SOLICITUD DE CAMBIO

N° 001

Información del formato

Nombre del Proyecto:
Fase/Etapa en la cual se
encuentra el Proyecto:
Fecha solicitud:
Nombre de los
integrantes
Fase De Diseño E Implementación Del Sistema De
Gestión De Calidad Basados En La Norma ISO 9001
Del 2015 Para La Empresa EMV Constructora S.A.S
Ejecución
20/09/2021
Leila Collantes- Carolina Cano – Yolaine Gomez

Descripción del cambio:

Teniendo en cuenta las observaciones realizadas por parte de los jurados y luego de un análisis
minucioso con el Director de Proyecto, se solicita eliminar la última fase del proyecto dado que los
tiempos son una limitante para el cumplimiento del mismo.

Razón del cambio ¿Cuál es la razón por la cual se solicita el cambio?

Actualmente se presentan atrasos en el inicio de las actividades de la fase de ejecución por encima
de lo permitido lo que ha generado un desplazamiento en la fecha de entrega del proyecto razón por
la cual se solicita eliminar la fase de auditorias para dar cumplimiento al cierre del proyecto en las
fechas establecidas.

Impacto en alcance: Se impacta el alcance ya que se eliminan paquetes de trabajo y la fase

completa de auditoria; Se impacta la EDT, diccionario, restricciones, requisitos, supuestos y
exclusiones del proyecto

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N° 001

Entregables:

Lista de Entregables Entra Sale Modificar

4.4.2 Contrato Arriendo de equipos x
4.4.5 Formato diligenciado por los colaboradores x
Evaluación general de las capacitaciones
5.1 Cronograma de Auditorías x
5.2 Documento Registro de Auditorías realizadas x
5.3 Plan de sostenibilidad para la continuidad del proyecto. x
Plan de Dirección del Proyecto x

Requisitos:

Lista de Requisitos Entra Sale Modificar

Aprobación del Sponsor para realizar el control de X
cambio
Ajuste a Matriz de Requisitos X
Ejecución de la evaluación de la auditoría X
Ejecución de la auditoría interna X
Se determina cómo se evaluarán los resultados de X
los objetivos
Se determina y aplica criterios para la evaluación, la X
selección, el seguimiento
Informe de auditoría X
Plan de sostenibilidad para la continuidad del X
proyecto
Se llevan a cabo auditorías internas a intervalos X
planificados para proporcionar información del
sistema de gestion de calidad

Se auditan los requisitos propios de la organización X

para su sistema de gestión de la calidad

Se auditan los requisitos de la norma ISO 9001

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Se seleccionan los auditores, la objetividad y la X

imparcialidad del proceso de auditoria
Se asegura que los resultados de las auditorias se X
informen a la dirección
Se realizan las correcciones y se toman las acciones X
correctivas adecuadas
Se conserva información documentada de la X
implementación del programa de auditoria y de los
resultados

Impacto en EDT (WBS):

ANTES:
Work Breakdown Structure

Estructura de desglose del TRABAJO

Estructura de desglose de LOS

ENTREGABLES

0. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA EMPRESA EMV CONSTRUCTORA

Jerarquía

Entregable
1. Gerencia del 2. Fase de 5. Fase de
Cuentas de control 3. Fase de Diseño 4. Fase de Implementación
proyecto Diagnóstico Auditorías
Paquetes de planificación
2.1 Formularios 4.1 Documento con
3.1 Mapa de los 4.4 Logística y 5.1 Cronograma de
Paquetes de trabajo (entregables) 1.1 Project Charter Recolección de la la política de
procesos Capacitación Auditorías
información Calidad

3.2 Documento
5.2 Documento
2.2 Documento de procedimiento 4.4.1 Orden de
1.2 Matriz de 4.2 Manual de Registro de
estrategias de control de los compra material
interesados Calidad Auditorías
comunicación documentos y general
realizadas
registros

5.3 Plan de
3.3 Documento 4.3 Matriz 4.4.2Contrato
1.3 Plan de 2.3 Informe de sostenibilidad para
Caracterización de Indicadores de Arriendo de
Dirección Diagnóstico Inicial la continuidad del
los procesos Gestión equipos
proyecto.

3.4 Documento
Maestro de 4.4.3 Contratos
1.4 Informes de documentos e Personal
desempeño instructivos de especialistas de
trabajo Calidad

4.4.4 Registro
1.5 Actas de Asistentes
reunión Capacitaciones
Plan de Calidad

4.4.5 Formato
diligenciado por los
colaboradores
Evaluación general
de las
capacitaciones

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N° 001

DESPUES:

WBS Work Breakdown Structure

Estructura de desglose del TRABAJO

EDT
Estructura de desglose de LOS
ENTREGABLES

0. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA EMPRESA EMV CONSTRUCTORA

Jerarquía

Entregable
1. Gerencia del 2. Fase de
Cuentas de control 3. Fase de Diseño 4. Fase de Implementación
proyecto Diagnóstico
Paquetes de trabajo (entregables)
2.1 Formularios 4.1 Documento con
3.1 Mapa de los 4.4 Logística y
1.1 Project Chárter Recolección de la la política de
procesos Capacitación
información Calidad

3.2 Documento
2.2 Documento de procedimiento 4.4.1 Orden de
1.2 Matriz de 4.2 Manual de
estrategias de control de los compra material
interesados Calidad
comunicación documentos y general
registros

4.4.2 Contratos
3.3 Documento 4.3 Matriz
1.3 Plan de 2.3 Informe de Personal
Caracterización de Indicadores de
Dirección Diagnóstico Inicial especialistas de
los procesos Gestión
Calidad

3.4 Documento
Maestro de 4.4.3 Registro
1.4 Informes de documentos e Asistentes
desempeño instructivos de Capacitaciones
trabajo Plan de Calidad

1.5 Actas de
reunión

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Impacto en Supuestos:

Lista de Supuestos Entra Sale Modificar

Disposición del personal para las auditorías X
Se cuenta con el presupuesto y Aval de presidencia X
para ejecutar los contratos solicitados para el
proyecto
Incumplimiento por parte del proveedor y daños en X
las maquinas contratadas
Al implementar el plan de sostenibilidad se X
garantizará la continuidad de la implementación del
plan de calidad, para la mejora continua y obtención
de resultados satisfactorios que aumenten la
productividad de la compañía.
Al implementar, los registros de auditorías permiten X
dejar una evidencia de los procesos auditados, que
permiten que en el tiempo se realice una mejora
continua con el aprendizaje de la realización de las
no conformidades.
Implementar el plan de auditorías, permite que se X
pueda verificar que la implementación y aprendizaje
del plan de calidad sea exitoso en la compañía
porque permite
Es posible que, por no realizar la evaluación general X
de las capacitaciones, no se pueda medir el grado de
conocimiento de los colaboradores
El sponsor aprueba el control de cambios X

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Impacto en Restricciones:

Lista de Restricciones Entra Sale Modificar

No se realizarán auditorías a los procesos X
financieros de la compañía, etapas previas y
prefactibilidades
Las acciones correctivas no deben generar aumento X
en los presupuestos, deben ser enfocados en las
gestiones realizadas por el personal de la empresa
No se realizan seguimientos a las etapas previas y X
de prefactibilidad de los proyectos

Impacto en Exclusiones:

Lista de Exclusiones Entra Sale Modificar

Se enviará por correo electrónico la programación de X
las auditorías con 15 días de anticipación
Se entregarán las actas de auditoria sólo en digital, X
con firmas digitales
Se entrega el plan de sostenibilidad de manera digital X

Se realizarán evaluaciones por medio virtual el 80% X

y el 20% presencial

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Impacto en el cronograma:

Versión 1.0 Versión 2.0

Nombre de tarea
FASE DE DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD BASADOS EN LA
NORMA ISO 9001 DEL 2015
PARA LA EMPRESA EMV
CONSTRUCTORA
Duración del Proyecto
Hitos del Proyecto
1. Gerencia del proyecto
2. Fase de Diagnostico
3. Fase de Diseño
4. Fase de Implementación
5. Fase de Auditorías
Cierre del Proyecto
Duración Comienzo Fin Comienzo Fin
90 días lun 23/08/21 9:00 a. m. jue 16/12/21 9:00 a. m. lun 23/08/21 9:00 a. m. lun 6/12/21 12:00 p. m.
90 días lun 23/08/21 9:00 a. m. jue 16/12/21 9:00 a. m. lun 23/08/21 9:00 a. m. lun 6/12/21 12:00 p. m.
89 días lun 23/08/21 5:00 p. m. jue 16/12/21 9:00 a. m. lun 23/08/21 5:00 p. m. lun 6/12/21 12:00 p. m.
86,5 días lun 23/08/21 9:00 a. m. vie 10/12/21 5:00 p. m. lun 23/08/21 9:00 a. m. vie 3/12/21 10:00 a. m.
17 días jue 26/08/21 2:00 p. m. jue 16/09/21 3:00 p. m. jue 26/08/21 2:00 p. m. vie 24/09/21 5:00 p. m.
39 días jue 16/09/21 3:00 p. m. vie 5/11/21 12:00 p. m. lun 27/09/21 8:00 a. m. mar 16/11/21 2:00 p. m.
mar 30/11/21 12:00 p.
72 días lun 30/08/21 12:00 p. m. lun 30/08/21 12:00 p. m. vie 3/12/21 5:00 p. m.
m.
51 días vie 8/10/21 3:00 p. m. jue 16/12/21 9:00 a. m.
0 días jue 16/12/21 9:00 a. m. jue 16/12/21 9:00 a. m. lun 6/12/21 8:00 a. m. lun 6/12/21 12:00 p. m.

Tabla Resumen – impacto en cronograma

Conclusión:

Teniendo en cuenta el cambio solicitado donde se elimina la fase de auditorias la duración del
proyecto pasa de 90 días a 82,5 días; la holgura del proyecto pasa de 12 días a 0,5 días en la fase
de implementación en este sentido la holgura es de un 1% sobre la duración total del proyecto
permaneciendo como ruta critica la fase de diseño.

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N° 001

Impacto en Costo:

Versión 1 Versión 2
Nombre Paquete/Cuenta Total Total
1. Gerencia del proyecto $ 1.930.995 $ 4.704.606
2. Fase de Diagnostico $ 13.392.264 $ 21.537.552
3. Fase de Diseño $ 12.077.544 $ 11.703.048
4. Fase de Implementación $ 11.590.272 $ 7.028.528
5. Fase de Auditorías $ 15.916.080 $0
Subtotal Costos Directos del Cronograma $ 54.907.155 $ 44.973.734
Total, Costos Directos $ 271.500 $ 271.500
Total, Costos Indirectos $ 4.174.500 $ 3.130.875
Total, Costo Plan de Respuesta a los Riesgos $ 9.800.000 $ 3.608.720
TOTAL BAC $ 69.153.155 $ 51.984.829

COSTO RESERVA DE GESTIÓN $ 3.457.658 $ 2.599.241

COSTO TOTAL RESERVA DE CONTIGENCIA $ 16.500.000 $ 3.500.000

TOTAL PRESPUESTO $ 89.110.813 $ 58.084.070

Tabla Resumen – impacto en costos

Conclusión: Se reduce el costo total del proyecto en un 35% teniendo en cuenta que no se ejecutara
la fase de auditorías ni los paquetes de trabajo contratos de equipos y evaluación de capacitaciones.

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N° 001

Impacto en Interesados:

Lista de Interesados Entra Sale Modificar

El Sponsor y el equipo de trabajo de la organización ya hace parte de la lista de interesados prioritarios

que se identificaron en el proyecto, y están registrados en la matriz de interesados, en este sentido,
esta solicitud No tiene impacto en Interesados.

Estrategias de gestión de interesados

Lista de Estrategias Interesados Entra Sale Modificar

Establecer nuevos espacios que permitan que todos X
los interesados tengan conocimiento del proyecto y
hagan parte del seguimiento y supervisión del
estado del avance del proyecto
Generar estrategias de comunicación participativa X
(Reuniones, lluvias de ideas) con el fin de establecer
acciones de mejora continua

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N° 001

Curva S:

$ 80.000.000

$ 70.000.000

$ 60.000.000

$ 50.000.000

$ 40.000.000

$ 30.000.000

$ 20.000.000

$ 10.000.000

$-
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Curva S Antes del Cambio Curva S cambio implementado

Impacto en Calidad: Se incluyen nuevas métricas de calidad asociadas al nuevo entregable: Informe
consolidados

Lista de Métricas Entregable Entra Sale Modificar

No conformidades reportadas X
en auditoria interna / auditorias
cerradas

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Impacto en Riesgos:

Descripción de Riesgos Severidad (color) Valor Reserva Entra Sale Modificado

Es posible que por

indisponibilidad del personal
(Falta de Tiempo -
Incapacidades- Vacaciones -
Renuncias) que se va encuestar
no se diligencie de manera
oportuna la información del $ 561.744
X
diagnóstico inicial lo que puede
afectar la entrega a tiempo del
proyecto teniendo como
consecuencia una desviación en
el cronograma y un sobrecosto
para el proyecto.

Es posible que debido al

desconocimiento de los
requisitos de los documentos
maestros del sistema de gestión
de calidad pueda ocasionar no $ 1.123.488 X
ser aceptados y retrasar la
documentación de los procesos e
implementación del plan de
calidad.

Es posible que por falta de

compromiso y participación de
las personas pueda ocasionar la
no implementación de la política
$ 1.123.488 X
de calidad al no lograr las
acciones necesarias para la
mejora continua de los procesos
internos.

Es posible que por no contar con

el personal contratado y
especializado para realizar la
implementación del sistema de
Gestión de Calidad pueda
$ 800.000 X
ocasionar la no entrega de los
documentos oficiales del sistema
de Gestión de Calidad y afectar
la mejora continua de los
procesos

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Impacto en Recursos humanos:

Versión 1.0 Versión 1.1

Nombre Rol Horas Horas

Leila Collantes Gerente del proyecto 158 horas 229 horas

Carolina Cano Coordinador del proyecto 1 345 horas 127 horas

Yolaine Gomez Coordinador del proyecto 2 336 horas 133 horas

Rocio Solano Especialista en calidad 240 horas 224 horas

Leidy Campuzano Coordinadora HSEQ 216 horas 216 horas

Auditor Auditor 320 horas 0 horas

Impacto en Comunicaciones:

Lista de Comunicaciones Entra Sale Modificar

Solicitud de Cambio 001 X
Plan para la dirección del Proyecto X

Impacto en adquisiciones:

Lista de Adquisiciones Entra Sale Modificar

El cambio solicitado NO genera ningún impacto en las adquisiciones del proyecto

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N° 001

Aprobación

Nombre: Enrique Molano Venegas Nombre: Leila Collantes

Cargo: Sponsor Cargo: Gerente de Proyecto
Fecha: 20/09/2021 Fecha: 20/09/2021
Firma: Firma:

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