Instrucciones:

1. Modifique la lista de varios niveles en la pá gina 3 con el formato 1., 1. 1., 1.1.1
2. Cambie el tamañ o del papel a A4 solamente en la pá gina dos (secció n 2)
3. Guarda este archivo dentro de la carpeta PRACTICAS-TERMINADAS-WORD con el nombre 04-
DISEÑ ODEPÁ GINA-(TUS INICIALES DE APELLIDO PATERNO, MATERNO, NOMBRES), EJEMPLO: 04-
DISEÑ ODEPÁ GINA-CBJ (Castrejó n Barajas Jorge)
4.

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA

ADMINISTRACIÓ N GENERAL

Informació n de contacto

Instalaciones

Solicitud de suministros

INFORMACIÓ N DE CONTACTO

Para entregas generales:

Avda. Portugal, n.º 123XX

Madrid, 280XX

Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El personal
de los muelles de carga comprobará los artículos respecto al albará n y, a continuació n, llevará
el albará n a la oficina. Los empleados de la oficina será n responsables de agregar la
informació n del albará n a la base de datos de inventario.)

Nú meros de teléfono:

Teléfono: (91) 123-XX-67

Fax: (91) 123-XX-68

Correo electró nico:

atencionalcliente@consolidatedmessenger.com

Sitio web:
Procedimientos de oficina

30/05/2011 10:05 PM
Procedimientos de oficina

3. Cuando escuche un clic, presione el botó n del altavoz.

Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una

respuesta.

SOLICITUD DE SUMINISTROS

Artículos de papelería para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos

Suministros

ARTÍCULOS DE PAPELERÍA PARA EMPRESAS, PAPEL CON MEMBRETE, FACTURAS,

ALBARANES, RECIBOS

Proveedor: Lucerne Publishing

Direcció n web: www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/

Informació n de acceso a la cuenta:

Direcció n de correo electró nico:

Contraseñ a: ConsMess

1. Para solicitar artículos de papelería, visite www.lucernepublishing.com.

a. Haga clic en Obtener trabajo guardado.

2. Direcció n de correo electró nico: diego@consolidatedmessenger.com Contraseñ a:

ConsMess

3. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la pá gina.

4. Agregue la solicitud de comprobació n lá ser má s reciente al carro.

a. Haga clic en Ver carro de la compra.

b. Haga clic en Modificar contenido.

5. En Contenido, haga clic en Modificar.

a. Haga clic en Aceptar.

b. Haga clic en Ir a caja.

6. Asegú rese de que todos los datos de envío son correctos y haga clic en Continuar a
caja.

7. Escriba la informació n de facturació n correcta y haga clic en Enviar.

SUMINISTROS

30/05/2011 10:05 PM
Procedimientos de oficina

Proveedor: Fabrikam, Inc.

Direcció n web: www.fabrikam.com

Informació n de acceso a la cuenta:

Nombre de usuario: DiegoA

Contraseñ a: CMess01

A continuació n, se incluye una lista de los artículos que pedimos a Fabrikam:

Cajas
Material de empaquetado de espuma de poliestireno
Cinta
Papel de copia
Cartuchos de tó ner (5SI y HP 4000)
Suministros de minorista:

 Notas adhesivas

 Etiquetas adhesivas

 Sobres acolchados

 Cinta

 Rotuladores

 Cajas

 Plá stico de burbuja

1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com. Inicie sesió n con los
siguientes datos:
Nombre de usuario: DiegoA
Contraseñ a: CMess01

2. Busque y localice todos los artículos que desea adquirir y agréguelos al carro de la
compra.

3. Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en Carro de la
compra.

4. Haga clic en Caja.

5. Si no tiene ningú n cupó n, haga clic en Continuar.

6. Compruebe que las direcciones de envío y de facturació n son correctas.

7. Haga clic en Continuar.

8. Escriba la informació n de facturació n correcta.

30/05/2011 10:05 PM
Procedimientos de oficina

9. Haga clic en Continuar.

10. Revise el pedido y haga clic en Enviar.

11. Recibirá una carta de confirmació n por correo postal y electró nico. Guarde una
copia impresa.

ENVÍO

Recepció n de paquetes

Procesamiento de pedidos

RECEPCIÓ N DE PAQUETES

Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el día que se
reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:

Recepció n de paquetes para enviar

Recepció n de artículos para empaquetar y enviar

RECEPCIÓ N DE PAQUETES PARA ENVIAR

Cuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una

cuenta con nosotros.

a. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregúntele si usará un

pedido de compra para realizar el pago.
2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el
método de envío (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su
destino.

3. Agregue la informació n a la base de datos y genere la factura y el albará n. Procese

el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

4. Déle una copia de la factura y el albará n al cliente.

RECEPCIÓ N DE ARTÍCULOS PARA EMPAQUETAR Y ENVIAR

Cuando un cliente deposita artículos para que los empaquetemos y enviemos:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una

cuenta con nosotros.

b. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregúntele si usará un

pedido de compra para realizar el pago.

30/05/2011 10:05 PM
Procedimientos de oficina

2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el

método de envío (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su
destino.

3. Mida el artículo para determinar el material de empaquetado necesario.

4. Agregue la informació n a la base de datos y genere la factura y el albará n. Procese

el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

5. Déle una copia de la factura y el albará n al cliente.

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.

Evaluació n de un pedido

Creació n de una factura

Procesamiento de una factura

EVALUACIÓ N DE UN PEDIDO

Antes de poder crear una factura, deberá conocer los siguientes datos:

¿Quién es el cliente?

¿El cliente tiene ya una cuenta?

¿Cuá l es el descuento?

¿Cuá l es el método de pago?

¿QUIÉ N ES EL CLIENTE?
Vendemos a los siguientes tipos de clientes:

Tipo Método de pago

Particulares Efectivo, tarjeta de crédito o cheque
personal con identificació n
Clientes con pedidos de compra Factura, neto 30
(principalmente empresas)
¿EL CLIENTE TIENE YA UNA CUENTA?
Para buscar un cliente:

1. En Access, busque en la base de datos de clientes.

30/05/2011 10:05 PM
Procedimientos de oficina

2. Si no puede encontrar el nombre del cliente, compruebe la lista de clientes

inactivos antes de intentar agregarlos a nuestro sistema.

COMPROBACIÓ N DEL CRÉ DITO DE LOS NUEVOS CLIENTES

Las comprobaciones de crédito se realizan para nuevos clientes que desean usar
pedidos de compra.

Hay una copia de la solicitud de crédito en la carpeta Admin.

Déle la solicitud de crédito al cliente o pídale que la rellene mientras está sentado en
su estació n.

Cuando reciba la solicitud de crédito rellenada, deberá enviar por fax los formularios
de referencia de crédito a cada una de las referencias enumeradas. Si no se indica
ningú n nú mero de fax, llame por teléfono.

Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es decir,
que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al cliente; en
caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de crédito.

Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice la base de

datos de la forma correspondiente.

CREACIÓ N DE UNA NUEVA CUENTA DE CLIENTE

1. En Access, haga clic en Cliente en la barra de iconos para abrir la ventana Trabajo
de cliente: Lista.

2. Haga clic en la parte inferior del panel derecho y elija Nuevo.

3. Escriba la informació n sobre el cliente adecuada y elija Aceptar.

¿CUÁ L ES EL MÉ TODO DE PAGO?

Aceptamos los siguientes métodos de pago:

Pedido de compra: se pueden usar pedidos de compra para todas las organizaciones
con financiació n pú blica sin una comprobació n de crédito. Debe comprobarse el
crédito de todas las demá s empresas antes de que puedan enviarnos un pedido de
compra. Los clientes deben enviar los pedidos de compra en el momento del servicio. Los
archivaremos como una promesa de pago.

Neto 30: a menos que se haya dispuesto previamente, se requiere a todas las
organizaciones que paguen los pedidos de compra en neto 30.

Tarjeta de crédito: aceptamos American Express, Discover, Visa y MasterCard.

Cheque personal: un cliente que pague con un cheque personal debe proporcionar el
nú mero del permiso de conducir. Debe informar al cliente de que se cobrará n 25 €
adicionales por cada cheque que se devuelva.

30/05/2011 10:05 PM
Procedimientos de oficina

CREACIÓ N DE UNA FACTURA

Para crear una factura de cliente:

1. En la carpeta Formularios, abra Contrato.doc y rellene la informació n.

2. Asegú rese de actualizar el campo Nº de factura para evitar nú meros de factura

duplicados.

3. Imprima el documento si el cliente se encuentra en la oficina o si necesita enviarlo

por fax o por correo ordinario. En otro caso, envíelo al cliente por correo
electró nico.

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA

Procesamiento de una factura de tarjeta de crédito

Procesamiento de una factura de pedido de compra

Procesamiento de una factura de cheque personal

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE TARJETA DE CRÉ DITO

Nuestro proveedor de servicios comerciales de tarjeta de crédito es Woodgrove Bank:

Para procesar un pago mediante tarjeta de crédito:

1. Envíe la factura como adjunto a david@woodgrovebank.com para solicitar su

aprobació n.

2. Si se aprueba el pago, abra Access.

3. Busque el nombre del cliente.

4. Busque el nú mero de factura actual en la cuenta del cliente.

5. Especifique el método de pago, el importe y el nú mero de aprobació n en los

campos adecuados.

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE PEDIDO DE COMPRA

Compruebe en la base de datos de Access si se trata de un cliente actual. Si es así, asegú rese de
que envía por fax o por correo el pedido de compra, para que podamos recibir el pago. Si es la
primera vez que este cliente acude a nosotros, será necesario realizar una comprobació n de
crédito antes de aceptar el pedido de compra.

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE CHEQUE PERSONAL

Si el cliente va a enviarnos un cheque por correo en vez de pagar mediante tarjeta de crédito,
siga estos pasos:

1. Cree una factura de cliente.

30/05/2011 10:05 PM
Procedimientos de oficina

2. Envíe la factura al cliente.

3. Especifique Provisional en la cuenta de Access del cliente hasta que reciba el

cheque y el banco haya liquidado el cheque.

CONTABILIDAD

Tenedor de libros

Contable

Programa de contabilidad

TENEDOR DE LIBROS

Enrique Gil

enrique@fourthcoffee.com

CONTABLE

Antonio Bermejo

antonio@northwind traders.com

PROGRAMA DE CONTABILIDAD

Actualmente usamos Microsoft Office Small Business Accounting.

BANCO

Nuestra cuenta está en Woodgrove Bank.

N.º de cuenta corriente 11111122222

N.º de cuenta en el mercado monetario 345689

Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques bancarios, transferencias y efectivo en
la cuenta corriente y, a continuació n, se realizará una transferencia semanal de todos los
importes que superen los 5.000 € a la cuenta del mercado monetario.

30/05/2011 10:05 PM
Procedimientos de oficina

Segú n la ley, no podemos retirar cantidades má s de tres veces al mes de la cuenta del mercado
monetario. Si se supera, la cuenta se convertirá en una cuenta de ahorro está ndar y se nos
penalizará .

30/05/2011 10:05 PM