Diagnostico y establecimiento del contexto.

Estudiantes
Doris Janeth Torres Garzón
Yesica Paola Nope Rincón
Liliana Ruiz Lerma
Erika Paola Martínez Arévalo

Tutor
Javier Plutarco Castañeda Torres

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras
Especialización en Alta Gerencia
Prevención y gestión del Riesgo - Grupo 311
Bogotá, D.C. noviembre 28 de 2022
 TABLA DE CONTENIDO

ACTIVIDAD EVALUATIVA – TAREA.........................................................................................................1

EQUIPOS DE TRABAJO Y ASIGNACIÓN DE ROLES...............................................................................2
INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................3
EMPRESA CASO DE ESTUDIO - GILPA IMPRESORES S.A....................................................................4
PLAN ESTRATÉGICO DE GILPA IMPRESORES SA.................................................................................5
DIAGNOSTICO Y ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO.......................................................................8
ANALISIS DEL DIAGNOSTICO................................................................................................................18
EL CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE RIESGO.......................................................................................19
CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL RIESGO...............................................................................23
CLASIFICACION DE LOS RIESGOS:......................................................................................................23
CALIFICACIÓN DE LOS RIESGOS.........................................................................................................24
NIVEL DE IMPACTO................................................................................................................................25
EVALUACIÓN DEL RIESGO....................................................................................................................26
ESTRUCTURA DE GESTION DEL RIESGO............................................................................................29
CONCLUSIONES......................................................................................................................................30
BIBLIOGRAFIA.........................................................................................................................................31

TABLAS

Tabla 1 - Equipo de trabajo y asignación de roles. Fuente propia.................................................2

Tabla 2- Proceso producción Gilpa Impresores S.A.......................................................................4

Tabla 3- Análisis PEST Gilpa Impresores fuente propia..............................................................12

Tabla 4 - Análisis POAM Gilpa Impresores, fuente propia..........................................................13

Tabla 5 - Análisis Contexto Organizacional interno Gilpa Impresores. fuente propia................15

Tabla 6- Análisis PCI Gilpa Impresores. fuente propia................................................................16

Tabla 7 - Matriz DOFA Gilpa Impresores S.A. fuente propia.......................................................17

Tabla 8 - Valoración de la probabilidad, fuente propia................................................................25

Tabla 9 - Medición y nivel de Impacto, fuente propia...................................................................26

Tabla 10 - Matriz de Calificación evaluación y respuesta. fuente propia.....................................27

Tabla 11 - Estructura de la Gestión del Riesgo, fuente Norma NTC ISO 31000 (2011)..............29
 1

ACTIVIDAD EVALUATIVA – TAREA

Nombre de la tarea: Diagnostico y establecimiento del contexto.

Objetivo de Aprendizaje: Desarrollar el diagnostico y el establecimiento del contexto de una

empresa aplicando los conocimientos adquiridos en el referente de

pensamiento 2.

Descripción de la tarea: Este taller tiene como finalidad que los estudiantes apliquen los

conocimientos sobre el diagnostico y el establecimiento del

contexto en un proceso de gestión del riesgo, aplicando las

diferentes herramientas que se trataran en el referente a fin de

generar información pertinente que permita realizar la valoración de

riesgos de una organización.


EQUIPOS DE TRABAJO Y ASIGNACIÓN DE ROLES
Nombres
Erika Paola Martínez Arévalo
Yesica Paola Nope Rincón
Doris Janeth Torres Garzón
Liliana Ruiz Lerma
Tabla 1 - Equipo de trabajo y asignación de roles. Fuente propia.
2
Cargo Descripción
Líder Responder por la conformación y desempeño del
equipo, manteniendo la buena comunicación y la
motivación, cargará el trabajo a la plataforma.
Sub- líder Apoyará las labores del líder, se encargará de las
comunicaciones y de convocar las reuniones en el
campus virtual, cargará también una copia del
trabajo.
Relator Se encargará de compilar los aportes de los
compañeros, revisará las referencias bibliográficas
en normas APA, estructurará el trabajo en forma y
lo enviará al líder.
Revisor 1 Sera el encargado de revisar el trabajo en forma y
a fondo una vez se haya compilado, sugerirá las
modificaciones y verificará especialmente que no
haya plagio académico, informando al relator el
resultado.
 3

INTRODUCCIÓN

En el mundo actual donde se evidencia un mercado cada día más competitivo, es

importante que las organizaciones busquen una mayor organización que conlleve al

cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en la misión y visión de la empresa.

Con la gestión del riesgo se pueden mitigar los mismos, aprovechando las oportunidades

para lograr un posicionamiento en el mercado, con resultados satisfactorios de acuerdo a lo

esperado, esta gestión se realiza de acuerdo a la norma ISO 31000 que brinda diferentes

directrices para que cualquier tipo de organización pueda tomar decisiones acertadas y disminuir

los riesgos que puedan afectarla, realizando un proceso adecuado, donde se identifica, analiza y

controla los riesgos a los que este expuesta una organización ya se internamente o externamente.

En el siguiente documento se realiza la primera etapa de la gestión del riesgo (diagnostico

y establecimiento del contexto) de la Empresa Gilpa Impresores S.A, con el fin de definir el

marco situacional estratégico externo, organizacional o interno y de la Gestión del Riesgo ya que

es aquí donde se establecen los alcances para administrar el riesgo y a la vez orientar las

decisiones en los posteriores análisis y estudios del riesgo.

Para el desarrollo de esta primera etapa, se utilizaron diferentes instrumentos como el

análisis PEST, Diagnostico externo POAM, Diagnostico interno PCI y Matriz FODA para definir

el entorno de acuerdo a criterios políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, etc. además, de

identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene la organización. Para

finalmente evidenciar el contexto de la Gestión del riesgo y establecer los criterios de evaluación

del riesgo, también se define una estructura de la gestión del riesgo para la organización.
 4

EMPRESA CASO DE ESTUDIO - GILPA IMPRESORES S.A.

Descripción de la empresa
Gilpa Impresores SA es una organización que cuenta con una experiencia productiva de

55 años en el mercado de la flexográfica y cuenta con dos plantas estando la principal en la

ciudad de Bogotá y la otra en la Zona Franca del Cauca. El NIT de la empresa es 860.008.547-3.

La empresa se dedica a la producción y venta de empaques flexibles. La empresa ofrece

empaques que van desde películas que cuentan con tres capas de resinas, laminaciones que

pueden ser dúplex o tríplex de acuerdo con el producto que se vaya a proteger, fundas y bolsas.

Para los empaques se incluye impresión y preprensa con tintas que son elaboradas de manera

directa por la empresa (Gilpa Impresores SA, 2019).

Tabla 2- Proceso producción Gilpa Impresores S.A.

 5

PLAN ESTRATÉGICO DE GILPA IMPRESORES SA

Misión
“Producir empaques flexibles y materiales impresos de excelente calidad, que nos

permitan participar en los mercados nacionales e internacionales generando satisfacción a

nuestros clientes, bienestar a nuestra gente y beneficios económicos a nuestros accionistas”

(Gilpa Impresores SA, 2019).

Visión
En el año 2029 seremos una empresa líder, estable y en crecimiento convirtiéndonos en los

mejores “aliados estratégicos” de nuestros clientes, porque:

 Sentimos pasión por lo que hacemos

 Mantenemos una búsqueda constante en mejora de la calidad.

 Empleamos tecnología de punta en el campo de la flexografía.

 Tenemos respeto por nuestros clientes

(Gilpa Impresores SA, 2019).

Objetivos Corporativos

Objetivos estratégicos
 Mejorar nuestra productividad.

 Cumplir lo acordado con nuestros clientes.

 Ofrecer un producto de excelente calidad.

(Gilpa Impresores SA, 2019).

 6

Objetivos de calidad

La alta dirección de GILPA IMPRESORES ha establecido objetivos de la Calidad

medibles y coherentes con la Política de Calidad de la Compañía. Estos objetivos se han

establecido en los niveles y procesos de la organización que inciden en su logro, lo que se refleja

en cada caracterización de proceso y se resume en los siguientes puntos.

POLITICA DE CALIDAD OBJETIVOS Y METAS

Satisfacer las necesidades de empaques flexibles impresos de nuestros clientes con:

PRODUCTIVIDAD: Meta de productividad de cada sección.

CUMPLIMIENTO: Se cumplirá con la entrega en la forma acordada con el cliente con un

margen entre 2 o 3 días según con la cantidad acordada con un margen de +/- 10%.

CALIDAD DEL PRODUCTO: Disminuir el desperdicio.

(Gilpa Impresores SA, 2019).

Objetivos hacia el Cliente

La Gerencia de Gilpa Impresores se asegura que los requisitos del cliente se determinan y se

cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción de éste, mediante la aplicación de los

procedimientos “Determinación de los requisitos relacionados con el producto y Medición de la

satisfacción del cliente: Código Caracterización de proceso Comercial (Gilpa Impresores SA,

2019).
 7

Valores:
Honestidad: Cumplimos con nuestro deber, reconocemos nuestros errores y buscamos la

manera de superarlos.

Confianza: Generamos confianza realizando nuestro trabajo con amor, nuestro propósito es

ganarnos la fidelidad de nuestros clientes; que nos reconozcan como un equipo de trabajo

satisfecho y orgulloso de pertenecer a Gilpa Impresores S.A.

Innovación: Promovemos a todos los niveles de la organización la cultura de la creatividad,

los cual nos permite generar valor en todo lo que hacemos.

Respeto: Promovemos el respeto y el derecho de nuestra individualidad, conviviendo en

armonía y paz con todo lo que nos rodea (Gilpa Impresores SA, 2019).
 8

DIAGNOSTICO Y ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO

Contexto estratégico Externo:

Análisis PEST

N° FACTOR FACTOR CRÍTICO DE DESCRIPCIÓN DOFA

ÉXITO

En la actualidad se encuentra en el Congreso que busca prohibir el

uso del plástico para un solo uso buscando reducir la cantidad de
Proyecto de Ley que
plástico que termina en los rellenos sanitarios y se busca fomentar
busca prohibir el uso del
1 Político el reciclaje del plástico. https://www.dinero.com/pais/articulo/la- OPORTUNIDAD
plástico de un solo uso en
ley-sobre-los-envases-plasticos-en- Colombia/272394. Esto
el país.
beneficia a la empresa porque se puede trabajar con plástico
reciclado optimizando de esta manera los costos.

El 25 de septiembre de 2015, los líderes mundiales adoptaron un

conjunto de objetivos globales para erradicar la pobreza, proteger el
planeta y asegurar la prosperidad para todos como parte de una
nueva agenda de desarrollo sostenible. Cada objetivo tiene metas
específicas que deben alcanzarse en los próximos 15 años.
Ecológico Sostenibilidad ambiental OPORTUNIDAD
En uno de ellos se habla de reutilizar los recursos y disminuir el
2 impacto ambiental, lo que identifica como una oportunidad para la
empresa porque se utilizan tintas amigables con el medio ambiente
y que no contaminan.
https://www.un.org/sustainabledevelopment/es/objetivos-de-
desarrollo-sostenible/

El PIB repuntó un 10,7% en 2021 y se prevé que crezca un 7,1% en

2022. Esta excepcional dinámica ha llevado a la economía a operar
por encima de su potencial y, se prevé que el crecimiento se
 9

3 Económico Crecimiento del PIB reduzca gradualmente hasta 2,8% en 2025. Es una amenaza para la AMENAZA
empresa porque el menor crecimiento económico impacta la
demanda de empaques por menores niveles de ventas.
Gracias al nivel de competencia en los diversos sectores
industriales los empaques se han convertido no solo en un
contenedor sino en una forma de atracción del potencial
4 Social Preferencia por empaques consumidor por medio de elementos que atraen la atención del
llamativos. cliente. https://www.ccb.org.co/Sala-de-prensa/Noticias-sector-
agricola-y- agroindustrial/Noticias-2017/La-importancia-del- OPORTUNIDAD
empaque-en-la-eleccion-del- producto. Es una oportunidad para la
empresa porque promueve que las empresas busquen aliados
estratégicos para conquistar a sus clientes

Es necesario contar con equipos que faciliten la elaboración de

empaques flexibles, garantizando materiales novedosos, sostenibles
y que logren ser atractivos de manera visual para los consumidores
5 finales. Además, en donde se puedan optimizar los costos. Es un
beneficio para Gilpa porque la empresa cuenta con tecnología en
Tecnológico Maquinaria y equipo impresión flexo gráfica con máquinas impresoras de hasta 10 OPORTUNIDAD
colores directos, con equipos especializados para medir y controlar
el calor, fabricando internamente las tintas para beneficio de una
adecuada impresión y estandarización de los empaques.

En Colombia ha incrementado el consumo de alimentos preparados

gracias a la alta demanda del tiempo y a las múltiples ocupaciones.
Además de que son productos que se pueden consumir con
Social Aumento del consumo de facilidad en cualquier momento. OPORTUNIDAD
alimentos listo para https://www.portal.euromonitor.com/portal/analysis/tab. Es una
6 oportunidad para la empresa porque se aumenta la demanda de
consumir o congelados.
empaques que protejan este tipo de productos para que puedan ser
consumidos en óptimas condiciones.

la Tasa Representativa del Mercado (TRM) se ha devaluado 24,8%

este año, pasando de una TRM de $3.981,16 el primero de enero de
2022 a $4.968,64 este 25 de octubre. Sin finalizar el año, la
 10

7 Económico Devaluación del peso desvalorización de la moneda colombiana en 2022 es la tercera más AMENAZA
colombiano alta de este siglo.
https://www.larepublica.co/finanzas/la-devaluacion-de-la-trm-en-
lo-corrido-de-2022-es-la-tercera-mas-alta-de-este-siglo-xxi.
Es una amenaza para la empresa ya que la maquinaria, los
repuestos y las materias primas principales (polietileno y
adhesivos) son productos importados y esto repercute en su costo
final.

Los estilos de vida de los consumidores se están volviendo más

ocupados, lo que ha llevado a fortalecer la demanda de envases más
pequeños. En lugar de comprarlos debido a preocupaciones
relacionadas con el precio, los consumidores los compran por
conveniencia; estos productos para llevar se pueden llevar en una
8 Social Estilos de vida más cartera o mochila, o se pueden guardar en la oficina o en aviones en OPORTUNIDAD
ocupados el equipaje de mano.
https://www.portal.euromonitor.com/portal/analysis/tab. Es una
oportunidad porque los consumidores demanda nuevas
presentaciones de los productos lo que puede incrementar la
demanda.

La tasa de variación anual del IPC en Colombia en octubre de 2022

ha sido del 12,2%, 8 décimas superior a la del mes anterior. La
variación mensual del IPC (Índice de Precios al Consumo) ha sido
9 Económico Inflación del 0,7%, de forma que la inflación acumulada en 2022 es del AMENAZA
10,9%.
https://datosmacro.expansion.com/ipc-paises/colombia#:~:text=La
%20tasa%20de%20variaci%C3%B3n%20anual,es%20del
%2010%2C9%25.
Es una amenaza porque se desestimulan las compras por el
encarecimiento de la vida.

El mercado exige que las empresas cuenten con normas de calidad

 11

Legal Normas de calidad que faciliten empaques adecuados para sus productos. Es una OPORTUNIDAD
oportunidad porque la empresa está certificada con la norma ISO
10
9001

Por la cual se reglamenta la gestión ambiental de los residuos de

envases y empaques de papel, cartón, plástico, vidrio, metal y se
toman otras determinaciones. Esta resolución es obligatoria para
todos los actores de la cadena, incluidos los fabricantes e
importadores, distribuidores y consumidores, la industria
Legal Resolución 1407 2018 colombiana estará obligada a cumplir con un requisito del 10% de OPORTUNIDAD
11 uso de material reciclado en la fabricación de envases.
https://www.portal.euromonitor.com/portal/analysis/tab. Es una
Se presenta como una oportunidad para dar cumplimiento a esta
ley, gestionando la correcta disposición de los residuos, sobre todo
el plástico que es el material que allí se fabrica.

Los residuos plásticos están generando una gran preocupación entre

los consumidores, la industria y el gobierno, ya que están
perjudicando fuertemente el medio ambiente. Según datos de la
Procuraduría General de la Nación, cada colombiano usa 24 kg de
plástico por año, lo que totaliza alrededor de un millón de
12 Ecológico Uso de plástico toneladas, con una baja tasa de reciclaje del 7%, lo que significa
que el otro 93% no se elimina adecuadamente, lo que genera AMENAZA
contaminación en fuentes de agua y el medio ambiente natural.
https://www.portal.euromonitor.com/portal/analysis/tab. Es una
amenaza ya que la mayor cantidad de empaques de la empresa
utilizan plástico.

En Colombia se están implementado medidas que buscan aumentar

el nivel de reciclaje y reutilización de recursos acorde con los
Ecológico Reciclaje de recursos OPORTUNIDAD
lineamientos de la ONU siendo una oportunidad para la empresa
13 porque se reciclan los desechos.

Uso de empaques de Se identifica que muchas empresas del sector están optando por
vidrio empaques de vidrio que es una amenaza para la empresa porque los
 12

14 Ecológico empaques son de plástico y otros materiales flexibles AMENAZA

En el 2016 se creó un impuesto por el uso de bolsas plásticas

buscando reducir el consumo de un material que es altamente
contaminante para el medio ambiente.
15 Económico Aumento de impuestos
El impuesto a las bolsas plásticas se estableció con la reforma
tributaria de diciembre pasado, Ley 1819 de 2016, AMENAZA
https://www.incp.org.co/lo-saber-del- impuesto-las-bolsas-
plásticas/. Es una amenaza porque se pueden aumentar los
impuestos para otros productos que estén fabricados en plástico

Tabla 3- Análisis PEST Gilpa Impresores fuente propia.

 13

Análisis POAM

clasificación Oportunidades Amenazas Impacto

factores Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Económicos
PIB       X     X    
Devaluación       X     X    
Inflación         X     X  
Impuestos           X     X
Políticos
  Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Normas de calidad X           X    
Resolución 1407 2018 X             X  
El congreso   X             X
Sociales
  Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Consumo X           X    
preferencias     X           X
Estilo de vida     X         X  
Tecnológicos
  Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Maquinaria y Equipo X           X    
Ecológicos
  Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Sostenibilidad ambiental X             X  
Uso de plástico       X     X    
Uso de empaques de vidrio     X           X
Tabla 4 - Análisis POAM Gilpa Impresores, fuente propia

Contexto Organizacional interno

 14

FACTOR DESCRIPCIÓN
En el proceso de producción se trabaja de domingo a domingo y no se
dan compensatorios, pero se pagan las horas laboradas. Esta situación
Producción
genera estrés, cansancio y desmotivación en el personal

La empresa cuenta con procesos de selección y contratación

establecidos, pero, aunque se cumplen desde el proceso de recursos
humanos, el director de manufactura escoge para las vacantes a las
Administración personas que le cayeron bien o que le recomendaron ocasionando que
no se pudiera contar con el personal más idóneo para cada vacante
En la empresa no se cuenta con un escalafón salarial lo que ocasiona
que un auxiliar cuente con un salario superior al de un coordinador
Talento Humano
gracias a la relación de cercanía con los directivos
Se maneja un pacto colectivo, este es un documento que contiene
beneficios que se negociaron con el empleador y los empleados para
Administración
mejorar la calidad de vida de estos, pero no se cumple al 100% con lo
pactado. Además, no existe un programa de beneficios diferentes a los
incluidos en el pacto colectivo
Para solucionar las no conformidades se manipulan informes y por lo
general se solucionan o atienden a última hora.
Administración
El nivel de ausentismo en la empresa es del 20% ya que los jefes del
proceso no dan permisos y las personas se enferman por estrés o se
Talento Humano
ausentan sin permiso.
No se cuenta con programas de formación al personal porque los
directivos consideran que el personal no se puede retirar del proceso
Talento Humano
de producción
La empresa cuenta con un sistema de gestión de calidad que se enfoca
en generar en entregar empaques de excelente calidad al cliente
Producción
Se cumplen con las fechas pactadas con los clientes grandes
garantizando de esta manera que puedan realizar futuros pedidos y
Mercadeo
continuar la relación comercial
El nivel de devoluciones por inconformidades es del 3% que es un
indicador bajo para las unidades producidas
Producción
 15

Todo el material que se rechaza o el desperdicio de los cuadres, se

vuelve a paletizar convirtiéndolo nuevamente en pepitas de polietileno
Producción
y a reutilizar para nuevas transformaciones
Tecnología La empresa cuenta con tecnología de punta para ofrecer empaques
flexibles, diseños llamativos y colores vivos
Gilpa Impresores SA cuenta con una experiencia en la producción de
55 años lo que permite que los procesos estén automatizados y se
Producción
optimicen costos
Producción Los empaques se ajustan o se personalizan de acuerdo con las
necesidades de los clientes
Los precios de los empaques son competitivos en comparación con los
precios de los empaques ofrecidos por otros competidores, la
Mercadeo
diferencia se enfoca en la calidad, en los diseños y en la adaptabilidad
a las necesidades del mercado
Finanzas La empresa al 2018 y en los años anteriores generó utilidades netas
positivas, pero estas han disminuido año tras año.
Gilpa Impresores SA tiene un equipo de ventas que visita a los
clientes potenciales para ofrecerles los productos. Además, visita a los
clientes actuales para validar la satisfacción con los empaques y para
Mercadeo evaluar nuevos requerimientos

La empresa realiza una priorización de clientes en donde las empresas

grandes tienen prelación en producción y se descuidan las fechas de
Mercadeo
entrega de los clientes menores o más pequeños

La empresa en los últimos años ha reducido la financiación interna

ocasionando que se aumenten los costos de capital porque el
Finanzas
inversionista exige una mayor rentabilidad por el riesgo que asume
La empresa cuenta con los procesos documentados diagramados lo
que facilita que se puedan identificar con facilidad el flujo del mismo
Administración
y los pasos a seguir.
Tabla 5 - Análisis Contexto Organizacional interno Gilpa Impresores. fuente propia
 16

Análisis PCI – Perfil de capacidad Institucional.

Capacidad Fortaleza Debilidad Impacto

Directiva
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Plan estratégico X             X  
Organización   X           X  
Motivación del personal       X     X    
Proceso de selección       X     X    
Escalafón salarial         X     X  
Gestión de Procesos
Confiabilidad       X     X    
Ausentismo         X     X  
Capacitaciones         X     X  
Gestión de calidad X           X    
Cumplimiento a clientes X           X    
Impacto ambiental X           X    
Experiencia X           X    
Satisfacción de la necesidad   X           X  
Competitividad   X           X  
Rentabilidad   X         X    
proveedores X           X    
Tabla 6- Análisis PCI Gilpa Impresores. fuente propia

Núm
ero
OPORTUNIDADES
Númer Factor Crítico de Éxito
o
1 Sostenibilidad ambiental
2 Preferencia por empaques llamativos
3 Personalización de los empaques
4 Precio de los productos
5 Materias primas
6 Experiencia
7 Aumento del consumo de alimentos listo
para consumir o congelados
8 Fidelidad de la marca
17
FORTALEZAS DEBILIDADES
Factor Crítico de Éxito Número Factor Crítico de Éxito
1 Certificación Iso 9001 1 Carga laboral
2 Cumplimiento en tiempos de entrega 2 Proceso de selección
3 Devoluciones de productos 3 Escalafón Salarial
4 Reciclaje de desechos 4 Pacto colectivo
5 Maquinaria moderna 5 Auditoría interna
6 Experiencia productiva 6 Ausentismo
7 Empaques personalizados 7 Capacitación
8 Precios 8 Generación de utilidad neta
Innovar en el uso de materiales que no Definir un programa de formación y
1 1
contaminen para los empaques capacitación
Establecer un escalafón salarial y un plan
2 Aumentar la oferta de empaques 2
carrera
3 Renovar maquinaria 3 Negociar un nuevo pacto colectivo
4 4
 18

9
Innovar en las presentaciones y Utilizar materias primas que sean recursos
Alianzas tamaños de los empaques reciclados al 100%
10 estilos de vida más ocupados
AMENAZAS
Númer Factor Crítico de Éxito Adquirir las materias primas en la planta Tercerizar el proceso logístico
1 ubicada en la zona franca 1 buscando optimizar costos
o

1 Crecimiento del PIB

2 Nuevos competidores Realizar una alianza con el proveedor de la Proyectar las variaciones de la tasa de
3 Contrabando 2 materia prima para 2 cambio para adquirir materias
4 Alta competencia optimizar los costos primas por menor valor
5 Concentración de los clientes
Realizar alianzas para la distribución de los
Devaluación del peso colombiano empaques en otras ciudades del país Realizar demostraciones de la calidad
3 3 del producto
6
Adquirir los vehículos para la
Contar con personal en las
4 logística por medio de arrendamiento 4
principales ciudades del país
Tabla 7 - Matriz DOFA Gilpa Impresores S.A. fuente propia.
 19

ANALISIS DEL DIAGNOSTICO

Después de realizar los diferentes estudios del Contexto estratégico externo y el contexto

organizacional interno de la empresa Gilpa Impresores S.A. Se evidencia que es una organización

con varios puntos a favor (oportunidades y fortalezas) como primer aspecto se identifica el

producto que ofrecen ya que es de alta calidad, pues cuentan con procesos establecidos para

ofrecer al cliente un excelente producto final, otro aspecto importante para resaltar es que tienen

su propia planta de producción la cual con cuenta con una maquinaria de alta tecnología que

maneja aproximadamente 8 colores, con el fin de ofrecer una buena impresión en los plásticos,

esto es importante ya que el producto final es altamente garantizado, y es uno de los objetivos

claves de la organización. También se evidencian aspectos como la alta experiencia en el

mercado, buenos precios, cumplimiento en las entregas y que esta certificada con la Norma Iso

9001 que es muy importante ya que no todas las empresas de esta industria cuentas con ella,

dándole un valor diferencial a la organización.

Por otro lado, se encuentran los puntos en contra (Amenazas y debilidades) a nivel

externo se evidencia que el alza de la TRM es una gran amenaza ya que todas sus materias

primas son importadas y esto ocasionaría subidas en el precio del producto final y puede dejarla

fuera del mercado, detrás de esto está la inflación, el crecimiento del PIB, el contrabando, la

competencia etc. y se detectaron debilidades enfocadas significativamente en la gestión del

Talento Humano o colaboradores Internos donde se identifico que los colaboradores tienen carga

laboral, no tienen un sueldo definido de acuerdo a sus cargos y no tienen capacitaciones lo que

podría generar una serie de inconvenientes a nivel interno pues es claro que el personal no tiene
 20

ninguna motivación o buen trato, adicional, el proceso de selección no es el más adecuado ya que

lo realiza o autoriza directamente otra persona que no tiene la experiencia para hacerlo.

EL CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE RIESGO

Para establecer el contexto del proceso de la gestión del riesgo en la organización se define lo

siguiente:

1. Responsabilidades del proceso para la Gestión del riesgo:

Esta se encontrará en cabeza del Gerente General y Sub gerente quienes tomaran las

decisiones más importantes con base a la información recolectada por el coordinador del SIG.

Demás jefes de áreas involucrados en el proceso administrativo y productivo de la organización.

2. Alcance:

Este proceso sobre la Gestión del Riesgo abarca todos los procesos de la organización, tanto

los administrativos como los productivos con el fin de identificar la mayoría de los riesgos y

cumplir con los objetivos propuestos.

Se establece:

 La metodología que se aplicara para identificar riesgos y oportunidades.

 Definición de las metodologías para la valoración del riesgo.

 Definición de la forma de evaluar el desempeño y la eficacia en la Gestión del riesgo.

 Identificación y especificación de las decisiones que se deben tomar.

 Identificación, establecimiento del alcance o el marco de los estudios necesarios, su

extensión y objetivos, y los recursos necesarios para tales estudios.

 21

Se Excluye:

 Empresas externas a la compañía que prestan servicios como vigilancia y servicios

generales.

3. Definir actividad, proceso, función, proyecto, producto, servicio o activo en términos

de tiempo y ubicación.

El proceso administrativo y productivo esta divido por diferentes áreas, las cuales tienen

un proceso, una función, o servicio específico:

Dirección estratégica y Comercial: A esta área hace parte el Gerente General de la

organización, la dirección ejecutiva y la dirección comercial, su función principal es

llevar las demás áreas a la consecución de los objetivos corporativos, su tiempo deber ser

siempre permanente.

Comercial: A esta área pertenecen los asesores comerciales, y asistentes comerciales, su

función principal es ofrecer y vender los productos además de brindar una buena atención

a los clientes, su tiempo es permanente y su ubicación depende de la demanda del

mercado o ubicación de los clientes.

Contabilidad: A esta área pertenecen los Contadores públicos, Abogado, Revisor fiscal,

y Auxiliares contables, su función principal es llevar una adecuada gestión financiera y

contable de la organización, su tiempo es permanente y su ubicación depende de sus

registros contables y flujo de caja.

Compras: A esta área pertenece el director de compras, el coordinador y un analista, su

función principal es la de realizar un correcto abastecimiento de las materias primas y

demás suministros que intervienen para el normal funcionamiento de la organización. Su

 22

ubicación está en la gestión de las compras y su servicio principal es la de cumplir con los

diferentes requerimientos de las demás áreas.

Talento Humano: A esta área pertenece el director de Talento Humano, un coordinador

de SGSS y un auxiliar de contrataciones, su función principal es realizar una adecuada

selección del personal, velar por su seguridad y realizar reportes de nómina.

Recursos tecnológicos: A esta área pertenece el director de Recursos Tecnológicos, un

coordinador y un auxiliar, su función principal es garantizar que el personal de la

organización cuente con un sistema de información afectivo y eficiente para el correcto

funcionamiento del proceso.

Calidad: A esta área pertenece la directora de Calidad y los inspectores de calidad, su

función principal es garantizar la calidad de los productos a través de diferentes pruebas

de laboratorio.

Producción: Esta es una de las áreas mas importantes y grandes de la organización, aquí

pertenece el Gerente de producción, jefes de proceso, supervisores, operarios y ayudantes,

su función principal es asegurarse que el producto final se fabrique en las mejores

condiciones.

Mantenimiento: A esta área pertenecen los mecánicos y eléctricos, su función principal

es asegurarse que todas las maquinas estén operando de manera frecuente y adecuada, a

través de mantenimientos preventivos y correctivos.

Despachos: A esta área pertenece el jefe de Bodega y los auxiliares, su función principal

es organizar, los despachos a los clientes garantizando que los productos lleguen en los

tiempos estipulados y en buenas condiciones.

 23

4. Definición de las relaciones entre el proyecto, el proceso o la actividad particulares y

otros proyectos, procesos o actividades de la organización.

La relación que existe entre las diferentes áreas de la organización es alta ya que

todas cumplen una misión especifica para cumplir a cabalidad con los objetivos de la

organización, el área Comercial, Compras y Despachos son los procesos misionales, de

igual manera el área de Talento humano, contabilidad, recursos tecnológicos son procesos

de apoyo y Calidad, producción y mantenimiento son procesos productivos, y todos estos

van de la mano para que se pueda dar un correcto funcionamiento dentro de la

organización.

5. Definición de las metodologías para la valoración del riesgo.

La metodología que se va a utilizar para la identificación de los riesgos es una

entrevista ya que es una herramienta muy útil al momento de identificar riesgos, el

proceso se realizara empezando por todos los directores de área y se continúa indagando a

los niveles inferiores, con el objetivo de conocer las opiniones sobre los diferentes

riesgos.

El desarrollo de la entrevista se realizará con una planeación previa y cuidadosa teniendo

en cuenta lo que se quiere buscar.

6. Definición de la forma de evaluar el desempeño y la eficacia en la Gestión del riesgo.

Para evaluar el desempeño y la eficacia de la Gestión se realizará un monitoreo y

seguimiento de todas las etapas y actividades realizadas durante la Gestión a través de

informes del proceso realizado lo cual se utilizará para planificar acciones de mejora para

brindar mejores soluciones a los diferentes riesgos identificados.

 24

7. Identificación, establecimiento del alcance o el marco de los estudios necesarios, su

extensión y objetivos, y los recursos necesarios para tales estudios.

El alcance de estos estudiaos abarca cada una de las áreas antes mencionadas, los jefes de

cada proceso con la ayuda del coordinador de SIG deben identificar los riesgos de cada una

teniendo en cuenta su objetivo y determinando que eventos evitarían lograrlo, cuales son las

causas, los agentes generadores y las posibles consecuencias o efectos y las acciones de mejora,

esto por medio de las entrevistas a sus colaboradores las cuales pueden ser virtuales o

presenciales, luego de esto se procede a realizar las tabulaciones correspondientes y realizar los

informes para identificar los riesgos.

CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL RIESGO

De forma general el riesgo identificado, el cual debe tener relación con las causas. Se

determina la importancia y se debe tener en cuenta que no todos los riesgos que puedan llegar a

hallarse en el proceso se deben originar en el mapa de riesgos, la escogencia o esclarecimiento de

estos riesgos, depende de lo que al interior del proceso se considere qué son los eventos (riesgos)

más importantes que de llegar a materializarse, podrían obstaculizar, retrasar o afectar de alguna

manera, el cumplimiento de los objetivos del proceso y por ende los colectivos

CLASIFICACION DE LOS RIESGOS:

RIESGOS DE BAJA CAPACITACIÓN: Personas sin las condiciones requeridas para

desarrollar y llevar a cabo sus funciones con el fin de cumplir los objetivos del área.

RIESGO DE SELECCIÓN DE PERSONAL: Personal seleccionado sin las condiciones

especificas que requiere el cargo para desarrollar las funciones asignadas.

 25

RIESGO DE AUSENTISMO: Personal con sobrecarga horaria o sin días compensatorios que

se ausentan dejando vacíos en la producción.

RIESGOS FINACIEROS: Situaciones que atentan contra la estabilidad financiera, hace

referencia a una posible desaceleración económica en la organización.

RIESGOS DE DAÑOS AL MEDIO AMBIENTE: Afectaciones directamente al medio

ambiente, por procesos realizados en la organización.

RIESGO CAMBIARIA TRM: Aspecto que afecta directamente el consumo del país y por ende

el crecimiento de la organización.

RIESGO DE FALTA DE INNOVACIÓN: Situaciones que no permiten generar nuevos

productos o innovación de los ya existentes o demás situaciones que no aporten a esta.

RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS: Situaciones externas que afectan directamente las

ventas de la organización, hace referencia a la competencia desleal.

CALIFICACIÓN DE LOS RIESGOS

Por medio de esta calificación se busca medir la probabilidad en la que se pueda presentar un

riesgo, dándole un valor de 1 a 5 donde 1 es raro que se presente y 5 es casi seguro que se

presente.

DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN - POSIBILIDAD FRECUENCIA NIVEL

RARO El evento puede ocurrir solo No se ha 1

en circunstancias presentado en
excepcionales los últimos 5
 26

años

IMPROBABLE El evento puede ocurrir en Al menos de 2 2

algún momento veces en los
últimos 5 años

POSIBLE El evento podría ocurrir en Al menos una 3

algún momento vez en los
últimos 3 años

PROBABLE El evento probablemente Al menos 1 vez 4

ocurrirá en la mayoría de las en el último año
circunstancias.

CASI SEGURO Se espera que el evento Más de 1 vez al 5

ocurra en la mayoría de las año
circunstancias

Tabla 8 - Valoración de la probabilidad, fuente propia.

NIVEL DE IMPACTO

El Impacto se mide según el grado en que las consecuencias o efectos pueden perjudicar a

la organización si se materializa el riesgo. Los criterios definidos para la calificación del Impacto

son:  
 27

DESCRIPTOR Impacto (consecuencias) Nivel

Insignificante Se determina cuando el hecho se llega a presentar, esto tendrá consecuencias 1

mínimas a los resultados de los sistemas de gestión

Menor Se determina cuando este hecho se presenta, tendría unas consecuencias bajas 2
para la estrategia de la misma organización y los resultados previstos de los
sistemas de gestión

Moderado Se determina cuando este hecho tenga medianas consecuencias para la 3

destreza de la organización y los resultados previstos de los sistemas de
gestión

Mayor Se determina cuando el hecho llegara a presentarse, tendría unas 4

consecuencias muy reveladoras para la estrategia de la organización y los
resultados conocidos de los sistemas de gestión

Importante Se determina este hecho cuando llegara presentarse, tendría importantes 5

consecuencias para la estrategia de la organización y los resultados previstos
de los sistemas de gestión.

Tabla 9 - Medición y nivel de Impacto, fuente propia.

EVALUACIÓN DEL RIESGO

Se realizará cuando alguno de los riesgos identificados se materialice ya sean internos o

externos, estos deben reportarse en una matriz de riesgos o por medio de un informe al

coordinador de SIG, quien realizara la respectiva evaluación en los aspectos de probabilidad o

impacto según corresponda.

 28

La calificación del riesgo es la resultante del producto de la calificación de probabilidad e

impacto: Evaluación = probabilidad x impacto

Después de realizada la evaluación, se procede a analizar el riesgo e identificar la

gravedad del mismo con el fin de determinar si requiere una acción inmediata.

MATRIZ DE CALIFICACIÓN, IMPACTO

EVALUACIÓN Y RESPUESTA A 1 2 3 4 5
LOS RIESGOS INSIGNIFICANTE MENOR MODERADO MAYOR IMPORTANTE
5 10 15 20 25
5 CASI SEGURO Alto Alto Extremo Extremo Extremo
4 8 12 16 20
PROBABILIDAD

4 PROBABLE Moderado Alto Alto Extremo Extremo

3 6 9 12 15
3 POSIBLE Bajo Moderado Alto Extremo Extremo
2 4 6 8 10
2 IMPROBABLE Bajo Bajo Moderado Alto Extremo
1 2 3 4 5
1 RARO Bajo Bajo Moderado Alto Alto
Tabla 10 - Matriz de Calificación evaluación y respuesta. fuente propia

Riesgos inaceptables o intolerables: Se identifica en la zona de color rojo y amarillo, y son los

riesgos que se deben gestionar realizando planes de acción y prevención y disminuir su impacto

en la organización.

Riesgos aceptables o tolerables: Se identifican en la zona de color azul y verde, y son los

riesgos que pueden aceptarse sin necesidad de realizar planes de acción u otras medidas de

control.
 29

Riesgo Extremo: Debe ponerse e n conocimiento de la

Zona de Riesgos Extremo Alta dirección y del coordinador del SIG y ser objeto de
inaceptables o seguimiento continuo.
intolerables Riesgo Alto: Requiere la atención de los jefes de los
Alto
procesos y recibir seguimiento periódico.

Riesgo Moderado: Debe ser objeto de seguimiento

Moderado
Zona de Riesgos adecuado por parte de los jefes de subprocesos.
aceptables o tolerables
Riesgo Bajo: Debe ser objeto de seguimiento por parte
Bajo
de los niveles de supervisión.

ESTRUCTURA DE GESTION DEL RIESGO

 30

Tabla 11 - Estructura de la Gestión del Riesgo, fuente Norma NTC ISO 31000 (2011)

CONCLUSIONES
 31

De acuerdo a los programas de gestión y de administración al riesgo, y a la investigación

para garantizar la obtención de los objetivos de la organización, y de acuerdo a las posibilidades

de los usuarios, que establecen alguna relación con la organización; se determina que es una de

las técnicas de excelencia para el desarrollo de las diferentes proyecciones y acciones a ejecutar

dentro del entorno en que se desarrollan las operaciones.

La ejecución de costumbres para la minimización de los riesgos y maximización de

aspectos positivos del medio son el conducto para la aptitud de los compromisos pactados,

permiten la medición de la competitividad, el estudio del mercado, la observación de las posibles

amenazas y procedencias, como también el estudio interno para determinar tanto las falencias

como las fortalezas de la organización. De acuerdo a lo antes planteado, se determina que la

aplicación de estos saberes da la posibilidad de la perspicacia de los valores de capacidad

competitiva y mantenimiento, permitiendo la flexibilidad y se puede consolidar de acuerdo

diferentes formas a las que se someten cada una de las diferentes organizaciones.
 32

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