RESUMEN ANALITICO EDUCATIVO

RAE

Título del texto Recibo y despachos de documentos

Nombres y Apellidos del Autor Mary Luz López Hernández
Año de la publicación 2003
Resumen del texto:
La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
al eficiente, efectivo y eficaz manejo de los documentos desde el mismo momento de su
producción o recepción hasta la disposición final, buscando que se cumpla el fin último
de los archivos, es decir, que estén al acceso y a la consulta de todos los ciudadanos e
instituciones.
Recepción, clasificación, apertura,
Palabras Claves:
revisión, radicación, registro y reparto
Problema que aborda el texto:
Falta de control que permita comprobar el recibo y la tramitación de las comunicaciones
recibidas estableciendo responsabilidades por parte de las personas encargadas de esta
labor.
Objetivos del texto:
 Exponer la normativa para la elaboración de programas de gestión de
documentos.
 Determinar el procedimiento para el recibo de documentos.
Hipótesis planteada por el autor:
Tener en cuenta que la producción documental no solo empieza cuando en la misma
institución se generan documentos, sino incluso cuando se reciben, lo que indica un
control en la recepción y distribución, y de esta manera poder dar a los ciudadanos
respuesta sobre el estado de sus trámites de manera diligente.
Tesis principal del autor:
Las entidades deben contar con un sistema centralizado de correspondencia, así como
con la infraestructura básica que les permita atender eficientemente la recepción y
distribución de los documentos.
Argumentos expuestos por el autor:
 El recibo de documentos es un de las tareas más importantes y definitivas en la
utilización y tratamiento de las comunicaciones empresariales.
 Para el cumplimiento de las disposiciones legales, cada entidad debe normalizar
los procedimientos de recibo y despacho de documentos.
 Establecer controles que permitan realizar un adecuado seguimiento de las
comunicaciones internas.
Conclusiones del texto:
Se establecen los procedimientos para el recibo de documentos desde la recepción,
pasando por la clasificación, apertura, revisión, registro hasta el reparto y para esto cada
entidad se encarga de normalizar el diseño de sus formatos de registro y control, de
acuerdo a sus necesidades y con los requerimientos legales.
Bibliografía citada por el autor:
Ley General de Archivos de Colombia.
Archivo General de la Nación de Colombia.
Nombre y apellidos de quien elaboró
Mary Luz López Hernández
este RAE
Fecha en que se elaboró este RAE 2003
Imagen (mapa conceptual) que resume e interconecta los principales
conceptos encontrados en el texto:

Comentarios finales:
Los procedimientos de recibo y despacho de documentos se normalizan de acuerdo con
el tamaño, organización de cada entidad y el flujo de la documentación.