La administración del 

tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este

recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de
usarlo en forma efectiva.

Administración del Tiempo (definición e importancia)

El tiempo es un recurso muy importante para cualquier persona sea cual sea
la tarea que realice, en el hogar, en las actividades diarias, el trabajo, etc.
En el ámbito económico, la pérdida de tiempo está ligado a una mala
gerencia ya la perdida de dinero.

La alta gerencia debe tener en cuenta el aprovechamiento máximo de este

recurso, para la administración del tiempo, la organización y la
planificación son factores claves.

El objetivo es organizar adecuadamente el tiempo

y las tareas a realizar en ese tiempo, de esta
manera aprovechar al máximo el mismo. Por otro
lado, es importante aprender a detectar las
causantes de pérdida de tiempo, para ejercer
correcciones y evitarla en la medida posible.

Antes de pasar a dar definiciones, técnicas, importancia, causa, entre otros

puntos importantes en el tema es necesario que entendamos que el tiempo
es un recurso único, que se debe apreciar y valorar como tal, ya que no se
ahorra, pasa, no se retrocede y además imposible recuperar.
En este documento encontrarás:

1. Definición de administración del tiempo

2. Importancia de administrar el tiempo
3. Técnicas para administrar el tiempo

1.- Definición de administración del tiempo

La administración de tiempo se concibe como la manera, la habilidad o la
destreza de hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio
propio y el de nuestro entorno social. Considerado como la administración
de sí mismo, ejerciendo un orden y planificación adecuada de las tareas y
actividades, coordenadamente con las metas y objetivos propuestos.

Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una

buena coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las
cualidades individuales de los empleados, procurar que las tareas no se
1
repitan, que exista buena comunicación entre los diferentes departamentos
dentro de la empresa.

Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las

diferentes tareas o acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien
sea a corto, medio o largo plazo, es ineludible comenzar por:

 Establecer metas y objetivos.

 Identificar las prioridades.
 Conocer herramientas habituales en torno a la organización y
planificación de actividades en razón del tiempo, por ejemplo, el uso
de anotaciones, llevar una agenda diaria, etc.
 Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de
las tareas en tiempo concreto.
 Escoger las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las
metas propuestas dando mayor importancia a las prioritarias.
Por otro lado es vital detectar los elementos que ocasionan pérdida de
tiempo, para minimizar su efecto y lograr una buena gerencia, entre estos
se encuentran:

 Mala planificación.
 Adquirir exceso de compromisos, nunca se debe comprometer con
más tareas de las que puede cumplir, ni intentar abarcar un área muy
amplio de actividades.
 Falta de intrusiones claras.
 La impuntualidad.
 Prolongación en la toma de decisiones importantes.
 Confusión al detectar las prioridades.
 Llamadas telefónicas improductivas o personales en horarios de
trabajo.
 Reuniones no planificadas o planificadas a destiempo.
 Falta de delegación, delegar es una manera de compartir tares y
aprovechar el tiempo.

2.- Importancia de administrar el tiempo. Gestionar el tiempo de

manera adecuada, es una de las características de un trabajador productivo,
en lo personal a nadie le sobra tiempo, a menudo quisiéramos tener más
horas al día para alcanzar hacer aquellas actividades que tenemos
propuestas. Por eso, la administración del tiempo engrana la planificación
de los procesos, las tareas y actividades en la empresa, como factores que
garantizan la productividad de la misma.

2
La capacidad de administrar el tiempo que tengan los trabajadores, es el
punto de referencia del rendimiento del mismo y de la obtención de
resultados. Que distinga el carácter de urgencia de una actividad, la
necesidad de efectuarla o no, cumplir con los plazos, etc. Favorece a la
satisfacción personal del trabajador y contribuye a alcanzar las metas
establecidas.

Hoy día el elemento diferenciador de cualquier profesional o empresa es la

eficiencia, la misma consiste en producir un resultado satisfactorio con el
uso mínimo de recursos, considerando que el recurso más significativo de
cualquier individuo es su tiempo.

Para la gran mayoría de personas el tiempo es un elemento abstracto e

intangible, como hablar del aire. En la cultura anglosajona y asiática, el
tiempo es tangible, como hablar de dinero. Cada hora del día es un billete
que se invierte y no se puede guardar para después. Suena algo fuerte y
materialista, pero es aquí donde está la clave y la explicación del por qué
algunos países han alcanzado el desarrollo y otro no, por qué unos
producen más dinero y por qué unos trabajan menos que otros.

La respuesta es que simplemente han aprendido a valorar y administrar el

tiempo para cumplir sus obligaciones y tener calidad de vida.

3.- Técnicas para administrar el tiempo

 Hacer y usar listas: La gran mayoría de métodos de administración
de tiempo rondan en torno a la creación y el uso de listas, la razón es
simple, es imposible guardar toda la información en tu cabeza. Por
ejemplo: Una agenda anual que contenga los pendientes diarios más
importantes.

1. Detalle de cosas por hacer ordenado por mes, semana y día.

2. Directorio de personas por llamar, organizada por orden alfabético.
3. Planeación de reuniones y conferencias, con el contenido de ideas y
puntos a tratar, etc.
4. Recortar las reuniones: Muchas reuniones no son realmente
necesarias y terminan siendo una pérdida considerable de tiempo, es
buena idea implementar una estrategia para minimizarlas en lo
posible.

Las reuniones para medir o comentar los alcances de trabajo deben hacerse
una vez al mes, las reuniones semanales se tornan repetitivas, los avances
también se pueden llevar por escrito y reflejarse en un sistema de acceso al

3
equipo o área en general, así se evita perder horas de trabajo productivo en
charlas que no traerán fruto alguno.

Bloquea tu tiempo: Consiste en bloquear tiempo diario para uno

mismo, para realizar actividades que necesitan dedicación y para las
cuales a veces no queda tiempo. El objetivo de esto es tener algo de
tiempo sin asignar para usarlo en tareas importantes previniendo que
otra actividad ocupe ese tiempo en tu lista de actividades.
Aprovechar los tiempos muertos: Hoy en día con la
tecnología de avanzada todo es posible, leer un libro, un seminario,
videos de información útil, desde una Tablet, una portátil, tu
Smartphone, etc. Puedes aprovechar tu tiempo muerto, la espera en
el banco, en el aeropuerto, atorado en el tráfico y obtener
información valiosa y provechosa para tu crecimiento personal y
laboral.

GESTIÓN DEL TIEMPO

1.-Introducción. Todos somos conscientes de la sentencia de “EL
TIEMPO ES ORO”. Sin embargo, más bien, pocos dirigentes lo tienen en
cuenta al administrar su tiempo en el desempeño de su trabajo como
profesionales, y, seguramente, en su propia vida particular.

Fruto de mi experiencia como consultor en programas de capacitación he

podido comprobar que la administración del tiempo es uno de los
factores clave para la superación personal, y la
mejora organizacional, siendo uno de los factores mas señalados a la hora
de comprobar el estilo de dirección y capacidad de liderazgo de los
dirigentes.

Por ello, he de recomendar encarecidamente, la dedicación prioritaria a

controlar la utilización del tiempo durante la jornada laboral, ya que es
importantísimo para alcanzar una eficacia y eficiencia optima como
responsable en dirección.

Es indudable que de nuestra capacidad de cambiar de hábitos deriva la

mejora de la administración del tiempo, siendo necesario reconocer la
ecuación de que toda persona u organización debe resolver a cada
momento, el equilibrio entre lo “Urgente” y lo “Importante”, entre el
“Hoy” y el “Mañana”.

4
Muchas veces, priorizamos los resultados a corto plazo y ponemos en
riesgo nuestro bienestar a largo plazo.

Por tanto, necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que

desplace a los métodos tradicionales basados primordialmente en la
Urgencia y la Eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la
Importancia y la Efectividad.

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo

están orientados por una lógica de corto plazo.

2.-Conceptos sobre el tiempo.

Cada dirigente tiene un concepto diferente sobre su trabajo profesional en
una escala de valores de las actividades humanas implicadas, así como
sobre el rendimiento que puede lograr del desempeño de su trabajo.

Los conceptos básicos que un dirigente debe considerar para gestionar

con eficacia el tiempo son:

 Todo el empeño de un buen dirigente debe estar orientado a

optimizar el empleo de su propio tiempo.
 Así obtendrá el máximo rendimiento de la cuota fijada de tiempo de
que dispone. La eficacia conseguida le conducirá al éxito
profesional.
 El uso racional del tiempo permite disminuir el esfuerzo personal y
consiguiente cansancio, condiciones necesarias para una buena salud
física y psíquica.

A continuación mencionaremos diversos conceptos sobre la gestión del

tiempo que conviene tener muy presentes para enfocar correctamente su
administración sin caer en errores de concepto que pueden distorsionar la
capacidad de lograr una buena administración del tiempo del dirigente, a
saber:

1. Manejar bien el tiempo es cuestión, sobre todo, de trabajar deprisa. No,

Manejar bien un recurso escaso es cuestión de rentabilizarlo
empleándolo en aquello que pueda producirnos más recursos.
2. La mayoría de las personas pueden resolver sus problemas de tiempo
trabajando más horas. No. No es cosa de trabajar más tiempo, sino de
trabajar más inteligentemente. De nada sirve dedicar más tiempo si no
es aumentando los resultados.

5
3. Los que se concentran en trabajar eficientemente son los más eficaces.
No. Es cuestión de hacer las cosas adecuadas, no simplemente de hacer
algo adecuadamente.
4. Manejar el tiempo es cosa, sobre todo, de reducir el tiempo empleado de
diversas actividades No. No se trata tanto de reducir el tiempo en
determinadas cosas como de invertirlo en las que, por su repercusión
sobre los objetivos, interesa realizar.
5. Hacer varias cosas a la vez garantiza un uso óptimo del tiempo. No. No
se pueden hacer eficazmente, en general, varias cosas a la vez. Resulta
más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una sola, terminarla y
abordar otra con igual concentración.
6. Mi trabajo implica trato con gente y, como todo el mundo es
importante, no puedo establecer prioridades No. Una cosa es tratar bien
a todo el mundo y otra distinta dar, en lo que a tiempo se refiere, el
mismo trato a un cliente importante que a otro menor.
7. La mayoría de las personas tienen exceso de trabajo por las propias
exigencias de su puesto . No. La realidad es que el tiempo nunca es
suficiente para realizar todo cuanto se desearía hacer; y es preciso
elegir.
8. No siempre se pueden trabajar en función de prioridades. No. Siempre
hay cosas más importantes que otras, por conducir más directamente a
los objetivos. Y son éstas las que requieren prioridad.
9. La mayoría de las actividades diarias no necesitan ser planificadas; y, en
todo caso, la mayoría de la gente no podría hacerlo. No. La
planificación es sólo una forma mejorada de previsión. La elección está
entre prever o dejarse llevar. Y obviamente, siempre cabe establecer una
previsión. Lo que no quiere decir que esa previsión deba ser respetada
ciegamente si más tarde surge una actividad alternativa de mayor
interés.
10.De ordinario, solemos saber en qué empleamos nuestro tiempo y cuáles
son las causas que hacen que lo perdamos a veces. No. Es raro encontrar
a personas que tienen una conciencia medianamente precisa de en qué
han empleado su tiempo o de las causas que le ha hecho no utilizarlo
según su propio criterio.
11.Los individuos más atareados y activos son los que obtienen los mejores
resultados. No. La eficacia puede hacer obtener mejores resultados que
el trabajo duro. Es evidente que, a igualdad de eficacia, una mayor
actividad produce mejores resultados. Pero una gran actividad, por si
misma no garantiza nada.
12.La simplificación de las funciones directivas es una buena manera de
ahorrar tiempo No. El tiempo es ahorrado en estas funciones se

6
 compensará sobradamente con él que se perderá sin duda los problemas
surgidos como consecuencia ce una mala dirección.
13.El intento de controlar el tiempo lleva a perder muchas oportunidades
inesperadas pero interesantes. No. Una oportunidad no prevista pero
interesante debe ser siempre atendida. Lo importante es hacerlo de
modo deliberado, y no compulsivamente.
14. Manejar bien el tiempo supone trabajar como un robot. No. La libertad,
característica que nos distingue de las máquinas, se preserva,
precisamente, con la elección deliberada del empleo de nuestro tiempo.
Y no, dejándonos arrastrar las circunstancias.
15. Las personas de mayor responsabilidad deben trabajar más tiempo para
dar ejemplo. No. La responsabilidad, la dificultad o la calidad del
trabajo no tiene porqué manifestarse en mayor cantidad de horas
trabajadas.
16. Mi responsabilidad me exige estar siempre disponible para quien me
necesite. No. La responsabilidad y la disponibilidad son dos conceptos
independientes. Tampoco se puede estar disponible simultáneamente
para más de una persona.
17. Probablemente, la calidad de las decisiones se podría mejorar
tomándolas con más tiempo. No. Una vez recogida la información
suficiente, cuanto más tiempo se deje pasar, menos eficaz resultará la
decisión. Nunca se dispondrá, por otra parte, de toda información que se
querría tener.
18. La gente de más nivel jerárquico puede tomar, habitualmente, mejores
decisiones. No. A mayor jerarquía mejora, habitualmente, la visión de
conjunto. Pero se pierde información de detalle. Se está más lejos del
problema y la información puede perder calidad.
19. Delegando se libera un montón de tiempo, lo que permite aliviar
responsabilidades. No. La delegación debe suponer, a plazos medios y
largo, un importante ahorro de tiempo. Pero no alivia las
responsabilidades, que se mantienen íntegramente, sin perjuicio de que
también las asuma íntegramente la persona a quien se delega.
20. Hacerlo uno mismo permite ahorrar tiempo. En otras palabras, sigue
siendo un buen consejo “si lo quieres bien hecho, hazlo tú mismo”. No.
Dirigir no es hacer las cosas uno mismo sino conseguir resultados a
través de un equipo. Cada uno tiene capacidad y habilidades distintas y
limitadas. Si no desarrollan y se capacitan los subordinados, se está
hipotecando la capacidad del equipo de obtener resultados importantes.
Por otra parte, mienta más cosas hace uno mismo, menos hará el equipo,
que acabará atrofiado, sin asumir responsabilidades nuevas, sin
motivarse y sin implicarse seriamente en una tarea común.

7
3. Tiempo comprimido. Desde la limitación e inestabilidad del tiempo
disponible es prácticamente imposible abarcar todo el conjunto de
actividades involucradas en la dirección de organizaciones empresariales.

El desarrollo de la vida en nuestra época de cambio exponencial ha

introducido en nuestra vida profesional un nuevo
concepto: el de prisa en el trabajo. La prisa produce en
los dirigentes tensiones distorsionadoras de la
personalidad y puede llegar a producir una depresión
que en sus últimas consecuencias desemboca en el
«surmenage” típico del hombre de empresa.

Por tanto, es vital aumentar el rendimiento del dirigente disminuyendo el

propio esfuerzo, mediante un mejor aprovechamiento del tiempo.
El tiempo se ha comprimido con el paso de los años, debido a los cambios
drásticos que suceden en nuestra época, especialmente respecto al
desarrollo demográfico acaecido, doblándose el número de habitantes del
planeta en solo el transcurso de 30 años, cuando antes se necesitaban siglos
y , también, respecto al desarrollo tecnológico de manera que el
conocimiento de la humanidad requiere hoy en día escasamente 5 años para
doblegarse gracias a los avances en la comunicación y su capacidad
catalizadora del conocimiento.

Este fenómeno del tiempo comprimido es evidente en nuestra vida

cotidiana y profesional. No tenemos tiempo. No podemos desarrollar
muchas actividades que desearíamos realizar, por falta de tiempo
suficiente.
El trabajo representa la mayor dedicación del tiempo consciente de nuestra
existencia. Por ello, vale la pena que nos detengamos para estudiar su
mejor aprovechamiento enfocando nuestro análisis en conocernos a
nosotros mismos para sacar el máximo provecho del tiempo disponible.
Ganar tiempo es más importante, para los dirigentes y sus empresas, que
ganar dinero. El tiempo es un recurso más crítico que el dinero en el
mundo de los negocios.

La eficiencia consiste en “hacer más en menos tiempo”. Pero el supuesto

subyacente es que la “cantidad” y la “velocidad” son lo mejor. Existe una
diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer más velozmente
las cosas nos precipita más rápido al abismo de la crisis si antes no hemos
verificado que estamos en el camino correcto.

La idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las

8
acciones de los demás, pasa por alto el hecho de que la mayor parte del
tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos
controlar.
La administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos,
vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Pero
la clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea
del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de él. No en la cantidad
de tiempo chronos invertido. Por lo que reconocer las oportunidades que se
nos presentan para nuestra superación personal y aprovecharlas, constituye
un tiempo de calidad que escapa a la medición secuencial del tiempo
chronos.

Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más allá de la

realidad actual y convertirnos en algo que todavía no somos. La existencia
de una visión de futuro es un elemento indispensable para que exista la
posibilidad de superación personal y colectiva. Nadie puede encontrar
motivación para superarse teniendo en cuenta sólo su situación actual. Por
lo tanto, sin visión de futuro no hay motivación y sin motivación tampoco
hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo.

4.-Metodología. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el

estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es
imprescindible:

 Identificar metas, objetivos y prioridades.

 Conocer las prácticas habituales en cuanto a la
organización y planificación del tiempo.
 Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la
planificación del tiempo.
 Seleccionar las estrategias más idóneas para
alcanzar las metas, los objetivos y las
prioridades.
 Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que
sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

Los principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo son:

 Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con

incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva
del tiempo.

9
  Está comprobado y es un principio fundamental de la planificación
del tiempo, que toda hora empleada en planificar eficazmente ahorra
de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
 Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es
utilizar los últimos 20 minutos de la jornada laboral en planificar el
día siguiente.
 El tiempo del dirigente rara vez se utiliza exactamente como él lo
planifica. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las
actividades y compromisos establecidos.
 Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y
programas planificados, más que por la pura casualidad.
 El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de
prioridad, o sea que los dirigentes deben utilizar su tiempo en
relación a la importancia de sus actividades.
 El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir
con los compromisos de los dirigentes, ayuda al resto del grupo de
trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
 Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y
concentrar los esfuerzos en cada actividad.
 No confundir movimientos con realizaciones y actividades o
acciones con resultados.
 El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser
realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular,
ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí
mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
 Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito
que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la
presión de las fechas límite establecidas.
 Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos
generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
 Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la
repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo
como contestar o hacer llamadas telefónicas.
 El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar
correctamente el tiempo.
 El registro de cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la
semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan
perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar
en la memoria o establecer metas irreales.

Las características de un emprendedor que administran eficientemente el

tiempo son:

10
  Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e
invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la
materia.
 Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha
comprendido lo asignado.
 Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
 Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los
objetivos en el tiempo más corto.
 Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias
positivas y negativas.
 Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
 Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo
realizado, para asegurase que se están logrando los resultados
planificados.
 Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente

un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el
ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para
asegurar los resultados esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es una habilidad, que se puede

desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

El método CAPAz.-Por mi parte recomiendo una metodología que he

llamado “C.A.P.A.z” con la cual se puede alcanzar un buen grado de
administración del tiempo que ayude a que el dirigente sea CAPAZ de
gestionar su tiempo con eficacia. La misma, comprende cuatro fases o
etapas para su desarrollo, a saber:

1. C: CONTROL.
2. A: ANÁLISIS
3. P: PLANIFICACIÓN
4. A: ACTUALIZACIÓN
z.
Ver representación Power Pont del método CAPAz:

METODO CAPAz DE GESTION DEL TIEMPO

CONTROL
C A
CONOCERSE A SI MISMO
CONTROLAR EL TIEMPO
ESTUDIAR LOS HA BITOS
SOLICITA R COLAB ORACION
ANALISIS
A NALIZAR EL TRABAJO
DESGLOSAR LAS TA REA S
11 MEDIR LOS TIEMPOS
EVA LUAR LAS TA REAS
ESTA B LECER HOJAS DE CONTROL

PLANIFICA R LAS TA REAS

DEFINIR LO IMPORTA NTE ESTA B LECER METODO DE TRAB AJO
DELEGAR TRAB AJOS MEJORAR LOS HAB ITOS
 A
PLANIFICACION ACTUALIZACION

1.-Control. Si deseamos optimizar el aprovechamiento de nuestro

tiempo y su eficacia en nuestra vida profesional será útil, ante todo,
conocer cuáles son nuestras tendencias, temperamento, carácter y hábitos.
Es decir , que el autocontrol de la administración personal del tiempo es
fundamental para mejorar nuestra capacidad de dirección.

Las estrategias y métodos a realizar no pretenden otra cosa que el cambio

de ciertas costumbres o hábitos adquiridos con el tiempo en la vida
profesional.

Es frecuente que al iniciarse en un nuevo puesto de trabajo aprovechamos

mejor el tiempo que después de un año, al permanecer en el mismo
periodo durante el cual hemos ido transigiendo en aceptar como normales
hechos que al principio hubiéramos rechazado.

No se puede aumentar la disponibilidad de tiempo si no es con un gran

esfuerzo personal. Supondrá gran fuerza de voluntad, sobre todo al
principio, hasta que, al repetir los hechos, estos constituyan un hábito en
cuyo momento ya no nos costara esfuerzo alguno.

2.-Análisis. Adjuntamos en una representación Power Pont en que se

indican doce presuntas causas de la pérdida de  tiempo y las soluciones
para solventarlos a saber:

1. Falta de planificación
2. Exceso de papeleo
3. Escritorio sobrecargado
4. Rutina y asuntos triviales
5. Querer abarcar demasiado
6. Exceso de interrupciones
7. Visitantes inoportunos
8. El teléfono
9. Las reuniones
10. Las visitas
12
 11. La indecisión
12. Dejar las cosas para otro día
Ver en Power Pont las causas de la perdida de tiempo Lamina 4

Los elementos malgastadores de tiempo se deben a las razones

que originan la malversación del tiempo, a saber:

De los demás.
 Retrasos y bajo rendimiento en las comunicaciones
 Falta de preparación de los asistentes a las reuniones.
 Interrupciones de colaboradores, jefes, subordinados y visitas.
 Llamadas telefónicas internas y del exterior.
 Errores de colaboradores y subalternos.
 Exceso de burocracia.
 Retrasos en los desplazamientos.
 Falta de interés del personal.
 Interrupciones de los superiores
jerárquicamente.

De uno mismo.
 Falta de organización en mi trabajo.
 Falta de prioridades en resolver mis asuntos.
 Falta de delegación en mis colaboradores.
 Exceso de optimismo en la apreciación de mis fuerzas.
 Intentar abarcar un campo demasiado amplio.
 Fallos de puntualidad y de control en mi horario.
 Toma de decisiones precipitadas, sin estudio previo.
 Dilación en la decisión por falta de seguridad en uno mismo.

Es muy importante realizar nuestra propia lista de malgastadores de tiempo,

apoyándonos en la colaboración de nuestra secretaria y colaboradores más
cercanos.

La secretaria debe aprender a rellenar las fichas de control del tiempo del
dirigente.

13
Una vez escrita se ordenara de mayor a menor importancia. Esto sera el
primer paso para pasarnos a pensar en qué perdemos el tiempo.
Ya podremos empezar a modificar algún detalle en nuestro tiempo,
considerando un inventario del tiempo, describiendo qué actividades nos
roban nuestro tiempo, en qué asuntos tenemos tendencia a entretenernos y
qué sistemas de obtener un mayor rendimiento tenemos descuidados y
olvidados.

Veremos la gran diferencia entre la distribución teórica que creemos hacer

de nuestro tiempo y la distribución real que obtendremos.
El análisis de nuestro tiempo se deberá empezar con un autocontrol
diario de tareas e interrupciones para, a continuación, seguir
confeccionando un diario de control y análisis del tiempo y
sucesivamente un programa y control semanal, para ir realizando este
control semanal, para seguir realizando este control durante un mes.

La hoja de control diario del tiempo deberá detallar los siguientes datos:

 Horario: habitual de trabajo en frecuencia de media hora.

 Nombre: de la persona que se controle
 Trabajo: con un breve resumen de las tareas que se van realizando
durante el día.
 Unidades: si es posible medir las tareas (nº de datos leídos,
dictados…)
 Tiempo: duración de cada trabajo, hallado por diferencia entre el
inicio de dos tareas consecutivas.
 Interrupciones: por parte de los colaboradores, cuyos nombres se
indicaran.
 Otras interrupciones: teléfono, visitas, salidas,…
 Observaciones: notas sobre las interrupciones.

A cada incorporación podemos anotar, el hecho de que ha existido,

marcando una cruz en la casilla correspondiente o utilizando distintos
signos según la urgencia o importancia del motivo de la interrupción .El
código puede ser el siguiente.

1. Importante y urgente
2. Importante, pero no urgente.
3. Urgente, pero no importante.
P. Programable
X. Inútil.

14
Al acabar la jornada deberá cada dirigente hacer un repaso de su hoja de
control diario. Al término de la semana y, aun mejor del
mes, se estará en disposición de hacer un análisis de los
datos recogidos, el cual comprenderá las siguientes fases:
1.Relación de actividades y tiempos.
2. Análisis de interrupciones.
3. Adaptación de estrategias y decisiones.

a) Relación de actividades y tiempos. La hoja deberá anotar la relación de

todas las tareas que realiza y citar el tiempo dedicado a cada tarea y el
promedio diario.

Asimismo deberá hacerse una lista completa de todos los

trabajos anotados en las hojas semanales y mensual, sean o no repetitivos.
Se calculara el tiempo total que se ha empleado en cada una de ellos. Se
ordenara por orden de mayor a menor gasto de tiempo, y, se hallara el valor
porcentual que representa cada uno de ellos respecto al total de su tiempo
de trabajo.

Probablemente saltara a la vista un exceso de dedicación a determinadas

actividades y posiblemente un defecto de atención a otras. Entonces
anotaremos las observaciones al respecto sin tomar, todavía, decisiones.

b) Análisis de interrupciones. A continuación se analizaran las

interrupciones anotadas en las hojas de control semanal y mensual que
tengan un mismo origen y se hará una lista de los originadores de
interrupciones comenzando con los más frecuentes.

Seguidamente se anotara la importancia, urgencia, programabilidad y

utilidad de las interrupciones, haciéndose un resumen de los datos
recogidos, con lo que se encontrara gran cantidad de interrupciones inútiles
y programables.

c) Adopción de estrategias y decisiones. Seguidamente, se adoptaran unas

estrategias y decisiones, para lo cual se realizaran las estrategias siguientes,
hablando con los colaboradores y secretaria, estableciendo un sistema de
faltas o cribado de llamadas del exterior, con el fin de reducir las
interrupciones y delegar tareas.

15
3.- Planificación. En síntesis el tiempo del dirigente vendrá ordenado
según una Jerarquización del trabajo y el
establecimiento de prioridades.
El secreto de una buena planificación del tiempo estriba
en conjugar adecuadamente los dos términos del
binomio: urgencia-importancia, que a veces se nos
presenta un tanto confuso.

La planificación de nuestro tiempo está en función de la Jerarquización

de los trabajos según su importancia y urgencia, lo que permite
establecer una escala de priorización.

La planificación reduce el tiempo de ejecución. El tiempo dedicado a

pensar en cómo se desarrollara un trabajo no es tiempo perdido.

Una representación Power Point lamina 7, donde se ve la importancia de la

planificación para gestionar bien el tiempo:

Toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos a los
que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos
aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y
actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos
definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que
ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos

16
presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de
resultados cotidianos de una organización.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a

las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la
existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de
ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la
definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos
permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro.
La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar
nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. El
equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía
asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

Se confunden frecuentemente, los términos urgencia e importancia. Un

trabajo puede ser muy urgente y debe ser hecho por alguien
inmediatamente y no ser importante. Los trabajos muy importantes para un
dirigente ejecutivo acostumbran no ser los más urgentes.

Una ordenación y planificación del trabajo traerá como consecuencia una

reducción del número de urgencias, pero no su eliminación total. Para
establecer unas estrategias adecuadas que nos protejan de los efectos
negativos de las urgencias se deberá conocer el origen de las
urgencias, que podrán estar generada por los tres orígenes siguientes.

 Unas estar generadas por nosotros mismos individualmente. Se

deberán a nuestra falta de previsión o de errores de nuestro plan de
administración del tiempo. En este caso , la única estrategia a seguir
es mejorar constantemente nuestros métodos de planificación del
trabajo con una correcta asignación de prioridades. Si , en cambio,
nos las generamos nosotros mismos de manera inconsciente, al
resolver los asuntos con rapidez, bajo presión, precipitadamente.
Entonces hay que analizar, honradamente, nuestros hábitos de
trabajo, haciendo un esfuerzo por crear otros hábitos más adecuados.
 Otras por nuestros colaboradores.  Existen dos fenómenos
frecuentes que son causa de este tipo de urgencias, a saber:
 el rebote de los problemas. En este caso nos referimos a lo que
acostumbra suceder en que los directivos procuran eludir
responsabilidades pasando los mismos a su inmediato superior. El
directivo no debe caer en la trampa exigiendo a su subordinado o
colaborador que se responsabilice del asunto. También es una buena

17
 solución solicitar siempre al colaborador la presentación de por lo
menos una resolución al problema.
 el bloqueo de los asuntos. Ahora nos referimos al hecho de que
cuando en algún departamento se ha producido un fallo, error o
desviación importante, suele suceder que el responsable trate de
retener el asunto, pensando que puede enderezar la situación antes de
que su jefe se entere. En este caso conviene revisar los sistemas de
comunicación e información para evitar ser engañados.
 Otras pueden provenir del entorno exterior de la empresa. Es
necesario tener presentes por medio de una lista a los trabajos
provocados por interrupciones desde el exterior, a pesar de haber
establecido filtros de llamadas telefónicas y para las visitas, con la
colaboración de la secretaria que deberá hacer la correspondiente
criba. El resto de interrupciones tal vez pueda arreglarse por medio
de la delegación. Nunca vendrá mal reservar una buena cantidad de
tiempo libre (un 20%) en nuestro horario para atender las
urgencias que no sean delegables.

En nuestra condición de dirigentes de empresa, la solución al aumento del

trabajo, no es el aumento de nuestras horas de dedicación al mismo, porque
el tiempo es inelástico y no dará para mas, mientras que el trabajo es
elástico y seguirá creciendo. La solución es saber discernir entre:
 lo que debemos hacer
 lo que no debemos hacer personalmente

Realmente no es fácil llegar a una jerarquización de nuestros trabajos para

determinar las correspondientes prioridades.

Si aplicamos el principio de Pareto o ley del 20/80 al trabajo de dirigente

podemos afirmar que aproximadamente el 20% de nuestros  esfuerzos y
trabajos producen el 80% de los resultados o beneficios y que el resto del
80% solo son trabajos triviales.

Ver representación Power point laminas 8 y 9 del diagrama o ley de Pareto

Pareto ABC

El dirigente inteligente no debe dejar uno solo de los trabajos realmente

productivos, pero no debe caer en el vicio de trabajar personalmente los
asuntos triviales o de escaso rendimiento practico y que le ocupan el 80%
de su tiempo.

Basándose en el principio de Pareto, se puede confeccionar una curva ,

18
también llamada ABC, que se aplica al tiempo empleado en obtener unos
resultados eficaces del trabajo de los dirigentes.

1. En la zona A es donde con un 20% de nuestro tiempo obtendremos

el 80% de los resultados. Esta es el área de los resultados clave,
donde debemos concentrar nuestros esfuerzos.
2. La zona B es la de interés medio
3. la zona C, que nos ocupa una gran cantidad de tiempo, es la zona de
los asuntos triviales.

Asimismo se puede representar una curva que relacione el valor de los

trabajos realizados comparando la importancia de la tarea con el tiempo
empleado en su ejecución. Ver representación Power Point con esta curva
lamina 8: desastre_perfeccion.

La matriz de administración del tiempo.- Representar las variables en

una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que
además nos brindará una herramienta útil para luego desarrollar el modelo
propuesto.

MATRIZ URGENTE – IMPORTANTE

+ IMPORTANTE -
+
U 1
R 3
G
E
N
T
E 2
- 4

(1) DEDICARSE PERSONALMENTE Y DE

INMEDIATO.
(2) NO OLVIDARLA; PLANIFICARLA /
DELEGARLA ESTABLECIENDO
FECHAS DE FINALIZACION
19
(3) DELEGARLA INMEDIATAMENTE
(4) OLVIDARLAS HASTA QUE TENGAN
CARÁCTER 1 ,2 , 3 ARCHIVANDO O A
 Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e
Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser
atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos
con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de
problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre
nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas,
enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
 Cuadrante 2: Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a
aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a
horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro
aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa
sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora
futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos,
20
 anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se
transformen en crisis, descanso y recuperación de energías
personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo
de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Pero
además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos
los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero,
lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como
estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no
presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar
sobre ellas.
 Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este
cuadrante todas las interrupciones, imprevistos , reuniones no
planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las
demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia
nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a
estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva
muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las
demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder,
significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Llamaremos Roba
tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía.
 Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de
evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc.
Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede
acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para
enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son
subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.
Ver representación Power Point de esta matriz de la administración del
tiempo. Laminas 11 y 12.

Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a resolver problemas y

manejar crisis, es probable que sólo por azar podamos dirigir en
circunstancias tranquilas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no
conseguimos superar la tendencia a atender sólo lo urgente y enfocarnos
sobre todo, en planificar y atender lo importante. Es primordial, ocuparse
de lo importante, además de atender lo urgente. Es decir que: “Lo que
resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante“.

Uno de los mayores malgastadores de tiempo son las reuniones, debiéndose

normalmente a un inadecuado uso de ellas. En este caso el factor más
importante, en cuanto al aprovechamiento del tiempo, es el propio director
de la reunión, ya que debe haber preparado cuidadosamente la misma,
habiendo estudiado los temas, e incluso las posibles alternativas que
21
puedan presentarse, así como las posibles soluciones a los problemas que
se puedan derivar del tema en cuestión, junto a tener bien calculada las
respuestas a todas las previsibles preguntas que pueda prever.

Por mi experiencia, es muy recomendable establecer una planificación del

día y hora, fijando la duración de la reunión, participantes, loca,
documentos y representaciones o esquemas a presentar y un orden del día
normalizado.

La distribución del tiempo entre actividades directivas y operativas se

puede representar en un esquema Power Point, lamina 11, donde se
observan diferentes porcentajes del tiempo a la acción y a la dirección,
según sea el nivel jerárquico del dirigente, el cual debe disminuir su
dedicación a “hacer trabajos”, a medida que esta situado en una más alta
posición en la organización, aumentando su dedicación a “mandar hacer los
trabajos” a otros.

Una forma totalmente aceptable para restringir las pérdidas de tiempo,

reside en delegar una buena parte de nuestro trabajo a nuestros
colaboradores.

La delegación es conferir a un subordinado el encargo de realización de

un trabajo marcándole unos objetivos, pero dejándole libertad en el
empleo de los medios. El hecho de haber delegado una función o una tarea,
con las correspondientes atribuciones para su ejecución, no exime al
delegante de su responsabilidad sobre la misma. Delegar autoridad no es
ceder responsabilidad.

Por tanto, para delegar correctamente debemos asegurarnos e la

cualificación y capacidades del subordinado para asumir el trabajo a
delegar, viendo si su formación es suficiente para desempeñar con éxito
las tareas asignadas.

4.-Actualización. Esta última fase del método CAPAz es vital para

mantener con eficacia la utilización del tiempo en el desempeño del trabajo
de un dirigente en una organización empresarial.

Se trata de revisar por lo menos una vez al año, la utilización de nuestro

tiempo con la ayuda de los correspondientes controles y participación de
la secretaria y los colaboradores mas inmediatos o cercanos.

22
Por medio de una representación Power Point lamina 14 mejora del
tiempo describimos el proceso, con sus pasos o fases, que nos parecen
más adecuado para mejorar la gestión del tiempo de un dirigente:
 
Como recomendación para mantener actualizado nuestra administración del
tiempo durante nuestra jornada laboral,  la administración del tiempo, es
uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que
no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de
recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso.

Particularmente, siempre ha sido vital el control de la distribución del

tiempo, buscando ser más eficaz y eficiente en mi trabajo. Para ello, utilizo
los siguientes pasos:

1. Realizar, con ayuda de la secretaria u otro colaborador, un análisis de

la distribución de mi tiempo durante una semana completa. Este análisis
se debe hacer, por lo menos una vez al año, siendo primordial ejecutarlo a
los tres meses de la incorporación a un nuevo puesto de trabajo.
2. Disponer de una planificación a medio y largo plazo, fijando en
nuestro horario las fases más rutinarias e imprescindibles, como:
dirección itinerante, firmas, descanso, reuniones, entrevistas evaluación, y
tiempo para pensar.
3. Disponer siempre de una lista de las actividades de una semana
completa.
4. Disponer siempre, realizada a última hora del día anterior, la lista de
los trabajos a realizar en el día, desglosados en rutinarios, urgentes,
necesarios y posibles.
5. Utilizar los últimos minutos de trabajo, en planear el día siguiente.
6. Procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y
compromisos establecidos.
7. Ejecutar lo primero aquellos trabajos que sean mas incómodos ,
dejando para el final los mas gustosos, siempre que sea posible.
8. Blindar un tiempo a poder ser de una hora para centrarse en pensar
sin ser molestado.
9. Ignorar aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos.
10. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los
objetivos generales son delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
11. Las actividades similares se agrupan para eliminar la repetición
de acciones y reducir las interrupciones.
12. Ocuparse del seguimiento diario a la lista de pendientes
importantes. >
23
Como pueden comprobar, se trata de un compendio de rutinas que he ido
aplicando y mejorando durante el transcurso de mi vida profesional, y que
sirvieron perfectamente para conseguir ser eficaz y eficiente en el
desempeño de mi trabajo como dirigente, consultor y conferencista
instructor de empresas.

¿Cuáles son los ladrones de tiempo más habituales?

Mejorar la productividad laboral es algo importante, y existen muchas

trabas que pueden generar el efecto contrario. Los ladrones del tiempo
son una de ellas.

Seguro que en alguna ocasión has escuchado: me faltan horas en el día para
hacer cosas, no consigo organizarme, o necesitaría un día de 48 horas. ¿Te
sientes identificado con esto? Es curioso que en una sociedad en la que
parece más sencillo hacer más cosas en menor tiempo, gracias por ejemplo
a la digitalización de muchos aspectos, resulte complicado aprovechar al
máximo el tiempo, y organizarse mucho mejor.

Los ladrones del tiempo influyen mucho en este aspecto. ¿Y qué significa
este concepto? Se trata de aquellas tareas, o acciones que nos alejan de
nuestros objetivos, y nos roban el tiempo. Aspectos poco recomendables
que no nos sirven para ser más productivos, sino al contrario.

Es curioso que todos tengamos 24 horas al día, y algunos hagan una mejor
gestión que otros de este tiempo. Quizá sea el momento de reconocer todo
aquello que nos impide mejorar nuestra propia gestión, y enmendarlo para
conseguir hacer todo aquello que nos proponemos diariamente.

24
En este artículo vas a conocer los principales ladrones del tiempo, y cómo
puedes evitarlos.

Los ladrones del tiempo más habituales. Estos son los más
destacados atendiendo a factores internos de uno mismo, y externos:

 La falta de motivación. Es algo muy común, y que afecta

muchísimo a la productividad y la organización de una persona.
¿Cómo podemos combatirlo? Piensa en objetivos que quieres
conseguir coherentes, fácilmente alcanzables, y razonables. Cuida de
ti, de tu cuerpo, y de tu mente para mantenerte motivado. No pienses
en los errores como algo malo, si no en que son producto de  una
fase de aprendizaje. Poco a poco te sentirás más motivado, y podrás
hacer las cosas que te propones alejado de cualquier tipo de
frustración.
 Organiza tu vida. A veces es complicado equilibrar el aspecto
profesional, y personal, más si tienes un negocio propio. Esto es
producto de acumular muchas tareas, pero también de no hacerlo de
forma organizada. Es el momento de que crees una agenda y la
semana antes tengas claras las citas, tareas y acciones que vas a
realizar la semana posterior. De esa forma podrás tener a la vista
todo aquello que vas a llevar a cabo, y además organizarte para
disfrutar de tu trabajo, y tu tiempo libre.
 Cuidado con el móvil. Este es uno de los ladrones de tiempo más
habituales. Te has preguntado alguna vez cuánto tiempo le dedicas al
teléfono móvil. Si estás haciendo una tarea olvídate de él, ponlo en
modo avión si necesitas concentrarte, y evita el whatsapp
continuamente. Escoge momentos clave al día para poder echar un
vistazo, y cíñete a eso. No se acaba el mundo porque la gente espere
un poco para recibir tu contestación. Tenlo presente, y si necesitas
apagarlo en algún momento lo haces. Antes la gente no tenía móvil,
y seguía viviendo igualmente. Tú puedes lograrlo.
 Ojo con el correo electrónico. Si eres de los que está mirando
continuamente la bandeja de entrada, pierdes muchísimo tiempo.
Haz lo mismo que con el móvil, fíjate un tiempo determinado para
mirarlo, y un par de veces al día, o una vez al día, y acabarás
acostumbrándote. Se pierde muchísimo tiempo si lo estás mirando
continuamente mientras haces otras tareas.
 La multitarea. Erróneamente se decía, y se pensaba que hacer varias
cosas al mismo tiempo era sinónimo de productividad. No es así, de
hecho tiene el efecto contrario ya que no te puedes centrar en una
cosa en concreto y eso genera frustración, y pérdida de atención.

25
 Escoge una tarea detrás de otra, y enfócate en eso. Un consejo es
cerrar el resto de pestañas del ordenador, o documentos, y sólo tener
presente aquel en el que estás trabajando.
 Grandes objetivos en poco tiempo. Otra de las cosas más
habituales es generar grandes objetivos, pero poco realistas. Esto
conlleva a perder el rumbo de las acciones para conseguirlo, y
enfocarse sólo en el final cuando realmente no se conseguirá nada
porque son objetivos desmedidos y llegará la frustración. Por
ejemplo: querer ganar con una tienda online nueva seis mil euros al
día. Piensa en objetivos realistas, desglósalos en acciones que
disfrutes, y que te hagan llegar al objetivo, pero que sea realista por
encima de todo.

Como verás los ladrones del tiempo afectan muchísimo, y tú puedes poner
solución a ello. Sólo tienes que practicar como si hicieras deporte, y te
acostumbrarás a evitar la multitarea, el acceso incontrolado al móvil, o al
correo, y podrás mejorar tu motivación. De ti depende conseguirlo, y llegar
a ser más productivo si vas implementando estos consejos.

Cuarentena por el
coronavirus: por qué
perdemos la noción del
tiempo cuando estamos
confinados
En cuarentena se hace difícil distinguir los fines de semana de los días
de labor

Cuando una parte del mundo ha comenzado a relajar las medidas de

confinamiento, muchos reflexionan sobre lo rápido que parece haber
pasado el tiempo durante la cuarentena.

Esto no es lo que muchos de nosotros esperábamos cuando nos

comunicaron que nuestras vidas se volverían mucho más restringidas, y que
estábamos a punto de pasar semanas aburridos, confinados en nuestras
casas.

Es muy temprano para contar con investigaciones sobre la cuestión, pero

no son pocos los que coinciden en que el tiempo se les pasó volando, y las
razones son varias.

26
Las curiosas maneras en las que nuestra mente nos engaña sobre el
paso del tiempo. Una de las razones es que creamos experiencias
subjetivas del tiempo, y eso no siempre se correlaciona con lo vemos en el
reloj o el calendario.

Un almuerzo de 20 minutos con un amigo se va volando, mientras que los

20 minutos que pasamos esperando a un tren que viene con retraso pueden
parecer interminables, aunque el tiempo sea el mismo.

Menos recuerdos. Nosotros estimamos el paso del tiempo de dos

maneras: de forma prospectiva (cuán rápido pasa ahora mismo)
y retrospectivamente (cuán rápido pasó la semana o la década pasada)

Durante el confinamiento, aquellas personas aisladas de sus amigos, familia

y su trabajo han tenido muchas horas vacías por delante.

La gente ha encontrado todo tipo de soluciones creativas para pasar el

tiempo —hornear pan, plantar semillas, grabar videos— pero,
inevitablemente, cuando pasas todos los días y noches en casa, los días
empiezan a parecerse entre sí.

Muchos descubren que les cuesta diferenciar entre los días de labor y los
fines de semana.

En cuarentena, como todos los días se parecen

bastante entre sí, tendemos a crear menos recuerdos.

Esta confusión de días idénticos nos lleva a crear menos recuerdos

nuevos, lo cual es crucial para nuestro sentido de percepción del
tiempo.

Los recuerdos son una de las formas en la que juzgamos cuánto tiempo ha
pasado.

Cuando te vas de vacaciones por una semana a un lugar nuevo, el tiempo

pasa rápido porque todo es nuevo, pero cuando regresas, miras hacia atrás y
ves que has creado tantos recuerdos nuevos, que sientes muchas veces que
has estado de vacaciones más de una semana.

27
 ¿Por qué el tiempo parece pasar más rápido a medida
que nos hacemos mayores?
Lo opuesto puede pasar en cuarentena. Aunque los días se sientan lentos,
cuando llegas al fin de semana y miras hacia atrás, y estimas
retrospectivamente cuánto tiempo ha pasado, has creado menos recuerdos
de lo habitual y el tiempo parece haber desaparecido.

Es una versión menos extrema de lo que le ocurre a la gente cuando está en

prisión o cuando está enferma.

El tiempo pasa penosamente lento y no ven la hora de que todo se acabe,

pero cuando miran hacia atrás, les parece que el tiempo se hubiese
contraído.

Todo en un mismo lugar. Claro que mucha gente está más ocupada
durante el confinamiento, tratando de superar las dificultades tecnológicas
de trabajar desde la casa mientras ayuda a sus hijos con la escolarización a
distancia.
A pesar de ello, todas estas nuevas actividades se desarrollan casi en un
único lugar, lo cual hace que creen menos recuerdos de lo habitual y
sientan que el tiempo se les pasa volando.

Decenas de llamadas de Zoom hechas en el mismo sitio empiezan a

fundirse en una, en comparación con la vida real donde vemos a la gente
en diferentes lugares.

, estas tienden a fundirse en una.

Con todas las conversaciones grupales en formato

digital, estas tienden a fundirse en una

28
Me pregunto si nuestra percepción del tiempo durante el confinamiento
también se ve alterada por la necesidad de vivir más en el presente.

Cuando dejamos vagar a nuestra mente, en tiempos normales soñamos por

lo general con el futuro, pero con menos cosas para planear, nuestro
horizonte en el tiempo se ha acortado.

Puede que ahora pensemos en los días próximos o en el futuro lejano,

cuando imaginamos que todo esto se habrá terminado.

Cuando lleguemos a ese futuro y miremos hacia atrás, a los tiempos del
coronavirus, sospecho que nos resultará difícil diferenciar entre los meses
de la cuarentena.

La Ley de Weber: por qué el tiempo pasa más rápido a medida que
nos hacemos mayores, Puede que nos acordemos de cuándo nos
enteramos de que el virus llegó al país donde vivimos o de cuándo
anunciaron la cuarentena.

Este tipo de recuerdos son comunes cuando ocurren eventos grandes.

Pero por la falta de otros marcadores en el tiempo, una vez que comenzó el
aislamiento, puede que las semanas siguientes nos resulten difíciles de
diferenciar.

El futuro ¿viene o vamos hacia él? Con frecuencia podemos deducir

cuándo ocurrieron distintos eventos tratando de recordar qué estaba
pasando en nuestra vida en ese momento (cuando empezamos un nuevo
trabajo o salimos para celebrar el cumpleaños de alguien).

Pero cuando apenas puedes salir de tu casa, esas marcas en el tiempo no

están allí y todos los días se funden en uno.

Hay una gran diferencia en cómo cada uno de nosotros percibe el tiempo.

En líneas generales, la mitad de nosotros ve el futuro como algo que viene

hacia nosotros, mientras estamos quietos, mientras que la otra mitad lo ve
como nosotros moviéndonos hacia el futuro.

Puedes descubrir en qué grupo te encuentras con esta pregunta: "La reunión
del próximo miércoles adelantó dos días. ¿Qué día será entonces la reunión
del miércoles?".
puede influir en la forma en que percibimos el futuro.

29
 El sitio donde estamos puede influir en la forma en que
percibimos el futuro.

La pregunta tiene dos respuestas posibles y no hay una correcta. Los que
se ven a sí mismos como estáticos, con el futuro acercándose hacia ellos,
tienden a responder lunes, mientras que los que se ven yendo hacia el
futuro tienden a decir viernes

Por qué Zoom se ha vuelto tan popular para realizar video llamadas
durante la pandemia de coronavirus (y otras 3 aplicaciones gratuitas)
Aunque la gente tiene por lo general una preferencia instintiva por una
respuesta u otra, ciertas situaciones, como los viajes en tren, pueden
alterar las respuestas de la gente.

La psicóloga Lera Boroditsky de la Universidad de Stanford, en Estados

unidos, descubrió que cuando la gente está en la zona de salidas de un
aeropuerto, donde está obligada a esperar, tiende a decir lunes, mientras
que si está en la sala de llegadas donde siente que se está moviendo, tiende
a responder viernes.

No puedo demostrarlo, por supuesto, pero me pregunto si la cuarentena nos

transformará temporalmente más en gente que responde lunes, obligada a
esperar a que el futuro se nos acerque.

Decálogo para gestionar de forma efectiva el tiempo en

el trabajo
En la actualidad vivimos en un ambiente de trabajo frenético
en el que la cultura del cortoplacismo, la hiperconectividad y
la multitarea marcan el ritmo de nuestro día a día. Lo
queremos todo para ya, sin pararnos a pensar en la
repercusión que esto tiene sobre la productividad del
empleado que debe, además, gestionar varias tareas a la vez
sin poder centrarse al 100% en ninguna.

30
Según un reciente estudio elaborado por Harvard Business
School, el 45% de los trabajadores afirma que, en el último
año, su tareas laborales han aumentado, entre otras cosas
debido a las nuevas tecnologías que permiten trabajar en remoto,
repartir el trabajo o crear nuevos canales de comunicaciones. Sin
embargo, lejos de suponer una mejora en el rendimiento de las
compañías, que un trabajador esté expuesto a la conocida
multitarea puede suponer una reducción de hasta el 40% de
su productividad.

El tiempo es el gran damnificado por esta realidad. Se trata de uno

de nuestros activos más valiosos, pero en muchas ocasiones nos
perdemos en tareas que aportan muy poco valor o no
finalizamos ninguna. Esto nos lleva a no realizar el trabajo
verdaderamente importante o alcanzar plazos, lo que tiene
resultados como bajo rendimiento, estrés o frustración. Por ello,
es de suma importancia aprender a priorizar y a gestionar el
tiempo.

Se ha elaborado un decálogo con recomendaciones para

interiorizar y convertir en una realidad la correcta gestión del
tiempo:

1. No abarcarlo todo. Toda persona que haya alcanzado el éxito

sabe que es imposible abarcar todas nuestras actividades y, sobre
todo, hacerlas bien. Debemos aprender a priorizar las actividades
que son más importantes para nuestro puesto y organización, y el
resto del tiempo dejarlo para aquellas que tienen una importancia
menor.

2. Dedicar 10 minutos diarios a la planificación. Con este

pequeño ejercicio podemos evitar que el tsunami de tareas diarias
nos desborde. Lo más recomendable es, no solo hacer una
planificación diaria, sino también semanal y mensual. En este
sentido, nos puede resultar de gran ayuda contar con una agenda.

3. Marcar objetivos ambiciosos a largo plazo. Para conseguir

que nuestra mente esté lo más focalizada posible, y evitar entrar

31
en la rutina del cortoplacismo, tenemos que tener claros cuáles
son nuestros objetivos a largo plazo, en un periodo de 5 a 10 años,
consiguiendo así ir construyendo un camino con una meta
definida.

4. Definir objetivos diarios. Para conseguir una sensación de

control y autoconfianza, es importante determinar un par de
objetivos al día que sean poco ambiciosos y concretos, que
podamos cumplir. Estos objetivos tiene que ir alineados con
nuestros objetivos a largo plazo. El observar que día a día vamos
cumpliendo con lo establecido generará una gran motivación.

5. Evitar la multitarea. Nuestro cerebro no está preparado para

la multitarea: al aplicarla hacemos que nuestro foco de atención se
divida con cada una de las actividades que estemos realizando y
que no estamos centrados al 100% en ninguna de ellas, por lo que
la calidad de las mismas se ve disminuida.

6. Contar con los imprevistos. Cuando organizamos nuestra

agenda con las tareas diarias, es un gran error hacerlo contando
con el total de horas de trabajo ya que, inevitablemente, durante
nuestra jornada laboral surgen imprevistos que harán que nos
sintamos frustrados e incompetentes al no poder cumplir lo
programado. Tenemos que contar con ellos y aprender a
manejarlos con realismo.

7. Aprender a decir no. En muchas ocasiones, ya sea por cultura

o por miedo, tendemos a no establecer límites a aquellos jefes o
compañeros que irrumpen en nuestro trabajo con otras tareas de
menor importancia, a las que establecen una fecha de entrega
inmediata. Tenemos que aprender a marcar unos límites
razonables y entender que, por hacerlo, no va a ocurrir nada malo,
sino que las personas que trabajan con nosotros comenzarán a
conocer nuestros límites y a valorarnos y respetarnos más.

8. Dedicar un 30% a tareas importantes y no urgentes. Por lo

general, se suele dedicar un mayor porcentaje de tiempo a
aquellas tareas urgentes que tienen un deadline marcado. Una de

32
las principales claves para obtener una mayor eficiencia es
dedicar tiempo a aquellas tareas importantes y no urgentes, que
son las que van a contribuir a alcanzar nuestros objetivos a largo
plazo, y que nadie nos va a presionar por ejecutarlas. Si no lo
hacemos, con el tiempo se pueden volver urgentes y ya sea
demasiado tarde.

9. Delegar las cosas de menor importancia. Saber derivar tareas

no es nada fácil, y pensar que realizándolas nosotros mismos
tardaremos menos tiempo es un error que incrementará nuestra
carga de trabajo y nuestros niveles de estrés. Sentirse cómodo no
teniendo el control de todo es algo que se tiene que trabajar.

10. No posponer las tareas difíciles. Es muy común que

tendamos a retrasar aquellas actividades que tienen una mayor
complejidad o que nos exigen un esfuerzo extra. Si por el
contrario, abordamos estas tareas en corto periodo de tiempo,
evitarán que suframos de estrés y ansiedad al estar continuamente
recordando estas tareas.

Material preparado por el Centro Integral de

Capacitación Empresarial y Crecimiento
Personal

Galo P. Gálvez Cervantes

Director General

Nuestros contactos: galopgalvezc@yahoo.com

33
Celular 0983746746

34