Guia Modulo 6

Módulo
6
Gestión Administrativa y
Liderazgo Gerencial
GESTIÓN EFECTIVA DEL

TIEMPO
Diplomado En Gestión Administrativa Y Liderazgo Gerencial - Módulo 6
Objetivo General
Finalizado el módulo, los/las participantes serán capaces de :
Desarrollar habilidades y destrezas necesarias para el manejo de

herramientas que permitan adquirir hábitos para la optimización del uso
del tiempo, incrementando la productividad y gestionando de manera
efectiva el tiempo, para un desempeño eficiente.
INFOTEP 2
Contenido
Objetivo General 2
Gestión Efectiva del Tiempo. 4
Tiempo y productividad 6
Técnicas para la eficiencia de tiempo 8
Situación de partida 8
Técnicas para la eficiencia de tiempo 10
Dificultades más comunes para gestionar el tiempo 16
Razones para gestionar el tiempo 17
Los ladrones del tiempo. 18
Estrategias para gestionar el tiempo 20
Establecer objetivos 20
Priorizar tareas (Urgentes, Necesarias, Importantes) 23
¿Cómo establecer prioridades? 23
Escribir el plan diario, semanal, mensual. 26
Rentabilizar las reuniones 28
Mitos sobre la gestión del tiempo 31
INFOTEP 3
UNIDAD I
Gestión Efectiva del Tiempo.

Veamos el significado de Gestión Efectiva del Tiempo para ello vamos a
definir cada uno de los conceptos
La gestión (Management)/ Administración es el proceso en virtud del

cual se manejan una variedad de recursos esenciales con el fin de
alcanzar los objetivos de la organización. Es la actividad que desarrollan
los directivos en el seno de una empresa u organización.
Efectiva Se aplica la cualidad de efectiva o efectividad a aquellas

personas, actividades que generan a través de acciones los resultados
apropiados y esperados para cada situación. Efectiva puede ser también
algún tipo de invención o fenómeno, siempre y cuando demuestre que
el objetivo por el cual ha sido creada puede ser cumplido de manera
adecuada.
Esta noción supone la aplicación de ciertas acciones, actitudes o

soluciones ante determinadas situaciones. Normalmente, esas
acciones deben asegurar los resultados esperados a fin de ser
consideradas efectivas. En otras palabras, también podemos decir que
una actitud o respuesta efectiva es aquella que busca, como objetivo
principal, lograr un efecto.
Tiempo: Período determinado durante el que se realiza una acción o

se desarrolla un acontecimiento.
INFOTEP 4
Por lo que si unificamos los tres conceptos podríamos definir “La

Gestión/ administración Efectiva del tiempo”:
La administración Efectiva del tiempo se puede definir como una manera

de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como
uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.
La Gestión Efectiva del Tiempo es uno de los puntos clave en el camino
hacia la búsqueda de una dirección eficaz y de una empresa eficiente.
A la hora de buscar una mejora de la ejecución de los procesos, tenemos

que tener en cuenta el refrán de “El tiempo es oro” que se puede adaptar
de la siguiente forma: la eficacia a la hora de realizar una actividad incide
en los beneficios que se consiguen con ella.
Cuando se refiere al tiempo no se refiere a cuánto tenemos…. sino al

cómo hacemos uso de este. Hasta las personas de mayor popularidad
en todos los aspectos políticos, culturales, sociales poseen el mismo
tiempo que nosotros, es decir, El tiempo no varía por responsabilidades,
posiciones, dinero ni de persona en persona.
INFOTEP 5
La clave en la administración del tiempo es “El control de los eventos”, Si

yo no controlo los eventos en mi vida, los eventos me controlarán a mí.
Se define como la priorización sistemática de tareas y exigencias
paralelas para completar las tareas más importantes dentro de un plazo
objetivo. El propósito de la administración del tiempo es reducir las
distracciones que disminuyen la cantidad de tareas que lleva a cabo el
dueño de un negocio.
Tiempo y productividad
La gestión del tiempo es uno de los principales pilares de la
productividad y el interés por este tema ha crecido, alentado además
por los avances tecnológicos y las exigencias de un mercado cada vez
más dinámico. Aunque en realidad el tiempo no podemos gestionarlo,
lo que si podemos hacer es gestionar lo que hacemos nosotros con el
tiempo que tenemos, es decir, gestionarnos a nosotros mismos.
Se entiende por “gestión del tiempo” al reparto adecuado del tiempo de

trabajo de una persona en las distintas tareas que tiene que acometer.
La gestión del tiempo permite administrar la jornada laboral de manera
que se obtenga la mayor productividad posible, priorizando las tareas de
acuerdo a su importancia y a su impacto en el logro de los objetivos
planteados.
Nuestra vida personal y profesional no es independientes la una de la

otra, sino que están relacionadas. Por este motivo, nuestra productividad
afecta a ambas esferas de la vida, de manera que si convertimos la
INFOTEP 6
gestión del tiempo en un hábito estaremos contribuyendo a nuestra

eficiencia y a nuestra satisfacción laboral. Para que este método sea
eficaz, requiere: minimizar las interrupciones; desarrollar el hábito de
trabajar sobre objetivos diarios y poder programar en forma autónoma
la semana laboral.
Leo Babauta en “The Power of Less”, señala que la pregunta no es cómo

hacer más cosas y más deprisa sino cómo hacer lo más importante y
cómo hacerlo bien. Antes de hablar de una adecuada gestión del tiempo
laboral, es necesario identificar aquellos factores que son considerados
como los principales enemigos de la productividad y la eficacia. Los más
comunes son:
a. Objetivos confusos, mal definidos o muy cambiantes. Sin objetivos

claros, no se puede establecer: ¿qué debemos hacer para alcanzarlos?,
¿cómo hacerlo?, ¿qué recursos se necesitan?, ¿plazo de ejecución?,
entre otros. No es posible trazar planes eficaces si no sabemos que
queremos lograr verdaderamente.
b. Mal uso de herramientas como el correo electrónico. El correo

electrónico es una forma de comunicación rápida y eficaz, pero se
suele utilizar muy mal.
c. Planificación nula o ineficiente. Sin planificación es probable que se

invierta mucho tiempo en tareas irrelevantes y no se realicen aquellas
tareas importantes para alcanzar los objetivos. Son muchos los
estudios sobre la relación entre los resultados de una empresa y los
costes, que suelen elevarse a consecuencia de la realización de tareas
poco necesarias. La planificación es decidir, con la antelación
INFOTEP 7
suficiente: qué se quiere alcanzar, que actividades se consideran

precisas para ello y en qué momentos se deben iniciar o tener
terminadas las citadas actividades. Permite reducir el margen de
incertidumbre.
d. No delegar o delegar ineficazmente. La falta de delegación nos

sobrecarga innecesariamente y además, el no delegar puede hacer que
el coste de la actividad sea mayor.
e. Incapacidad para priorizar tareas y labores. Al no priorizar,

enfrentamos las tareas por orden de llegada o según cualquier otro
criterio, sin considerar su importancia. ¿Qué es lo importante? Lo
importante es todo aquello que es esencial para el logro de los
objetivos planteados. Según la ley de Pareto, debemos de centrarnos
en el 20% de las tareas que nos producirán el 80% de los resultados.
f. Procrastinar sin motivo fundado.
g. Interrupciones frecuentes de la tarea. Interrumpir de forma constante

nuestras tareas hace que se alarguen excesivamente, ya que las
tenemos que retomar varias veces. La Ley de Parkinson establece que:
“El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de
veces que la hemos interrumpido y reanudado”.
h. Documentos acumulados. Escritorios y oficinas cargados de escritos,
circulares, correspondencia, papeles varios que generalmente se
acumulan sin dárseles un encauzamiento oportuno y adecuado.
Después se pierde tiempo en buscarlos e incluso pueden llegar a
extraviarlos.
INFOTEP 8
Técnicas para la eficiencia de tiempo
Situación de partida
Una situación de partida para hacer una correcta gestión del tiempo se basa en
desarrollar un plan de administración del tiempo eficaz cuenta con cinco elementos:
1. Objetivos escritos definidos claramente
2. Lista detallada de tareas
3. Priorización de las tareas
4. Lista de las funciones permanentes que son importantes para el negocio
5. Flexibilidad adecuada
Elemento clave n. º 1: objetivos escritos definidos claramente
Comiencen sus planes de administración del tiempo con objetivos

escritos definidos claramente. ¿Qué quieren hacer? ¿Qué quieren ser?
¿Qué quieren tener? Su plan de administración del tiempo se desprende
de estas metas establecidas. Al redactarlos, detallen si son a corto plazo
(trimestrales), a medio plazo (12 meses) o a largo plazo (entre dos y
cinco años).
Elemento clave n. º 2: lista detallada de tareas por completar
INFOTEP 9
Desglosen cada objetivo en una lista de tareas definidas claramente que

deban llevarse a cabo para lograr el objetivo. Los objetivos no se logran
solos. Desglosar los objetivos en tareas escritas les permitirá ver y
comprender las acciones necesarias. La lista de tareas también les
servirá para determinar los recursos necesarios y cómo conseguirlos.
Quizás noten áreas donde los recursos escasean. Usen la lista para
comenzar a identificar maneras de llevar a cabo las tareas de forma
oportuna.
Elemento clave n. º 3: priorización de las tareas
En toda lista de tareas, algunos elementos son más importantes que

otros. Traten siempre de llevar a cabo las tareas más importantes
primero, ya que estas suelen ser las que más impacto tienen sobre los
objetivos y, en consecuencia, sobre la rentabilidad. No obstante, es
posible que algunas tareas menos importantes se vuelven urgentes. Por
ejemplo, si tienen una tarea permanente que consiste en pagar todas
sus cuentas el día 15 de cada mes y se olvidan de pagar la factura de la
electricidad, pagarla se volverá una prioridad para evitar el corte del
servicio.
Elemento clave nº 4: lista de las funciones permanentes que son importantes

para el negocio
Muchas veces, las funciones permanentes e importantes de los negocios

no están directamente relacionadas con un objetivo y no se incluyen
dentro los pasos o las tareas. Sin embargo, es absolutamente necesario
que estas funciones se lleven a cabo para continuar las operaciones del
negocio.
INFOTEP 10
Preparar una lista completa de las operaciones clave del negocio quizás
no se relacione con una meta, pero necesita ser incluida en su plan de
administración del tiempo. Para comenzar, ofrecemos algunos ejemplos
de tareas que quizás deban llevar a cabo de forma diaria, semanal o
mensual.
Tareas Diarias Tareas Semanales Tareas Mensuales
Revisar y responder Administrar y mantener el Pagar las cuentas

mensajes de correo inventario electrónico.
Devolver llamadas Archivar todos los Asistir a un evento de

telefónicas documentos contactos de negocios
Leer la correspondencia y Depositar fondos responderla.
Técnicas para la eficiencia de tiempo

Actualmente existen diversas técnicas que nos permiten / ayudan a
facilitar hagamos una mejor distribución o gestión de tiempo. Estas
técnicas son de uso común y que no requieren un alto grado de
especialización para su aplicación tanto en nuestra jornada laboral como
en el ambiente personal.
Método POSEC
INFOTEP 11
El método POSEC de gestión del tiempo personal es uno de los métodos

populares de las estrategias de gestión del tiempo que puede aplicar en
su vida. POSEC significa dar prioridad a través de la organización,
racionalización, economizando y contribuir.
Priorizar significa poner primero lo primero. Eso es lo más importante a

la menos importante. Esto es acerca de cómo utilizar su tiempo con sus
tareas en relación con sus objetivos.
Se basa libremente en torno a la teoría de Abraham Maslow sobre la

jerarquía de las necesidades. Se le da una herramienta realista para
establecer sus prioridades, ya que pertenecen a sus propias necesidades
y metas en la vida únicas.
Fuente: Fundación Sonria
La segunda parte del método POSEC de gestión del tiempo está

organizando. La forma de organizar implica la realización de su plan
para trabajar en las metas que le ayudarán a sentirse más estable y
INFOTEP 12
seguro. Esto implica las cosas que debe hacer regularmente, así es muy
probable que tenga éxito.
La tercera parte del método está simplificando, que es acerca de las

cosas que usted no puede tener gusto de hacer, pero debe hacerlo de
alguna manera. La optimización se aplica a esos pequeños trabajos
sucios como el trabajo y las tareas que son importantes para poder vivir
adecuadamente. Se trata de su gestión y mantenimiento de su
estabilidad y seguridad personales
La cuarta parte del método POSEC de gestión del tiempo es Economizar

que se refiere a las cosas que se deben hacer o cosas que son
agradables. Esto incluye actividades como pasatiempos y actividades de
socialización. Pueden ser divertido y entretenido, pero no son urgentes,
tales como la presentación de informes sobre los plazos. Estos son los
que deberían ser los menos en sus prioridades de tareas.
La última y quinta parte del método de POSEC está contribuyendo.

Colaborar es acerca de sus obligaciones sociales. Lo que das la espalda
al mundo. Esto implica dar o prestar atención a las pocas cosas que
quedan que crea una diferencia.
Método ABC
Otro método común para priorizar las tareas es el método ABC,

mediante el que se asigna una letra (A, B o C) a cada tarea. Las tareas
INFOTEP 13
más importantes en el plan de administración del tiempo reciben la letra

“A”, las menos importantes la letra “B” y las de importancia mínima la
letra “C”. Una vez que se asigna una letra a cada tarea, se priorizan las
sub-tareas con un número (1, 2 y 3). Una tarea identificada como “A-
1” debe completarse antes de la tarea “A-2”, la cual se completa antes
de la tarea “B-1”, y así sucesivamente con todas las tareas. El método
ABC puede
combinarse con el análisis de Pareto.
Priorizar las tareas con el método ABC no equivale a confeccionar el plan

de administración del tiempo. No deben confundirse el método ABC para
priorizar las tareas con el método para desglosar los objetivos en pasos
y tareas.
INFOTEP 14
Método de Eisenhower
Este método recibe su nombre del presidente Dwight D. Eisenhower,

quien dijo: “Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es
urgente rara vez es importante”. Para aplicar este método, deben tomar
las tareas que crearon a partir de los objetivos, junto con las
operaciones permanentes del negocio que sean necesarias, y asignarlas
a una de cuatro categorías:
1. Urgentes e importantes: tareas que deben llevarse a cabo de

inmediato.
2. Importantes pero no urgentes: tareas que se programan para más

adelante.
3. Urgentes pero no importantes: tareas que se delegan a otro o se

consideran de mínima prioridad
4. Ni importantes ni urgentes: tareas que quizás jamás se lleven a

cabo debido a que tienen mayor prioridad las tareas de las otras tres
categorías.
Este método es conocido como La Caja de Eisenhower y resulta muy efectivo

para aquellas personas que deben tomar muchas decisiones a lo largo del
día.
Gracias a este método, es posible simplificar considerablemente esta tarea.
Se trata de un sistema que consiste en dividir las acciones en base a su

prioridad. Tareas que deben hacerse inmediatamente, tareas que son
importantes pero que pueden esperar, tareas urgentes que pueden
delegarse y tareas que pueden eliminarse. Un sistema que puede
INFOTEP 15
aplicarse tanto para proyectos de gran envergadura como para

pequeñas tareas.
El método de Eisenhower tal vez sea útil para dueños de pequeños

negocios que ya sean planificadores altamente organizados, ya que este
método no permite priorizar las tareas con el mismo nivel de detalle que
el análisis de Pareto o el método ABC.
Gestión de imprevistos
Gran parte de nuestra jornada laboral está sometida a lo que acontece

en el día a día. Para gestionar estos imprevistos, es decir, hechos no
planificados y a los que debemos atender inicialmente, tenemos que
formularnos las siguientes preguntas inicialmente para tomar nosotros
una decisión u otra.
INFOTEP 16
1) ¿Para cuándo necesita ser resuelto y/o atendido?: A corto plazo o

largo plazo
2) ¿Por qué?, efectos y consecuencias: Poco importante o muy

importante
Dificultades más comunes para gestionar el tiempo
Una forma de saber si padeces una mala organización del trabajo

y empleo del tiempo es a través de la manifestación de los
siguientes síntomas o dificultades:
● Jornadas cada vez más largas
● Utilizar mal las comunicaciones (teléfono, fax, correo,

mensajeros, visitas).
● No saber decir “no”
● El Perfeccionismos
● Emplear mal el tiempo de entrevistas (Escuchar, preguntar,

argumentar)
INFOTEP 17
● Tener objetivos personales confusos o cambiantes
● Falta de un plan de trabajo diario
● No dejar espacio para imprevistos
● No negociar plazos de respuesta
● Razonar por lo que hay que hacer (tareas) y no por lo que se

quiere obtener (objetivos)
● Abordar las tareas en tiempo real, hacerlo deprisa, uno mismo
● Estrés, Resfriados permanentes, humor irritable y

Cansancio permanente …
Razones para gestionar el tiempo

Algunas de las razones más comunes por las que podríamos decir la
importancia del tiempo en las empresas son: Porque representa un
recurso para las empresas lo que se traduce en dinero, Porque las metas
y objetivos de las empresas tienen un tiempo determinado. Porque las
empresas tienen cultura del Tiempo, Por los periodos de prueba para los
procesos, personas y productos, porque el mundo cada vez es más
competitivo y exige que manejemos adecuadamente el tiempo para
sobrevivir en el mercado.
Con una administración del tiempo eficaz, podrán lograr lo siguiente:
• Maximizar lo que pueden hacer en un día hábil.
• Maximizar el uso de los recursos limitados.
• Identificar áreas críticas para dedicarles atención especial.
• Identificar tareas que pueden delegarse a empleados.

INFOTEP 18
• Registrar el avance en relación con sus metas.
El beneficio principal de la administración del tiempo es el aumento de

la actividad comercial, lo que se traduce en el aumento de los ingresos.
La administración del tiempo les permitirá concentrarse más en las tareas
clave, ser más organizados, tener menos estrés y disponer de más
tiempo para la familia, los amigos y otras actividades.
Debemos aprender a gestionar efectivamente el tiempo porque:
1. Reducir la ansiedad (Estrés) ya que conocemos las actividades que

tenemos que desarrollar asociado a las prioridades y urgencias de cada
una, hacemos un manejo adecuado que disminuye la ansiedad relacionada
a siempre estar a contratiempo.
2. Motivar y promover la iniciativa una vez sabemos cómo manejar nuestro

tiempo nos hacemos más capaces para promover ya sea a nuestros
compañeros o nosotros mismos tener iniciativa para cumplir con nuestros
objetivos.
3. Ganar rendimiento sobre el tiempo (Optimizarlo). Cuando se sabe manejar

el tiempo se puede realizar una mejor planificación, se priorizan y organizan
mejor las actividades lo que conlleva que aunque sea de manera indirecta
hagamos un mejor uso del tiempo.
4. Permite hacer previsiones pues planificar y programar tus

actividades lo que te lleva que debas hacer un análisis previo y
estudiar las posibles variables que pudieran afectar.
INFOTEP 19
Los ladrones del tiempo.

Los amigos del tiempo es un concepto de factores positivos que nos
permiten hacer un uso correcto del tiempo que disponemos, son
elementos que podemos optimizar para lograr una gestión efectiva del
tiempo.
Los Ladrones o enemigos del Tiempo es un concepto que explica los

diferentes factores negativos que nos impiden aprovechar efectivamente
el tiempo de que disponemos. Algunos son inevitables y necesarios, otros
en cambio, deben tratar de reducirse parcial o totalmente. El manejo
óptimo del tiempo es una habilidad que, con práctica y método, puede
aprenderse.
Los ladrones o enemigos del tiempo se pueden clasificar en internos
cuando están relacionados directamente a la persona y externos cuando
son elementos ocasionados por terceros.
Externos Internos
Interrupciones inoportunas No saber decir “NO”

Incapacidad de los o Acaparar actividades y no saber
subalternos compañeros. delegarlas
Liderazgo deficiente Subestimar nuestras capacidades

Aplazar, dejar las cosas para
Falta de información adecuada
después
Tramites excesivos Falta de motivación, interés
Ruidos y distracciones Estrés, tensión, preocupaciones
Inconstancia, dejar cosas por la

Sistemas de comunicación deficiente
mitad
INFOTEP 20
¿Cómo enfrentar los ladrones o enemigos del tiempo?
1. Aprender a decir no.
2. Comunicar eficazmente.
3. Aprender a delegar.
4. Evitar distracciones innecesarias por ejemplo realiza un buen uso del correo
electrónico, el teléfono y la internet en general
5. Ser ordenado.
6. Ser puntual y exigir puntualidad.
7. Gestionar bien las reuniones.
8. Gestionar sentimientos inútiles.
9. Aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos.
10. Gestionar conflictos.
11. Evitar caer en el perfeccionismo.
Estrategias para gestionar el tiempo

Existen diversas técnicas/ estrategias que nos permitirán organizar
nuestro trabajo para ganar el máximo tiempo posible. En algunos
casos, estas técnicas / estrategias no sólo nos servirán para utilizar
mejor nuestros ‘tiempos’, sino también para, por ejemplo, evitar
situaciones que nos provocan estrés u organizarnos mejor y así no
olvidar realizar las tareas realmente importantes y de mayor prioridad,
las que inciden realmente en el logro de nuestros objetivos.
1. Prioridades
● Analizar fortalezas - Comprender cómo ser excelente en nuestro trabajo
2. Registro de actividades
INFOTEP 21
● Prioridad - Valor numérico
3. Plan de acción
● Actividades - Fecha de inicio y término de las actividades
Nota (Cosas a considerar para el día siguiente)
Establecer objetivos
El acrónimo S.M.A.R.T. (inteligente, en inglés), se usa como recurso nemotécnico
para recordar las principales características que debe tener un objetivo, y por tanto,
sugiere cinco sencillas normas para su formulación:
Specific (Específico)
En la definición de objetivos es esencial detallar y concretar al máximo,

de forma que puede ser útil plantearse sub-objetivos que concreten y
refuercen el objetivo principal. Si, por ejemplo, usted desea lograr
reuniones dentro de su equipo de trabajo más eficaces y operativas,
podría comprometerse a conseguirlo en tres meses. En este caso,
especificaría, para cada una de las reuniones semanales, subobjetivos
concretos para alcanzar el objetivo deseado.
INFOTEP 22
Measurable (Medible)
Esta característica es uno de los factores más relevantes en los procesos

de mejora continua y calidad. El objetivo debe ajustarse a criterios de
medición factibles. Siguiendo con el ejemplo anterior, podría utilizar
indicadores relativos a la duración de las reuniones, número de
intervenciones, mejoras propuestas por los miembros del equipo, etc.
Achievable (Alcanzable)
Los objetivos tienen que ajustarse a la realidad de la persona y de su

entorno, de forma que sean retadores pero sin unas expectativas poco
realistas. Si usted desea alcanzar su objetivo, debe asumir su situación
actual, conociendo el talento y las limitaciones existentes. De nuevo, con
el ejemplo planteado, deberá plantear su objetivo en función de la
madurez de su equipo o de sus propias habilidades en conducción de
reuniones.
Result-oriented (Orientado a resultados)
Plantee el objetivo en función del resultado a conseguir, estableciéndose

en positivo. “Lograr reuniones que no sean tan largas” no se ajustaría a
este criterio, puesto que el resultado que desea alcanzar es “lograr
reuniones operativas”. Si desea marcar una meta, es importante que al
poner consciencia en ella, suponga un resultado deseado, no algo
desechable.
INFOTEP 23
Time-limited (Fecha límite de ejecución)
Por último, tal y como se ha apuntado anteriormente, esta meta debe

tener un momento de realización, en un futuro y escenario deseable.
Teniendo en cuenta el resto de criterios (en especial, el relativo a
alcanzable), “tres meses” (incluso concretando la fecha a partir de su
planteamiento) es un buen ejemplo de ello.
Conseguir que tanto usted como su equipo se marquen objetivos SMART

garantiza que sus colaboradores se comprometan en los resultados de
la organización y en su propio desarrollo profesional. Poner cuidado en
su planteamiento y destinar el tiempo y atención adecuados es la vía
para conseguirlo.
Priorizar tareas (Urgentes, Necesarias, Importantes)

Las prioridades estarán más o menos claras según cómo se hayan
definido los objetivos y en función de lo meticuloso que se sea al definir
las interdependencias entre ellos. Ahí es de donde nace la necesidad
original de priorizar, pero no es la única ocasión en que este proceso es
necesario. La capacidad de gestionar
prioridades es una habilidad multinivel que podemos reutilizar de forma

transversa en múltiples aspectos de la productividad personal.
¿Cómo establecer prioridades?
INFOTEP 24
Ordenar las tareas en grupos de prioridades:
Por ejemplo:
A: las más importantes
B: un poco menos importantes
C: menos importantes aún y así sucesivamente.
Establecer las prioridades para tener el control de las actividades es darle

el valor y el orden apropiado de cada evento. En donde me encuentro
YO en este momento:
Estos son tres pasos para desarrollar una lista de tareas por prioridad.
1. Lista de qué debo hacer hoy.
2. Darle valor o prioridad a cada tarea.
3. Darle un orden numérico a cada tarea.
Tareas Importantes
Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su

importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan. En otras
palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que
sufriremos al no hacerla son graves.
Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad,

con consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ej: tan
importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada).
INFOTEP 25
De dos tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será

siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo
hacen, la importancia de la tarea cambia (aumenta o se reduce).
Tareas urgentes
Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda

menos tiempo para la fecha límite, como con el tamaño de la tarea.
Si dos tareas llevan el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que

tenga la fecha límite antes. Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la
más urgente es la que lleve más tiempo hacer. Si se aplaza la fecha límite
de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá
más urgente. Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.
Cómo ves el lenguaje no ayuda. En realidad cuando decimos que una
tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy urgente”,
mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad
deberíamos decir que es “poco urgente”. Desde el momento en que tiene
fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.
Los 4 cuadrantes de Stephen Covey
De acuerdo al autor Stephen Covey, es el autor del best seller “Los 7

Hábitos de la Gente altamente Efectiva” en el que describe un modelo
de 4 Cuadrantes para administrar el tiempo.
INFOTEP 26
El cuadrante I es el de lo IMPORTANTE y URGENTE, es en el que nos

movemos cada día, donde producimos, aplicamos nuestra experiencia.
Son asuntos que reclaman nuestra atención inmediata. Algunas
actividades son importantes, pero las hemos ido postergando tanto, o
no las hemos planificado lo suficiente, que se han convertido ya en
urgentes, surgiendo así una crisis. Se trata de problemas acuciantes,
proyectos con fecha límite, reuniones, Cuanto más nos centramos en
éste cuadrante, más nos domina y nos deja menor margen de maniobra.
Es el cuadrante del estrés y del agotamiento.
El cuadrante II es el IMPORTANTE y NO URGENTE, el cuadrante de la

calidad, donde planificamos a largo plazo, nos anticipamos y prevenimos
los problemas, incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona
un desarrollo continuo. En él invertimos en escuchar y en nuestras
relaciones con los demás, permitiéndonos incrementar nuestras
capacidades de ejecución. Es el cuadrante del liderazgo personal, de la
previsión y preparación: nosotros actuamos sobre él. Nos da el poder
de generar capacidad.
El cuadrante III es el URGENTE y NO IMPORTANTE, el cuadrante del

engaño. Aquí pasamos la mayor parte del tiempo (a veces creyendo
equivocadamente que se trata de actividades del cuadrante I), Suelen
ser actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas
de los demás. Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones,
correos, informes.
INFOTEP 27
El cuadrante IV es el NO URGENTE y NO IMPORTANTE, es el cuadrante de la

pérdida de tiempo, a donde nos solemos escapar para huir del agobio que nos
produce el cuadrante I y III. Implica un deterioro sin consistencia, no vale ni aporta
nada: tareas triviales como el correo spam, publicidad, café, pausas,
conversaciones intrascendentes.
Escribir el plan diario, semanal, mensual.

Significa el valor y el orden apropiado de cada evento. Tres pasos para desarrollar
una lista de tareas diarias por prioridad.
1. Lista de qué debo hacer hoy.
2. Darle valor o prioridad a cada tarea.
3. Darle un orden numérico a cada tarea
Un plan o lista de actividades es un documento que recoge un conjunto

de tareas necesarias para la consecución de una acción u objetivo
concreto. Antes de ponernos a planificar un proyecto, es conveniente
hacer un plan o lista de actividades. Identificar cada una de las tareas
que debemos completar para alcanzar el objetivo del proyecto.
INFOTEP 28
La planificación de actividades comienza por la elaboración de un plan o

lista de actividades. En él, pondremos la fecha y duración de la misma,
así como las subtareas para su ejecución. También podemos añadir un
responsable de la misma. Sin embargo, el objetivo principal de un plan
de actividades, será identificar qué actividades necesitamos, y no tanto
surtirse de características como responsables, relaciones o recursos
empleados en cada tarea.
El plan de actividades es uno de los primeros pasos de la fase inicial de

la gestión de proyectos. Antes de llevar a cabo la planificación de
actividades en la aplicación de gestión, es necesario este documento.
Como preparar la lista diaria de cosas a hacer
Todas las actividades que realizamos en el día a día tienen un nivel de

importancia, una de las técnicas que podemos usar para mejorar el uso que
hacemos del tiempo.
Para elaborar una lista se debe considerar:

INFOTEP 29
• Ser realista
• Dejar un margen de tiempo.
• Revisarla cada día antes de iniciar su jornada laboral, tenerla a la vista.
• Si realiza alguna actividad que no estaba la lista inclúyalo.

• Revise las actividades, de ser posible delegar pues hágalo.
• Agrupe las actividades relacionadas.
• Céntrese en el rendimiento más que en la Urgencia.
Rentabilizar las reuniones
Hay una gran diferencia en el rendimiento de un equipo que gestiona

sus reuniones eficientemente y otro en el que las reuniones se
improvisan. Para aumentar la efectividad de las reuniones se
recomienda:
1. Antes de la reunión
Determinar si es necesario realizar una reunión, analizando:
a. Propósito: Tener una razón que justifique la realización de una

reunión: motivo, recursos y tiempo invertido.
b. Oportunidad: Evaluar el contexto en términos de clima interno,

disponibilidad de la información, efectos en las personas, entre otras. En
definitiva, responde a lo
oportuno del momento en que se efectúa la reunión.
Si se estima necesario convocar una reunión cautelar:
INFOTEP 30
a. Identificar correctamente quién debe asistir por el rol que desempeñan o

porque pueden hacer una contribución efectiva a ella, ya sea por sus
conocimientos, experiencias, o capacidad de análisis.
b. Citar sólo a aquellas personas que resultan necesarias de acuerdo al tipo de

reunión.
c. Preparar tabla de reunión, incluyendo:
• Objetivo o propósito de la reunión.
• Hora de inicio y término.
• Temas a tratar y orden de prioridad
• Responsable por tema y tiempo asignado a cada uno.

d. Organizar los temas por grupo genérico: que los asuntos similares se traten
de forma consecutiva.
e. Considerar tiempo para generar ideas, debatir, tomar decisiones o lograr

consensos.
f. Convocar a los asistentes con la debida anticipación. Indicando: lugar, fecha,

hora de inicio y término, los puntos que se han de tratar y la información
que se ha de preparar de antemano.
g. Reservar una sala suficientemente grande para los participantes, haciendo

que se sientan cómodos.
h. Evitar fijar las reuniones en horarios inconvenientes (lunes a primera hora,

viernes por la tarde o cualquier otro día muy avanzada la tarde, etc.)
i. Evitar cambiar la sala, hora o día de la reunión una vez enviada la invitación.
j. Evitar cancelar la reunión a no ser que sea totalmente necesario.
INFOTEP 31
2. Durante la reunión
a. Iniciar puntualmente la reunión.
b. Exponer objetivos y resultados esperados de la reunión, haciendo

hincapié en el tiempo disponible.
c. Focalizar la reunión en el objetivo y la tabla acordada.
d. Crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos

de vista, donde se admita y respete la discrepancia y se fomente el
debate sin descalificación.
e. Impedir que alguien monopolice la discusión: Prestar atención para

interrumpir en el momento oportuno y reconducir el tema, reconociendo
el valor de lo aportado por cada uno.
f. Evitar continuar la discusión después de haber llegado a una conclusión

acerca de un tema de la tabla.
g. Al final de la reunión, destacar los resultados y todo lo positivo que se

generó en el debate.
h. Evitar diálogos o conversaciones que hagan perder la atención en los
objetivos de la reunión o que excluyan a los demás asistentes.
Si surgen nuevos elementos hay dos opciones:
• Dejar este nuevo asunto para el final de la reunión. De esta manera se

garantiza que se traten los asuntos acordados, y si hay tiempo, al final
se discuta sobre el nuevo elemento.
• Organizar otra reunión para el nuevo tema. Así mantenemos la eficacia

de la reunión actual y nos aseguramos de que el nuevo asunto es
tratado adecuadamente, con una preparación de la reunión y la
convocatoria de las personas indicadas.
INFOTEP 32
i. Cortar discusiones que no aportan valor. Si una vez expuestos los

argumentos por todas las partes no se aprecia ningún acercamiento ni
argumentos nuevos, lo más probable es que lleguemos a un punto de
estancamiento en el que se repiten una y otra vez los mismos
razonamientos.
En esta situación es mejor terminar la discusión y postergar el tema. Los motivos
son varios:
• Evitar la escalada de la discusión.
Llegados a este punto es más fácil que alguien lo lleve al terreno personal para
intentar ganar la discusión. La solución al conflicto puede estar en otro de los
temas tratados en la reunión.
• Dejar madurar un problema, aunque sea sólo por unas horas, nos puede
ayudar a encontrar soluciones más creativas sin la presión de llegar a
un acuerdo en el momento de la reunión.
3. Después de la reunión
a. Elaborar acta de la reunión, incluyendo asistentes, puntos tratados,

acuerdos, plazos y responsables.
b. Enviar el acta de reunión lo antes posible, de manera ideal el mismo día.

Incluir en copia a las personas que no hayan asistido pero deben ser
informadas.
c. Si alguna decisión es especialmente importante, se recomienda informar

personalmente a las personas que no estuvieron presentes en la reunión
para asegurarnos de que conocen sus resultados, ya que mandarles el
mail en copia
INFOTEP 33
podría no ser suficiente.
d. Monitoreo de cumplimiento de acuerdos
Mitos sobre la gestión del tiempo

Existen muchos mitos relacionados con el tiempo, por lo que es fundamental
derribar estas falsa creencias pues se convierten en un mal que nos afecta en
los diversos aspectos de nuestra vida profesional y personal.
1. No establecer objetivos personales
Establecer objetivos personales es esencial para gestionar bien tú

tiempo porque te dan perspectiva de hacia dónde quieres ir. Cuando
sabes hacia dónde quieres ir puedes gestionar tus prioridades, tiempo
y recursos para llegar hasta allí. Las metas también te ayudan a
discriminar en qué vale la pena invertir tu tiempo y qué es solamente
INFOTEP 34
una distracción. Necesitamos saber nuestro destino final para tomar

las carreteras más adecuadas.
2. No se puede manejar las distracciones.
Identificar cuáles son las acciones o circunstancias que nos distraen

es fundamental para poder dominarlas. El correo electrónico, el
teléfono, las aplicaciones de mensajería instantánea, la televisión o
la radio son algunas de las circunstancias que distraen, hacen perder
la concentración y con las que se pierde una gran cantidad de tiempo.
3. El rendimiento.
Las personas creen que su capacidad para trabajar varias horas
seguidas es inalterable, pero la realidad es que el rendimiento de los
profesionales está sujeto a altibajos de concentración, por lo que no
es bueno acometer una gran cantidad de trabajo sin descanso. Lo
más recomendable, a tenor de las variaciones en el rendimiento que
han descrito los estudios, es hacer una breve pausa
aproximadamente cada hora.
4. La sobrestimación.
La tendencia más generalizada es la de medir con demasiado
optimismo las capacidades propias de resolver las tareas. Uno cree
que invertirá menos tiempo del que probablemente transcurra.
INFOTEP 35
Lamentablemente, las cosas suelen venir acompañadas de
complicaciones; es una ley no escrita que se cumple en un porcentaje
de casos muy elevado. Por eso, en la planificación del trabajo es muy
recomendable dejar márgenes de tiempo más tendentes al realismo
dilatador que al voluntarismo solucionador.
5. Nunca debemos decir que NO
Asumir nuevas responsabilidades sin considerar el tiempo y si las

podemos asumir Cuando no se sabe decir “no” el número de tareas
y de compromisos crece y crece. Esto puede conducir a la obtención
de malos resultados, a padecer estrés y a tener baja la moral. Es
fundamental que cada persona se haga dueña de su propio tiempo y
que aprenda a decir “no” o, al menos, a decidir cuándo.
6. Soy Multitarea
Esta palabra que está tan de moda es símbolo del día a día de mucha
gente: escribir un email mientras se habla por teléfono, preparar la
comida mientras contestas un mensajeo comer mientras lees en el
dispositivo móvil algo urgente son algunos ejemplos.
Pero, aunque se piense que así se aprovecha mejor el tiempo, lo

cierto es que se reduce la productividad y la eficacia y en muchos
casos se alarga el tiempo de ejecución de las tareas porque no se le
está dedicando a cada tarea el 100% de los recursos.
Además, en muchos casos se cometen errores que hacen perder
mucho tiempo. Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de la multitarea y
centrarse en las tareas de una tarea a la vez.
INFOTEP 36
7. No descansar
Es imposible concentrarse y ser productivo en el trabajo o en el
estudio sin darse un tiempo para descansar y recargar energías. El
descanso permite pensar de forma creativa y trabajar con eficacia.
8. Programar las tareas de forma ineficaz
Hay que conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor
rendimiento y aceptar el propio ritmo para organizar las tareas. Es
una de las mejores formas de organizar la gestión del tiempo
Decálogo para programar el tiempo
1) Siempre tener preparado tu programa/agenda antes de iniciar tu jornada. La

forma más cómoda de hacerlo es dedicar a esta actividad los últimos minutos
de la jornada precedente. Trabaja para estar en el cuadrante Eficiente,
tendrás tiempo para hacerlo.
2) Programa tus actividades en función de los objetivos que quieras alcanzar.

No cuentan las actividades, sino los resultados obtenidos. Termina lo que
empieza.
3) Elabora tu programa en torno a los temas esenciales. Respétalos. Mímalos.
4) Trata de acompasar tus actividades, en la medida de lo posible, a tus ciclos

corporales. No se puede ser eficaz todo el día. Programa lo más importante
INFOTEP 37
para sus horas de mayor eficacia.
5) Programa siempre tu horario por escrito, aumenta, además, la implicación
personal.
6) Mantén a la vista tu programa de actividades diarias. Ver reiteradamente

objetivos, prioridades y actividades programadas te ayudará a mantenerte
en la línea previamente elegida.
7) No vaciles en tomarte largos períodos de tiempo para tareas importantes. No
estés para nadie mientras las realice.
8) Asegúrate de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo.
9) Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no

previstos, pero que resulten de su interés. Cuando decida abordar algo nuevo
e importante, debe poder hacerlo sin destruir su programa ni sentirse
culpable.
10)Incluya en su programa algún tiempo para pensar todos los días. Necesita
hacerlo. Y no puede esperar a "tener tiempo".
INFOTEP 38
Bibliografía
Enlaces Bibliográficos
● https://www.definicionabc.com/general/efectiva.php
● https://www.sbqconsultores.es/gestion-efectiva-del-tiempo-en-la-
jornada-
laboral-i/
Referencias bibliográficas
● Dr. Mauro Rodríguez Estrada- Administración Del Tiempo
● La gestión efectiva del tiempo
● Raúl Guillermo Flores Álvarez – Manual del Curso: "Administración del

tiempo
y organización del trabajo"
● Universidad Politécnica de Valencia- Introducción a la gestión
● Gestión Del Tiempo. Una Herramienta Para Mejorar Nuestra

Productividad Y
Calidad De Vida
● Guía Práctica para el Manejo de Reuniones Efectivas. 2011
INFOTEP 39

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Módulo

GESTIÓN EFECTIVA DEL

Finalizado el módulo, los/las participantes serán capaces de :

Desarrollar habilidades y destrezas necesarias para el manejo de

Gestión Efectiva del Tiempo. 4

Técnicas para la eficiencia de tiempo 8

Técnicas para la eficiencia de tiempo 10

Dificultades más comunes para gestionar el tiempo 16

Razones para gestionar el tiempo 17

Los ladrones del tiempo. 18

Estrategias para gestionar el tiempo 20

Priorizar tareas (Urgentes, Necesarias, Importantes) 23

¿Cómo establecer prioridades? 23

Escribir el plan diario, semanal, mensual. 26

Rentabilizar las reuniones 28

Mitos sobre la gestión del tiempo 31

Gestión Efectiva del Tiempo.

La gestión (Management)/ Administración es el proceso en virtud del

Efectiva Se aplica la cualidad de efectiva o efectividad a aquellas

Esta noción supone la aplicación de ciertas acciones, actitudes o

Tiempo: Período determinado durante el que se realiza una acción o

Por lo que si unificamos los tres conceptos podríamos definir “La

La administración Efectiva del tiempo se puede definir como una manera

A la hora de buscar una mejora de la ejecución de los procesos, tenemos

Cuando se refiere al tiempo no se refiere a cuánto tenemos…. sino al

La clave en la administración del tiempo es “El control de los eventos”, Si

Se entiende por “gestión del tiempo” al reparto adecuado del tiempo de

Nuestra vida personal y profesional no es independientes la una de la

gestión del tiempo en un hábito estaremos contribuyendo a nuestra

Leo Babauta en “The Power of Less”, señala que la pregunta no es cómo

a. Objetivos confusos, mal definidos o muy cambiantes. Sin objetivos

b. Mal uso de herramientas como el correo electrónico. El correo

c. Planificación nula o ineficiente. Sin planificación es probable que se

suficiente: qué se quiere alcanzar, que actividades se consideran

d. No delegar o delegar ineficazmente. La falta de delegación nos

e. Incapacidad para priorizar tareas y labores. Al no priorizar,

f. Procrastinar sin motivo fundado.

g. Interrupciones frecuentes de la tarea. Interrumpir de forma constante

Técnicas para la eficiencia de tiempo

1. Objetivos escritos definidos claramente

2. Lista detallada de tareas

3. Priorización de las tareas

4. Lista de las funciones permanentes que son importantes para el negocio

Elemento clave n. º 1: objetivos escritos definidos claramente

Comiencen sus planes de administración del tiempo con objetivos

Elemento clave n. º 2: lista detallada de tareas por completar

Desglosen cada objetivo en una lista de tareas definidas claramente que

Elemento clave n. º 3: priorización de las tareas

En toda lista de tareas, algunos elementos son más importantes que

Elemento clave nº 4: lista de las funciones permanentes que son importantes

Muchas veces, las funciones permanentes e importantes de los negocios

Tareas Diarias Tareas Semanales Tareas Mensuales

Revisar y responder Administrar y mantener el Pagar las cuentas

Devolver llamadas Archivar todos los Asistir a un evento de

Técnicas para la eficiencia de tiempo

El método POSEC de gestión del tiempo personal es uno de los métodos

Priorizar significa poner primero lo primero. Eso es lo más importante a

Se basa libremente en torno a la teoría de Abraham Maslow sobre la

Fuente: Fundación Sonria

La segunda parte del método POSEC de gestión del tiempo está

La tercera parte del método está simplificando, que es acerca de las

La cuarta parte del método POSEC de gestión del tiempo es Economizar

La última y quinta parte del método de POSEC está contribuyendo.