MOPGAPD 17 MODULO ADMINISTRACION DOCUMENTAL ACTUALIZADO Ultkeysimo 1

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Bello Antioquia. Colombia

www.Cedenorte.edu.co
2017
Firma
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Revisó: Alejandro Alzate
Elaboró: Humberto Jaime Lambraño Méndez Aprobó: Jorge Enrique Giraldo
Vicerrector académico
INSTRUCTOR CEDENORTE Rector
Fecha: 21/08/2014 Fecha: 21/08/2014 Fecha:21/08/2014
MATERIAL TEMÁTICO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0,1 Página: 2 de 39 Código: MO-PGA-PD-17
INTRODUCCIÓN DEL MODULO
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL?: Es el conjunto de normas

técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en
una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
La Administración Documental regula la función archivística en las empresas,

formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental.
Sabemos que la Administración Documental es una función de mucha

responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o
institucionales de una manera correcta y transparente. La Administración Documental
tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma
precisa, ágil y oportuna. Pero la Administración Documental tiene un papel muy
amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar,
eliminar y recuperar la información.
De acuerdo con lo anterior, vemos el papel tan importante de los archiveros y la

administración documental, para dar soluciones y planes de Gestión Documental a
las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta. Cada día más empresa
se está dando cuenta de la necesidad de tener los servicios, de un administrador
documental, donde haya un control eficiente de los documentos.
El mundo corporativo presente se enfrenta al reto que implica manipular de manera

eficaz y sistemática considerables volúmenes de información personalizados en
papel y escritos impresos.
Si manejamos sistemas computarizados para registrar la información, estos nos

ayudan a encontrar el documento en una forma más ágil y se puede hacer desde
cualquier parte, ya sea en el lugar de trabajo o fuera de él.
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OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

 Ser el referente normativo en los procesos del ciclo de vida documental.
 Implementar el programa de Gestión Documental de la empresa u
organización.
 Consolidar la unidad como fuente de apoyo a la investigación y asesoría en
procesos archivísticos
El nivel jerárquico de la Unidad de Administración Documental es de acuerdo al
volumen o complejidad de los asuntos que procesa.
La unidad de Administración Documental tiene a su cargo la recepción externa, la

numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los
documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo.
ACTUALMENTE EXISTE UN MARCO LEGAL QUE REGULA LA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES
LEGISLACION DOCUMENTAL
Para que el Programa de Gestión documental pueda ser gestionado de manera

apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas
proferidas por el Archivo General de la Nación.
Ley 80 de 1989: Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones, (Ver anexo Ley 80 de 1989).
Acuerdo 027 de 2006: Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994 (ver anexos del Acuerdo 027 de 2006, Glosario Archivístico ó terminología
archivística).
Decreto 229 de 1995. Por el cual se reglamenta el Servicio Postal.
Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y||| reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones, (Ver anexo Ley 594 de 200).
Acuerdo 049 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7

“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre
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“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”, Ver anexo Acuerdo 049 de

2000, parte locativa del archivo).
Acuerdo 060 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la administración de

las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, en el desarrollo del Articulo 22 de la Ley 594 de 2000. (Ver anexo
Acuerdo 060 de 2001 P.G.D)
Acuerdo 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594de 2000, (Ver anexo Acuerdo 039 de
2002, T.R.D).
UNIDAD 1
RECIBO DE DOCUMENTOS
LEGISLACION DOCUMENTAL:

Acuerdo 060 de 2001 P.G.D)
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA :
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA
El artículo 3 del acuerdo 060 de 2001 del archivo General de la Nación de Colombia,
especifica que “correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada,
los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal
manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión
Documental y los Programas de Conservación, integrándose a los procesos que se
llevarán en los archivos de Gestión, Centrales e Históricos.
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Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en

cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la
entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la
recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización
unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial,
mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros,
que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración
pública”.
CLASIFICACIÓN:
Según el destinatario las comunicaciones oficiales se clasifican en:
 COMUNICACIONES EXTERNA: Son las que se cruzan entre las entidades o

instituciones y entre éstas y personas naturales o viceversa.
 COMUNICACIONES INTERNAS: Es la comunicación dirigida al cliente

interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas
necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los
mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
Según el artículo 7 del Acuerdo 060 de 2001, establece que: “Para las
comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer
controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las
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mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y

sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o
automatizados”.
RECIBO DE DOCUMENTOS:
El recibo de documentos es una de las tareas más importantes y definitivas en la

utilización y tratamiento de las comunicaciones empreariales. Por lo tanto se debe
crear un control que permita comprobar el recibo y la tramitación de las
comunicaciones recibidas, estableciendo responsabilidades por parte de las
personas encargadas de esta labor.
El correo que llega a las empresas por los distintos medios (personal, mensajero,
buzón, correo certificado y vía correo electrónico entre otros.
Por la variedad de documentos que diariamente llegan a las entidades, se debe
normalizar el procedimiento para su manejo y control.
PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS.
1. RECEPCIÓN: Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distinta

fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o
indirectos.
Las comunicaciones que son entregadas par la persona interesada (o su

representante) y mensajeros en la ventanilla de la Unidad de
Correspondencia, se denomina de recepción directa; y la recepción indirecta
es la que se recibe por correo y/o medios electrónicos.
La recepción se fundamenta en una labor de inspección que no es más que la

revisión de los Documentos para determinar.
En las comunicaciones de recepción directa:
 Si la comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario de ells.

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 Si se trata de una comunicación oficial.

 Si el sobre o empaque viene en buen estado.
En las comunicaciones de recepción indirectas:
 Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida.

 Si está firmadas
 Si la fecha es actual
 Si en la comunicación se cita el dominio del remitente.
 Si se menciona la remisión de anexos, que estos estén completos.
2. CLASIFICACIÓN: Consiste en separar los Documentos recibidos en los

siguientes grupos.
COMUNICACIONES OFICIALES: Según el artículo 2 del Acuerdo 060de 2001, las

definen como: Correspondencia, y son “todas las comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades a título personal, citando o no el cargo del
funcionario, No generan trámite para las instituciones.
COMUNICACIONES PERSONALES: Según el artículo 2 del Acuerdo 060de 2001,

las definen como: Correspondencia, y son “todas las comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades a título personal, citando o no el cargo del
funcionario, No generan trámite para las instituciones.
Este grupo es conocido con el nombre de Documentos radicables.
Es importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe el
trámite de comunicaciones personales.
 Documentos contables.
 Folletos, revistas y publicaciones.
 Propaganda.
Estos últimos grupos reciben el nombre de Documentos no radicables.
Con los Documentos radicables se sigue los pasos que se describen a continuación
y para los Documentos no radicables se efectúan controles que se describen más
adelante.
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3. APERTURA: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las

comunicaciones oficiales, para la extracción del Documento y sus anexos.
4. REVISIÓN: Según el artículo 10 del Acuerdo 060 de 2001, “las

comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser
revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se
procederá a la radicación del mismo.”
5. RADICACIÓN: Radicar es ubicar, decimos por ejemplo que una persona está
radicada en Bogotá cuando vive en Bogotá, en Medellín cuando viven en
Medellín.
Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarlo en la empresa.

Según artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001, “Radicación es el procedimiento por el
cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibida o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido a de envió, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley. Estos terminitos se empiezan a contar a partir del día siguiente de
radicado del Documento”.
PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES.
La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello que, al imprimírselo al

Documento, indica que es de propiedad de la empresa.
Este sello se conoce con el nombre de sello radicador y puede aplicarse el

documento en forma manual, mecánica o sistematizada.
La radicación de los Documentos oficiales es muy importante ya que se registra o se

matricula oficialmente el documento en la Empresa.
Según el artículo 5 del Acuerdo 060 de 2001, “Los procedimientos para la radicación
de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni
habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será
asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o
peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de
inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la
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radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o

automatizados”
Así mismo su parágrafo: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los

números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma
del Jefe de la unidad de correspondencia.
Según la Norma Técnica Colombia (NTC), el espacio para estampar el sello

radicador es la zona 3 que corresponde al extremo superior derecho del Documento.
6. REGISTO: Una vez se ha radicado las comunicaciones oficiales, se procede

al registro que consiste en la anotación de los datos más significativos de la
comunicación en un formato de registro para su control y tramite dentro de la
entidad.
Según el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001: “Registro de Comunicaciones

oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en
sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre
de la persona o empresa remitente, nombre del código del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre
otros”.
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7. DISTRIBUCIÓN Y REPARTO: Una vez registradas las comunicaciones

oficiales, se procede al reparto y distribución de las mismas, a las oficinas que
deben atenderla o tramitarlas.
En una entidad pequeña la secretaria recibe y entrega la correspondencia la
cual debe de firmar la planilla de recibido de los documentos.
En entidades que cuenta con una oficial de archivo y correspondencia la

entrega de la documentación entre oficinas es por medio de mensajero interno
o patinador, el cual hace recorridos en horas fijas.
Para asegurar la reserva de los documentos, estos se envían entre un sobre

de manila o carpeta plástica, debidamente marcados y acompañados de un
formato de control de entrega de correspondencia.
ELEMPLO:
Código:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA - GESTIÓN GA-GD-SM-2017
DOCUMENTAL Versión: 1
FORMATO PLANILLA DE CORRESPONDENCIA Vigencia: 23/06/2017
INTERNA Página: 1 DE 1
NOMBRE DEL
CONSECUTIVO FECHA HORA DE AREA O ENTREGA DE
RESPONSABLE INTERNA / EXTERNA
RADICACION RECIBIDO ENTREGA DESTINATARIO CORRESPONDENCIA
QUE RECIBE
CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE
Este control consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal sin
demoras ni extravió en toda la secuencia del trámite.
Según el artículo 8 del Acuerdo 060 de 2001 establece que, Control de

comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas,
formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción
de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de
servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las
comunicaciones recibidas.
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Es importante anotar que cada entidad normaliza el diseño de sus formatos de

registro y control, de acuerdo con sus necesidades y con los requerimientos legales.
DOCUMENTO NO RADICABLES: Estos documentos no siguen los mismos tramites

que acabamos de estudiar para los Documentos radicables, solo se les sigue un
control para sustentar la entrega a las dependencias que deben atenderlos. En este
grupo se encuentran:
 COMUNICACIONES PERSONALES: Estas no se deben de abrirse,

simplemente se les imprime la fecha de recibo den el sobre y les espantan un
sello con la siguiente observación:
Si no es personal, por favor devolver la oficina de

Administración documental para su trámite.
Por norma el tamaño es 7 x 1,5 cms. aproximadamente.
 DOCUMENTOS CONTABLES: Estos documentos requieren un trámite

especial, puesto que su trámite es diferente al de la correspondencia.
En el momento de su radicación se verifica que cada Documento cumpla con los

requerimientos establecidos por la dependencia encargada de su tramitación y se
controlan mediante un formato (control de Documentos Contables) que permite hacer
seguimiento especial de su recorrido.
 FOLLETOS, REVISTAS Y PUBLICACIONES: Este material hace parte de

una unidad de información diferente al archivo, pero el control de su rotación
es función de la dependencia encargada del recibo y despacho de
Documentos.
Cuando el material impreso que se recibe hace parte de una suscripción o

viene dirigido a la empresa, se controla su rotación mediante un formato
(rotación de folletos y revistas) que se adhiere a la portada o primera página
de la publicación.
Si las publicaciones están dirigidas a título personal, se les imprime la fecha

de recibo y se entrega directamente a persona interesada.
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 PROPAGANDA: Estos Documentos no requieren de ningún control especial

en el momento en que se recibe se determina si son interés para alguna de
las dependencias u oficina y se relacionan en el control de entrega de
correspondencia.
MANUAL DE CORRESPONDENCIA
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA
1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
Toda la correspondencia que llega debe pasar por la Oficina para la Administración
de Documentos.
El término “correspondencia”, además de cartas incluye;revistas, boletines, afiches,

informes, contratos, entre otros.
El personal de las dependencias al que se pretenda entregar Documentación, debe

abstenerse de tramitarla antes de ser radicada en la Oficina para la Administración
de Documentos.
Los mensajes de trámite administrativo (oficial) que llegan por e-mail también deben
pasar por la Oficina para la Administración de Documentos para ser radicados.
2. CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA RECIBIDA
Cuando la documentación llega a la Oficina para la Administración de

Documentos, se separa en:
- Revistas, libros, folletos y publicaciones.

- Correspondencia de trámite administrativo (oficial).
- Revistas, libros, folletos y publicaciones.
En la portada o en el empaque, si lo tienen, se les imprime la fecha antes de

enviarlas a sus destinatarios.
Si son publicaciones seriadas, la Biblioteca debe recibir el ejemplar para la colección.

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Si vienen dirigida a una unidad o Jefe de esta, es el destinatario quien determina si la

conserva para sí o la envía a la Biblioteca.
Correspondencia de trámite administrativo (oficial).
Se supone que un informe u otro documento especial se recibe con una

comunicación remisoria y es ésta la que se radica. El documento es un anexo.
RADICADO: Es el número de orden de llegada que identifica el documento para

todos los efectos de su trámite y atención.
FECHA: La de recibido del documento, completa: día, mes y año.
RESPUESTA: Si la hubiere por escrito y una vez que se produzca y se radique, se

ingresa en el sistema el número de la que se responde.
ANEXOS: Los anexos de una comunicación se remiten con la anotación de fecha y

el radicado que se le asigna a esta.
3. DISTRIBUCIÓN:
El reparto de la correspondencia se ejecuta de la siguiente manera: se separa por

Unidades y se relaciona en el “control de mensajería interno” (anexo N. 1) para luego
colocarse en la carpeta debidamente marcada con el nombre de la Unidad, y
efectuar la entrega correspondiente.
El mensajero hace tres rondas diarias, deja en cada Unidad una carpeta y
simultáneamente toma la otra para llevarla a la Oficina para la Administración de
Documentos, donde se verificará su contenido y se decepcionará la informa
información procedente de las unidades para luego realizar la respectiva distribución.
ANULACIÓN Y REEMPLAZO DE CORRESPONDENCIA:
Cuando por alguna circunstancia se requiera dejar sin efecto alguna comunicación
externa, se deberá devolver a la Oficina para la Administración de Documentos el
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original radicado, para proceder a realizar la anulación en el sistema Cuando por

algún motivo se requiera reemplazar una comunicación ya radicada, deberá
elaborarse la sustitutiva en la cual se anuncia la anulación del radicado de la
sustituida, aquella cumplirá el trámite normal de radicación.
ANÁLISIS Y SÍNTESIS DE LA INFORMACIÓN:
Es la operación intelectual según la cual

ANÁLISIS DE
INFORMACIÓN podemos determinar y desmenuzar el
contenido de un Documento.
SÍNTESIS DE Es el proceso de reducción y extracción

INFORMACIÓN de los contenidos significativos de un
Documento.
CONOCIMIENTO TOTAL DE LA ORGANIZACIÓN O EMPRESA:
1. ¿Cuál es la razón social de la organización o empresa?.

2. ¿Cuántas dependencias tiene la organización o empresa?.
3. ¿Qué áreas producen documentos en la organización o empresa?.
4. ¿Quién o quiénes pueden firmar los documentos que salen de la organización
o empresa?.
5. Entre otros.
SOFTWARE PARA EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA
EJEMPLO DE LO QUE NOS PUEDE BRINDAR UN SOFTWARE:
El objetivo de esta herramienta es poder controlar todos los Documentos que

ingresan diariamente a su empresa pudiendo radicarlos, llevar un control de tiempos
de respuesta y así poder luego tener acceso en el futuro a dicha correspondencia
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evitando inconvenientes legales como logísticos en el momento de perder algún

documento importante que haya ingresado en su tiempo a la empresa.
VENTAJAS:
Digitalización y control de la correspondencia.
Control de los números de registro.
Mantener la correspondencia en forma digital en el tiempo para luego poder
recuperarla.
Ahorro en costos de papel, fotocopias, etc.
Facilidad de búsqueda de cualquier registro que haya entrado o salido de la
Entidad y se encuentre en el software.
Producción limpia.
UNIDAD 2
ENVIO DE DOCUMENTOS
LEGISLACION DOCUMENTAL:

Acuerdo 060 de 2001 P.G.D).
Decreto 229 de 1995. Por el cual se reglamenta el Servicio Postal.
NORMAS DE CORRESPONDENCIA:
REQUISITOS PARA LA RADICACIÓN:
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1. La carta debe elaborarse en original y una copia; el original va para el

destinatario, la copia queda para el consecutivo de correspondencia enviada.
2. Tanto el original como la copia de la carta, deben estar firmadas por el Jefe
del área o dependencia que lo elabora.
3. Se deben elaborar las copias adicionales anunciadas.
4. En la parte superior izquierda de la carta debe escribirse el código de la

dependencia que la está originando. Luego de un espacio doble, se escribe la
ciudad, seguido de una coma y sin fecha. La fecha se coloca en la Dirección
de Certificación y Gestión Documental en el momento de realizar la
radicación.
FLUJOGRAMA DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

INICIO
RESPONSABLE DE
1. Elaboran la correspondencia
1. Elaboración de correspondencia a ser enviada.
ESTE PROCESO
16 DENTRO DEL FLUJO
GRAMA ES EL
Sí
AUXILIAR DE ARCHIVO
Y GESTIÓN
¿La DOCUMENTAL
correspondencia (CORRESPONDENCIA
será enviada por
ENVIADA).
NUMERACIÓN DE DOCUMENTOS:
Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual se

asigna un número consecutivo, a las comunicaciones producidas dejando constancia
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de la fecha y hora de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar
a partir del día siguiente de radicado el documento.
MANUAL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA:
Este capítulo se refiere al tratamiento que se da a los Documentos que se producen

en las diferentes Unidades, en función de sus competencias y se parte desde el
momento en que la Oficina para la Administración de Documentos recibe la
documentación por medio de la mensajería interna. Sobres. La oficina que genera la
correspondencia debe preparar los sobres impresos (bien sean corrientes o de
manila), con los datos completos del destinatario, es responsabilidad de quien
elabora la comunicación, la verificación de la dirección. La Oficina para la
Administración de Documentos no realizará la confrontación de estos datos.
CLASIFICACIÓN:
La Oficina para la Administración de Documentos clasificará la información para

distribución interna o externa, a través del mensajero o por correo y los de
conservación en el archivo institucional.
REVISIÓN:
Una vez se tengan separados los documentos para despacho, la Oficina para la
Administración de Documentos procederá a revisar si su elaboración cumple con las
condiciones dadas en el Capítulo No. 3 “Producción de Correspondencia” en lo que
se refiere a normalización y confidencialidad; además, en lo relacionado con buena
presentación del documento (limpieza, nitidez), tamaño y tipo de letra autorizados,
firmas y anexos. Serán responsabilidad del autor del texto la gramática, ortografía y
errores de escritura (digitación).
La Oficina para la Administración de Documentos se abstendrá de tramitar

correspondencia que no cumpla con las instrucciones consignadas en el presente
manual.
FECHA Y NUMERACIÓN:
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La fecha de la comunicación debe ser la misma en la cual se despacha. El orden

numérico de radicación exige este control cronológico de notoria importancia
administrativa.
En la Oficina para la Administración de Documentos se aplica con el sello la fecha

real de despacho de la comunicación. El número se impone con numeradora
automática. Se numeran original, copias, anexos y el sobre de la comunicación (con
el mismo número).
CONFIDENCIALIDAD:
La información que llegue a la Oficina para la Administración de Documentos es de

carácter confidencial, por lo cual la consulta es directa para los empleados
autorizados e indirecta, o sea, por medio de la unidad productora de la información
para el resto del personal que en razón de sus funciones necesiten acceder a ella, en
ningún momento esta unidad está facultada para facilitar información a las personas
o unidades diferentes de las que la producen.
NORMAS DE CORREO Y SERVICIO DE MENSAJERIA:
DECRETO 229 DE 1995. Por el cual se reglamenta el Servicio Postal.
Artículo 1.- SERVICIOS POSTALES. Se entiende por servicios postales, el servicio

público de recepción, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros
objetos postales. Los servicios postales comprenden la prestaci6n del servicio de
correos nacionales e internacionales y del servicio de mensajería especializada.
Artículo 2.- ENVIOS DE CORRESPONDENCIA Y OTROS OBJETOS POSTALES.

Se entiende por envíos de correspondencia y otros objetos postales, las cartas, las
tarjetas postales, los aerogramas, las facturas, los extractos de cuentas, los recibos
de toda clase, los impresos, los periódicos, los envíos publicitarios, cecogramas, las
muestras de mercaderías, los pequeños paquetes, y los demás objetos que cursen
por las redes postales del servicio de correos y del servicio de mensajería
especializada, hasta dos (2) kilogramos de peso.
Artículo 4.- SERVICIO DE CORREOS. Se entiende por servicio de correo la

prestaci6n de los servicios de giros postales y telegráficos, así como el recibo,
clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales,
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transportados por las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas,

debidamente autorizadas por concesión otorgada mediante contrato, por el Ministerio
de Comunicaciones vía superficie y / o aérea, a través de la red oficial de correos,
dentro del territorio nacional e internacional.
PARAGRAFO 1.- En la prestación del servicio de correo nacional, se incluye el

servicio de correos urbanos, entendido como aquel que es prestado en el mismo
municipio, área metropolitana o distrito de admisión de los envíos.
PARAGRAFO 2.- El servicio de correo internacional, se prestará en concordancia

con los convenios y acuerdos suscritos por la Nación con la Unión Postal Universal y
con los países miembros.
PARAGRAFO 3.- El Ministerio de Comunicaciones determinará las zonas y rutas de

correo social, rural y urbano, donde no resulte económicamente posible la prestación
del servicio. En estos casos el ministerio contratará, con cargo al fondo de
comunicaciones, la prestación de este servicio con el concesionario de correo que
ofrezca mejores condiciones económicas y de calidad, dadas las tarifas fijadas por el
ministerio.
Artículo 6.- SERVICIOS DE MENSAJERIA ESPECIALIZADA. Se entiende por

servicio de mensajería especializada, la clase de servicio postal prestado con
independencia de las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, que
exige la aplicación y adopción de características especiales, para la recepción,
recolección y entrega personalizada de envíos de correspondencia y demás objetos
postales, transportados vía superficie y/o aérea, en el ámbito nacional y en conexión
con el exterior.
UNIDAD 3
ARCHIVAR DOCUMENTOS
CONCEPTOS ARCHIVÍSTICOS:
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Acuerdo 027 de 2006: Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994 (ver anexos del Acuerdo 027 de 2006, Glosario Archivístico ó terminología
archivística).
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS:
Este documento muestra la importancia del Proceso de Ordenación Documental

dentro de la Organización Archivística, su relación estrecha e inseparable con el
Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de Descripción que le
precede. El objetivo es ofrecer una herramienta de fácil acceso que oriente las
labores en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico, en instituciones
públicas y privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e
interesados en el tema, que les permita establecer los sistemas de ordenación
documental más adecuados de acuerdo con las características propias de las series
documentales.
Objetivos:
• Dar cabal cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Organización y

Conservación de Archivos.
NORMAS BÁSICA DE ORGANIZACIÓN:
 Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su

correspondiente:
 Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su

correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite
administrativo.
 Deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un

asunto. Es decir, se abrirá un expediente para cada asunto (para cada
contrato de obra, para cada contrato de suministro, para cada persona, para
cada sesión de órgano colegiado, para cada convocatoria de oposiciones,
etc.).
21
 Hay que determinar el título oficial del expediente, que generalmente suele
venir establecido en la normativa, en reglamentos o en la propia
documentación.
 Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja

indicar en la carpetilla:
 Unidad administrativa que lo produce
 Nº de expediente o Serie documental a la que pertenece (veremos más

adelante)
 Título del expediente o Fechas extremas
 Índice de los documentos que se le van agregando.
 Debe evitarse la desmembración de los expedientes y la dispersión de los

documentos que lo integran creando falsos expedientes.
 Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de

su producción o recepción, pues transcurrido el tiempo será más difícil hacerlo
correctamente.
 Evitar la duplicidad de expedientes, no abriendo nuevos sin tomar la

precaución de comprobar si ya hay uno abierto en la propia oficina o en el
archivo universitario. Es aconsejable que el gestor antes de abrir un
expediente consulte al archivo si ya se remitió en otro momento, en cuyo caso
debe recuperarlo y activarlo.
 No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier

tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe
quedar un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y
persona que lo extrajo.
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS
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La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que:

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en
Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO:
Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil.
Los documentos al igual que los seres vivíos tiene un nacimiento (creación), vida
productiva (trámite y vigencia), y la tercera edad en su destino final.
Hasta aquí se ha dicho que los procesos de organización de archivos revelan un

conjunto de agrupaciones sucesivas que van desde la producción de documentos
hasta la determinación de su destino final, que puede ser su conservación
permanente como memoria histórica o su eliminación definitiva.
Según la Ley 594 de 2000, en el título IV, en el Artículo 11. Obligatoriedad de la

conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación,
organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística.
23
24
ARCHIVO DE GESTIÓN:
“Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta

administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión

Documental:
1. Planeación documental
2. Producción documental
3. Gestión y trámite documental
4. Organización documental
5. Transferencia documental
6. Disposición de los documentos documental
7. Preservación a largo plazo documental
8. Valoración documental
ARCHIVO CENTRAL:
“En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”.

Documental:
4. Valoración documental
ARCHIVO HISTÓRICO:
“Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente”.
25

Documental:
4. Valoración documental.
5. PROCEDIMIENTO Y MANUAL DE ARCHIVO:
EQUIPO DE ARCHIVO:
La conservación del material se hará en estantería o archivo rodante adecuado para

posición vertical de este.
ELEMENTOS PARA ARCHIVAR:
Tipo de carpetas con un PH bajo.
Ganchos legajadores de plástico.
No archivar Documentos con ganchos de cosedora.
Utilizara cajas especialmente para archivo.
UNIDAD 4
PREVER INFORMACIÓN
LINEAMIENTOS PARA EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
¿QUÉ ES EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
El PGD es estratégico para la gestión documental, pues con él se establecen las

estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la implementación y el
mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la
implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.
26
LEY 594 DE 2000 en el Artículo 22: Procesos archivísticos. La Gestión de

Documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales
como producción, recepción, distribución, Tramite, organización, consulta,
conservación la disposición final de los documentos.
PLANEACIÓN PRODUCCIÓN ORGANIZACIÓN

GESTIÓN Y TRÁMITE
TRANSFERENCIA DISPOSICIÓN PRESERVACIÓN VALORACIÓ
1. PLANEACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades encaminadas a la

planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en
cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico, la
planeación está enmarcada en identificar la producción de los documentos a
partir de los procedimientos que cada proceso ha establecido previamente.
2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades destinadas al

estudio de los documentos en la forma de creación o ingreso, formato y
estructura, finalidad, área competente para el trámite y proceso en que actúa.,
identificando el tipo documental que se produce, quien lo firma, quien lo
proyecta, cuantas copias se generan y demás aspectos intrínsecos en su
producción.
27
3. GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL: Conjunto de actuaciones necesarias

para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las
actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,
recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los
asuntos . la gestión y trámite de cada uno de sus documentos están
estipulados en los procedimientos que cada empresa tiene para cada proceso.
4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de operaciones técnicas y

administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en
forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales, según lo establecido en
las Tablas de Retención Documental (T.R.D), todos los documentos
producidos son organizados por la serie y/o subserie correspondiente,
atendiendo a los principios de orden original y de procedencia. Esta labor
permite tener los documentos en el orden que se dan los trámites, lo cual
habilita y facilita la consulta inmediata de la información cuando ésta es
requerida por los organismos de control del estado o por los usuarios internos
o externos de la entidad.
5. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Conjunto de operaciones adoptadas por

la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo,
verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración,
emulación o conservación, los metadatos técnicos de formato, los metadatos
de preservación y metadatos descriptivos. Dentro de las actividades que el
Grupo de Administración de Documentos tiene contempladas está el
fortalecimiento de las transferencias en soporte físico a través del
reforzamiento estructural y de adecuación a los depósitos de archivo en las
Regionales y Centros de Formación Profesional.
6. DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS DOCUMENTAL: Selección de los

documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las
Tablas de Retención Documental (T.R.D) o en las Tablas de Valoración
Documental (T.V.D). Desde la aprobación de las T.R.D por parte del Archivo
General de la Nación.
28
7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DOCUMENTAL: Conjunto de acciones y

estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su
preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de
registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo viene acompañada
de la aplicación de las T,R.D, así como del uso de la microfilmación y la
digitalización con fines de consulta.
8. VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso permanente y continuo, que inicia

desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan
sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva). Las T.R.D son el insumo básico que se
tiene a su disposición para efectuar la continúa valoración de sus series y
subseries documentales.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Es un instrumento de descripción archivístico, donde se identifican cada una de las

series y subseries documentales asociadas a cada Sección o Subsección de una
entidad.
Según el Acuerdo No. 039 octubre 31 de 2002, Por el cual se regula el

procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.
Ley 594 de 2000, en el Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.
Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas
tablas de retención documental.
29
30
SERIES: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia. Del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o
Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SUBSERIES: Están formadas por unidades documentales (simples y complejas) que

también responden a unos asuntos similares. Cada unidad documental está
conformada por TIPOS DOCUMENTALES
Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
SECCIÓN: Es una división del fondo identificada con la Producción Documental de

una Unidad o División Administrativo o funcional de la Institución que produce el
fondo.
SUBSECCIÓN: Es una subdivisión de la sección documental (división Aministrativa)

en algunos casa la subsección recibe el nombre de oficina, división o sección.
FONDO ABIERTO: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas

administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística.
FONDO CERRADO: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de

producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas
naturales o jurídicas que los generaban.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona

natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
PRESTAMO DE DOCUMENTOS:
Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los

ciudadanos en general a utilizar la información contenida en los documentos de
acuerdo a los reglamentos establecidos y en los términos consagrados por la Ley.
31
Según la Ley 594 de 2000, en el título VI, Artículo 27. Acceso y consulta de los
documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de
archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
Según la Ley 594 de 2000, en el Articulo 29. Restricciones por razones de
conservación. Cuando los documentos históricos presentan deterioro físico

manifiesto al que su estado de conservación impida su acceso directo, las
instituciones suministran la información contenida en estos mediante un sistema de
reproducción que no afecte la conservación del documento, certificado su
autenticidad cuando fue el caso.
Derecho de los usuarios a obtener copia de los documentos en los términos

consagrados por la Ley.
32
SALIDA DE DOCUMENTOS
Según la Ley 594 de 2000, Artículo 30: Documentos Administrativos: Sólo por
motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los
Documentos de archivo.
Según la Ley 594 de 2000, Artículo 31: Documentos Históricos: En los archivos
públicos de carácter Histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida
temporal de los Documentos que conservan y en tal evento el jefe de Archivo deberá
tomar medidas que garanticen la integridad, la seguridad, los siguiente términos.
Motivos Legales.
Procesos Técnicos.
Exposiciones Culturales.
33
34
BIBLIOGRAFIA
http://www.archivogeneral.gov.co/leyes
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf
Guía Implementación Programa Gestión Documental, Archivo General de la Nación.
http://www.archivogeneral.gov.co/
www.google.com
Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica
el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
35
TALLER ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS
Nombre del estudiante
TALLER N° UNIDAD 1
1. ¿Qué es la administración documental?:

2. Mencione 3 leyes que rigen el Programa de Administración Documental.
3. ¿Para hacer el proceso de recibo de correspondencia en que Ley y acuerdo
nos debemos de apoyar para dicho proceso?
4. Haga un cuadro comparativo entre comunicaciones internes y comunicaciones
externas.
5. Caso:
Si en el proceso de recepción de los Documentos, a usted le entregan un
Documento personal, cual es el proceso que debe realizar con dicho
Documento.
1. Abre el sobre y radica la documentación que ahí allí.

2. Le dice a la persona que lo lleva que no lo puede recibir y le da sus
motivos.
3. Sin abrir el sobre le coloca un sello que dice Si no es personal, por favor
devolver la oficina de Administración documental para su trámite.
36

ADMINISTRATIVOS
TALLER N° UNIDAD 2
1. ¿Dentro de la Ley 594 de 2000, cual es el artículo que nos habla del Programa
del Gestión Documental?
2. Elabore un flujo grama de correspondencia enviada.
3. ¿Qué es confidencialidad?
4. ¿Cuál es el decreto por el cual se reglamenta el Servicio Postal?
37

ADMINISTRATIVOS

TALLER N° UNIDAD 3
1. ¿Cuántas clases de Archivo hay en una empresa u organización?

2. ¿Cuáles son los valores primarios y secundarios de los Documentos?
3. ¿Cuáles son los pasos del Programa de Gestión Documental?
4. ¿En la fase del Archivo Central, cuáles son los procesos que se desarrollan
del Programa de Gestión Documental?
38

ADMINISTRATIVOS

TALLER N° UNIDAD 4
1. Elabore un documento administrativo y aplíquele cada paso del Proceso de

Gestión Documental.
2. ¿Cuál es el Acuerdo que rige las Tablas de –retención Documental?
39

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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Bello Antioquia. Colombia

Versión: 0,1 Página: 2 de 39 Código: MO-PGA-PD-17

INTRODUCCIÓN DEL MODULO

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL?: Es el conjunto de normas

La Administración Documental regula la función archivística en las empresas,

Sabemos que la Administración Documental es una función de mucha

De acuerdo con lo anterior, vemos el papel tan importante de los archiveros y la

El mundo corporativo presente se enfrenta al reto que implica manipular de manera

Si manejamos sistemas computarizados para registrar la información, estos nos

Versión: 0,1 Página: 3 de 39 Código: MO-PGA-PD-17

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

La unidad de Administración Documental tiene a su cargo la recepción externa, la

ACTUALMENTE EXISTE UN MARCO LEGAL QUE REGULA LA

Para que el Programa de Gestión documental pueda ser gestionado de manera

Decreto 229 de 1995. Por el cual se reglamenta el Servicio Postal.

Acuerdo 049 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7

Versión: 0,1 Página: 4 de 39 Código: MO-PGA-PD-17

“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”, Ver anexo Acuerdo 049 de

Acuerdo 060 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la administración de

Acuerdo 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la

Acuerdo 060 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la administración de

Versión: 0,1 Página: 5 de 39 Código: MO-PGA-PD-17

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en

 COMUNICACIONES EXTERNA: Son las que se cruzan entre las entidades o

 COMUNICACIONES INTERNAS: Es la comunicación dirigida al cliente

Versión: 0,1 Página: 6 de 39 Código: MO-PGA-PD-17

mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y

El recibo de documentos es una de las tareas más importantes y definitivas en la

PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS.

1. RECEPCIÓN: Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distinta

Las comunicaciones que son entregadas par la persona interesada (o su

La recepción se fundamenta en una labor de inspección que no es más que la

En las comunicaciones de recepción directa:

 Si la comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario de ells.

Versión: 0,1 Página: 7 de 39 Código: MO-PGA-PD-17

 Si se trata de una comunicación oficial.

En las comunicaciones de recepción indirectas:

 Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida.

2. CLASIFICACIÓN: Consiste en separar los Documentos recibidos en los

COMUNICACIONES OFICIALES: Según el artículo 2 del Acuerdo 060de 2001, las

COMUNICACIONES PERSONALES: Según el artículo 2 del Acuerdo 060de 2001,

Este grupo es conocido con el nombre de Documentos radicables.

Estos últimos grupos reciben el nombre de Documentos no radicables.

Versión: 0,1 Página: 8 de 39 Código: MO-PGA-PD-17

3. APERTURA: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las

4. REVISIÓN: Según el artículo 10 del Acuerdo 060 de 2001, “las

Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarlo en la empresa.

PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES.

La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello que, al imprimírselo al

Este sello se conoce con el nombre de sello radicador y puede aplicarse el

La radicación de los Documentos oficiales es muy importante ya que se registra o se

Versión: 0,1 Página: 9 de 39 Código: MO-PGA-PD-17

radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o

Así mismo su parágrafo: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los

Según la Norma Técnica Colombia (NTC), el espacio para estampar el sello

6. REGISTO: Una vez se ha radicado las comunicaciones oficiales, se procede

Según el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001: “Registro de Comunicaciones

Versión: 0,1 Página: 10 de 39 Código: MO-PGA-PD-17

7. DISTRIBUCIÓN Y REPARTO: Una vez registradas las comunicaciones

En entidades que cuenta con una oficial de archivo y correspondencia la

Para asegurar la reserva de los documentos, estos se envían entre un sobre

CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE