Está en la página 1de 33

Conferencia Web Unidad 3.

Auditoria Interna de Calidad NTC ISO


9001
Fichas: 2105029, 2105034, 2105035,
2105036 Y 2105041

Amparo Lucero Villa Rojas


Instructora AVA- Calidad - SST
06 de mayo de 2020
AGENDA

01 02 03 04
Apertura de la Temática 3 Actividades de Aclaración de
transferencia o Definir los aspectos aprendizaje 3 – actividades e
Conferencia generales dentro de RAP3 inquietudes y
Web 3 un proceso de cierre de la
auditoría de calidad. sesión.

Amparo Lucero Villa Rojas - Tutora Virtual


GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUDITORÍA

1. Reunión de apertura.
2. Revisión Documental durante la realización
de la auditoría.
3. Comunicación durante la auditoría.
4. Recolección y verificación de la información.
5. Generación de hallazgos de auditoría.
6. Preparación de conclusiones de auditoría.
7. Realización de la reunión de cierre
1. Reunión de apertura.
OBJETO DE LA REUNIÓN DE APERTURA.

Según la Norma internacional ISO 19011 (2011) el


propósito de la reunión de apertura es:

 Confirmar que todas las partes están de acuerdo


con el plan de auditoría (auditado, equipo auditor).
 Presentar al equipo auditor.
 Asegurar que se pueden llevar a cabo todas las
actividades de auditoría planeadas.
1. Reunión de apertura.
2. Revisión Documental durante la realización de la
auditoría.

El auditor normalmente solicita los documentos que figuran en una lista de


comprobación preliminar. Pueden incluir una copia del informe de alguna
auditoría anterior, junto con copias de las actas de la junta y del comité, así
como copias de los estatutos y reglas permanentes.

La información recopilada a través de entrevistas debe verificarse por medio


de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes
como, observaciones, registros y resultados de medidas existentes.

Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes


y los procedimientos, para asegurar un control de calidad de los procesos de
muestreo y medición efectivos.
3. Comunicación durante la auditoría.
Es necesario hacer arreglos formales de comunicación entre el equipo auditor, así
como con el auditado, el cliente de auditoría y potenciales entes externos (ej.
entes reguladores), especialmente cuando los requisitos legales.

El equipo de auditoría debería reunirse periódicamente para intercambiar


información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar trabajo entre los
miembros del equipo auditor, según resulte necesario.

Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debería comunicar periódicamente


el progreso de la auditoría y cualquier duda al auditado y cliente de auditoría,
según sea apropiado.
La evidencia recolectada durante la auditoría que sugiera un riesgo significativo
inminente para el auditado debería ser reportado sin demora al auditado, y cuando
sea apropiado, al cliente de auditoría.
4. Recolección y verificación de la información.

• La información relevante a los objetivos, alcance y criterios de la auditoría,


incluyendo información relacionada con interfaces entre funciones,
actividades y procesos debería ser recolectada por medio de muestreo
apropiado y debería ser verificada.

• Solo información verificable debería ser aceptada como evidencia de


auditoría.

• La evidencia de auditoría que conduce a hallazgos de auditoría debería ser


registrada.

• Si durante la recolección de evidencia el equipo auditor conoce de


circunstancias o riesgos nuevos o cambiantes, estos deberían ser tratados
por el equipo de manera concordante.
Evidencias de auditoría.
La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre un hecho específico,
que nadie pueda racionalmente dudar de ella. Es toda la documentación
elaborada u obtenida por el auditor durante el proceso de la auditoría que
respalda sus conclusiones y opiniones

Se denomina evidencia objetiva a la información cualitativa o cuantitativa,


registros o declaraciones acerca de hechos relativos a la existencia e
implementación de un elemento de un sistema de gestión, la cual se basa en
la observación y puede ser verificada.

La recolección de evidencias es la fuente básica para que el auditor pueda


determinar si el sistema de gestión es conforme con las disposiciones de la
norma de referencia.
Evidencia de auditoría
 Son los registros, las declaraciones verbales de hechos
u otra información, relacionados con los criterios de
auditoría y que son verificables.
 Es un hecho existente.
 Está basada en la observación e investigación
sistemática.
 No está influenciada por emociones o prejuicios.
 Puede ser documentada.
 Puede ser verificada.
 Está relacionada con los criterios de la auditoría.
Características de la evidencia

Veraz, adecuada, convincente y que al ser expuesta no


genera duda ni da lugar a interpretación diferente al
COMPETENCIA: hallazgo que respalde. Se refiere a la calidad de la
evidencia

Aquella cuyo volumen o cantidad satisfacen la necesidad


SUFICIENCIA: de respaldar un hallazgo.
5. Generación de hallazgos de auditoría.
Observaciones: situaciones comunes y corrientes que son elogios a procesos que en
especial funcionan muy bien o procesos que quizá exijan mayor investigación. Las
observaciones no indican desviaciones o incumplimientos.

Hallazgos menores: desviación o falla en el cumplimiento de las especificaciones que


pone en riesgo la calidad del producto o servicio. Los hallazgos menores también se
describen como aspectos de mejoramiento continuo.

Hallazgos mayores: falla en el cumplimiento de las especificaciones que pone en


riesgo la calidad del producto o servicio. Ausencia de un procedimiento indispensable.
Ruptura total del proceso o procedimiento. Los hallazgos mayores también se
describen como aspectos varados.

Muchos hallazgos menores en la misma área podrían considerarse un aspecto


varado. Un número muy significativo de hallazgos menores en los resultados de
una auditoría se consideraría un hallazgo mayor.
LA VERIFICACIÓN DE LA CONFORMIDAD IMPLICA:

• Revisar que los elementos del Sistema de Gestión de la


Calidad cumplan con las normas y requisitos acogidos por la
compañía.
• Se realiza con base en pruebas o evidencias documentales

LA CONFORMIDAD LA NO CONFORMIDAD
Equivale al cumplimiento Hace referencia al
de un requisito. incumplimiento del mismo, bien
sea de forma completa o parcial.
Clasificación de no conformidad.
No-Conformidad Mayor: Ausencia de un elemento exigido por la norma,
falta de implementación de un procedimiento del Sistema de Calidad. Se
considera también a cualquier problema que cause impacto dentro de la
calidad del producto o servicio entregado al cliente.

No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de


un requisito de la norma, se caracteriza por casos aislados de debilidades en
el Sistema de la Calidad y la necesidad de pequeños ajustes en la
adecuación o en la implementación del procedimiento.

Observación: Constatación hecha en el curso de una auditoria de la calidad


y verificada por evidencias objetivas.

Registro de No Conformidad: En el que se registra, clasifica y describe la


no conformidad detectada durante la auditoria y se respalda con la
identificación de la evidencia objetiva.
6. Preparación de conclusiones

 Revisar los hallazgos y cualquier información recopilada frente a los


objetivos.

 Acordar conclusiones, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al


proceso.

 Preparar recomendaciones, si está especificado en los objetivos.

 Comentar el seguimiento de la auditoría, si está en el plan.


5. Reunión de cierre de auditoria
1. Una vez terminada la recolección de evidencias, se procede a la reunión de
cierre en la cual se hará la presentación de los resultados de la auditoría (no
conformidades, observaciones y oportunidades de mejora). Una copia de los
registros de las no conformidades y observaciones debe ser entregada al
responsable del área auditada.
2. El auditor debe levantar un acta en la que se consigne la siguiente información:
• Fecha y hora de la reunión de cierre.
• Comentarios a los resultados de la auditoría.
• Compromiso del auditado de presentar un plan con acciones correctivas
a las no conformidades encontradas, en un plazo máximo de diez (10)
días hábiles.
• Participantes de la reunión.

3. El original de este documento debe ser anexado al informe final de la


auditoría.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3

UNIDAD 3:
Definir los aspectos generales que permiten la
adecuada documentación de observaciones,
objetivos, memorandos y revisión documental
dentro de un proceso de auditoría de calidad.

Amparo Lucero Villa Rojas - Tutora Virtual


COMPETENCIAS Y RESULTADOS DE APRENDIZAJE 3

COMPETENCIA: Determinar los Sistemas de Gestión


según el marco Estratégico.

RESULTADOS DE APRENDIZAJE RAP 3:


Revisar la aplicación de los pasos a seguir en la
realización de la Auditoria interna de la organización.

Recuerde que cada unidad se debe aprobar sobre el 70


(A) y la participación en todos los aportes propuestos.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3
Esta unidad va del 04 al 09 de mayo de 2020
Con el desarrollo de estas actividades se pretende definir los aspectos
generales que permiten la adecuada documentación de observaciones,
objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un proceso de
auditoría de calidad.

ACTIVIDADES CALIFICABLES : Cuestionario


Taller Realización de la auditoría interna.

ACTIVIDADES NO CALIFICABLES:
Participación en Foro Temático Reflexión inicial Unidad 3.
Participación Conferencia web unidad 3

No se reciben evidencias por correo electrónico, foros o mensajería

Amparo Lucero Villa Rojas - Tutora Virtual


TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a


continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2,
escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano,
misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:

a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un


memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un
formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo
formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la
auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.
MEMORANDO AUDITORIA INTERNA
LOGO Versión __
EMPRESA ______________________
REUNION DE APERTURA
Fecha:
Para
Lugar:
Fecha y hora
Asunto Reunión de Apertura
Objetivo de la
Auditoria:
Alcance:

Criterios de
Auditoria:

Ejemplo a) Proceso a auditar:


En el contexto de la Auditoria Interna al Sistema de Gestión de Calidad de la empresa X, me permito
citar a usted (es) a la reunión de apertura de la Auditoria, en la que se desarrollará las siguientes
actividades:

Presentación de los miembros del Equipo auditor


Presentación del alcance, objetivos y plan de auditoria.
Concertación con los líderes del proceso de calidad de la empresa auditada acerca el Plan de auditoria.
Metodología y procedimientos a aplicar en desarrollo de la auditoria.
Recursos técnicos y logística necesaria para el desarrollo de la auditoria.

Observaciones
ASISTENTES REUNION DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No.
Documento revisado, Observaciones del documento.

PLAN DE AUDITORIA
LOGO Versión __
EMPRESA ______________________

REVISION DOCUMENTAL

Ejemplo b) No. Documento revisado Observaciones del documento

Instructivos de cómo hacer la solicitud I-EL-002 Carpetas de


1
/reclamos Protocolos e Instructivos.
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Junio de
2
2017
Manual de Procedimientos de recepción M-PC-005 Versión Junio de
3
2018.
c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o


estrategias de recolección y verificación de información usará durante la
auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).
e- Generación de hallazgos de auditor.

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado


para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta
actividad).
PLAN DE AUDITORIA
LOGO Versión __
EMPRESA ______________________

CUADRO DE HALLAZGOS

Fecha: Auditor (es):


Proceso
Compras Auditado (s):
Auditado:
Criterios de
No. Evidencias de Auditoría Hallazgos de Auditoría C NCM NCm
Auditoría
1
Instructivos de desarrollo de Existen varias copias de manuales no se X
I-EL-002
solicitudes conoce cuál es el más reciente

Manual de Formatos y Registro Se diligencia a mano, en diferentes tintas,


2 M-FR-03 X
de solicitudes lo hace poco entendible en ocasiones
Ejemplo e) "Ausencia en los registros de Norma: No se pudo obtener evidencia de la
aplicación de los criterios de ISO9001:2015 aplicación de los controles de evaluación y
evaluación, selección, NUMERAL - seguimiento al desempeño del proveedor
seguimiento al desempeño y la CLAUSULA XXXX que presta servicios logísticos de
3 reevaluación del proveedor XX. 8.4.1 transporte de productos comprados desde el X
exterior, según lo definido en el
Se clasifica como menor en razón Procedimiento Selección, Evaluación y
a que se trata de un caso aislado Seguimiento de Proveedores PD-SERP-07
en el proceso." del 20/02/2019.

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor


INFORME DE AUDITORIA
LOGO Versión __
EMPRESA ______________________

Fecha de Auditoría
Auditor líder
Equipo Auditor

Objetivo:
Alcance:
Criterios de
Auditoria:

No. OBSERVACIONES POSITIVAS


1
2
3

No. ASPECTOS POR MEJORAR


1
Ejemplo f) 2
3

No. NO CONFORMIDAD NCM NCm


1
2
3

CONCLUSIONES

Líder Auditor
Firma

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor


AUDITORIA INTERNA
LOGO Versión __
EMPRESA ______________________
REUNION DE CIERRE
Fecha:
Para
Lugar:
Fecha y hora
Asunto Reunión de Cierre
Objetivo de la
Auditoria:
Alcance:
Criterios de
Auditoria:
Proceso a
auditar:
Ejemplo g) Metodología

Observaciones :En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna
de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del XX/XX/2020
ASISTENTES REUNION DE CIERRE
NOMBRE Y CARGO FIRMA
APELLIDOS
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo
tras el desarrollo de esta actividad.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:


• Leer y analizar el material de formación de la actividad 3: OA
Desarrollo de la Auditoría.
• Apoyarse en la normatividad ISO 9001:2005 E ISO 19011:2011.
• Realizar consultas del tema en internet si lo considera necesario.
¿Quiere exponer
sus dudas?

¿Quiere hacer un
Recuperado de https://n9.cl/7fEL comentario?
Amparo Lucero Villa Rojas - Tutora Virtual

También podría gustarte