AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 2:

COMPETENCIA Y EVALUACIÓN
DE LOS AUDITORES

Ing. Axel Chavarría, MBA.

Facilitador
 Agenda

1.ISO 19011:2018.
2.Términos y Definiciones.
3.Principios de Auditoría.
4.Competencia y Evaluación de los Auditores.
5.Gestión de un Programa de Auditoría.
6.Realización de una Auditoría. Programa de
Una Auditoría

Auditoría
Principios

Términos y
Definiciones

ISO
19011:2018
6. Realización de una Auditoría
6.2 Inicio de la Auditoría
-Contacto inicial con el auditado
- Determinar factibilidad de la auditoría

6.3 Preparación de la Auditoría

- Realizar la revisión documental en preparación para la auditoría
- Preparar el plan de auditoría y documentos de trabajo

6.4 Conducción de la Auditoría

-Reunión de apertura
- Revisión documental mientras se conduce la auditoría
- Asignación de roles y responsabilidades
- Recolección y análisis de la información
- Preparación de conclusiones de auditoría
- Reunión de cierre

6.5 Preparación y distribución del informe de auditoría

6.6 Finalización de una auditoría

Seguimiento de la auditoría (si se especifica el plan).

 6. Realización de una Auditoría

Generalidades
Este capítulo contiene orientación sobre la preparación y realización de una auditoría
específica como parte de un programa de auditoría.

Inicio de la auditoría

a) Contacto inicial con el auditor para:

1) Establecer canales de comunicación.
2) Confirmar la factibilidad de la auditoría.
3) Solicitar acceso a documentos, reglamentos de seguridad y confidencialidad
aplicables, etc.

b) Determinar la viabilidad de la auditoría

• Tiempo, recursos, información.
 6. Realización de una Auditoría

Preparación de la auditoría – Auditoría documental:

En preparación para la auditoría de cumplimiento (fase 2), debería

revisarse la documentación del sistema de gestión a fin de tener una
visión general del sistema e identificar posibles deficiencias
documentables, revisando:
• Manual de la Calidad.
• Planes de Calidad.
• Requisitos legales y contractuales.
• Procedimientos e instrucciones de trabajo.
•Registros de auditoría, revisión por la dirección, entre otros.
 6. Realización de una Auditoría
Fases de la Auditoría

• Auditoría de fase 1 (revisión documental): Se evalúa el cumplimiento de los documentos con los requisitos de la
Norma del Sistema a auditar, es posible evaluar: Manuales, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Registros y
otros documentos.

• Auditoría de Fase 2 (auditoría en sitio): Consiste en verificar que las acciones dispuestas en los documentos se
llevan a cabo en las áreas de trabajo.

AUDITORÍA
Fase 1
AUDITORÍA =
+
AUDITORÍA
Fase 2

Ver Guía ISO 24 Enfoque dos etapas Auditoría

 6. Realización de una Auditoría

Preparación del plan de la auditoría:

Debería elaborarlo el Auditor Líder y contiene:
• Objetivos de auditoría, Criterios de auditoría y los documentos de referencia.
• Alcance: Definir qué procesos, lugares y actividades serán auditados.
• Fecha y lugar de Auditoría, Hora y duración estimada de las actividades de la Auditoría.
• Funciones y responsabilidades: de los miembros del equipo auditor y de los
acompañantes.
• Identificación del RD, Idioma de trabajo y del reporte de auditoría.
• Preparativos logísticos (viajes, recursos disponibles, etc.).
• Asuntos relacionados con la confidencialidad: Firma de un acuerdo de confidencialidad.
 6. Realización de una Auditoría
Preparación de la auditoría:
Los integrantes del equipo de auditoría con base en el trabajo que les fue asignado, preparan los
documentos para registrar la evidencia:
Lista de verificación del proceso.
• Identifica los elementos a ser auditados.
• Asegura la profundidad y continuidad de la investigación.
• Ayuda al auditor para investigar requerimientos.
• Ayuda al auditor a reasignar actividades cuando se requiera.
• Ayuda a obtener evidencias.

Notas del auditor / diagramas de proceso.

Listas o minutas de personal entrevistado.

Reportes de No Conformidad
 6. Realización de una Auditoría

Realización de las actividades de auditoría

Reunión de apertura El propósito de la reunión de apertura es:

o Presentar a los integrantes del equipo de auditoría.

o Revisar el Plan de Auditoría; revisión del alcance y objetivo de la
actividad.
o Proveer un resumen de cómo se realizará la actividad.
o Exponer criterios de evaluación a ser usados.
o Confirmar fecha y hora para las reuniones de cierre e intermedios.
oRegistrar en lista de asistencia.
 6. Realización de una Auditoría
6.4 Realización de las actividades de auditoría
Revisión de documentos durante la auditoría.

Esto se realiza con la finalidad de obtener información de soporte para la

auditoría y puede combinarse con otras actividades de auditoría.
Comunicación durante la auditoría

El equipo auditor debería comunicarse para

intercambiar información, evaluar avances y
reasignar trabajo necesario.

El auditor líder debería comunicar avances y

cualquier preocupación al auditado.
 6. Realización de una Auditoría
6.4 Realización de las actividades de auditoría
Asignación de responsabilidades y roles de guías y observadores.

Guías y observadores pueden acompañar el proceso de auditoría siempre y

cuando no interfieran con la conducción de la misma.

Para observadores: Obligaciones relacionadas con seguridad, salud,

confidencialidad deben ser arregladas entre el cliente de auditoría y el auditad.

Para guías designados por el auditado: Pueden asistir al equipo auditor y

actuar bajo solicitud del auditor líder para identificar individuos, asegurar
acceso a área, asegurar que se respetan políticas de seguridad y proveer
asistencia para obtener información.
 6. Realización de una Auditoría

6.4 Realización de las actividades de auditoría

Recopilación y verificación de la información
•Recopilación mediante muestreo
apropiado y verificación
Entrevistas
Métodos •Evidencia de la auditoría
Observación
Documentos •Evaluación frente a los criterios de
auditoría
Visión general del proceso desde la •Resultados de la auditoría
recopilación de información hasta
las conclusiones de la auditoría •Revisión

•Conclusiones de la auditoría
 6. Realización de una Auditoría

Realización de las actividades de auditoría

Selección de fuentes de información:
Las fuentes de información seleccionadas deberán ir de acuerdo al
alcance y complejidad de la auditoria y podrían incluir:

• Entrevistas con empleados y otras personas.

• Observación de actividades y condiciones generales.
•Documentos como políticas, procedimientos, estándares, etc.
•Registros.
• Bases de datos y páginas de internet.
• Reportes de otras fuentes , como auditorías externas, calificación de clientes.
 6. Realización de una Auditoría

Realización de las actividades de auditoría

Evidencia objetiva de auditoría
Registrar en la Lista de Verificación por Proceso:

Evidencia objetiva de auditoría

•Declaraciones
•Números de los documentos
•Identificadores
•Departamento o Área
•Puestos
•Procesos
La Lista de Verificación por Proceso es una
guía, no es un limitante.
 6. Realización de una Auditoría
Realización de las actividades de auditoría
Generando hallazgos:
Los resultados son generados al evaluar la evidencia contra los criterios y
pueden indicar conformidad o no conformidad. Al documentarlos asegurar
que:
• Se documentan de manera clara y concisa.
• Se expresan en los términos de los requisitos de la norma o criterio contra el cual se
audita
• Se cuenta con la evidencia que los respalde.
• El auditado está de acuerdo con la evidencia observada y las no conformidades son
entendidas.
• Se registra cualquier desacuerdo.
 6. Realización de una Auditoría
Realización de las actividades de auditoría

Generación de No Conformidades
Son una condición contraría a la calidad.
Son un incumplimiento de los requerimientos especificados

§ Se deberá incluir evidencia de soporte.

§ Las no conformidades pueden estar clasificadas.
§ Deberían ser revisadas con el auditado a fin de obtener
reconocimiento.
§ Se debería realizar todo intento de resolver
§ opiniones divergentes
 6. Realización de una Auditoría

Realización de las actividades de auditoría

Preparando las conclusiones de la auditoría:
El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para:
• Revisar los hallazgos de auditoría.
• Acordar las conclusiones de auditoría
respecto a los objetivos determinados.
• Preparar los documentos necesarios de
acuerdo al plan.
• Discutir el seguimiento, si es aplicables.
 6. Realización de una Auditoría
Realización de las actividades de auditoría
Realización de la reunión de cierre
Una reunión de cierre debería realizarse bajo el mando del auditor líder con la
asistencia de los representantes de los procesos y el equipo auditor para
presentar las conclusiones de auditoría.
El auditor Líder debería:
• Asegurar que se registra la reunión.
• Agradecer al auditado y a los guías.
• Recordar que se auditó el sistema, no personas.
• Recordar que fue muestreo y que puede hacer más No conformidades.
• Invitar a cada auditor a presentar sus hallazgos y a describirlos.
•Describir el seguimiento aplicable.
 6. Realización de una Auditoría
Preparación y Distribución del reporte de auditoría
Preparación del Reporte de Auditoría
Este se prepara bajo la dirección del Coordinador de Auditoría y debe contener, entre otros aspectos.

• Alcance y objetivos de Auditoría.

•Fechas de Auditoría e identificación de los procesos auditados.

• Identificación de los documentos de referencia.

• Resumen de hallazgos y su evidencia.

• Apreciación del equipo auditor sobre la extensión del cumplimiento del sistemas auditado con los criterios de
auditoria.

• Lista de distribución del informe.

 6. Realización de una Auditoría

Distribución del reporte y finalización de la auditoría

• Fechar revisar y aprobar el reporte de acuerdo con los procedimientos
de auditoría.

• La auditoría termina cuando todas las actividades descritas en el plan

de auditoría se hayan realizado y el informe de la auditoría ha sido
aprobado y distribuido.

• Los registros de la auditoría deberían conservarse o destruirse de

común acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los
procedimientos del programa de auditoría y los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales aplicables.
 6. Realización de una Auditoría

Actividades de seguimiento de Auditoría

• No son obligatorias acciones correctivas o de mejora para las
observaciones y/u oportunidades de mejora documentadas por el
auditor.

•Toda acción correctiva debe verificarse para asegurarse de la

eficacia de la misma. Se debe proporcionar evidencia objetiva del
cumplimiento.

• Puede requerirse una nueva auditoría para verificar las

efectividad de las acciones tomadas.
 Conclusiones

Los auditores deben agregar valor al Sistema de Gestión

concentrándose en los aspectos que afectan al mismo y
encontrando deficiencias que puedan conducir a no-
conformidades u oportunidades para mejorar su desempeño.

Las auditorías deben encontrar riesgos y oportunidades que

ayuden a mejorar los resultados deseados. Una metodología
como el enfoque basado en procesos va a impulsar una
mentalidad dirigida al mismo objetivo en toda la organización.
Si cada proceso cumple, cumplirá el Sistema.
 Conclusiones

La especialización de un Auditor lleva tiempo, dependerá del

desarrollo de las habilidades de técnicas de auditorías,
consultoría y de gestión de negocios que cada uno vaya
adquiriendo.

El reto que nos debemos imponer de ahora en adelante es

mantener el enfoque en el logro de los objetivos de sus
Sistemas de Gestión, para lo cual los invito a que continúen
desarrollando y mejorando cada día más en el fortalecimiento
de los Sistema de Gestión de la organización que representan.
 Facilitador ñ Ing. Axel Chavarría Morales, MBA.

§ Especialista en Sistemas de Gestión de Calidad.

§ Miembro del Comité Técnico de Normalización en Nicaragua.
§ Evaluador Líder del Premio Nacional a la Calidad.
§ Miembro Full de la Sociedad Americana para la Calidad (ASQ).
§ Ingeniero Industrial (UTM). @ChavarriaAxel
§ Contador Público y Financiero (LAAU) /axel.chavarria
§ Máster en Sistemas Integrados de Gestión (EQF)
/axel.chavarria
§ Máster en Administración de Empresas (IIAM)
/axel.chavarria
§ Doctorando en Educación e Intervención Social (UNAN)
axel.chavarria@gmail.com
§ Auditor Certificado ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001.
Tel. (505) 8688-1295