Auditoria de Calidad

Revisión sistemática de una actividad o de u
na situación para evaluar el cumplimiento d
e las reglas o criterios objetivos a que aquell
as deben someterse. RAE
.
Objetivos
• Determinar la conformidad o no conformidad con
requisitos
• Evaluar la efectividad del sistema de calidad establecido
• Verificar el cumplimiento del programa de calidad de
acuerdo con las regulaciones establecidas
• Proporcionar al auditado (empresa) la oportunidad de
perfeccionar su sistema de gestión de la calidad.

Propósito
• Descubrir fallos, problemas o NO CONFORMIDADES con el
sistema de calidad de la empresa
• Realizar recomendaciones tendientes a mejorar tal sistema, con el
fin de que éste cumpla con los requisitos del cliente.
• Descubrir causas de las no conformidades para: medidas
correctivas o medidas preventivas.

2
Características

No cambiar los resultados de la medición

La finalidad no es encontrar culpables sino

causas del problema

Evitar el conflictos de intereses, es decir no

debe hacerlas la misma persona que realiza el
trabajo o actividad
El personal encargado de realizarla debe
tener altas competencias técnicas y una
calidad moral a toda prueba.

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TIPOS Y CATEGORÍAS DE AUDITORÍAS

Tipos:

Calidad de los insumos utilizados en el proceso de producción

Estructura del proceso

Verificar que los procesos

Verificar si el producto o servicio obtenidos, esto es el resultado del proceso

Verificar proceso de manera integral

4
Clasificación

Según su naturaleza Según su responsabilidad

• Auditorías de: • Auditorías:
Verificación • Primera parte o fuente (Auditorías Internas)
• Segunda parte o fuente (Las que realiza el cliente
Cumplimiento a su proveedor)
Conformidad • Tercera Parte o Fuente (Las auditorías externas
sobre sistemas de gestión de calidad por parte
una organización independiente)

5
Clasificación

Según el ámbito de acción o de competencias Auditorías de emisión y visión o de cultura

corporativa
• Auditorías de: • Auditorías de:
Sistemas Políticas
Procesos Fines y objetivos
Productos o servicios Estrategias
Planes
Procesos
Resultados
Impacto

6
 1
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? 2

Elementos de
Valoración.

ELEMENTO Elemento
DOCUMENTACIÓN implementación

Elemento Evaluación 4
3
Elemento Certificación

7
Proceso de la
Auditoria

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Proceso de auditoria
1. Preparar el programa de
auditoría.
Cronograma e itinerario de auditorías
que se realizarán en un período
determinado
2. Planificar y organizar la 2. Planificar y organizar la auditoria
auditoría.
Confirmación por parte del auditado.
• El alcance y las exclusiones, y el Agenda para la reunión de apertura.
porqué de las mismas. Definir con
Visita previa a la auditoría. organizar
el auditado.
todos los documentos recopilados.
• Resumen de la auditoría.
Designar el equipo auditor y realizar
• Propósito un itinerario de cada uno
• Identidad de la organización Reunión previa con el equipo auditor
y repaso de la planificación, las
• Personas de contacto
funciones y el itinerario de cada uno.
• Preparación de la lista de
Otros detalles de la auditoría
verificación o comprobación (check
(seguridades, fechas de la auditoría,
list).
según el ámbito o alcance, estándares
• Recopilación de información. a utilizar, revisión de la lista de
verificación, unificación de criterios).
• Planificación y asignación de las
tareas a cada auditor
• Logística (pasajes aéreos, hotel, 9
insumos, etc.).
Proceso de auditoria
3. Realización de la auditoria
• NO CONFORMIDAD MAYOR.- 4. Informar de los resultados de la 6. Completar los registros de la
no dispone de registros escritos o auditoría. auditoría.
no cumple con cláusula de la
norma, NO CONFORMIDAD
MENOR.- no cumple parcialmente, 5. Realizar la auditoría de
no funciona correctamente, no es seguimiento.
100% eficaz, esto no es grave ni me
va romper el sistema
• OBSERVACION.- cumple,
funciona, pero puede mejorar.
Normalmente se da 6 meses para
tomar medidas correctivas para una
no conformidad menor, y tan solo 3
meses para una no conformidad
mayor, porque una situación que
puede romper el sistema no se la
puede soportar tanto tiempo.
• Recomendaciones, son opcionales
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El auditor

Conocimiento, Formación en el área y en procesos de auditoria

El Auditor Jefe será el catalizador, el dirigente, el líder que estará pendiente de

cualquier detalle o presto a ayudar a sus compañeros en caso de necesidad

Los demás auditores le deben obediencia y respeto al Auditor Jefe.

Deben cumplir su rol establecido en la planificación de la auditoría

Habilidades y valores personales

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Proceso de auditoria

OBJETIVOS
Proceso de planificación

Evaluar el sistema de control interno

Aplicar procedimientos específicos

Determinar hallazgos, y comentarios para el informe de auditoria

Comunicar los resultados

Establecer las correcciones y su seguimiento-adopción de

medidas
Determinar a quién corresponda las recomendaciones

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1. Diagnóstico General de la empresa (verbal, ocular, física, y documental)

• Conocimiento integral físico y documental

• Primer acercamiento formal
• Conocimiento de los misión (razón de ser), objetivos,
políticas, estrategias, cultura organizacional
• Niveles Estratégico, táctico y operativo
• Conocer la visión que permita el cumplimiento de la
misión
Inserte o arrastre y coloque su foto
• Familiarizarse con los procesos
• Visitas a la empresa
• Auditorias anteriores

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Diagnóstico General de la empresa (verbal, ocular, física, y documental)

Antecedentes del proceso- conceptos, finalidades, resultados

Sistema de planificación operacional.

Sistemas de Administración: conjunto de

áreas
Sistema de organización administrativa: estructura formal, organigrama y manuales de funciones, procesosyy procedimientos
funciones, propósitos
funciones e de autoridad
no cubiertas, relaciones
interrelaciones.
no definidas, muchos o pocos niveles estructurales, sobre carga de trabajo, etc

Sistema de administración personal: análisis del recursos humano , proceso de selección políticas, contribución

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Sistema de administración de bienes y servicios: contratación, modalidades, manejo adecuado, calidad y cantidad, políticas con proveedores(parte integrante de la
gestión ).Registros, procedimientos, precios, controles, inventarios

Sistema de administración financiera: registros y procedimiento de presupuestos, patrimonio, tesorería

Sistemas de Administración: conjunto de áreas y funciones, propósitos e interrelaciones

Sistema de información: para controlar, para verificar cumplimiento, datos bases sistemas informáticos de procesamiento, real oportuna, calidad, oportuna,
alcance, procesamiento

Sistema de gerencia: niveles estratégicos para analizar y lograr la visión sistémica, para dirección y control de la empresa, mecanismos de evaluación y ajuste,

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Diagnóstico general de la empresa
• Factores internos y externos
Entorno global y específico
• Visión sistémica y estratégica • Planificación empresarial
Visión sistémica.- desde la recepción • Diagnóstico, análisis y toma de
de insumos, hasta la entrega del decisiones actuales y para el futuro,
servicio, e impacto del mismo incertidumbre, diseño del proceso
(objetivos, metas, proveedores, de planificación estratégica.
insumos, procesos, productos, efectos, Análisis interno y del entorno.
impacto, usuarios, entorno FODA, visión, misión, objetivos
estratégicos, políticas y estrategias,
Visión estratégica: dónde está la recursos, organización, planes,
organización y hacia dónde se programas, presupuesto, estrategias.
proyecta Indicadores de eficiencia, eficacia,
calidad
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PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DE LA AUDITORIA
Actos u operaciones para alcanzar un fin específico-procedimientos a emplear para emitir opción
Recopilada la información se verifica, pruebas consistentes, realidad con requisitos mínimos, evaluaciones, entrevistas,
visitas, observaciones, reuniones documentadas y evidenciadas

• Planificación específica • Componentes de control interno • Procedimiento de evaluación de

• Análisis general y diagnóstico
comparativo con sistemas de
control interno y de informes sobre
los mismos
• Diseñado con el objetivo de
proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la
consecución de objetivos
• Eficacia y eficiencia de las
operaciones: Fiabilidad de la
información, cumplimiento de leyes
y normas que sean aplicables
control interno
• Entorno de control: aporta
disciplina y estructura e integridad, • Componentes o áreas de resultados,
valores éticos, capacidad de los clave
empleados de la entidad, filosofía
• Procesos clave
de dirección, el estilo de gestión, la
manera en que la Dirección asigna • Seleccione una muestra
la autoridad, responsabilidades, representativa de operaciones
organiza y desarrolla
• Compruebe
profesionalmente al personal, así
como la atención y orientación • A base de los resultados, el riesgo
• Evaluación de riesgos de control
• Actividades de control
• Información y comunicación
• Supervisión 17
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DE LA AUDITORIA
• Evaluación del riesgos
• Posibilidad de errores e
irregularidades que pueden existir
en un componente, actividad,
procesos
• Información administrativa, técnica
y operativa distorsionada en forma
importante por la naturaleza misma
de los procesos o porque los
controles existentes no las haya
prevenido, detectado y corregido
oportunamente.
• Es la posibilidad de que el auditor
emita información.
• Matriz de decisiones por • Informe de evaluación del sistema
componente de control
• Identificación de componentes • Principales deficiencias y
desviaciones detectadas
Definir el proceso que corresponde a
cada componente y determinar sus • Comentarios, conclusiones y
controles claves. sugerencias para acciones
correctivas.
Probar el nivel de cumplimiento de
cada control.
Escoger una muestra representativa de
operaciones. Programa de Trabajo
• Lógico ordenado y
Evaluación de controles claves.
clasificado de
Definir afirmaciones. procedimientos de
Aplicación del enfoque de auditoría a auditoría a ser utilizados
través de pruebas de cumplimiento y • Extensión y oportunidad
sustantivas. de su aplicación
Asignar una ponderación para cada
control clave
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EJECUCIÓN
Aplicación de programación
• Determinación de los hallazgos • Pruebas de auditoria
• Atributos del hallazgo. • Técnicas de verificación ocular

• CONDICIÓN Comparación, observación, revisión selectiva

• Técnicas de verificación verbal
• CRITERIO
Indagación, entrevista
• EFECTO
Varias preguntas, para evidencias no documentadas
• CAUSA,
No es solo está
• Técnicas verificación escrita: análisis, confirmación
(certificaciones)
• Técnicas de verificación documental
Comprobación, computación.
• Técnicas de verificación física: examen físico y ocular de
los activos, obras, documentos y valores

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COMUNICACIÓN
El informe es el producto final del proceso completo de la auditoría de gestión, en consecuencia no solo corresponde a las
últimas semanas de labor, es una actividad que se inicia con la planificación de la auditoría.

• Al entrevistar a los principales funcionarios Al presentar oficialmente el informe de

• Al informar sobre la evaluación del sistema de control auditoría
Interno
• Principales problemas en las operaciones
• Al informar verbalmente sobre las conclusiones administración de los recursos
relativas a los componentes examinados
Cumplimiento de las disposiciones legales y de
• Al presentar conclusiones escritas sobre los normatividad interna
componentes examinados
Oportunidad y amenazas del entorno, fuerzas y debilidades
• Al convocar a la administración para comunicar los de la organización
resultados
Propuestas de solución con definición de etapas, acciones,
• Al realizar la reunión para comunicar los resultados responsables, tiempos de ejecución, costos y beneficios.

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 Informe

• Carátula • Limitaciones

• Título de la auditoría • Aspectos que incidieron negativamente en el desarrollo

de la actuación auditora
• Período examinado
• Comentarios y observaciones relevantes
• Código de identificación
• Descripción de hechos y detalles derivados del análisis
• Carta de presentación y evaluación de la unidad auditada con relación a los
• Índice hallazgos de auditoría detectados. Es la parte más
amplia del informe y contienen las condiciones,
• Detalle de siglas y abreviaturas utilizadas criterios, efectos y causas, que en definitiva son los
• Aspectos preliminares resultados de la auditoría.

• Motivo de la auditoría • Conclusiones

• Descripción de donde se generó la actuación, sobre la • Deducción o diagnóstico que hace referencia a los
base del cumplimiento hallazgos, expuestos en forma resumida.

• Objeto de la auditoría • Recomendaciones

• Determinación de la finalidad o metas del examen

• Alcance de la auditoría
• Antecedentes de la entidad
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MONITOREO
Forma permanente, avance de trabajo realizado, con la finalidad de confirmar el cumplimiento de las recomendaciones
• Plan de aplicación de recomendaciones
• Las recomendaciones son sugerencias claras, sencillas,
positivas y constructivas
• Compromiso, asignación de responsabilidades,
plazos y medios de verificación
• Seguimiento a fin de verificar el grado de cumplimiento
(tiempo, objetivos, alcance, metodología, criterios
indicadores, responsables, instrumentos)
• Por qué se aplican los correctivos
• Cómo se aplicarán y Quién los ejecutará
Acción de seguimiento
• Poner en práctica el seguimiento, con la planificación
exhaustiva de cada actividad, finalizará con la redacción de un
nuevo informe de gestión.
• Para planificar o reorientar actuaciones futura relacionadas con
la unidad examinada.
• El auditor tendrá la obligación de comprobar lo afirmado para
el efecto dispone de la solicitud de acciones correctivas.
• Incorporación de las personas responsables
• Incorporación de personas responsables, representantes
de los sectores de la sociedad, servirán como
proveedores de información a través de encuestas
periódicas, mesas de trabajo o cualquier instrumento o
técnica.
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• Resultados del seguimiento
• Al concluir el seguimiento se deberá presentar un informe que contenga:
• Grado de cumplimiento de las acciones correctivas.
• Logros relevantes de las medidas adoptadas para el cumplimiento de las metas programadas.
• El incumplimiento de las recomendaciones y en caso de ser: Justificado, se listará las acciones pendientes y
explicará los motivos por los cuales se encuentran en esa situación. Injustificado, se sugerirán las sanciones a
que hubiere lugar.
• De los resultados obtenidos, se determinará la necesidad de continuar con seguimientos periódicos y controlar la
gestión de unidades distintas, proponer planes de control futuro para continuidad en la calidad.

• Productos
Evaluación del plan de acción del ente.
Incentivos o sanción a la unidad de análisis.

• Conclusión
Esta fase, seguimiento y evaluación verificar que hayan cumplido todos los cambios sugeridos y comprobar que el
mecanismo de mejoramiento continuo

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