ACTIVIDAD

AUDITORIA INTERNA

VICTOR MANUEL YEPES GOMEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
A) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un
memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato
para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la
auditoría.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestión Documental
Líder de Transferencias Documentales
Líder de Archivo Central
Líder de Archivo Inactivo

MEMORANDO

FECHA: FEBRERO
DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad realizará Auditoría Interna de Observación al

proceso de la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se están
aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad
de atención y acción de las transferencias documentales dentro del edificio
y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos
como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar
al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad
implementado en la empresa. La visita será realizada por un equipo de
tres auditores de calidad y debe ser atendida por el Coordinador de Gestión
Documental, el Líder de Transferencias Documentales, el Líder de Archivo
Central y por el Líder de Archivo Inactivo, en FEBRERO del presente año a
las 8:00 a.m. con una duración de 6 horas, en las instalaciones de Archivo
Central.
 Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial
para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor
comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de marzo próximo.

 Atentamente, Gerencia de Calidad.

REUNION DE APERTURA

GERENCIA DE CALIDAD Fecha: FEBRERO 2022

REPRESENTANTE DE CALIDAD

JEFE DE CALIDAD

Auditor Líder: Victor Manuel Yepes Gomez

Equipo auditor: Victor Manuel Yepes Gomez

SECTOR GESTION DOCUMENTAL

OBJETIVOS:

• Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión de

calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008.
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad para
asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y
reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para lograr
los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de calidad.
Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a
servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las
transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de
archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado
para cumplir objetivos específicos de calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de
calidad implementado en la empresa.

ALCANCE: Auditoría interna de observación y seguimiento. Proceso

desarrollado durante la fecha de la auditoria interna

CRITERIO: ISO 9001/2008

METODOLOGIA: Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC

empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna
observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por
favor comunicarla al Auditor Líder antes.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

.Representante de
Calidad
Auditor LíderEquipo AuditorEquipo Auditor
B). Revisión documental durante la realización de la auditoría.
No Documento Revisado Observaciones del Documento
DOCUMENTOS DE TRD. Procedimiento de transferencia
REFERENCIA documental para
garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad
y
confidencialidad de la información transferida.
Manual de Calidad)
Procedimientos operativos
Instrucciones de trabajo paso a paso
Formatos y registros
Documentación completa
Horario de apertura del servicio.
• Señalización y exhibición del proceso a
auditar en
lugar visible.
• Tiempos de atención paso a paso dentro del
proceso.
• Registro de cada servicio con observaciones
y/o
hallazgos
• Procedimiento de atención de trasferencias
documentales de Archivos de gestión a
archivo
central.
• Procedimiento de entrega y transferencia
documental de archivo central hacia archivo
inactivo.
• Se comentan los hallazgos encontrados al
 No Documento Revisado Observaciones del Documento
Coordinador de Gestión Documental.

C) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a

la alta gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestión de los riesgos
y el control. Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja
altos estándares de comunicación y usa esta habilidad para establecer
relaciones con una gama amplia de partes interesadas a desarrollar.

D) Recolección y verificación de información: defina qué técnias o estrategias

de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo:
lista de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO SI NO
Lista de Verificación: X X
Manual de Calidad (Documentación nivel I) Procedimientos operativos X X
(Documentación nivel II) XX
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III) X
Formatos y registros (Documentación de nivel IV) Documentación
completa
· Horario de apertura del servicio.
· Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. X
· Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso.
X
 E) Generación de hallazgos de auditoría.

se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadasconlos numerales:

5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de
conciencia y formación (1);
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1);
8.5.2 Acción correctiva (1).

La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades
encontradas.

• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría

anterior.

F) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 CONCLUSIONES DE AUDITORIA
ACTIVIDADES • Verificación de la implementación y
DESARROLLADAS mantenimiento eficaz del Sistema
de Gestión de la Calidad de acuerdo con los
requisitos de la norma ISO
9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el día
31 de marzo de 2014 en
las instalaciones de la empresa, en Neiva H.
• Verificación de la capacidad de la organización
para cumplir aspectos
reglamentarios
• Como se muestra en el perfil de calidad, se
detectaron cuatro (4) no
conformidades menores relacionadas con los
numerales 5.4.2
Planificación del Sistema de gestión de la
calidad (1); 6.2.2
Competencia, toma de conciencia y formación
(1); 7.5.1 Control de la
producción y de la prestación del servicio (1);
8.2.2 Auditoría interna (1);
y 8.5.2 Acción correctiva (1). La empresa
presentó las acciones
correctivas para dar respuesta a las No
conformidades encontradas.
• Verificación del cierre de dos (7) No
conformidades pendientes de la
auditoría anterior.
ASPECTOS • El liderazgo del coordinador de Gestión
RELEVANTES Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestión
de calidad bajo
parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a
g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para
verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

REUNION DE CIERRE

GERENCIA DE CALIDAD Fecha: FEBRERO 2022

REPRESENTANTE DE CALIDAD

JEFE DE CALIDAD

Auditor Líder: Victor Manuel Yepes Gomez

Equipo auditor: Victor Manuel Yepes Gomez

SECTOR GESTION DOCUMENTAL

OBJETIVO:

 Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión de

calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008.

 Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad para

asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y
reglamentarios del servicio.

 Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para lograr

los objetivos especificados.

 Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de

calidad.

 Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a

servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las
transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de
archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo.
  Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado
para cumplir Objetivos específicos de calidad.

 Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de

calidad implementado en la empresa.

ALCANCE: Auditoría Interna de Observación y Seguimiento. Proceso

desarrollado durante la fecha de la Auditoría Interna.

CRITERIO: ISO 9001/2008

METODOLOGÍA: Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC

empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación
o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor
comunicarla al Auditor Líder.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

.Representante de
Calidad
Auditor LíderEquipo AuditorEquipo Auditor

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

 Auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias

o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los
procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de
mejora continua)
 Las auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del
SGC y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se
debe tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y
contar con una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de
todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que
desempeña en su campo económico.