Teoría General de Sistemas

La Organización como Sistema

Universidad Nacional de Lujan

Departamento de Ciencias Sociales

Introducción a los Sistemas de Información

GUIA DE ESTUDIO
El Término “Sistemas”

El vocablo sistema ha sido utilizado desde tiempos lejanos y, atendiendo a su sentido amplio, los
sistemas no constituyen nada nuevo para la historia del hombre.
En la vida moderna se utiliza la palabra sistema en disciplinas muy diversas y su aplicación se ha
generalizado enormemente.

Oímos hablar o leemos sobre el sistema solar, sistemas económicos, políticos, sociales, sobre
sistemas de transportes, de comunicación, sistemas contables, sistema circulatorio, sistema
respiratorio, etc. y si bien los sistemas se estudian desde hace siglos, la formulación actual del
concepto de sistemas tiene su origen en la Teoría General de los Sistemas (TGS) publicadas
durante la década de 1950, por el biólogo Ludwig Von Bertalanffy en el intento de lograr una
metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos.

La TGS parte del hecho de que la mayoría de los objetos de la física, de la astronomía, de la
biología, de la sociología forman sistemas, es decir conjuntos de partes diversas que constituyen
un todo organizado.
A partir de esta idea inicial, la teoría de Von Bertalanffy se ha desarrollado ampliamente y se ha
transformado en una megateoría, que permite aplicaciones particulares a las ciencias sociales
como a tantas otras.

Es importante aclarar que la idea de sistema, parte de una concepción generada por el hombre,
para poder estudiar y contextualizar diversos fenómenos del medio ambiente en que se encuentra.
El concepto central de este enfoque gira en torno a lograr uniformidad metodológica y semántica
en el campo científico, facilitando la interrelación entre las distintas ciencias.
En general, podemos definir a un Sistema como “Grupo de partes y objetos que actúan de manera
interrelacionada, que forman un todo y que se encuentran bajo la influencia de fuerzas en alguna
relación definida”.

En 1964 en la Systems Science Conference se propuso y aprobó la siguiente definición de

sistema: “Un sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados
para lograr un objetivo común mediante el manejo y control de materiales, información, energía y
personas”

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Ahora bien, desde esta disciplina, nuestro propósito es analizar este concepto de “sistemas” en la
aplicación concreta de las actividades administrativas pero primero abordaremos algunos
conceptos claves de la TGS para entender los aportes del enfoque sistémico al estudio de las
organizaciones.
En primer lugar la TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en
términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian
globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:

1. Los sistemas existen dentro otros sistemas: cada sistema existe dentro de otro más
grande. Existe una jerarquía en los sistemas. Esto significa que siempre estamos inmersos en un
sistema más grande (llamados suprasistemas) y que dependemos del mismo para nuestro
desarrollo. A la vez existen sistemas más pequeños (subsistemas) que el nuestro y del mismo
modo en que dependemos del suprasistema, dependemos en gran parte del subsistema
2. Los sistemas son mayoritariamente abiertos, esto es consecuencia de la anterior premisa.
Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros
sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de
intercambio con su entorno, que son los sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se
desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Cuando hablamos de estructura
de un sistema nos referimos a las relaciones y vinculaciones existentes entre los elementos de un
sistema. Los objetivos y mecanismos de funcionamiento están predeterminados y responden para
lo cual fueron construidos.

Propiedades de los Sistemas

Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí, se

deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
-Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos),
como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
Entonces una serie  de elementos reunidos que formen un conjunto pero sin perseguir un objetivo
o propósito común, no constituye un sistema (Larden, 1976)
-Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad
producirá cambios en las otras. Hay una relación de causa/efecto.

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Características de un Sistema

De estos cambios y ajustes, se derivan las siguientes características de los sistemas:

-Entropía: Es la tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración. Es decir, a
medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en estados más simples.
La entropía aumenta con el correr del tiempo. Pero, Si aumenta la información, disminuye la
entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la entropía
negativa, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
-Homeostasis: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la tendencia de los
sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios internos y externos del ambiente. O sea la
homeostasis son procesos cuyo objetivo es mantener en equilibrio de forma constante el medio
interno, que es aquel espacio donde tiene lugar toda la actividad. La base del equilibrio es la
comunicación y la consecuente retroalimentación
-Equifinalidad: Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones iniciales y
por distintos caminos llega a un mismo estado final. No importa el proceso que reciba, el resultado
es el mismo.
-Sinergia: Propiedad que tienen los sistemas por la cual se verifica que el todo es mayor que la
suma de las partes. Dicho de otra manera la combinación de los esfuerzos genera mejores
resultados finales que si actúan por separado.

Parámetros de un Sistema

Los sistemas constan de parámetros sin los cuales no se puede hablar de un sistema: entradas,
procesos, salidas y retroalimentación
Los parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la
descripción dimensional de un sistema o componente del sistema.

ENTRADAS SISTEMA SALIDAS

(Caja Negra)

RETROALIMENTACIO
N

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Las entradas o input son los ingresos que impulsan el arranque del sistema. Es todo material o
energía para que opere el sistema.

Los procesos o throughput son el conjunto de operaciones que se llevan a cabo dentro del
sistema. Los procesos convierten las entradas en salidas o resultados. Generalmente cuando el
interior del sistema no puede ser visualizado o revelado, o los elementos internos se desconocen
y sólo pueden ser conocidos “por fuera”, a través de manipulaciones externas o de observación
externa se utiliza el concepto de “caja Negra”
Muchos problemas científicos o administrativos se tratan inicialmente por el método de la caja
negra actuando únicamente en las entradas y salidas, es decir, en la periferia del sistema y,
posteriormente, cuando se transforma en caja blanca (cuando se descubre el contenido interno),
se trabaja en los aspectos operacionales y de procesamiento, o sea, en los aspectos internos del
sistema.

Las salidas o output son los resultados del sistema, la razón por la cual existe. Las salidas
deben ser coherentes con los objetivos del sistema

La retroalimentación o feedback es el mecanismo de retorno de los sistemas cuyo objetivo es

controlar, mantener o sostener al sistema
Dicho en otros términos, la retroalimentación es un mecanismo sensor que permite al sistema
orientarse frente al ambiente externo a fin de poder detectar los desvíos que deben corregirse
para alcanzar el objetivo.
Sirve para comparar la forma como un sistema funciona en relación con el estándar establecido
para que funcione. Cuando ocurre alguna diferencia (desviación o discrepancia) entre ambos, la
retroalimentación se encarga de regular la entrada para que la salida se aproxime al estándar
establecido

Ambiente un sistema siempre está en un contexto o ambiente, de donde obtiene las entradas y a
donde van las salidas. En consecuencia entre el ambiente y el sistema hay una interrelación e
interdependencia.
Los límites separan los sistemas del ambiente. Todo lo que está dentro de los límites forma parte
del sistema, pero los limites o fronteras pueden no ser físicas y en muchas ocasiones son
determinados de manera arbitraria según el nivel de percepción, intención, objetivos y
conocimientos del observador.

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Por otra parte cuando se habla de límites no se puede dejar de lado el concepto de permeabilidad
de los límites. La permeabilidad de los límites definirá el grado de apertura del sistema respecto al
ambiente (Volpentesta).

Tipos de Sistemas

Existen numerosos y diversos tipos de sistemas pero nosotros enfocaremos en la clasificación

elemental de sistemas abiertos y cerrados.
Los sistemas abiertos son aquellos que intercambian información, energía y materiales con su
ambiente. Tienen la característica de adaptarse a los cambios en el ambiente con el fin de
preservar su existencia.
Los sistemas cerrados son herméticos a cualquier influencia ambiental, son autocontenidos, no
interactúan con el ambiente por lo cual no pueden ser influidos ni influyen en él. La tendencia
natural de un sistema cerrado es al desgaste “entropía” porque no existen entradas ni
retroalimentación que fomenten la adaptación.
Aunque no puede existir un sistema verdaderamente cerrado, algunos autores consideran que un
sistemas cerrados es aquel sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinístico y
programado y que operan con un pequeño intercambio de materia y energía con el medio
ambiente.

La Teoría de Sistemas Aplicada a las Organizaciones

La organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica interacción con su
medio ambiente, sean los clientes, los proveedores, los competidores, las entidades sindicales, y
otros agentes externos, influyendo sobre él y viceversa. Por lo tanto, las organizaciones son
sistemas sociales abiertos ya que una de los aspectos que distingue a una organización es su
permanente y dinámica interacción con su entorno.
Como sistemas las organizaciones tienen entradas, procesos, salidas y retroalimentación.

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Como sistema la organización tiene propósitos definidos que son el motivo de su existencia, estos
objetivos son siempre la satisfacción de alguna necesidad de la sociedad.
La estructura le da coherencia y determina las acciones que se desarrollan en la organización,
pero además toda vez que se propicia algún cambio en alguna parte de esa organización debe
tenerse en cuenta no solo las modificaciones que se producen en el funcionamiento de la misma
por los cambios deseados, sino también las alternativas no contempladas que afectan al conjunto
(globalidad).

Pero, como sistema social que involucra a seres humanos, un cambio en las reglas de interacción
produce efectos previsibles e imprevisibles, producto de las conductas humanas como reacción al
cambio.

Como sistema la organización logra sus objetivos de diferentes maneras (Equifinalidad). Por su
constante interacción con el entorno las organizaciones desarrollan la capacidad adaptativa con
respecto a los cambios que se generan en éste (homeostasis).

Finalmente con el fin de asegurar la supervivencia, la organización debe moverse para evitar la
entropía desarrollando entropía negativa. Para lograrlo y como sistema abierto que es, tiene la
posibilidad de importar del entorno más energía de la que necesita con el fin de utilizarla para
mantener el orden interno.

Si recordamos que una organización puede definirse como un conjunto de elementos, compuesto
principalmente por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y

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diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma
coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines, los
cuales pueden ser de lucro o no.

La diferencia esencial entre las organizaciones y agrupaciones sociales (por ejemplo la familia o
un grupo de amigos de la secundaria) radica en:
• La división del trabajo, del poder y de las responsabilidades de la comunicación; que no son obra
de las casualidades sino que fueron trazadas de acuerdo a un plan para alcanzar objetivos
específicos.
• La presencia de uno o más centros de poder que controlan los esfuerzos concentrados de la
organización y los dirigen hacia esos fines
• La administración como ciencia, que busca respuestas y soluciones que permitan a cualquier
tipo de organización crecer y mejorar en el tiempo.

Las Empresas son un tipo de organización en la cual se coordinan trabajo y capital y que
valiéndose del proceso administrativo, produce y comercializa bienes y servicios en un marco de
riesgo. Además, busca armonizar los intereses de sus miembros, crear, mantener y distribuir
riqueza entre ellos.
Clasificadas por su actividad las empresas pueden ser industriales, agropecuarias, comerciales y
de servicios. Las empresas a su vez se diferencian según sus propias características; pueden ser
privadas, estatales o mixtas (según la integración de su capital); nacional, extranjera o mixta
(según el origen de su capital); grandes, medianas o pequeñas (según su tamaño); unipersonal o
colegiada (según su forma jurídica).

El Entorno Organizacional

Como sistemas abiertos que interactúan en forma dinámica con sus ambientes, recibiendo
influencias de éste y viceversa, la organización, mediante sus acciones también influye en este
contexto, a fin de lograr la homeostasis (equilibrio) con las fuerzas ambientales.
A los fines didácticos algunos autores distinguen, cuando se habla de este tema, entre el contexto
interno propio de la actuación y dominio de la organización, del contexto externo.

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El entorno es infinito e incluye todo lo que está fuera de la organización. Se define como todos
los elementos que existen fuera de los límites de la organización y que tienen el potencial
de afectarla en todo o en parte.

CONTEXTO GENERAL o MACROENTORNO

El entorno general, llamado también macroentorno, comprende los elementos externos que suelen
influir en la totalidad o en la mayor parte de las organizaciones de forma indirecta.
Funciona como un contexto amplio que afecta a todos los componentes e integrantes de modo
genérico, aunque algunos sectores u organizaciones puedan experimentar más influencias y
presiones que otros.
Todas las organizaciones están sujetas a su efecto, generalizado y amplio, que repercute
intensamente en todas las decisiones administrativas.
Estas variables presentan las características las siguientes características:
 no son controlables por la organización,
 influyen en forma indirecta –como ya había explicado-,
 son impersonales y actúan en máxima incertidumbre siendo no predecibles ni reconocibles
fácilmente.

CONTEXTO INMEDIATO o MICROENTORNO

También se denomina contexto específico o ambiente de tarea o microambiente. Es el contexto
más cercano e inmediato a cada organización, por lo que cada organización va a tener un
ambiente particular de trabajo donde desarrolla sus operaciones, obtiene sus insumos y coloca
sus productos o servicios.

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Es la parte del ambiente que resulta directamente necesaria para que una organización alcance
sus metas, es único y cambia al mismo tiempo que las condiciones circundantes.
Las variables o elementos que componen al ambiente específico de una organización influyen en
ella en forma directa y se caracterizan por:
 ser controlables,
 específicos para cada organización,
 son actores clave,
 su comportamiento es predecible y son reconocibles.

CULTURA Y CONTEXTO INTERNO

Al análisis del contexto de la organización previa identificación de cada variable que lo compone y
la determinación del grado de influencia que presenta para con la organización, también el
administrador deberá de analizar el contexto interno , formado por el dueño, los accionistas, el
consejo directivo, los empleados que trabajan dentro de la institución y por la cultura
organizacional, ya que juegan un papel determinante al momento de definir e implementar planes
y políticas para competir en los mercados.

La cultura de una organización construye la identidad de esa organización, y al igual que con la
identidad de las personas se va construyendo con el tiempo, no es tangible, pero, su
manifestación, SI es observable.
El análisis de la cultura en una organización explica la forma en que se trabaja allí y el
comportamiento interno y con su entorno que tiene esa organización.

Una definición de cultura sería "conjunto de normas, valores y formas de pensar

compartidos por los miembros de una organización en todos sus niveles que caracteriza el
comportamiento dentro de la organización y a la vez es una presentación de cara al exterior
de la imagen de la empresa"

Una de las características de la cultura organizacional es su carácter simbólico. La cultura como

dijimos, es algo intangible, aunque sus manifestaciones sí son observables. En este sentido, la
cultura de una organización está constituida por una red de símbolos o costumbres
que guían y modulan, en distinto grado, los comportamientos de quienes
trabajan en ella y, sobre todo, de las personas que se van incorporando.

Estos elementos simbólicos se manifiestan en todos los niveles y departamentos de la

organización, desde las relaciones personales y sociales hasta las normas de contabilidad.

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Mediante los elementos simbólicos de la cultura, la organización y sus miembros establecen
procesos de identidad y exclusión.

LA ORGANIZACIÓN Y SUS SISTEMAS

Desde el punto de vista sistémico, comprobamos que una organización es un sistema. Como se
explicó anteriormente los sistemas son parte de otros sistemas y en el caso de las organizaciones
también verificamos que son a su vez, subsistema de un sistema mayor, y que están compuestas
de subsistemas que se encuentran relacionados entre sí.
Los distintos subsistemas que integran una organización pueden clasificarse desde diferentes
perspectivas1.
En este caso nos enfocaremos en el enfoque socio-técnico que representa la organización como
un sistema compuesto por cinco subsistemas: directivo, tecnológico, social, estructural y cultural

1
En la Guía Enfoque Sistémico y Modelización en las Organizaciones Pag. 18, encontraran otra perspectiva con la que
se puede abordar el análisis de una “Organización como Sistema” basado en la naturaleza de las decisiones

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En la figura expuesta se representa cómo todos los subsistemas se influyen entre sí. Un cambio
en uno de los subsistemas influencia al resto y provoca cambios en los mismos para buscar una
nueva situación de equilibrio.

El éxito de una organización (es decir, cuando el funcionamiento económico le permite obtener
beneficios para sobrevivir en primer lugar y luego crecer en el transcurso del tiempo, se apoya en
diversos factores entre los que se destacan:
 Un “producto” o “servicio”, entendiéndose por tal, a la actividad principal a que se dedique
esa organización; que pueda ser colocado en
 Un “mercado”, o sea que exista un público usuario o consumidor de esos productos o
servicios,
 Una “tecnología” utilizada para generar esos productos o servicios y colocarlos en el
mercado,
 Una estructura organizacional que sustenta el funcionamiento de la misma
 Una “estructura financiera” o sea el Capital disponible necesario para acceder a la
tecnología que le permita producir eficientemente,
 Una “dirección” activa y dinámica que establezca objetivos, estrategias y controle su
cumplimiento.
 La gestión del conocimiento (knowledge management); este es un factor quizás de más
reciente aplicación pero que junto a los recursos humanos resulta indispensable para
sobrevivir en la competitividad.
Todos estos elementos son necesarios, pero en las Organizaciones del presente, se necesita dos
elementos más: los sistemas administrativos y los sistemas de información.

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El sistema de información puede ubicarse en el subsistema técnico que, aunque es gestionado
por la dirección, también se ve influenciado e influye al resto de los subsistemas, mientras que el
sistema administrativo puede ubicarse en el subsistema directivo
Estos temas serán abordados específicamente en unidades posteriores

BIBLIOGRAFIA
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HODGE B. J. Y OTROS, Teoría de la Organización Un enfoque Estratégico Ed. Prentice Hall.
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ALBERTO LARDENT, “Sistemas de información para la gestión empresarial: planeamiento, tecnología y
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JUAN JOSE GULLI, SCHULMA DIANA Y OTROS Diseño Organizativo, estructuras y Procesos, 1° Edición
Granica, Buenos Aires 2007

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