ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

DIAGRAMA DE PARETO

MATERIAL DE APOYO PARA EL ENSAYO.

LECTURA.

MATERIAL DIDÁCTICO CON FINES EDUCATIVOS.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

El tiempo es un recurso muy importante para cualquier persona sea cual sea la
tarea que realice, en el hogar, en las actividades diarias, el trabajo, etc. En el
ámbito económico, la pérdida de tiempo está ligado a una mala gerencia ya la
perdida de dinero.

La alta gerencia debe tener en cuenta el aprovechamiento máximo de este

recurso, para la administración del tiempo, la organización y la planificación son
factores claves.

El objetivo es organizar adecuadamente el tiempo y las tareas a realizar en ese

tiempo, de esta manera aprovechar al máximo el mismo. Por otro lado, es
importante aprender a detectar las causantes de pérdida de tiempo, para ejercer
correcciones y evitarla en la medida posible.

Antes de pasar a dar definiciones, técnicas, importancia, causa, entre otros puntos
importantes en el tema es necesario que entendamos que el tiempo es un recurso
único, que se debe apreciar y valorar como tal, ya que no se ahorra, pasa, no se
retrocede y además imposible recuperar.
Definición de administración del tiempo

La administración de tiempo se concibe como la manera, la habilidad o la destreza

de hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y el de
nuestro entorno social. Considerado como la administración de sí mismo,
ejerciendo un orden y planificación adecuada de las tareas y actividades,
coordenadamente con las metas y objetivos propuestos.

Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una buena
coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las cualidades
individuales de los empleados, procurar que las tareas no se repitan, que exista
buena comunicación entre los diferentes departamentos dentro de la empresa.

Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las diferentes

tareas o acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien sea a corto, medio
o largo plazo, es ineludible comenzar por:

 Establecer metas y objetivos.

 Identificar las prioridades.
 Conocer herramientas habituales en torno a la organización y planificación de
actividades en razón del tiempo, por ejemplo, el uso de anotaciones, llevar una
agenda diaria, etc.
 Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de las tareas
en tiempo concreto.
 Escoger las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las metas
propuestas dando mayor importancia a las prioritarias.
Por otro lado es vital detectar los elementos que ocasionan pérdida de tiempo,
para minimizar su efecto y lograr una buena gerencia, entre estos se encuentran:

 Mala planificación.
 Adquirir exceso de compromisos, nunca se debe comprometer con más tareas
de las que puede cumplir, ni intentar abarcar un área muy amplio de
actividades.
 Falta de intrusiones claras.
 La impuntualidad.
 Prolongación en la toma de decisiones importantes.
 Confusión al detectar las prioridades.
 Llamadas telefónicas improductivas o personales en horarios de trabajo.
 Reuniones no planificadas o planificadas a destiempo.
 Falta de delegación, delegar es una manera de compartir tares y aprovechar el
tiempo.

Importancia de administrar el tiempo

Gestionar el tiempo de manera adecuada, es una de las características de un

trabajador productivo, en lo personal a nadie le sobra tiempo, a menudo
quisiéramos tener más horas al día para alcanzar hacer aquellas actividades que
tenemos propuestas. Por eso, la administración del tiempo engrana la planificación
de los procesos, las tareas y actividades en la empresa, como factores que
garantizan la productividad de la misma.

La capacidad de administrar el tiempo que tengan los trabajadores, es el punto de

referencia del rendimiento del mismo y de la obtención de resultados. Que distinga
el carácter de urgencia de una actividad, la necesidad de efectuarla o no, cumplir
con los plazos, etc. Favorece a la satisfacción personal del trabajador y contribuye
a alcanzar las metas establecidas.

Hoy día el elemento diferenciador de cualquier profesional o empresa es la

eficiencia, la misma consiste en producir un resultado satisfactorio con el uso
mínimo de recursos, considerando que el recurso más significativo de cualquier
individuo es su tiempo.

Para la gran mayoría de personas el tiempo es un elemento abstracto e intangible,

como hablar del aire. En la cultura anglosajona y asiática, el tiempo es tangible,
como hablar de dinero. Cada hora del día es un billete que se invierte y no se
puede guardar para después. Suena algo fuerte y materialista, pero es aquí donde
está la clave y la explicación del por qué algunos países han alcanzado el
desarrollo y otro no, por qué unos producen más dinero y por qué unos trabajan
menos que otros.

Técnicas para administrar el tiempo

 Hacer y usar listas: La gran mayoría de métodos de administración de tiempo

rondan en torno a la creación y el uso de listas, la razón es simple, es imposible
guardar toda la información en tu cabeza. Por ejemplo:
 Una agenda anual que contenga los pendientes diarios más importantes.
 Detalle de cosas por hacer ordenado por mes, semana y día.
 Directorio de personas por llamar, organizada por orden alfabético.
 Planeación de reuniones y conferencias, con el contenido de ideas y puntos a
tratar, etc.
 Recortar las reuniones: Muchas reuniones no son realmente necesarias y
terminan siendo una pérdida considerable de tiempo, es buena idea
implementar una estrategia para minimizarlas en lo posible.
Las reuniones para medir o comentar los alcances de trabajo deben hacerse una
vez al mes, las reuniones semanales se tornan repetitivas, los avances también se
pueden llevar por escrito y reflejarse en un sistema de acceso al equipo o área en
general, así se evita perder horas de trabajo productivo en charlas que no traerán
fruto alguno.

 Bloquea tu tiempo: Consiste en bloquear tiempo diario para uno mismo, para
realizar actividades que necesitan dedicación y para las cuales a veces no
queda tiempo. El objetivo de esto es tener algo de tiempo sin asignar para
usarlo en tareas importantes previniendo que otra actividad ocupe ese tiempo
en tu lista de actividades.
 Aprovechar los tiempos muertos: Hoy en día con la tecnología de avanzada
todo es posible, leer un libro, un seminario, videos de información útil, desde
una Tablet, una portátil, tu Smartphone, etc. Puedes aprovechar tu tiempo
muerto, la espera en el banco, en el aeropuerto, atorado en el tráfico y obtener
información valiosa y provechosa para tu crecimiento personal y laboral.
DIAGRAMA DE PARETO

CONTENIDO EXTRAIDO DE:

https://rockcontent.com/es/blog/diagrama-de-pareto/

Valiéndose de su principio, la regla 80/20, el diagrama de Pareto

permite asignar un orden de prioridades y facilita, de este modo, el
estudio de las fallas en las empresas o, incluso, de la estrategia de
marketing.

El diagrama de Pareto permite determinar irregularidades de una

organización, identificar sus puntos de mejora y definir cuál plan de
acción es primordial para atacar sus pérdidas.

¿Quieres conocer más sobre el diagrama de Pareto, las ventajas de

aplicarlo y cómo hacer uno? ¡Continúa leyendo!

¿Qué es el diagrama de Pareto?

El diagrama de Pareto es una gráfica que organiza valores, los cuales están
separados por barras y organizados de mayor a menor, de izquierda a derecha
respectivamente.

Esta gráfica permite asignar un orden de prioridades para la toma de

decisiones de una organización y determinar cuáles son los problemas más
graves que se deben resolver primero.

Su finalidad, es hacer visibles los problemas reales que están afectando el

alcanzar los objetivos de la empresa y reducir las pérdidas que esta posee.

Además, permite evaluar previamente, cuáles son las necesidades del público
objetivo y cómo satisfacerlas con nuestro producto o servicio, logando también,
el objetivo del mercadotecnia.

¿Cómo surgió el diagrama de Pareto?

Fue enunciado por primera vez por el ingeniero, sociólogo, economista y filósofo
italiano Vilfredo Pareto (1848-1923).

Mediante su estudio sobre la división de la riqueza en Italia en aquella época, llegó

a la conclusión de que el 80% de la riqueza estaba en manos del 20% de la
población y el otro 20% de riqueza estaba en el 80% restante.

Al determinar esto, lo publicó por primera vez en 1896 en su “Cours d’économie

politique”.
¿Cómo funciona el principio de Pareto?

Representa la regla 80/20, es decir, que, en la mayoría de las situaciones, el 80%

de las consecuencias son debido al 20% de las acciones o el 80% de los defectos
de un producto se debe al 20% de las causas.

En otras palabras, podemos decir que, aunque muchos factores contribuyan a

una causa, son pocos los responsables de dicho resultado.

A pesar de que la relación no siempre es exacta, normalmente sí se cumple el

principio de Pareto y es la base de este diagrama.

¿Cuáles son los elementos del diagrama de Pareto?

El diagrama de Pareto está conformado por una estructura dividida en tres partes:

 El eje “Y” izquierdo es la frecuencia de la ocurrencia del problema.

 El eje “Y” de la parte derecha es el porcentaje acumulado del número total
de ocurrencias.
 La parte inferior del eje “X” muestra los problemas, quejas, defectos o
desperdicios que se presentaron.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el diagrama de Pareto?

Al permitirnos enfocar en lo que en realidad afecta a la empresa, el diagrama de

Pareto logra:

 que la empresa mejore continuamente;

 el análisis y priorización de problemas;
 optimizar el esfuerzo y tiempo al centrarse en aspectos cuya mejora tendrá
un impacto directo;
 proporcionar una visión sencilla y completa de los problemas;
 hacer que la gráfica sea fácil de comprender;
 estimular al equipo de trabajo en la búsqueda de la mejora continua;
 de forma anticipada, verificar cuál es la mejor herramienta de
automatización se puede usar o comprar para nuestra estrategia
de marketing.

Además, el diagrama de Pareto permite comparar los diagramas de un mismo

problema en tiempos diferentes, logrando así determinar si hubo mejoras, cambios
y efectos positivos en dichos problemas.
¿En qué áreas es posible aplicarlo en una empresa?

El diagrama de Pareto se puede aplicar en todas las áreas de la empresa de

forma similar. A continuación, te mostraremos algunas de ellas:

Área de producción

El 20% de los procesos de una empresa genera el 80% de sus productos o

servicios.

Área de ventas

El 80% de las tratativas cerradas por la fuerza de ventas son generadas por el

20% de los productos y 20% de los clientes generan el 80% de los ingresos.

Área de gerencia

El 80% del éxito de una empresa proviene del 20% de sus empleados.

Área de reclamos y sugerencias

El 20% de los rechazos del producto representa al 80% de las quejas de

los clientes.

Gestión de almacenes

El 80% del costo del inventario representa el 20% de los productos.

Control de calidad

El 20% de los defectos afectan al 80% de los procesos.

¿Cómo hacer un diagrama de Pareto en una organización?

A continuación, te diremos los pasos y un ejemplo para que realices

adecuadamente un diagrama de Pareto, ¡continúa tu lectura!

1. Selecciona qué aspecto vas a analizar

Es primordial que determines cuál es el problema que te está causando pérdidas,

ya sea de tiempo, ventas, personal, entre otros.

2. Agrupa los datos

Debes dividir por celdas según la categoría y el número de frecuencia (u

ocurrencia).
La categoría (o problemas) son los más comunes que observas en tu sitio web.

La frecuencia es, de un determinado número de clientes, cuáles se quejaron por

cuál problema.

3. Ordena los datos

Organiza tu tabla de acuerdo con el orden decreciente de frecuencia y agrega la

frecuencia acumulada de los casos sumando la frecuencia anterior con la
siguiente.

4. Añadir valores porcentuales

Añadir otra columna para agregar los valores porcentuales unitarios.

El cálculo se determina mediante la fórmula: La frecuenca/total de frecuencia x

100

Ejemplo: atraso de entrega= (20/70) x 100= 29% (aproximado).

5. Agregar los porcentajes acumulados

Al igual que la frecuencia acumulada, se suma el porcentaje unitario anterior con

el siguiente.

6. Construir el diagrama de Pareto

Luego, con los datos de la tabla anterior, se delinea el diagrama, sus ejes de
ordenadas, se insertan los datos (en orden descendientes) y se agregan las
barras.

Con los datos del porcentaje acumulado, se coloca un punto céntrico en cada
barra y luego se unen con una línea.

Para ir finalizando, se analiza el gráfico.

Para concluir este diagrama, se agregan datos como la fecha, título, qué se
estudió, medidas correctivas a aplicar.
Para concluir

Recuerda que el diagrama de Pareto te permite asignar un orden de prioridades,

direccionando tus esfuerzos y tiempo al 20% de las causas que logran solucionar
el 80% de los problemas de la empresa.

Debido a esto, te posibilita ser más proactivo y eficaz al enfocarte en realizar las

actividades que realmente otorgan resultados.

¿Quieres conocer otras herramientas para analizar y mejorar el rendimiento de tu

empresa? Si es así, continua tu lectura y aprende sobre el análisis FODA. ¡Te será
muy útil!