REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA

GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
NÚCLEO EL TIGRE

Sistemas y Procedimientos
Administrativos

Facilitador:
Lcdo. Carlos Esteves

Autor
Br. Laurelys Rubio

Abril, 2022
 INTRODUCCION

Los sistemas son medios por los cuales el personal de una empresa
opera para lograr los objetivos. Desde el punto de vista de la administración
de empresa son medios de que se vale un organismo social a fin de lograr los
objetivos para los cuales se ha creado.

Los procedimientos son un conjunto de rutinas específicas de trabajo

en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros.
Los procedimientos son guías de acciones que detallan la forma exacta de
cómo deben de cumplirse las actividades.

Los Sistemas y Procedimientos Administrativos, identifican en forma

amplia y precisa el campo de actividades que es de primordial importancia;
para el funcionamiento de las organizaciones; es decir, tiene un administrador
con una serie de consideraciones básicas, que le permitirán reconocer una
situación de trabajo, así como el alcance, he índole del trabajo de los sistemas
y procedimientos. Cabe destacar; que existe marcadas diferencias entre
organización y métodos, y los sistemas y procedimientos administrativos;
siendo el aspecto más significativo, la liga estrecha de los sistemas y
procedimientos, al análisis de rutina de trabajo, que permiten una significación,
modificación, elaboración o eliminación de procedimientos.
SISTEMAS
Etimológicamente proviene del Latín systema, proveniente del Griego
σύστημα. Es un conjunto de funciones, virtualmente referenciada sobre Ejes,
bien sean estos reales o abstractos. También suele definirse como un conjunto
de elementos dinámicamente relacionados formando una actividad para
alcanzar un objetivo operando sobre datos, Energía y/o Materia para proveer
Información.

El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la

resultante de ella. El análisis de las organizaciones vivas revela "lo general en
lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son
capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos
sean individuos u organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos",
que mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el
ambiente

COMPONENTES
 Entrada o insumo (input). Es la fuerza de arranque del sistema,
suministrada por la información necesaria para la operación de éste.
 Salida o producto (output). Es la finalidad para la cual se reunirán los
elementos y las relaciones del sistema.
 Procesamiento o transformador (throughput). Es el mecanismo de
conversión de entradas en salidas.
 Retroalimentación (feedback). Es la función del sistema que busca
comparar la salida con un criterio previamente establecido.
 Ambiente (environment). Es el medio que rodea externamente al
sistema.
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos, han venido constituyéndose como herramienta
fundamental en las empresas, pues a través de su redacción se establece en
normal y correcto actuar en el desarrollo de las actividades administrativas y
contables en una empresa.

Según Robbins (2006), "Los procedimientos consiste en describir

detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral,
por medio del cual se garantiza la disminución de errores”.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

 Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los
elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una
distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
 Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema,
con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se
presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de
causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos:
entropía y homeostasia.
 Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a
desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de
la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si
aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es
la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o
sea, la información como medio o instrumento de ordenación del
sistema.
 Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los
sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un
equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
TIPOS DE SISTEMAS
 Sistemas naturales: Son los existentes en el ambiente.
 Sistemas artificiales: Son los creados por el hombre.
 Sistemas sociales: Integrados por personas cuyo objetivo tiene un fin
común.
 Sistemas hombre-máquina: Emplean equipo u otra clase de objetivos,
que a veces se quiere lograr la autosuficiencia.
 Sistemas abiertos: Intercambian materia y energía con el ambiente
continuamente.
 Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el ambiente que los
rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental.
 Sistemas temporales: Duran cierto periodo de tiempo y posteriormente
desaparecen.
 Sistemas permanentes: Duran mucho más que las operaciones que
en ellos realiza el ser humano, es decir, el factor tiempo es más
constante.
 Sistemas estables: Sus propiedades y operaciones no varían o lo
hacen solo en ciclos repetitivos.
 Sistemas no estables: No siempre es constante y cambia o se ajusta
al tiempo y a los recursos.
 Sistemas adaptativos: Reacciona con su ambiente mejora su
funcionamiento, logro y supervivencia.
 Sistemas no adaptativos: tienen problemas con su integración, de tal
modo que pueden ser eliminados o bien fracasar.
 Sistemas determinísticos: Interactúan en forma predecible.
 Sistemas probabilísticos: Presentan incertidumbre.
 Subsistemas: Sistemas más pequeños incorporados al sistema
original.
 Supersistemas: sistemas extremadamente grandes y complejos, que
pueden referirse a una parte del sistema original
CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS
 Según su actividad: los sistemas pueden ser agrupados en reales,
ideales y modelos. Mientras los primeros presumen una existencia
independiente del observador (quien los puede descubrir), los
segundos son construcciones simbólicas, como el caso de la lógica y
las matemáticas, mientras que el tercer tipo corresponde a
abstracciones de la realidad, en donde se combina lo conceptual con
las características de los objetos.
 Con relación a su origen: los sistemas pueden ser naturales o
artificiales, distinción que apunta a destacar la dependencia o no en su
estructuración por parte de otros sistemas.
 Con relación al ambiente o grado de aislamiento: los sistemas pueden
ser cerrados o abiertos, según el tipo de intercambio que establecen
con sus ambientes.

PARÁMETROS
El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son
constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la
descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del
sistema. Los parámetros de los sistemas son:
 Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del
sistema, que provee el material o la energía para la operación del
sistema.
 Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se
reunieron elementos y relaciones del sistema.
 Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el
fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las
entradas en salidas o resultados.
 Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la
función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un
 criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel
estándar o criterio.

SISTEMAS ABIERTOS
El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio
ambiente e influye sobre él, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido.

La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas

vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas
biológicos y sociales, a saber, células, plantas, el hombre, la organización, la
sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el
reloj, el termóstato):

 El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma

dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no
interactúa.
 El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta
reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.
 Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el
sistema cerrado.

El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo

un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente
relación de interdependencia con el ambiente externo.

La Organización como un Sistema Abierto

Según Chiavenato (1992) “Un organismo social se asemeja a un
organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:
 En el crecimiento.
 En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
  En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una
creciente interdependencia.
 Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus
unidades componentes.
 Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por
creciente heterogeneidad”.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Un sistema administrativo es la combinación de la unidad
administrativa, con todos los elementos y los procesos que interactúan con la
unidad, es decir:
 El entorno en el que opera la unidad administrativa y que influye en la
unidad y es afectado por ésta.
 Insumos y productos de la unidad, conectados entre sí por el proceso
de conversión y los mecanismos de retroalimentación.

Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que

deben ser respetados por los miembros de una compañía a la hora de
tomar decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura
misma de la empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus
integrantes apunte hacia los mismos fines.

CLASIFICACIÓN SEGÚN EL TIPO

Se reconocen varios tipos de sistema administrativo, algunos de los
cuales son los siguientes:
 Abstracto: es el que está compuesto de conceptos tales como
doctrinas filosóficas, números o idiomas;
 Concreto: se opone al anterior, ya que este sistema administrativo
consta de máquinas, equipos o cualquier componente tangible;
  Operacional: tiene el objetivo de generar reportes, además de llevar a
cabo el procesamiento de la información, la cual suele ser reiterativa;
 Directivo: los datos que administra no pasan por un proceso de
selección ni son modificados de ninguna forma;
 Informativo: éste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora
de tomar decisiones que sean coherentes con los objetivos planteados
por la empresa en primer lugar. A grandes rasgos, se encarga del
procesamiento de datos y de la producción de reportes.

CAMPOS DE LOS SISTEMAS

El campo de los sistemas y procedimientos es parte integral del trabajo
de cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o
administra actividades de subordinados, tiene en su trabajo una
responsabilidad inherente a los sistemas y procedimientos que emplean él y
sus subordinados. Los componentes básicos de un sistema son tres: el
objetivo, los elementos y las interrelaciones.

El sistema administrativo está integrado por subsistemas, los cuales

pueden ser clasificados de acuerdo con los siguientes criterios: -Por la función
o actividad, por ejemplo: comercialización, producción, finanzas, etc. -Por su
naturaleza, por ejemplo: hombres, máquinas, información, etc. -Por el nivel
organizacional: estratégico, de coordinación y operativo.

ANALISIS DE SISTEMAS
El Análisis de Sistemas trata básicamente de determinar los objetivos y
límites del sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura y
funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos
propuestos y evaluar sus consecuencias.
CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS
Las cualidades que se esperan de un analista son esencialmente la
capacidad de abstracción y de análisis. Los conocimientos que requiere son
aquellos relacionados con las técnicas de análisis de sistemas de información:

ANALISTA DE SISTEMAS
El Analistas de Sistemas debe mantenerse a la par de los últimos
avances en cuanto a las metodologías y tendencias dentro del incesante
mundo del manejo de la Información. Conforme pasa el tiempo el perfil del
analista de sistemas irá incorporando nuevas posibilidades y deberes dentro
de las organizaciones.

SISTEMAS OPERATIVOS
Los Sistemas Operativos han cambiado la forma en que operan las
organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras,
pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de
información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su
implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.

Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la

integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la
técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes
son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la
infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información,
los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.
Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo
informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación,
además se reconoce que las tecnologías de la información constituyen el
núcleo central de una transformación multidimensional que experimenta la
economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y dominio de
las influencias que tal transformación impone al ser humano como ente social,
ya que tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino,
incluso, su forma de pensar.

Funciones de los Sistemas Operativos

 Administra y controla los recursos del equipo (dispositivos de entrada,
salida, almacenamiento y comunicación) para que funcionen de manera
eficiente.
 Ejecuta los programas al decodificar las instrucciones que emite el
usuario.
 Proporciona un ambiente o entorno que facilita el uso del software.
 Se encarga de la seguridad de la información y los archivos que
almacena.

Apariencia de los Sistemas Operativos.

Existen dos tipos de apariencias o interfaces:
 Interfaz basada en caracteres o interfaz de línea de comandos
 Significa que el usuario controla el programa mediante el tecleo de
comandos (orden o mandato)
 Ms-DOS y Unix y Linux son ejemplos de Sistemas Operativos de
interfaz de línea
 Interfaz gráfica de usuario (GUI)
 Un aspecto que tienen en común todas la GUI es el concepto de
ventanas.
 Una ventana puede contener un proyecto en el cual se esté trabajando,
un panel para insertar datos, o información de un comando o programa
generado.
 Algunas ventanas tienen controles que puede utulizar para cambiar su
tamaño o su forma, o para ver toda la información que se encuentra
dentro de ellas.
  Son de fá cil de uso porque son intuitivas.
 Utilizan sistemas de Menú.
 Los ejemplos de GUI son Windows, Mac Os, Linux y Android.

TIPOS DE SISTEMAS OPERATIVOS

Existen diversos tipos de sistemas operativos de acuerdo al número de
usuarios y a la posibilidad de sistema de ejecutar o no varias tareas como son:

El número del microprocesadores:

 Sistemas operativos uniproceso
 Sistemas operativos multiproceso

El número de usuarios:
 Sistemas operativos monousuario
 Sistemas operativos multiusuario

El tiempo de respuesta:
 Sistemas operativos de tiempo real
 Sistemas operativos de tiempo compartido

El número de tareas:
 Sistemas operativos monotarea
 Sistemas operativos multitareas
 CONCLUSIONES

Los Sistemas y Procedimientos Administrativos, vienen a transformarse

en rutinas, que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño
mismo, de las tareas cotidianas; debido, al creciente grado de especialización,
como consecuencia de la división del trabajo; se hace necesario, el uso de
herramientas que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada
actividad, dentro de una estructura organizacional. Así pues, los Sistemas y
Procedimientos Administrativos, representan una alternativa para este
problema; ya que, son de gran utilidad en la reducción de errores, disminución
de tiempo en la ejecución de tareas, bajando así los costos de operación; en
la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de
empleados, proporcionando una mejor eficiencia y eficacia en el desempeño
de las actividades; así como, la rápida inducción del empleado en nuevos
puestos de trabajo.

Los Sistemas y Procedimientos Administrativos, vienen a transformarse

en rutinas, que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño
mismo, de las tareas cotidianas; debido, al creciente grado de especialización,
como consecuencia de la división del trabajo; se hace necesario, el uso de
herramientas que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada
actividad, dentro de una estructura organizacional. Así pues, los Sistemas y
Procedimientos Administrativos, representan una alternativa para este
problema; ya que, son de gran utilidad en la reducción de errores, disminución
de tiempo en la ejecución de tareas, bajando así los costos de operación; en
la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de
empleados, proporcionando una mejor eficiencia y eficacia en el desempeño
de las actividades; así como, la rápida inducción del empleado en nuevos
puestos de trabajo.
 REFERENCIAS

Arnold, M. (1989) "Teoría de Sistemas, Nuevos Paradigmas: Enfoque de

Niklas Luhmann". Revista Paraguaya de Sociología. Año 26. Nº75.

Fayol, H (1984) Administración Industrial y General. Principios de la

Administración Científica. Barcelona: Ediciones Orbis, S.A.