RESUMEN ANALITICO EDUCATIVO

RAE

Título del texto RECIBO Y DESPACHO

Nombres y Apellidos del Autor Mary López Hernández, instructora
archivista. SENA, regional Antioquia
Año de la publicación 2003
Resumen del texto:
Recibo y despacho de documentos

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes al eficiente, efectivo y eficaz manejo de Ios documentos desde e l
mismo momento de su producción o recepción hasta Ia disposición finaI, busca
ndoque se cumpIa eI fin úItimo de Ios archivos, es decir que estén aI acceso
y a Ia consulta de todos Ios ciudadanos e instituciones.

UNIDADES DE CORRESPONDENCIA
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y
entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los
jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar
y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial,
mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros.
Que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a loa observación plena de los principios que rigen la administración
pública.
LA NORMALIZACION ESTA ORIENTADA A CUMPLIR LOS SUGUIENTES
REQUISITOS:
 Clase de correspondencia que se maneja en la entidad
 Uso o finalidad que se le dará
 Requisitos de presentación
 Tramites
 Normas legales de conservación
Los procedimientos de recibo y despacho de documentos se normalizan de
acuerdo con el tamaño, organización de cada entidad y el flujo de Ia
documentación, de dos formas:
 Manual
 Electrónica mediante un programa o software de correspondencia. Si este
programa se encuentra en red, todas la dependencia pueden incluso
observar desde sus pantallas la situación de las comunicaciones que
requieren.
CLASIFICACION DE LAS COMUNICASIONE:
Las comunicaciones se clasifican en dos partes.
 Comunicaciones externas: son las que se cruzan entre las entidades,
instituciones y entre personas naturales o viceversas
 Comunicaciones internas: son las que se cruzan entre la dependencias
de las mismas entidad o funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de
ella, en cumplimiento de sus funciones o para cumplir alguna instrucción

RESIBO DE DOCUMENTOS:
Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación
de los documentos que llegan a la empresa. Por tanto, es necesario canalizar el
recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y
procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.
EI correo que IIega a Ias empresas por Ios distintos medios
(personal, mensajero, buzón, correo normal y electrónico, fax, etc.) debe ser
canalizado por una dependencia o persona, según el tamaño de Ia organización
y el flujo documental, Ya que es una de las tareas más importantes

PASOS PARA EL RESIBO DE DOCUMENTOS:

Resección.
La recepción se fundamenta en una Iabor de inspección que no es más que
Ia revisión de Ios documentos para determinar
Las comunicaciones de resección directa:
 Si la comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario de ella
 Si se trata de una comunicación oficial
 Si el sobre o empaque viene en buen estado
Las comunicaciones de recepción indirectas:
 Si el asunto de que tratan le compete a la dependencia a la que va
dirigida
 Si están firmadas
 Si la fecha es actual
 Si la comunicación se cita el domicilio del remitente
 Si se menciona la remisión de anexos, que estos estén completos.

Clasificación: consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes
grupos:
Este grupo es conocido con el nombre de documentos radicables.
 Documentos contables
 Folletos ,revistas y publicaciones
 Propaganda
Apertura:
Se trata de Ia apertura deI sobre o empaque de Ias comunicaciones
oficiales, para Ia extracción deI documento y de sus anexos.

Revisión:
Ias comunicaciones oficiales que ingresen a Ias instituciones deberán ser
revisadas, para verificar Ia competencia,
Ios anexos, eI destino y Ios datos de origen deI ciudadano o entidad que
Ias
remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si
escompetencia de Ia entidad, se procederá a Ia radicación deI mismo.
Radicación: radicación es el procedimiento por medio deI cual, Ias entidades
asignan un número consecutivo, a Ias
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de Ia fecha y hora
derecibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con Ios
términos de vencimiento que establezca Ia Ley. Estos términos, se empiezan a
contar a partir deI día siguiente de radicado el documento.
Procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales:
La radicación se efectúa mediante Ia impresión de un seIIo que, aI imprimírsel
o aI documento, indica que es de propiedad de Ia empresa.
Este sello se conoce con el nombre de sello radiador y puede aplicarse
al documento en forma manual, mecánica o sistematizada.
La radicación de Ios documentos oficiales es importante porque con Elia se
ubica o matricula oficialmente el documento en Ia empresa, indicando el número
de orden
en que se recibió, Ia fecha en que fue recibido, quien Io atendió, si se Ie dio
respuesta y en que fecha, además permite obtener otros datos como su situació
n actuaI, es decir si se encuentra aún en aIgún trámite o en que serie se encuen
tra archivado.

Registro:
Una vez radicado las comunicaciones oficiales, se procede al registro que
consiste en la anotación de los datos más significativos de la comunicación en
un formato de registro para su control y tramite dentro de la entidad.
Distribución o reparto:
Es una entidad pequeña, donde la secretaria es la responsable del recibo se la
documentación, es ella misma quien hace las entregas personalmente ya que
por lo regular el personal está ubicado en oficinas contiguas o despachos
colectivos o por lo tanto su desplazamiento es una área muy limitada.
Control de correspondencia de trámite:
Este control consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal
sin demora ni extravió en toda la consecuencia del trámite.
Cuando una dependencia requiere traspasar documentos a otra para que los
atiendan o se enteren de su contenido, se emplea un formato aviso de traspaso
de documentos para informar a la oficina de correspondencia y archivo para que
obstaculice el registro
Documentos no radicables:
 Comunicaciones personales: estas no deben de abrirse, simplemente
se les imprime la fecha de recibo, en el sobre, y se les estampan un sello
con la siguiente observación.
 Documentos contables: estos documentos requieren un trámite
especial, puesto que su trámite es diferente al de la correspondencia
ordinaria.
 Folletos revistas y publicaciones: este material hace parte de la unidad
de información diferente de archivo, pero el control de su rotación es
función de la dependencia encargada del recibo y despacho del
documento.
Programada: estos documentos no requieren de ningún control especial, en el
momento que se reciben se determinan si son de interés para alguna de las
dependencias u oficinas y se relacionan con el control de entrega de
correspondencia.
Recepción de documentos:
 Registro de correspondencia externa recibida
 Registro interno de correspondencia recibida
 Rotación de folletos y revistas
 Control de documentos contables
 Control de correspondencias interna enviada
 Recordatorio de correspondencia recibida y en tramitación
 Aviso de traspaso de documentación
Procedimiento para el recibo de documento:
1. Recepción
2. Clasificación
3. Apertura
4. Revisión
5. Radicación
6. Registro
7. Dependencia
Palabras Claves  Gestión documental
 Recibo de documentos
 Despacho de documentos
 Comunicación
 Recepción
 Clasificación
 Apertura
 Revisión
 Radicación
 Registro
 Reparto
 dependencia
Problema que aborda el texto:

En muchos casos es la desinformación por parte del personal que ocupa los
cargos en gestión documental y el recibo y despacho de documentos, por lo
tanto hace que las instituciones y empresas y organizaciones tengan
deficiencias en esta área y no aporten lo suficiente para que sean competitivas.

Objetivos del texto:

Proporcionar conocimiento, conceptos, técnicas para aplicar en la gestión

documental para llegar a una normalización y así atender eficientemente la
recepción y distribución de documentos.

Hipótesis planteada por el autor:

La hipótesis que podemos sugerir es que la suposición del autor se basa en la

deficiencia que existe en aplicar los conceptos en la recepción y despacho de
documentos en el área de gestión documental por lo tanto describe y explica los
pasos en los diferentes procesos.

Tesis principal del autor:

La propuesta u opinión que el autor intenta demostrar, es que aplicando los

conceptos y técnicas explicados en la publicación podemos formar talento
humano que aporte a las áreas de gestión documental y así mejorar los
procesos en esta área.
Argumentos expuestos por el autor:

Para demostrar o argumentar la propuesta de la autora en primera instancia

decimos que la Ley General de Archivos señala que las entidades deben
elaborar programa de gestión de documentos en cuya aplicación deben
observarse los principios y los procesos archivísticos, como segundo podemos
decir que las instituciones tienen la obligación de reforzar las oficinas de
correspondencia, proporcionar ambiente, conocimiento, tecnologías, capacitar y
actualizar al talento humano para así atender eficientemente la recepción y
distribución de los documentos.

Conclusiones del texto:

Como primera instancia podemos concluir que la gestión documental consiste

en un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda la
documentación de una organización, en segunda instancia decir que por la gran
variedad de documentos que llegan a las entidades, se debe normalizar el
procedimiento para su manejo y control dentro de la misma, para no cometer
errores o tener problemas con los destinarios.
También podemos concluir que es una tarea muy importante, por lo tanto se
debe crear un control que permita comprobar el recibo y la transmisión de los
documentos recibidos, estableciendo responsabilidades Por parte de las
personas encargadas el almacenamiento, esto se basa en la organización y la
ubicación de los documentos, por lo tanto es necesario canalizar el recibido a
través de la oficina y establecer normas y procedimientos.

Bibliografía citada por el autor:

 Ley general de archivos de Colombia

 Norma técnica colombiana creada por el INCOTEC
 Manual práctico de REDACCION COMERCIAL

Nombre y apellidos de quien CLAUDIA ALVAREZ ANGULO

elaboró este RAE

Fecha en que se elaboró este 04 De Abril del 2020

RAE
Imagen (mapa conceptual) que resume e interconecta los principales
conceptos encontrados en el texto:

Comentarios finales:
El documento el cual leímos, analizamos, realizamos resumen me pareció muy
práctico, sencillo de leer y aplicar, me pareció que la autora fue muy asertiva
recopilando y proporcionando este conocimiento para ayudar a las generaciones
que se están preparando para ser profesionales competitivos y poder ofrecer a
las organizaciones el mejor talento humano.