Planificación y Preparación de Auditorias.

Introduccion

1. Las auditorias internas ya sea en el área financiera y contable,

producción, talento humano etc. Son necesarias para poder medir la
eficacia de los diferentes sistemas que hacen que la organizaci6n
funcione en pro de conseguir objetivos y metas.
2. El auditor interno desarrolla su trabajo en el marco de cumplimiento
de las normas internacionales para el ejercicio profesional de la
auditoria interna, lo que le da certeza y confianza a la administración,
de que su trabajo y el resultado de este serán de valía y aplicabilidad
para el mejoramiento de los controles y resultados de la entidad

1. Auditores Internos de Calidad

Conocimientos genéricos y habilidades de los auditores de sistemas de
gestión
1. Principios, procedimientos y técnicas de la auditoría.
2. Documentos del Sistema de Gestión
3. Situaciones Organizacionales
4. Leyes y Reglamentos Aplicables
5. Aspectos Técnicos de los Procesos

Clasificación del los Auditores Internos

1. Educación
2. Formación
3. Experiencia
4. Características
5. Habilidades
6. Preparación Individual del auditor.

Funciones del Auditor

Una auditoría bien hecha es benéfica para todos los que toman parte. La
auditoría mal realizada provoca resentimientos y enfrentamientos. Los.
elementos mas importantes de la auditoria son cómo considera el auditor su
función y como se trasmite esa consideración a los auditados.
1. El auditor debe estar convencido de que el servicio que presta, es
valioso y que se trata de una situación gana gana para todos.
2. El auditor tiene que participar con la mente abierta respecto a lo que
se encuentra durante la auditor.
3. El auditor será paciente y realizará la auditoría siguiendo todos los
pasos Iógicos hasta su terminación, antes de sacar conclusiones.
4. Contar con suficientes antecedentes técnicos para entender el
proceso y los procedimientos a auditar.
5. Ser capaz de leer un procedimiento y luego observar la efectividad de
lo que está por escrito.
6. Ser un entrevistador sensible y consistente, capaz de escribir un
relato preciso de lo que se dijo y se observó.
 7. Tener capacidad para escuchar. Es decir, saber extraer la
información significativa de lo que se comente.
8. Contar con razonamiento deductivo para que durante una situación o
problema se llegue a la conclusión Iógica.

Perfil del Auditor

1. Precisión de las preguntas
2. Retroalimentación
3. Buen trato
4. Discreción
5. Atención
6. Respeto
7. No juicios

Selección de Designación de Auditores

1. El desarrollo de las auditorías internas, se inicia con la selección del
equipo auditor para realizar la auditoría, de acuerdo al plan anual de
auditorias. Cada equipo se compone de al menos una persona que
actúa como auditor.
2. Los auditores pueden ser personal externo ala organización, pero
este personal debe ser previamente informado de las condiciones de
trabajo y sistema de la calidad de la organización.

2. Fases de la Auditoría
1. Inicio de la auditoría:
 Análisis general - pre auditoría
 Objetivos de la auditoría
 Alcances de la auditoría

2. Preparación de la auditoría
 Plan de Auditoría
 Asignación del equipo auditor
 Documentos de trabajo

3. Ejecución de la auditoría
 Reunión de apertura
 Recolección de evidencias
 Observaciones de la Auditoría
 Reunión de cierre

4. Documentos de Auditoría y Seguimiento

 Preparación y Contenido del informe
 Distribución del Informe
 Retención de Expedientes
 Determinación y Seguimiento de acciones correctivas.

La norma ISO 9000:2015 define una auditoría de calidad como: “proceso

sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que se
cumplen los criterios de auditoría”.

Objetivos de la auditoría
La auditoría se basa en los objetivos definidos por el cliente.
El alcance es determinado por el auditor líder con el cliente, para alcanzar los
objetivos.
El alcance describe la extensión y límites de la auditoría.

Nota: la auditoría solamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el

cliente es opinión del auditor líder que:
 Existe información suficiente y apropiada sobre el tema de la
auditoría.
 Existen recursos adecuados que respalden y evalúen el proceso de
auditoría.
 Existe una cooperación adecuada por parte del auditado.

Ejemplos:
 Determinar la conformidad con los criterios de auditoria SGC del
auditado.
 Determinar cuando el SGC de auditado se ha implementado y
mantenido apropiadamente.
 Identificar las áreas de mejora potencial
 Evaluar el SGC de una organización cuando existe un deseo de
establecer una relación contractual, como la que se da con un
proveedor potencial o un socio empresarial.

Alcance de la auditoría
El alcance describe todo el Sistema de Gestión de la Calidad, procedimientos
y todos los apartados de la Norma de calidad aplicada para la implantación
del sistema, así como la información relativa a la documentación legal y
administrativa de la empresa por el equipo auditor, en factores tales como la
ubicación física, actividades organizacionales y la forma de realizar los
informes.
Preparación de la Auditoría.
Plan de auditoria
a. Los objetivos y alcance de la auditoría.
b. El criterio a ser usado para la realización de la auditoría.
c. La identificación de la unidades organizacionales y funcionales a ser
auditadas.
d. La identificación de las funciones y/o individuos dentro del auditado,
que tengan responsabilidades relativas a aspectos de la calidad.
e. Identificación delos aspectos de calidad que son alta prioridad.
f. Identificación de los documentos de referencia.
g. El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspectores.
h. Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoría.
i. El cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del
auditado.
j. Requerimientos confidenciales.
k. El contenido, formato y estructura del informe.

Asignación del Equipo Auditor

Auditor Líder
1. Consultar y consensuar con el cliente el alcance de la auditoría.
2. Obtener información de respaldo.
3. Formación del equipo auditor.
4. Coordinar la preparación de los documentos.
5. Preparar las comunicaciones
6. Dirigir las actividades del equipo auditor.
7. Representar al equipo auditor en discusiones.
8. Realizar los informes de la auditoría para el cliente

En conclusión las tareas del auditor líder son:

1. Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y
efectivamente.
2. Recopilar y analizar las evidencias de auditorías relevantes y
suficientes para determinar los resultados de la auditoría.
3. Preparar los documentos de trabajo.
4. Documentar los resultados de la auditoría.
5. Redactar el informe de la auditoría.

Cliente y Auditado
1. Definir los objetivos de la auditoría.
2. Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la
auditoría.
3. Aprobar el plan de auditoría.
4. Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución.
5. Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoría,
cuando sea necesario.
6. Designar personal responsable y competente para acompañar a los
miembros del equipo auditor.
7. Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y
registros relevantes a la solicitud de los auditores.
Documentos de trabajo
1. Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados
de la auditoría.
2. Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los
elementos del SGC.
3. Los registros de las reuniones

Ejecución de la Auditoría
1. Reunión de Apertura
2. Recolección de las evidencias.
3. Observaciones de la auditoría
4. Reunión de cierre

Documentos de auditoría y seguimiento.

1. Preparación y contenido del Informe.
a. La identificación de la organización auditada y del cliente.
b. Los objetivos y alcance acordados de la auditoría.
c. Los criterios acordados contra los que se realizó la auditoría.
d. El período cubierto por la auditoría.
e. La(s) fecha(s) en que la auditoria fue realizada.
f. La identificación del equipo auditor.
g. La identificación de los representantes del auditado que
participaron en la auditoría.
h. Un resumen preciso del proceso de auditoría, incluyendo
cualquier obstáculo enfrentado.
i. Las conclusiones de la auditoría.
j. Las declaraciones de confidencialidad de los contenidos
k. La lista de distribución del informe de la auditoría.

2. Distribución del informe

3. Retención de expedientes

3. Planificación de la Auditoría

Programa de Auditoría
1. El alcance y los objetivos de la auditoría.
2. Las unidades que ser´pan auditadas.
3. Los documentos referencia para la auditoría.
4. Los nombres y clasificaciones de los miembros del grupo auditor.

El plan de auditoría.
Un buen plan debe contener a los siguientes elementos:
1. Los tiempos necesarios para cada actividad.
2. La cantidad de unidades y departamentos que serán auditados
3. El muestreo necesario de documentos y actividades que serán
verificados.
4. La cantidad de elementos del SGC que serán auditados
 5. El plan debe contener: ¿quién audita, qué se audita, cuándo y dónde
se efectuará la auditoría?, además, fecha de la auditoría, hora de
inicio y su duración estimada.

Listas de Verificación
Otro punto importante de tener en cuenta al planificar la auditoría es la
preparación de los documentos de trabajo, esto es de gran ayuda que
permite dar un orden a la audito´ria y cubrir sistemáticamente todo lo que
alcance dice que se cubrirá.

Los documentos principales son:

1. Una lista de verificación
2. Informe interno del auditor.
3. Informe en donde se documentan las evidencias que respaldan los
resultados.

Protocolo de las auditorías de calidad.

1. Definir objetivo de la auditoría: el gerente general y el auditor definen
el objetivo de la auditoría y hacen el plan de trabajo y el cronograma.
2. Hacer la planeación: se hace la planificación de la auditoría,
estimando tiempos, tamaño, muestras y personas a entrevistar.
3. Llevar a cabo la elaboración del check list: se elaboran las listas de
chequeo para llevar a cabo una clara lista de preguntas que deben
ser aplicadas a cada cargo.
4. Convocatoria: se comunica por escrito las fechas de la auditoría a
todas las dependencias.
5. Reunión de apertura: explica objetivo, alcance, programa y términos
de la auditoría de calidad.
6. Auditoría: realiza la inspección de campo mediante entrevistas,
revisión de archivos y observación.
7. Mirar registros en archivadores: se mira una muestra representativa
de los registros de calidad que soportan la operación de una área.
8. Análisis de hallazgos: analiza con los otros auditores las posibles no
conformidades y los hallazgos.
9. Auditoría segunda ronda: segunda ronda para culminar hallazgos.
10. Presentación de NO conformidades: presenta a cada jefe y procura
que firme fecha y acción correctiva que se va a realizar.
11. Firma de NO conformidades: cada jefe se compromete a realizar los
ajustes solicitados.
12. Reunión de Cierre: resumen de la auditoría a todo el personal
ejecutivo.
13. Seguimiento: regresa en las fechas establecidas para verificar las
acciones correctivas.
14. Levanta la NO conformidad: si ha sido corregida la No conformidad
es firmada por el auditor con su visto de aprobación.
15. Escalar: si no se cumple la NO conformidad es nuevamente
diligenciada y negociada, la primera vez con el jefe y la segunda vez
en caso de ser necesario con el jefe del jefe.
 16. Informe Gerencial: en una fecha preestablecida se realiza el informe
de cierre del ciclo de auditoría con la presentación a la gerencia
general de la situación de las auditoría.

4. Ejecución de la Auditoría.
1. Reunión de inicio con el auditado
2. Visita de reconocimiento
3. Estudio de la documentación
4. Auditoria de terreno
5. Reunión del grupo auditor
6. Reunión final con el auditado (Reunión de cierre)

Informe final:
 Datos del área auditada y fecha
 Identificación del informe
 Nombres y funciones del grupo auditor
 Alcance y objetivos de la auditoría.
 Capacidad del SGC para lograr los objetivos
 Juicio del grupo auditor
 Documentos de referencia y normas
 Plan de auditoría
 Observaciones y NO conformidades.