RECIBO Y DESPACHO DE OBJETOS

APRENDIZ: EDILBERTO PATERNINA BABILONIA

INSTRUCTOR (A): DIEGO BARRERA LENIS

FICHA: 2537459

CARTAGENA BOLIVAR

2022
 ACTIIDAD 2Informe: Procedimiento para el recibo y
despacho de objetos.

Identifique dos productos (uno que ingresa y otro que se despacha)

Vamos a tomar como referencia una empresa que fabrica productos lácteos como
primera medida tenemos el productos que ingresa:
Plomo acido placas celdas
Producto que se despacha:
Baterias
Realice una breve descripción de los dos productos, sus características en cuanto
a unidad de empaque, tipo de empaque, cuidados en la manipulación.
Se recibe el plomo que funden en la ciudad de medellin de hay se envia para
malambo barranquilla donde se da el proceso de fabricación de la batería para
auto primero se coloca las celdas y placas para así proceder a aplicar el acido y
conectar los bornes, luego se pasa la carga lenta como fase final
Características y especificaciones sobre el almacenamiento
Se debe colocar sobre estibas para que no sufra descompensación de la carga ya
que a dejar en el piso se descarga la batería
2)Identifique las políticas que existen en la organización en cuanto a los
procesos de recibo y despacho, incluyendo el registro.

RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCÍAS

La planeacion y el aprovisionamiento adecuado de la mercancía son funciones de
la logística empresarial mediante el cual la misma se provee de todo lo necesario
para su funcionamiento..Este consiste en hacer el aprovisionamiento de materiales
e insumos en las cantidades necesarias , en la cantidad exacta , con la calidad
adecuada para el funcionamiento y hallar el menor precio en el momento oportuno
En el área de recepción , se realiza los procesos de negociación y verificación de
la mercancía o elementos terminados en donde se comprueben tanto lo material
como lo físico de la mercancía o producto ; para esta operación se necesita de
personal y equipos necesarios para hacer descargue y almacenamiento de las
mismas descongestionando y agilizando la recepción de las mercancías y el
espacio necesario en la bodega para almacenamiento de los mismos de acuerdo
al volumen de la mercancía y el tiempo que va a permanecer en ellos debe ser
más corto para economizar gastos administrativos y logísticos este proceso de
recibo de mercancías debe ir acompañado de los siguientes documentos :
Factura,
Lista de empaque,
Remesa,
Remisión,
Registro,
Orden o solicitud de compra entre otros documentos.
DESPACHO DE MERCANCÍAS
En el instante en que se despachan las mercancías es donde el sistema edita el
pedido de despacho, el jefe de bodega donde se contacta con un trasporte
disponible (transportador) que se presenta en la hora y sitio acordado o pactado
por acuerdos bilaterales donde se llevara a cabo la carga de los productos que
estén enbuen estado verificando su calidad y para productos defectuosos se
llevara un conducto regular distinto el contemplado el código del consumidor, el
jefe debodega se encarga de él buen manejo de las estivas de que el vehículo sea
el adecuado para el trasporte de la mercancía las mercancías deben ir
acompañadas delos siguientes requerimientoso documentos:
Orden de despacho, Orden de venta, Remesa, Remisión

3) Identifique para cada proceso los documentos que se utilizan y la

información que contiene.
La documentación en el proceso de recibo y despacho y su adecuado
diligenciamiento permite llevar un control de las mercancías que se ingresan y
entregan de un departamento, área o dentro de la organización. Existen infinidad
de formatos que pueden ser utilizados para el manejo y registro de la información
algunos del os cuales se tratarán a continuación.
Requisiciones: documento interno que se utiliza dentro de la empresa para
solicitar por escrito algún producto u objeto, se puede utilizar entre áreas, por
ejemplo para el traslado de mercancía de un lugar a otro, o para solicitar al
departamento de compras para que realice el trámite de adquisición.

La información que incluye una requisición es:

 Fecha: día en el cual se realiza la requisición

 Datos de quién solicita: departamento o área de la empresa y nombre del

solicitante.

 Número de la requisición

 Descripción del material, con las especificaciones técnicas exactas y unidad

de medida y si tiene algún código o referencia de identificación debe
informarse.

 Cantidad requerida

 Datos adicionales, puede ser posibles proveedores, en caso que

larequisición se realice al departamento de compras para la adquisición de
un producto.
 Nombre y firma de la persona que solicita.

 En algunas organizaciones los formatos de requisición tienen un diseño

preestablecido y numerado, el cual es asignado en determinada cantidada
los departamentos que lo utilizan, los cuales permiten el control y registro
de la información.
 Orden de compra o pedido:Documento con el cual una empresa solicita
materiales o mercancía a sus proveedores con el fin de satisfacer una
necesidad. Una orden de compra o pedido debe contener como mínimo la
siguiente información:

 Fecha: día en el cual se realiza la solicitud del pedido

 Datos comerciales de comprador: nombre de la empresa o razón social del

solicitante,

 NIT o RUT, dirección, teléfono. Nombre y datos de la persona responsible

de la solicitud.

 Datos comerciales del proveedor: nombre o razón social, NIT o

RUT,dirección y teléfono. Nombre y datos de la persona que recibe la
solicitud y se hace responsable del proceso.

 Especificaciones: tipo de producto, unidad de empaque o

presentación,cantidad, valor unitario, valor total.

 Condiciones comerciales: tiempo y condiciones de entrega, forma de

pago,plazos de pago y firma autorizada.

 Datos adicionales: lugar de entrega y contactos para la programación de la

entrega, en caso de que exista en la organización planeación de recibo de
mercancía.
  Factura comercial: Es un documento contable que entrega el vendedor en
el momento de la adquisición de la mercancía. No es obligatorio un formato
específico; las empresas pueden tener su propio diseño, pero debe
contener la siguiente información:

 Fecha: día en el cual se realiza la operación comercial y fecha de

vencimiento.

 Número de la orden de compra, también son números consecutivos que

permiten el control y registro.

 Datos comerciales del vendedor: nombre de la empresa o razón social,

NITo RUT, dirección, teléfono.

 Información de los productos: referencia o descripción de la

mercancía,código interno (si lo tiene), cantidad, valor unitario y valor total.

 Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo, pago

contraentrega).

Forma de entrega (se entrega en la empresa del cliente, el cliente recoge el

producto, se envía por empresa de mensajería o transportadora)

 Debe llevar la casilla donde se determine el valor del impuesto a la venta

IVA.

Para el caso de Colombia, es importante que la numeración de la factura sea

autorizada por la DIAN.
  Nombre o razón social y NIT de quienes elaboran las facturas.

 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Remisión: Documento utilizado para entregar mercancía de manera parcial,sirve

de constancia para cuando se solicitan entregas parciales de producto. La persona
o empresa que entrega mercancía con este documento debe asegurarse que el
receptor la firme para que sea válido, de lo contrario no es tenido en cuenta.

Si es interna:

 Fecha de entrega

 Área que entrega: nombre de la persona que entrega

 Área que recibe: nombre de la persona que recibe

 Referencia y cantidad de producto entregado

Si es externa:

 Datos del proveedor: nombre de la empresa y NIT

 Datos del cliente: nombre de la empresa y NIT

 Información: referencia del producto y cantidad

  Fecha de entrega del producto

Observación, ésta es una información adicional donde se puede relacionar la

orden de compra a la que pertenece la entrega parcial.
Registro de devolución: Es el proceso en el cual se registra la información sobre
aquellas mercancías que son devueltas por los clientes. Este registro va
acompañado de un informe en el cual se indican las causas por las cuales se
efectúa la devolución de los objetos.Se puede realizar el proceso de registro de la
siguiente manera:

Crear una orden de devolución, al realizar esta operación la personaencargada del

recibo de esta mercancía permite que se refleje en losinventarios el ingreso del
producto pero lo deja de tal manera que nopueda ser utilizado hasta que el
departamento de calidad revise lasrazones de la devolución.

Dejar una nota adicional donde se evidencie que se le debe restituir alcliente

(dependiendo la negociación, se devuelve el efectivo en caso de habercancelado

previamente o se cambia el producto si así lo prefiere elcliente).

Entregar el documento soporte de la devolución.

Realizar el análisis de las mercancías devueltas con el fin de determiner el

proceso a seguir, este análisis debe ejecutarlo el departamento de calidad.

Hacer la liquidación de la devolución.

4) Realice una descripción paso a paso sobre la manera

como las personas encargadas de estas áreas ejecutan
los procesos incluyendo el registro.

Procedimiento de entrada de objetos

El responsable de las actividades que se realizan en el ingreso de la mercancía,
puede ser: el auxiliar de bodega, almacenista, jefe de bodega, coordinadorlogístico
y todas las personas que pertenezcan al área de almacén o logística.Para lograr
seguir el procedimiento es aconsejable que se realice una programación de los
recibos que se harán durante el día, esto permite optimizer y aprovechar los
recursos técnicos y humanos. El procedimiento a nivel general es:

Solicitar documentos del material, materia prima, insumo o producto.

Iniciar el descargue (en algunos casos se ordena a los transportadores que bajen
la mercancía)

Verificar la mercancía en cuanto a referencia y cantidades, con relación a la

factura.
Inspeccionar la mercancía y en caso de ser necesario, realizar la devolución total
o parcial.
Realizar una devolución debe ir acompañada de un informe donde se especifique
la razón de la misma y las condiciones.

Rotular la mercancía de acuerdo con sus características y especificaciones.

Registrar ingreso de la mercancía de manera manual o por el sistema, de tal

manera que ingrese al inventario.

Autorizar el almacenamiento de la mercancía hacia los espacios asignados.

Entregar los documentos recibidos con la firma de aceptación de cantidades y

referencias, al departamento contable para dar inicio a los trámites administrativos
y financieros.

Procedimiento despacho de objetos

Al igual que en el recibo, el responsable de las actividades de despacho es el
auxiliar de bodega, el almacenista, el coordinador de almacén,
coordinadorlogístico, por nombrar algunos cargos.El procedimiento a nivel general
es:
 Recepción de documentos como factura, listas de empaque u orden
desalida.

 Realizar la lista de picking

 Hacer el picking

 Rotular la mercancía, de tal manera que se identifique el pedido antes de

ser cargado y despachado.

 Verificación de la mercancía, es importante que antes de realizar el cargue

de la mercancía se realice una nueva inspección y verificación.

 Revisión de la documentación antes de ser entregada con la mercancía,

facturas, listas de empaque.

 Entrega de la mercancía y cargue.

 Firma y entrega de documentación.

5) Realice un cuadro comparativo donde se evidencien las políticas existentes y la
manera como en realidad realizan los procesos de ingreso y salida demercancía.

LA POLITICA DICE EN LA PRACTICA SE

HACE
•Realizar un manual de procedimientos
para el registro y control de la entrada
y la salida de materiales aplicado a los
diferentes almacenes, tanto para el
almacén de Diario como el almacén de
auxiliar que se encuentran en la
empresa.
•Realizar el seguimiento de las
actividades e identificar al personal
responsable de realizarlas.
•Identificar que actividades y funciones
debe cumplir el almacen diario y el
almacen de parada.
•Realizar formatis para el registro de
los diferentes procesos de la entrada y
salida en los diferentes almacenes, asi
como de entrega y control de las cajas
de herramientas.
•Realizar clasificación tanto para el
almacén Diario como el almacen de
parada.
•Realizar formatos de dotación y
control de equipos de seguridad
personal y colectiva.
•Proponer las bases de un sistema
electrónico de control de inventario.
• No se lleva si no un solo manual de
procedimientos para el almacén Diario
el otro se rige a las políticas del
manual anterior.
• La persona encargada del
seguimiento no lleva al día los
indicadores de gestión para saber las
fallas del personal responsable de
cada persona. Las funciones no se
cumplen a la letra de acuerdo con el
manual de funciones y procedimientos.
• Los formatos para los registros
sellevan de una forma desordenada no
registrando de una forma detallada
todos los procedimientos.
• No se clasifican los artículos de
acuerdo a su referencia y almacen que
los tiene