Temario Promoción Interna 6 Plazas de Administrativo C1 (BOP nº 171 de 21-7-09)

Autor: Jacinto José Jiménez Luján

TEMA 26
CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO.
FUNCIONES DE LOS MISMOS Y CLASES. ESPECIAL
CONSIDERACIÓN AL ARCHIVO DE GESTIÓN. ANÁLISIS
DOCUMENTAL: DOCUMENTOS OFICIALES. EL EXPEDIENTE
ADMINISTRATIVO: SU FORMACIÓN. DOCUMENTACIÓN DE
APOYO ADMINISTRATIVO.

1. CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO.

a) Documento:

La Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común (LRJAP) define al documento público
administrativo como todo aquél válidamente emitido por los órganos de las
Administraciones Públicas.

Según el artículo 49 de la Ley del Patrimonio Histórico Español, se entiende por

documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

Desde el punto de vista administrativo, documento sería toda información o hecho

fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o
acreditar algo.

Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos

válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada
Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan
atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o
privados.

Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y

eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

b) Registro:

Se conocen con el nombre de registros aquellos lugares donde se anotan y

relacionan una serie de cosas y los actos que les afectan. Así, existe, por ejemplo, el
Registro de la Propiedad en el que se encuentran inscritos todos los tipos de propiedades,

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cada una en su departamento, así como los actos que les afectan, como por ejemplo
transmisiones (venta o herencia), cargas (hipoteca, embargo), etc.

Pero también se conocen como registros aquellos libros u otros medios donde se
anotan y relacionan todo tipo de actos documentales de una entidad. Como se ha visto en
el apartado anterior la variedad de documentos es grandísima, de aquí que la de los
registros también lo sea; no sólo por la variedad de documentos sino por los distintos
enfoques que se le puede dar a un registro; pues un documento puede estar registrado en
dos o más lugares. Por ejemplo, un documento que llega a una entidad se registrará
primero en el registro de entrada, probablemente en el dedicado específicamente a ese
tipo de documento, y al pasar al archivo en el de entrada del mismo.

Enumerar y dar un formato de cada tipo de registro sería una tarea ardua y difícil
por su gran variedad, porque a cada entidad le puede interesar un aspecto diferente de
cada documento. Pero lo que sí contiene generalmente un registro es:

-Número de inscripción del documento. Los documentos se enumeran

correlativamente según su orden cronológico de llegada o salida.

-Número de documento si lo posee. Algunos documentos al ser redactados se les

asigna un número, éste es el que se registra.

-Fecha de llegada, elaboración o salida según proceda en cada caso.

-Lugar o persona del que procede o a donde va dirigido, dependiendo de que el

documento llegue o salga de la entidad o departamento que realiza el registro.

-Persona o departamento a donde es enviado para su estudio o tratamiento.

-Extracto del contenido, que dependerá de la información contenida en el

documento que interese al ente que realiza dicho registro.

c) Archivo:

La Real Academia de la Lengua define esta palabra como el conjunto de

documentos archivados, al mueble o muebles que los contienen y a la habitación o
edificio utilizado con tal objeto. Desde el punto de vista administrativo se entiende por
archivo el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por
cualquier entidad pública o privada, persona física o jurídica y conservados como
garantía de derechos, como fuente de información para la gestión administrativa y la
investigación, o con cualquier otro fin. Asimismo, se entiende por archivo aquella
institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar, comunicar y
difundir, por medio de técnicas apropiadas, dichos conjuntos de documentos para el
cumplimiento de los fines antes enumerados.

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El artículo 59.1 de la Ley del Patrimonio Histórico Español establece que son
Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos
por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al
servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión
administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se
reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos
conjuntos orgánicos.

El artículo 61.2 de dicha ley establece que los Archivos de titularidad estatal y
carácter nacional serán creados mediante Real Decreto.

2. FUNCIONES DE LOS MISMOS Y CLASES.

2.1. FUNCIONES DEL REGISTRO

El artículo 13 del Reglamento de Presentación de Documentos ante la

Administración General del Estado y Régimen de las Oficinas de Registro establece que
las oficinas de registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan las
siguientes funciones:

• La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier

órgano o entidad de cualquier Administración pública.

• La expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y

comunicaciones.

• La anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y

comunicaciones.

• La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, órganos o

unidades destinatarias.

• La expedición de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos

deban aportar junto con una solicitud, escrito o comunicación así como el registro
de dicha expedición.

• La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de documentos

originales aportados por los interesados.

• Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

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2.2. FUNCIONES DEL ARCHIVO

Las funciones de los archivos se pueden clasificar en las siguientes:

• Adquisición o recogida de la documentación, que implica el conocimiento y

valoración de la documentación, la participación en el proceso de creación
documental, la normalización de la tipología documental, la programación y
listados de expurgos, la transferencia y canalización de las remesas de
documentos, la coordinación entre servicios productores y el archivo y la recogida
y reclamación de la documentación.

• Conservación de los documentos, que implica controlar el medio ambiente para

crear un microclima artificial ideal para el documento y su porvenir (exceso o
falta de humedad, de temperatura, insectos, etc.).

• Difusión de la documentación, que puede llevarse a cabo bien a través de

programas de publicación por medio de sistemas tradicionales de diversos tipos de
instrumentos informativos, o bien creando sistemas informatizados para la
descripción y difusión de la información archivística. Por otra parte, el artículo
105.b de la Constitución establece que una ley regulará el acceso de los
ciudadanos a archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la
seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las
personas. Este mandato lo cumplen los artículos 37 y 38 de la LRJAP.

2.3. CLASES DE ARCHIVOS Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN

Los archivos se pueden clasificar, en una genérica clasificación, en públicos y

privados.

Los archivos públicos son aquellos que recogen documentos gestionados y

tramitados por la Administración Pública y aquellos que se dedican expresamente a la
conservación de documentos que tengan interés público.

Una posible clasificación de los archivos públicos es la que diferencia entre:

• Archivos históricos: Son los que custodian documentos que tienen valor histórico
en sí mismos.

• Archivos administrativos: Son los que conservan documentos de utilidad para el

buen funcionamiento de la Administración y cuya organización corresponde a los
servicios, entidades o instituciones que generan, reciben o gestionan los

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documentos que contienen. Se pueden distinguir los siguientes tipos de archivos

administrativos:

o Archivos de gestión: Se crean con la finalidad de guardar todos los

documentos y expedientes en cuya tramitación intervengan los
funcionarios. En estos archivos se custodian los documentos mientras dura
la tramitación de los expedientes.

o Archivos centrales: El Archivo Central de cada Ministerio recibe la

totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos
de resolución que afecten de algún modo a derechos o intereses del Estado
o de los administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se
hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la
total ejecución de sus pronunciamientos. Tales expedientes proceden de
los Archivos de Gestión de las dependencias centrales e institucionales del
Ministerio de que se trate. La remisión de expedientes al Archivo Central
se producirá anualmente. Los expedientes permanecen custodiados en el
Archivo Central durante quince años, tras los cuales pasan al Archivo
General de la Administración Civil.

o Archivos intermedios: Son los encargados de recibir y tratar los

documentos procedentes de los distintos Archivos centrales y custodiarlos
hasta que, en su caso, pasen a los Archivos Históricos.

Los criterios de ordenación más frecuentes son los siguientes:

• Orgánico, que se basa en el órgano del que proceden los documentos.

• Funcional, que se basa en las diversas funciones o competencias de cada órgano.

• Numérico, que se basa en la atribución de números de forma correlativa a cada

documento o conjunto de documentos.

• Alfabético.

• Cronológico.

• Decimal.

• Geográfico o topográfico, que se basa en las divisiones de un territorio.

• Mixto, que se basa en la combinación de los anteriores criterios de forma conjunta

o sucesiva. Es el criterio más utilizado.

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3. ESPECIAL CONSIDERACIÓN AL ARCHIVO DE GESTIÓN.

El archivo de gestión, también llamado archivo de oficina, está formado por todos
los documentos recientes, generalmente de cero a cinco años, de valor primario o
administrativo. Es el primer archivo donde ingresan los documentos administrativos. Los
documentos depositados en este archivo tienen plena vigencia administrativa, por lo que
su conservación ha de ser total, sin eliminación o expurgo alguno. Sólo pueden acceder a
estos archivos quienes tengan la condición de interesados en los procedimientos
administrativos.

El tratamiento de la documentación de los archivos de gestión consiste,

básicamente, en:

- Iniciación en el registro general.

- Formación de expedientes.
- Clasificación.
- Ordenación.
- Recuperación de la información.
- Transferencia de fondos.

Los documentos de los archivos de gestión dan testimonio, ofrecen información y

tienen potencialmente valor histórico.

El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar los

documentos y mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamente necesario fijado por la
entidad o el que resulte imprescindible para realizar sobre el documento las operaciones
oportunas. Sólo deberán estar por tanto los documentos en poder del funcionario el
tiempo oportuno, sin que sirva el archivo como lugar permanente de almacenamiento,
debiéndose enviar los documentos a otros puestos de trabajo para que siga su tramitación
o bien a los archivos semiactivos de los departamentos si se ha terminado el trabajo sobre
éstos.

El archivo de gestión debe estar perfectamente ordenado para facilitar la rapidez

de actuación y la perfecta localización del documento.

En cuanto a los servicios que prestan estos archivos diferenciamos el servicio a la

Administración y el servicio a los ciudadanos.

El servicio a la Administración que pueden dar los archivos de gestión es la

consulta directa, es decir, la consulta del documento original.

Por su parte, los archivos de gestión prestarán a los ciudadanos un servicio de

consulta indirecta. Ésta sólo se podrá hacer por los propios interesados o por sus

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representantes y consiste en la consulta de la fotocopia de un documento, la compulsa o

certificación de la misma y la información telefónica o por carta sobre el contenido de un
documento.

4. ANÁLISIS DOCUMENTAL: DOCUMENTOS OFICIALES.

Los documentos se pueden clasificar de la siguiente manera:

Privados.

Públicos u oficiales, que se clasifican, a su vez, en:

o Legislativos.
o Judiciales.
o Administrativos: Pueden distinguirse los siguientes documentos
administrativos:
• Resolutorios: Son las resoluciones.
• De instrucción:
o Informes.
o Pliegos de cargo.
• De comunicación:
o Oficios: Son los documentos a través de los cuales
una autoridad o funcionario público comunica algo
a otro.
o Anuncios.
o Notificaciones.
• De constancia:
o Actas: Son los documentos en que se hacen constar
los debates y acuerdos de órganos colegiados. El
artículo 27 de la LRJAP establece que de cada
sesión que celebre el órgano colegiado se levantará
acta por el Secretario, que especificará
necesariamente los asistentes, el orden del día de la
reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que
se ha celebrado, los puntos principales de las
deliberaciones, así como el contenido de los
acuerdos adoptados.
o Certificados: Son los documentos que dan fe de
extremos concretos contenidos en un expediente.
o Diligencias: Son los documentos en los que se hace
constar una determinada actuación material.

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5. EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO: SU FORMACIÓN.

El Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el

Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales
(en adelante ROFJ), nos dice, en su art. 164 que constituye expediente el conjunto
ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la
resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos
documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias
deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios
encargados de su tramitación.
Los expedientes se iniciarán:
a. De oficio, cuando se trate de necesidades del servicio público o de exigir
responsabilidades a los miembros o funcionarios de las Corporaciones Locales.
b. A instancia de parte, cuando se promueven para resolver pretensiones deducidas
por los particulares.
El art 167 ROFJ señala que la tramitación de los expedientes se simplificará
cuanto sea posible.
En ningún caso podrán los funcionarios, ponencias o comisiones abstenerse de
proponer, ni la Corporación de resolver a pretexto de silencio, oscuridad o insuficiencia
de preceptos legales aplicables al caso.
Cuando se hayan de desglosar documentos de los expedientes, se hará constar el
hecho y se dejará copia autorizada por el jefe de la unidad administrativa correspondiente,
en sustitución de aquellos.
Los expedientes o documentos originales sólo podrán salir de las oficinas por
alguna de estas causas:
a. Que soliciten, mediante escrito, su desglose quienes lo hubieren presentado, una
vez que hayan surtido los efectos consiguientes.
b. Que hayan de enviarse a un organismo público en cumplimiento de trámites
reglamentarios o para que recaiga resolución definitiva, y
c. Que sean reclamados por los Tribunales de Justicia.
De todo documento original que se remita se dejará fotocopia o copia autorizada
en el archivo.

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En los expedientes informará el jefe de la dependencia a la que corresponda

tramitarlos, exponiendo los antecedentes y disposiciones legales o reglamentarias en que
funde su criterio (art. 172 ROFJ).

Los informes para resolver los expedientes se redactarán en forma de propuesta de

resolución y contendrán los extremos siguientes:
a. Enumeración clara y sucinta de los hechos.
b. Disposiciones legales aplicables y alegación razonada de la doctrina, y
c. Pronunciamientos que haya de contener la parte dispositiva.
Conclusos los expedientes, se entregarán en la Secretaría de la Corporación que,
después de examinarlos, los someterá al Presidente.
Para que puedan incluirse en el orden del día de una sesión, los expedientes
habrán de estar en poder de la Secretaría tres días antes, por lo menos, del señalado para
celebrarla.
Los expedientes tramitados pasarán periódicamente al archivo y tendrán índice
alfabético duplicado en que se exprese el asunto, número de folios y cuantos detalles se
estimen convenientes (art. 179 ROFJ).

6. DOCUMENTACIÓN DE APOYO ADMINISTRATIVO.

Es el conjunto de documentos obtenidos para servir de apoyo o de ayuda a la

gestión administrativa. Es el conjunto de folletos, impresos, fotocopias de informes y, en
general, escritos remitidos por otras oficinas, que se destruyen una vez cumplida su
misión informativa.

La documentación de apoyo debe organizarse de forma separada del resto de

documentos del archivo, de manera que nos permita destruir esta documentación sin
alterar el resto del expediente.