UNIDAD 8

LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA:

1.-Los procesos administrativos de la empresa:

Las empresas han de utilizar unos documentos en las relaciones comerciales con
clientes y con proveedores. Estos documentos están relacionados con la compraventa de
bienes y servicios y con su forma de pago y cobro.

Normalmente el esquema de funcionamiento es el siguiente:

1.-El cliente realiza un pedido de bienes o servicios.

2.-El vendedor o prestador entrega la mercancía o presta el servicio acordado.

3.-El vendedor emite una factura por el importe del bien vendido o el servicio realizado.

4.-El cliente hace el pago de la factura por la entrega de la mercancía o la realización del
servicio convenido.

5.-El vendedor, que ha recibido el pago, entrega al comprador un recibo o justificante de

pago.

Existen 4 áreas diferentes en los procesos de administración de la empresa:

1.-La planificación: Es el diseño de los objetivos, fines, estrategias y procedimientos

que vamos a seguir.

2.-La organización: Programa la mejor forma de organización de los recursos físicos y

humanos.

3.-La gestión: Es la toma de decisiones y facilitar y liderar las responsabilidades para

conseguir las metas propuestas,

4.-Control: El control permite medir los resultados.

2.-Los documentos relacionados con la compraventa:

Los documentos relacionados con la compraventa de un artículo son:

El pedido, el albarán y la factura:

1.-El pedido:

Es el encargo de un cliente a un proveedor para que éste le facilite un producto o

servicio en un plazo de tiempo determinado y a un precio y condiciones estipuladas.

El pedido puede hacerse de distintas formas:

1.-Mediante un representante de comercio: La empresa tiene una serie de

representantes que realizan una labor comercial, normalmente a sueldo o a comisión, y
será este representante el que formalice el pedido.

2.-De palabra, directamente o por teléfono: Lo ideal es que aunque el pedido sea de
palabra, por teléfono o directamente, quede constancia por escrito, y la hoja de pedido
debe ser firmada por el comprador.

3.-Mediante impreso: Cada empresa debe elaborar un modelo de impreso (una hoja de
pedido) en el que deben aparecer los datos siguientes:

1.-Datos de la empresa que realiza el pedido (nombre completo, dirección, teléfono,

NIF).

2.-Al pedido hay que darle un número, que debe ser correlativo, para tenerlo
identificado (Ejemplo, pedido num.: 256)

3.-Datos de la empresa que formula el pedido (nombre completo, dirección, teléfono,

NIF).

4.-Lugar y fecha de expedición del pedido.

5.-Medio de envío del pedido (medio de transporte (aéreo, marítimo, terrestre), y

nombre de la empresa que realiza el envío).

6.-Fecha de entrega del pedido.

7.-Lugar de entrega del pedido (normalmente suele ser en el domicilio del comprador).

8.-Especificación de quien corre con los gastos del envío (Si va a portes debidos o a
portes pagados).

9.-Condiciones de pago. (Reembolso, giro bancario, tarjeta de crédito, transferencia

bancaria).

10.-El número de unidades de cada artículo.

11.-Enumeración completa de todos los artículos solicitados por el comprador.

12.-Valor unitario de cada uno de los productos.

13.- Descuentos (en el caso de que los hubiera).

14.-El total unitario, (es el resultado de multiplicar la cantidad de unidades por el precio
unitario).

15.-La firma de quien realiza el pedido indicando su conformidad.

16.-La suma de todos los importes, que indica el importe final del pedido.

Es muy importante tratar bien al cliente final, la empresa debe hacer una buena
tramitación de los pedidos, enviar al cliente exactamente los productos que desea,
envolverlos en un embalaje atractivo e intentar que el cliente tenga su pedido lo antes
posible.

2.-El albarán:

Es el segundo paso en el proceso de venta. Una vez que se ha rellenado la hoja de

pedido, el vendedor debe preparar los artículos que va a enviar a su cliente.

Los artículos recorren un circuito desde el almacén donde se encuentran hasta que
llegan a manos del cliente.

Es en este momento donde se crea un segundo documento, llamado albarán de entrega,

que acompañará a los artículos desde que salen del almacén hasta que son entregados al
cliente.

El albarán es el documento que acompaña a la mercancía desde el almacén hasta la

entrega al cliente, e indica las características del producto, número de unidades, los
datos de la entrega, los nombres de comprador y vendedor,…..

El albarán es un justificante de salida de los artículos del almacén y un justificante de

que se ha producido la entrega al cliente.

El albarán se compone de varias copias, cuatro en total, de diferentes colores.

-Una copia para el almacén, que acredita que ha salido la mercancía.

-Una copia para el departamento de ventas, para, a través de esa copia realizar y emitir
la factura.

-Dos copias para el cliente, una de ellas se la queda él como justificante y comprobante
de los artículos recibidos y la otra la devuelve firmada.

El albarán es un documento de prueba para acreditar la entrega de la mercancía al

cliente o como prueba de los servicios prestados.
Si el cliente firma al albarán y lo entrega firmado tendremos un documento de prueba de
que la mercancía se ha entregado, este documento será esencial a la hora de evitar
problemas en el cobro de las facturas.

El albarán debe contener los siguientes datos:

1.-Los datos del vendedor (nombre completo o razón social, DNI o CIF, dirección).
teléfono)

2.-El número de albarán.

3.-Los datos del cliente. (nombre completo o razón social, DNI o CIF, dirección,
teléfono)

4.-La dirección de entrega (Suele ser la dirección del cliente aunque puede ser otra).

5.-El número de pedido que ha originado el albarán.

6.-Fecha de envío de la mercancía.

7.-La referencia del producto/os.

8.-El número de unidades de cada artículo.

9.-La relación completa de los artículos solicitados. No se puede quedar ninguno sin
anotar.

10.-El valor por unidad de cada artículo.

11.-Los descuentos que se aplican en caso de que los haya.

12.-El resultado de la suma de los totales de los artículos.

13.-Cualquier observación de interés.

14.-La suma de todos los importes para ver la cuantía total.

15.-La fecha de entrega prevista.

16.-La firma del cliente y el sello una vez recibida la mercancía.

Vemos en la siguiente página un modelo de albarán:

3.-La factura:

La factura es un documento que refleja toda la información de una operación de

compraventa.

Es un documento que justifica y prueba legalmente la realización de una

compraventa de mercancías o la realización de una prestación de servicios.

En una misma factura se pueden incluir varias operaciones siempre que sean realizadas
por el mismo cliente.

Es obligatorio para los empresarios llevar el control de sus facturas, tanto las que emite
como las que recibe.

La factura debe contener los siguientes datos:

1.-Los datos de la empresa que realiza la venta (proveedor): Nombre completo o razón
social, DNI o NIF, dirección completa, teléfono.

-Los datos del comprador (nombre completo o razón social, DNI, NIF, dirección
completa y teléfono).

2.-Número de factura (normalmente suelen llevar letra y número (A112, A113,

A114…).

3.-Las facturas deben llevar la fecha de emisión y deben estar enumeradas

correlativamente.

4.-Número de pedido, fecha del pedido y albarán correspondiente a esa factura.

5.-Referencia de los artículos vendidos o bien de los servicios que se han prestado.

6.-Número de unidades de cada artículo.

7.-Descripción de los artículos.

8.-Valor (precio) de cada unidad de cada uno de los artículos.

9.-Resultado de multiplicar la cantidad de unidades por el precio de cada una.

10.-La suma total de los importes de todos los artículos.

11.-Los descuentos que se aplican en el caso de que existan descuentos.

12.-Cantidad sobre la que se calcula el pago del IVA. Es la suma de los totales de los
artículos de la factura.

13.-El total de la factura, que se obtiene de la suma de los totales de los artículos más el
IVA.

Ejemplo de factura:
Existe un tipo de factura que es la factura electrónica, que es un documento digital, que
tiene exactamente el mismo valor y eficacia legal que ésta y que se transmite mediante
medios electrónicos (email, etc…) La factura electrónica debe estar firmada
digitalmente por su correspondiente certificado digital.

Tiene una serie de ventajas, como la rapidez en la emisión y se evita el uso de papel con
el consiguiente ahorro económico y beneficio para el medio ambiente.

Las siguientes entidades tienen por ley la obligación de expedir, remitir y presentar la
factura electrónica en un registro administrativo:

-Las Sociedades Anónimas.

-Las Sociedades Limitadas.

-Las personas jurídicas que no dispongan de la nacionalidad española.

-Las uniones temporales de empresas,….

Las facturas electrónicas deben estar firmadas con la firma electrónica de quien la
emite.

4.-Los documentos relacionados con el pago y el cobro:

El proceso de compraventa se termina cuando se produce el pago al vendedor.

El momento del pago se establece de común acuerdo entre el comprador y el vendedor,

y puede ser:

-Al contado: Se realiza el pago en el mismo momento en el que el comprador recibe los
artículos.

-Pago aplazado: Este tipo de pago se produce cuando el pago se realiza con
posterioridad a la entrega de la mercancía.

El plazo del pago será el acordado entre el comprador y el vendedor y nunca será
superior a 60 días naturales.

El pago aplazado tiene una serie de ventajas, como que se pueden adquirir los artículos
sin tener liquidez inmediata y mientras llega el momento del pago el comprador los va
vendiendo y obtiene la liquidez necesaria para su pago.
5.-La letra de cambio:

Definición de letra de cambio:

La letra de cambio es un documento mercantil mediante el cual un acreedor emite

una orden de pago a su deudor quien debe hacerla efectiva (realizar el pago) en una

fecha y en un lugar determinado.

5.1.-Las características de la letra de cambio:

La letra de cambio tiene las siguientes características:

1.-Es un título valor, es decir, un documento negociable que acredita unos derechos
tanto al tenedor del mismo como al que lo ha emitido.

2.-Es un documento formalista, para su validez tiene que cumplir una forma escrita
determinada.

3.-Es un título completo, tiene valor por sí mismo.

4.-Es un mandato de pago de una suma de dinero en metálico.

5.-Cuando es aceptada (firmada) contiene una obligación de pago.

6.-Obliga solidariamente a todas las personas que firman el documento, es decir, todos
los deudores cambiarios están obligados a pagar al tenedor el importe de la deuda
cambiaria.

La función económica de la letra de cambio es:

1.-Sirve como medio de pago y evita el uso del dinero en metálico.

2.-Es un instrumento de concesión de crédito, porque el vendedor emite una letra y

retrasa el vencimiento de la misma hasta una fecha determinada, dándole un plazo de
tiempo al comprador para poder revender los artículos y generar unos ingresos
para atender el pago de la letra.

3.-Es un medio para obtener dinero mediante su descuento en el banco.

4.-Es un medio por el que las entidades bancarias obtienen beneficios, pues al
anticipar el importe de la letra al cedente de la misma, le descuenta una comisión por
el anticipo del dinero.
5.2.-Personas que intervienen en la Letra de Cambio:

1.-El librador: Es la persona que crea la letra y ordena el pago de la misma.

2.-El librado: Es la persona a la que se obliga a hacer el pago de la letra (El deudor).

3.-El tomador: Es la persona a quien se ha de hacer el pago, puede ser el propio

librador o un tercero.

5.3.-Los elementos formales de la Letra de Cambio:

1.-El timbre de la letra: La letra debe hacerse en papel timbrado, adecuado al importe
de la letra.

2.-El lugar de libramiento: Es el lugar de emisión de la letra de cambio, es un

elemento muy importante porque de este depende la ley nacional que se aplica.

3.-La fecha del libramiento: La fecha del libramiento es muy importante porque indica
el vencimiento de la letra, que es un plazo a contar desde la fecha de la emisión.

4.-El mandato de pago: En el mandato de pago figura el nombre del Tomador de la

letra, que puede ser el propio librador, o un tercero.

5.-Importe: El importe de la letra de cambio. Se indica la cantidad en cifras, y se

puede extender en euros o en otra moneda (dólares, etc…).

6.-Cantidad: Se indica el importe expresado en letras, en el caso de que haya

discrepancias entre lo indicado en números y lo expresado en letras PREVALECE LO
EXPRESADO EN LETRAS.

7.-Cláusulas: Se trata de un espacio que se utiliza por si es necesario introducir algunas

cláusulas.

8.-El vencimiento: El vencimiento es la fecha señalada por el librador para realizar el

pago.

9.-El domicilio del pago: Es el domicilio donde ha de efectuarse el pago.

10.-El nombre y el domicilio del Librado: (Recordamos que el librado es la persona a

quien se ordena que realice el pago de la letra. Tiene que firmarla).

11.-El nombre, el domicilio y la firma del Librador: (Recordamos que el librador es

la persona que crea la letra, la emite y crea la orden de pago. Muy importante es que
tiene obligatoriamente que firmar la letra).
12.-La aceptación:

Mediante la aceptación, el librado se compromete al pago de la letra a su vencimiento.

Acepta mediante la firma en el espacio correspondiente de la letra de cambio.

Ejemplo de una letra de cambio, anverso, parte frontal.

Los elementos formales de la letra de cambio son:

En el anverso (parte trasera), la letra de cambio presenta un formato con una serie de
puntos:

13.-El aval: El aval es una declaración que garantiza el pago de la letra de cambio e
indica el compromiso de un tercero (avalista) de pagar en el caso de que el librado no lo
haga. Debe de indicarse el nombre completo de la persona a quien se avala, (el avalado),
en caso de que no se indique el nombre se presupone que se avala al aceptante o al
librado.

14.-El endoso: Es una declaración contenida en la letra mediante la que el Librador

(endosante o cedente) transmite a un tercero (llamado endosatario o adquirente) los
derechos de cobro de la letra de cambio.

En el endoso es imprescindible que figuren:

1.-El nombre y el domicilio del endosatario (persona que va a cobrar la letra). El

endosatario se convierte en el nuevo tomador y adquiere los derechos de cobro
derivados de la letra.

2.-La fecha del endoso y la firma del endosante (El endosante es el librador o persona
que emite la letra).

15.-El último hueco de la letra de cambio se destina a otras declaraciones cambiarias,

como pueden ser los sucesivos endosos.
Ejemplo del anverso de una letra de cambio:

6.-El cheque:

Definición:

El cheque es un documento bancario que contiene una orden de pago mediante la cual,
el titular de una cuenta bancaria (librador) habilita a otra persona (beneficiario o
tomador) a cobrar una cantidad de dinero en la entidad bancaria indicada en el cheque.

En palabras más sencillas, es un documento por el cual una persona (la que lo expide o
emite y lo firma) solicita a su banco que pague una suma de dinero a otra persona o
empresa. El cheque se utiliza para pagar algo sin necesidad de utilizar físicamente
dinero.

Los elementos personales del cheque son:

1.-El librador, o persona que dispone de los fondos de su cuenta bancaria. Es obligatorio
que firme el cheque.

2.-El Tomador: es la persona que cobra el cheque.

3.-El Librado: Es el banco, que paga el cheque con cargo a los fondos del librador.
Las formas de emitir un cheque son:

1.-Al portador: Estos cheques se pagan a la persona que lo presente al cobro.

2.-Nominativos: Son los más usuales, se emiten a favor de una persona concreta, el
cheque va relleno con su nombre y apellidos y esta persona es la que debe cobrarlo
presentado su DNI al empleado del banco que se lo pagará.

3.-A la orden: Son cheques nominativos que pueden ser transmitidos por medio de
endoso.

Ejemplo de cheque nominativo:

Para aumentar la seguridad del cheque, y evitar que terceras personas distintas a las
designadas por el librador puedan cobrarlo hay una serie de medidas de seguridad que
son:

A) El cheque cruzado: El cheque en el que se escriben dos barras paralelas sobre el

anverso (parte delantera) indica que ese cheque no se puede endosar, es decir, no se
puede cobrar por persona distinta a la que se indica en el cheque.

Dentro del cheque cruzado existe el cheque cruzado especial, que es el cheque en el
que, además de poder solo cobrarse por la persona indicada que no lo puede transmitir a
nadie, se indica el nombre de una entidad bancaria que será la única que podrá pagar
ese cheque.
Ejemplo de cheque cruzado especial:

B) El cheque para abonar en cuenta:

El librador (persona que emite el cheque) prohíbe que este cheque sea pagado en
efectivo, incluyendo en el anverso (parte delantera) dos barras con el texto “ para abonar
en cuenta”, en este caso, el librado (el banco), solo podrá abonar el cheque en una
cuenta bancaria del tomador. (El que cobra el cheque).

C) El cheque conformado:

El cheque conformado es un cheque en el que el banco garantiza que hay fondos

suficientes. Esta garantía se expresa mediante un escrito en el dorso del cheque. El
banco retendrá en la cuenta del librador la cantidad de dinero suficiente para poder
pagar el cheque.

7.-El recibo:

El recibo es un documento que acredita el pago de una cantidad de dinero, emitido por
el acreedor (quien recibe el dinero) y dirigido a la persona deudora (el que paga el
dinero).

Hoy en día no se suele utilizar pues su función la hace la factura.

8.-El pagaré:

El pagaré es un documento de pago muy antiguo, que contiene dos partes, un

reconocimiento de deuda y una promesa de pago.

El pagaré es un documento por el que una persona física (firmante) se obliga a pagar a
otra persona (beneficiario) una determinada suma de dinero en un plazo de tiempo.
El pagaré es una promesa de pago mientras que la letra y el cheque son mandatos de
pago.

Los requisitos necesarios para el pagaré son:

1.-Tiene que aparecer en el documento la expresión “Pagaré”.

2.-La promesa de pagar una cantidad de dinero.

3.-Vencimiento.

4.-Lugar de pago.

5.-Nombre del firmante, el que emite el pagaré.

6.-Nombre del beneficiario.

Ejemplo de pagaré: