivar de acuerdo con la tabla de

oficina de Interno libre retención documental del proceso de
Control Interno Gestión de Control y Evaluación

5.1.3. Comité de Coordinación de Control Interno

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1 Citación a Control Interno Resolución De acuerdo con la Resolución
reunión 089 de 2014 administrativa CREG 089 de 2014, el
comité se podrá reunir por lo menos
dos veces al año o cuando las
circunstancias lo requieran.
Dentro de las funciones del secretario
del comité, está, la de citar a las
sesiones del comité.

2 Aprobación del Control Interno Documentos Aprobación del plan anual de auditoría
Comité de – ASGC. interna de gestión y calidad y demás
Coordinación de temas del sistema de control interno de
la entidad.
Control Interno

3 Informe a Control Interno Documentos Realizar reunión de acuerdo con

Comité de citación aprobada por el presidente del
Coordinación de comité, para tratar temas de Control
Control Interno Interno, calidad y planeación.

Aprobación de acta anterior.

4 Actas de ComitéControl Interno GC-FT-011 Elaborar acta de la última reunión para
- ASGC verificación, aprobación y firma del
presidente del comité.
Si existen observaciones al acta,
ajustar y enviar nuevamente al
presidente del comité.

Si no existen observaciones archivar

de acuerdo con la tabla de retención
documental.
5 Acta último Control Interno GC-FT-011 Remitir copia del acta firmada al
comité firmada presidente para que forme parte
por el integral del orden del día y documente
el siguiente comité.
presidente del
comité

6 Archivar Control Interno Documentos Archivar de acuerdo con la tabla de

papeles de , GC-FT-011 retención documental del proceso de
trabajo en la Gestión de Control y Evaluación.
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oficina de
Control Interno

5.1.4. Arqueo de caja menor

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1 Caja menor Control GC-FT-008 Realizar los arqueos sorpresivos de caja
Interno de Arqueo menor de acuerdo con el plan operativo.
de Caja
Menor
2 Formato GC- Control Documentos Realizar el arqueo verificando la existencia
FT-008 Arqueo Interno – de documentos frente a registros y
de Caja Menor Responsable soportes.
de caja menor
Diligenciar los campos del formato con
código GC-FT-008 de Arqueo de Caja
Menor.

Hacer firmar formato GC-FT-008 de Arqueo

de Caja Menor, por parte del funcionario
responsable y firma del asesor de Control
Interno.
3 Hallazgos Control Documentos Hay hallazgos?
Interno –
Responsable Si no hay hallazgos archivar de acuerdo con
de caja menor la tabla de retención documental.

Si hay hallazgos, informar al Subdirector

Administrativo y Financiera, para que se
tomen las acciones correctivas pertinentes.
4 Acción Control Documento Verificar la acción correctiva sobre el
Correctiva Interno hallazgo u observación, de acuerdo con el
arqueo de caja menor. Se revisa si es
necesario elaborar plan de mejoramiento
por parte del líder del proceso.

5 Seguimiento Subdirector y Documento Verificar el avance de la acción correctiva

acción Administrativo tendiente a subsanar la deficiencia
correctiva y Financiero - identificada.
Control
Interno Si no es razonable, requerir nuevamente al
Subdirector Administrativo y Financiero,
subsane el error o que la solución sea
adecuada o satisfactoria.
 Nombre del Proceso
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6 Archivar en la Control Documentos Archivar de acuerdo con la tabla de

oficina de Interno y papeles de retención documental del proceso de
Control Interno trabajo. Gestión de Control y Evaluación.

5.1.5. Reportes a Organismos de Control y Vigilancia y Gobierno Nacional

No Etapa Responsable Documento Descripción de la etapa

1 Listado de
informes
Control Documento Control Interno lleva un listado de los
Interno – informes que debe enviar la entidad a los
órganos de control y vigilancia y gobierno
nacional de acuerdo con la periodicidad
del reporte.

2 Envío de Líderes de Documentos Control Interno es responsable de enviar

Informes a procesos los informes que hacen parte de su rol.
entes de control
Cada líder de proceso es responsable de
y gobierno
enviar los informes bajo su
nacional responsabilidad.
3 Archivar Líderes de Documentos Archivar de acuerdo con la tabla de
papeles de procesos retención documental del proceso de
trabajo en la Gestión de Control y Evaluación.
oficina de
Control Interno

5.1.6. Seguimiento a las Peticiones, Quejas y Reclamos

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No Etapa Responsable Documento Descripción de la etapa

1 Las Peticiones,Control Interno Documento Control Interno realiza seguimiento a
quejas y las peticiones, quejas y reclamos de
reclamos. forma aleatoria, informa al líder del
proceso y la dirección ejecutiva del
estado actual.
Los informes contienen las peticiones,
quejas y reclamos que están
pendientes por responder y las que
están excedidas en el tiempo de
respuesta.

Este informe se envía al líder del

proceso y se presenta a la dirección
ejecutiva para su conocimiento y fines
pertinentes.
2 Informes LeyControl Interno Documento Control Interno elabora informe
1474 de 2011. – Grupo de semestral de las quejas y reclamos y
atención a las envía a publicación al portal web de la
peticiones, entidad.
quejas y
reclamos El grupo de atención al ciudadano
elabora informe trimestral de las
peticiones, quejas y reclamos y es
publicado en el portal web de la
entidad.
3 Archivar Control Interno Documento, Archivar de acuerdo con la tabla de
papeles de informe. retención documental del proceso de
trabajo en la Gestión de Control y Evaluación.
oficina de
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6. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Nueva
Descripción del cambio Responsable
Modificación Versión

Creación del documento. A.S.G.C. 24/05/2006 0

Responsable de
Actualización del documento 11/11/2009 1
Planeación

Se actualizó la estructura del documento

con base en las nuevas disposiciones A.S.G.C. 29/12/2009 2
documentales vigentes.

Revisión, corrección y actualización total del

Responsable de
documento con el fin de mantener la mejora 24/12/2010 3
Control Interno
continua del sistema.

Revisión, corrección y actualización total del 4

Responsable de
documento con el fin de mantener la mejora 01/12/2012
Control Interno
continua del sistema.

Actualización del procedimiento de Gestión

de Control y Evaluación de acuerdo con la Responsable de 11/12/2013
5
auditoria de calidad realizada en el mes de Control Interno
agosto del presente año.

Actualización del procedimiento de Gestión Responsable de 24/10/2014 6

de Control y Evaluación de acuerdo con la Control Interno
auditoria interna de calidad realizada en el
mes de agosto de 2014. Se eliminaron
algunas definiciones, en la parte de
generalidades se ajustaron los párrafos
sobre la auditoria de gestión. En el flujo de
la actividad de auditoria interna se ajustó a
lo que actualmente se está realizando. Se
eliminaron las siguientes actividades debido
a que hacen parte de otros procesos: Plan
de mejoramiento por procesos - Auditoría
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de Calidad, solución de acciones de

mejoras generadas al proceso de Gestión
de Control y Evaluación, verificación,
validación y seguimiento de acuerdo con el
plan operativo anual, seguimiento a
cumplimiento de reportes a organismos de
control y vigilancia y gobierno nacional,
definición, ajuste y cálculo de los
indicadores del proceso de Gestión de
Control y Evaluación. También se
eliminaron los formatos GC-FT-001-002-
003-004 de mapas de riesgos por procesos
y formato GM-FT-005 informes de auditoría
interna.

7. 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 GC-CP-001 Caracterización del proceso

 GC-FT-001 Mapa de Riesgo por Proceso
 GC-FT-008 Arqueo de caja menor
 GC-FT-009 Mapa de Riesgo Institucional
 GC-FT-011 Documento de Autocontrol
 GC-FT-012 Normograma Institucional
 GC-FT-013 Mapa de riesgos procesos
 GC-PR-001 Procedimiento Control Interno
 GC-PR-005 Procedimiento de Gestión de Riesgo
 Informes de control interno.