Presentación Final GUIA PARA EL DISEÑO DE LOS MANUALES

OFICINA DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO Y ORGANIZACIÓN
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN

DE MANUALES DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS
DEL MPPCTI
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
La Oficina de Planificación, Presupuesto y

Organización se propuso como objetivo impulsar en las
dependencias del MPPCTI la elaboración y
actualización de los Manuales de Normas y
Procedimientos propios de cada unidad,
proporcionando información que los oriente en la
documentación de los lineamientos necesarios para
ejecutar los procedimientos, generando mejoras en el
desarrollo de sus actividades y cumpliendo, además
con el marco jurídico establecido relacionado con la
materia.
OBJETIVOS DE LA INDUCCIÓN
1 2
Brindar apoyo técnico a las
Dependencias a fin de facilitar Presentar la metodología para la
la elaboración elaboración de sus Manuales
de sus Manuales
3
Crear conciencia en las
Dependencias sobre la
importancia que tiene la
documentación
de sus procedimientos
MARCO JURÍDICO PARA LA

ELABORACIÓN
Y PROCEDIMIENTOS
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en
Gaceta Oficial N° 5.908 (E), del 19 de febrero de 2009 (Arts. 25, 137,
141).
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial N°
6.013 (E), de fecha 23 de Diciembre de 2010 (Arts. 7, 33-5, 35, 36,
37, 39, 85, 91-22-23-29, 92).
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (LOPA), publicada

en Gaceta Oficial N° 2.818 (E), de fecha 01 de julio de 1981 (Arts. 47 y
48).
MARCO JURÍDICO
PARA LA ELABORACIÓN
Y PROCEDIMIENTOS
Decreto N° 6.265, con Rango, Valor y Fuerza de Ley de
Simplificación de Trámites Administrativos, publicada en Gaceta
Oficial N° 5.891 (E), de fecha 31 de julio de 2008 (Arts. 4, 7, 9, 11,
13, 42).
Decreto N° 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la

Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial N° 5.890 (E), de
fecha 31 de julio de 2008 (Arts. 7,12, 138, 159, 160, 161, 163, 164,
166).
Normas Generales de Control Interno, publicada en Gaceta Oficial

N° 36.229, de fecha 17 de junio de 1997 (Arts. 5, 8, 22).
Políticas Generales de Control Interno del MPPCTI, aprobadas en

Punto de Cuenta N° 111-023, de fecha 22 de agosto de 2013.
IMPORTANCIA DE LOS
MANUALES DE NORMAS PROCEDIMIENTOS
Permiten detectar y
evitar Permiten orientar al nuevo
duplicidad de Facilitan la actividad personal para la
actividades. de control por parte ejecución de los
del (de la) Supervisor(a) procesos de la unidad.
Generan continuidad en
la ejecución de las Son base para la
actividades cuando Simplificación del
surgen cambios Trabajo y control de
de personal. costos
Facilitan las labores

Evitan la implantación de de auditoría y la
procedimientos evaluación
incorrectos. de control interno.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO

“Es un sistema que comprende el plan de organización, las
políticas, normas así como los métodos y procedimientos
adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a la Ley...”
Verificar la exactitud y Estimular la

veracidad de la información observancia de las
financiera y administrativa políticas prescritas
ART. 35
LOCGR Y
SNCF
Promover la
eficiencia, economía Lograr el
y calidad de sus cumplimiento de su
operaciones misión, objetivos y
metas
RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN DE LOS

MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
“Las máximas autoridades, los niveles directivos y gerenciales de

los organismos... comprometen su responsabilidad administrativa
cuando no dicten las normas, manuales de procedimientos,
métodos y demás instrumentos que constituyan el sistema de
control interno, o no lo implanten...” (Art. 92 de la LCGR y SNCF)
ACCIONES A EMPRENDER AL FINALIZAR

LA INDUCCIÓN
Revisar los Manuales de Normas y Procedimientos
existentes en la dependencia para conocer si es necesario
su actualización.
Levantar información para conocer los procedimientos que

se ejecutan en las dependencias que no estén
documentados o que surjan o que se deban actualizar
debido a cambios o modificaciones bien sea en la base legal,
normativa o pasos que se ejecutan.
Elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos de la

dependencia.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL,
MISION, VISIÓN Y VALORES DEL
MPPCTI
MISIÓN
El Ministerio del Poder Popular para Ciencia,
Tecnología e Innovación (MPPCTI), es el órgano del
Poder Ejecutivo, encargado de formular, promover,
adoptar y hacer el seguimiento y evaluación de
las políticas públicas, planes, programas, proyectos, mecanismos e instrumentos
dirigidos al fortalecimiento de la ciencia, tecnología e innovación y sus
aplicaciones, contribuyendo así a la construcción del Modelo Productivo
Socialista, mediante la conformación y mantenimiento del Sistema Nacional de
Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI), promotor de la organización y
participación protagónica del Poder Popular, bajo el precepto de mandar
obedeciendo desde y con el pueblo, en la ejecución de acciones dirigidas al
desarrollo y aplicación de tecnologías que respondan a las verdaderas
necesidades de las comunidades, con miras a la defensa, expansión y
consolidación de la independencia y soberanía plena, garantizando el vivir bien,
en coexistencia armónica con la naturaleza.
VISIÓN
“Ser el órgano rector de la planificación y ejecución de políticas

públicas que dirijan la actividad de la ciencia, tecnología e
innovación con pertinencia social, con avances significativos en la
apropiación y socialización del conocimiento para alcanzar la
independencia científico-tecnológica
del país, mediante una estrecha
vinculación del conocimiento formal con
los saberes ancestrales en diálogo
permanente, orientados a la
transformación de los procesos de
producción nacional hacia el modelo
productivo socialista cuyo fin único es
dar acceso al vivir bien al pueblo
venezolano.”
VALORES
Ética Socialista
Actuaremos según los valores que orientan y estimulan en el
individuo de alta sensibilidad y conciencia social, a comportamientos
que lo ayuden y lo guíen en su vida diaria a su plena realización
personal en función y en armonía con el logro pleno de los ideales
colectivos del socialismo.
Respeto Mutuo
Contamos con un ambiente de tolerancia mutua amable y cortés que

permita el desarrollo de las relaciones interpersonales entre los
diferentes actores involucrados, implica la aceptación del otro, tenerlo
en cuenta, y su consideración como ser humano. Es un sentimiento
fundamental que posibilita la adquisición de las nociones morales.
Constancia
Contamos con un personal con perseverancia necesaria para
universalizar el acceso la ciencia y la tecnología.
VALORES
Responsabilidad
Valoramos y reconocemos los intereses de las comunidades como
eje de la institución, centrado en el desarrollo de las políticas, planes
y proyectos que impactan positivamente en la calidad de vida de la
sociedad sustentada en el compromiso social incluyente.
Confianza
Tenemos la buena fe de cumplir con las obligaciones de la institución,
para contribuir con el desarrollo del país y el acceso al buen vivir.
Justicia Social
Es una noción fundamental de igualdad, actuaremos ofreciendo la igualdad de
derechos y oportunidades, sin ningún tipo de discriminación, como compromiso
del Estado para compensar las desigualdades que surgen en el mercado y en
otros mecanismos propios de la sociedad.
Integralidad
Actuaremos desde la articulación entre el Sistema Nacional de CTI,
con sus diferentes niveles sectoriales y regionales, concebidos de una
forma integral.
VALORES
Calidad Revolucionaria
Es la cualidad que debe albergar el ser comprometido con la revolución y el
proceso, en términos de valores y principios para realizar cambios profundos de
orden político, social y económico de la nación.
Lealtad
Respetaremos el ejercicio legítimo de nuestras competencias,
prestando cooperación y asistencia activa que sean requeridas.
Honestidad
Nuestro comportamiento individual y social, en el lugar de trabajo y en el
Estado, será sincero, coherente, con probidad, rectitud, honradez y
transparencia en todos los actos públicos.
Vocación de Servicio
Como miembros responsables de esta institución actuamos de manera coherente
entre el comportamiento y los actos en el ejercicio de las funciones hacia el
bienestar social.
VALORES
Cooperación
Trabajamos en común hacia un objetivo compartido, en lugar de trabajar de
forma separada en competición
Igualdad
Trato idéntico entre todas las personas, al
margen de razas, sexo, clase social y
otras circunstancias diferenciadoras
Corresponsabilidad
Obligación de responder, de forma compartida la responsabilidad sobre un
hecho, acto o error
Dedicación
Trabajamos día a día con entrega para la obtención de los
resultados esperados
CONCEPTOS

POLÍTICA

NORMA

PROCESO

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD

TAREA

CARGO

MANUAL
POLITICA
Es una norma de Criterios o lineamientos
carácter general que generales de acción que se
guía la actuación de los determinan en forma explícita
integrantes de la para facilitar la cobertura de
institución sobre una responsabilidad de las
función determinada distintas instancias que
para alcanzar los participan en los procesos.
objetivos.
Ejm:
La gestión comunicacional
se basará en el marco legal
referente a la simplificación
de trámites administrativos,
gobierno electrónico y uso
racional de recursos
materiales, financieros y
energéticos.
NORMA
Ejm:
Reglas a seguir para la
ejecución de los En cada Oficio o
procedimientos. Memorando debe
tratarse un solo
Son de carácter particular asunto central y
y específicos para cada cuando la
procedimiento. correspondencia
que se emite sea
Son reglas que deben ser contestando
respetadas y que permiten alguna
ajustar ciertas conductas comunicación
o actividades dentro de recibida deberá
los Procedimientos. hacerse referencia
a la misma,
indicándose el
En el ámbito del derecho, número, la fecha y
son rígidas en su el asunto
interpretación y aplicación. correspondiente.
PROCESO
Conjunto de procedimientos que se encuentran
interrelacionados y se desarrollan cronológicamente para la
consecución de una serie de objetivos, tomando en cuenta que
los procedimientos se forman por actividades que especifican
cómo ejecutar un trabajo.
Es la secuencia lógica de una serie de acciones que se

ejecutan para llevar a cabo un objetivo. Se habla de Proceso
cuando se describe en términos generales lo que se quiere
hacer.
Ejm:
Proceso de Correspondencia
PROCEDIMIENTO
Relación de operaciones agrupadas en actividades que tienen

una secuencia u orden en que deben ejecutarse.
Es la secuencia lógica y cronológica de cada una de las
actividades u operaciones que realizan las diferentes personas
que intervienen en la realización de un producto o prestación de
un trámite o servicio, se debe precisar de manera sistemática el
cómo realizar una función o un aspecto de ella, asegurando su
realización de forma satisfactoria.
Ejm:
1. Procedimiento de Distribución de Correspondencia Interna

2. Recepción y Distribución de Correspondencia Externa
ACTIVIDAD
Conjunto de trabajos
propios de una persona,
profesión o institución.
Es la subdividisión de
varios grupos de
operaciones afines y
sucesivas, ejecutadas
por una misma unidad
Ejm:
administrativa.
Elabora electrónicamente la
correspondencia, imprime un
(1) ejemplar y entrega al
funcionario autorizado para
su firma, con los anexos si
los hubiere.
DIFERENCIAS ENTRE PROCESO, PROCEDIMIENTO

Y ACTIVIDADES
¿Qué se hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuál es el
desglose
operacional del
procedimiento?
TAREA
Es el conjunto de cada una de las acciones físicas o mentales,
pasos o etapas que es necesario ejecutar para llevar una labor
determinada.
Es la división mínima del trabajo administrativo.
Ejm:
Redacción de memorando u oficio.

MANUAL
Documento que contiene en Documento que concentra
forma ordenada y información de normas y
sistemática, información y/o procedimientos que se
instrucciones sobre historia, desarrollan en un área
organización, política y/o determinada de manera
procedimientos de una ordenada.
empresa que se consideran
necesarias para la mejor
ejecución del trabajo.
Ejm:
Manual de Normas y
Procedimientos de
Correspondencia.
CARGO
Está compuesto de todas las funciones desempeñadas por una
persona, las cuales pueden incluirse en un todo unificado que
ocupa una posición formal en el organigrama de posición (cargos)
de una dependencia.
Es una unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por

un conjunto de funciones que debe realizar, aptitudes que debe
asumir en determinadas condiciones de trabajo.
Ejm: Secretaria / Coordinador(a)

ETAPAS PARA ELABORAR

EL MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS
I. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS
II. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO
III. OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN
VI. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

OBTENIDA
V. ELABORACIÓN DE INFORME
IV. IMPLANTACIÓN DE
RECOMENDACIONES
I. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS
El objetivo debe ser preciso, para lo

cual es necesario tomar en
cuenta: la Misión de la dependencia,
sus funciones y los procesos que ejecuta.
Definido de común acuerdo entre todo el personal que está

adscrito a la dependencia, con la participación de los (las)
Coordinadores(as)
Es necesario conocer los problemas que confronta la

ejecución o cumplimiento de determinada Norma, de alguna
acción y algunas informaciones relativas a los sistemas y
procedimientos que van a ser objeto de estudio.
II. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO
1. Estudio preliminar acerca de la dependencia, objeto de estudio:
¿Qué es la dependencia?
¿Cómo trabaja?
¿Por qué realiza ciertas funciones?
¿Con cuáles y cuantos recursos humanos

cuenta (estructura de cargos)?
¿Dónde ( en que lugar) cumple su acción?
¿Cuáles son sus problemas? y
¿Cuáles son sus interrelaciones?

2. Medios para obtener la información


Lectura de leyes, decretos, Memoria y
Cuenta y otros documentos relacionados
con el MPPCTI, informes y manuales
preparados con anterioridad, de ser el caso.

Entrevistas personales a diferentes
niveles.

Observación general de las actividades
desarrolladas por la dependencia.
3. Producto a alcanzar:

Alcance y nivel del Manual.

Información necesaria para elaborarlo.

Métodos y técnicas a emplear.

Tiempo estimado de duración para
elaborar el Manual.
4. Elaboración del plan de trabajo:
Etapas del estudio, incluyendo un cronograma con indicación

del tiempo estimado de duración y objetivos a alcanzar en
cada una.
Método a utilizar en la recolección de la información.
Asignación de los recursos humanos en la elaboración del

Manual
Materiales requeridos para el estudio y actividades

complementarias que pudieran desarrollarse en el transcurso
del mismo.
Información a todo el personal de la dependencia sobre el

alcance finalidad del mismo.
III. OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN
De la forma en que se realice y de la veracidad de los datos que se

obtengan depende el éxito de las recomendaciones que se hagan.
Las suposiciones expresadas por el personal de la dependencia,

incluso las observaciones y críticas que hagan deben considerarse
de manera especial y con la debida prudencia y confidencialidad.
Medios de obtener información:


La entrevista personal

El estudio de archivos y registros

La observación personal

Los cuestionarios
La obtención de la información exacta del trabajo que realiza la

dependencia incluye:
Seguir el curso de las Comparación entre el
3
trabajo actual de la
1
operaciones, especificando
en cada caso las acciones dependencia y el
que se realizan y quien la ejecutado con
ejecuta. anterioridad.
La recopilación de todos Distribución del

los formularios usados por trabajo entre las
2 la dependencia, con la
descripción de las
4 diferentes Áreas de la
dependencia o
funciones en las cuales se Coordinaciones.
emplean y la distribución
de copias, de ser el caso.
La obtención de la información exacta del trabajo que realiza la

dependencia incluye:
Análisis de movimiento y
5 estudio de tiempo, de ser
el caso.
Recursos humanos o
6 personal utilizado para la

ejecución de
diferentes acciones.
las
Estudio de factores
7 ambientales.
Forma de control y
supervisión de labores.
IV. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA
Preguntas que debemos hacernos:
¿Es necesario modificar o suprimir algunos

procedimientos?
¿Se requiere la elaboración de nuevos

formularios? O ¿Suprimir otros?
¿Es necesario que en el procedimiento

Participen otras Áreas(Coordinaciones),
ampliar las existentes, modificar otras?
¿Es suficiente el equipo de Oficina?
¿Es suficiente el personal? ¿Cumple con los trabajos que se le

asignan?¿Está capacitado para hacerlo?¿Existe compañerismo entre
el personal, trabaja en equipo?
IV. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA
¿Existen controles sobre las actividades desarrolladas?
¿Son efectivos?
¿Es regular y suficiente la supervisión que se ejerce sobre las

actividades en desarrollo?
¿Están bien distribuidas las oficinas o estaciones de trabajo?
¿Es suficiente el espacio asignado?

IV. ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN OBTENIDA
¿Están bien especificadas y distribuidas adecuadamente las

funciones?
¿Existen frecuentes atrasos en la ejecución de los trabajos?
¿Se ejecutan frecuentemente trabajos que no tienen nada que ver con
los objetivos o fines perseguidos por la dependencia?
¿Se dejan de realizar otros que son realmente importantes?
¿Son suficientes las asignaciones presupuestarias?

V. ELABORACIÓN DEL INFORME
Es la herramienta básica para exponer en forma clara y precisa las

acciones realizadas en cuanto la metodología aplicada y formular
las recomendaciones respectivas sobre el procedimiento en estudio.
La redacción del informe debe ser impersonal y su ordenación

lógica de acuerdo al contenido.
Su exactitud es fundamental, no deben

incluirse suposiciones o conjeturas sino
informaciones precisas, técnicas y
detalladas de la gestión cumplida y las
recomendaciones lógicas y válidas tanto
para el Ministerio como para la
dependencia correspondiente.
V. ELABORACIÓN DEL INFORME
Las recomendaciones deben ser detalladas y ubicadas para la

dependencia que fue estudiada.
En ocasiones se debe especificar en cada caso las ventajas y

desventajas que éstas ofrecen y el jefe de la dependencia decidirá
cual escoger.
Debe presentar además la solución de los problemas confrontados.
Las recomendaciones deben presentarse

atendiendo a un orden lógico, indicando
claramente por donde debe iniciarse la
implantación y por donde habrá de
terminarse; cuales serán las medidas
ejecutivas que deben tomarse
previamente y cómo se le comunicará al
personal los cambios que deban
introducirse.
VI. IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES
Aprobadas las recomendaciones por la instancia competente,

se deben implantar las Normas y Procedimientos.
Establecer controles para garantizar el cumplimiento del

programa establecido.
Revisión periódica de los resultados logrados con los nuevos

procedimientos o la actualización de los existentes, para
realizar los ajustes a que hubiere lugar.
CONTENIDO
DE LOS
MANUALES DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
I PARTE DEL MANUAL: NORMAS

PORTADA

INDICE O CONTENIDO
ELEMENTOS
QUE LO

INTRODUCCIÓN
INTEGRAN

BASE LEGAL

NORMAS
* DISPOSICIONES GENERALES
* DISPOSICIONES ESPECIFICAS
* DISPOSICIONES FINALES
II PARTE DEL MANUAL: PROCEDIMIENTO(S)


OBJETIVO

NORMAS QUE RIGEN EL PROCEDIMIENTO

UNIDADES QUE INTERVIENEN
ELEMENTOS 
FORMULARIOS A UTILIZAR
QUE LO
INTEGRAN 
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
(FLUJOGRAMA)

CONFORMES

AUTORIZACIÓN PARA SU IMPLANTACIÓN

ANEXOS
* FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
PORTADA
LOGOTIPO OFICIAL DEL MINISTERIO


Bandera de la República Bolivariana de Venezuela

Gobierno Bolivariano de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e Innovación
UBICACIÓN: En la parte superior izquierda de la hoja
TÍTULO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


Letra en mayúscula sostenida

Negrita

Arial N° 14
UBICACIÓN: Centrado
PORTADA
DENOMINACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS QUE LO ELABORARON

Centrado en la parte inferior de la hoja por encima de la línea
horizontal de la portada

Letra: Negrita

Nombre propio iniciando con letra mayúscula en toda su denominación

Arial 12
FECHA DE ELABORACIÓN DEL MANUAL


Mes y año

Iniciado con mayúscula, las demás letras en
minúscula, a continuación una coma y el año
correspondiente al ejercicio fiscal en que se
elabora el Manual
PORTADA
CONTENIDO
Debe reflejar el índice del documento de manera sintética y ordenada,

incluyendo los capítulos que constituyen la estructura del Manual de
Normas y Procedimientos, así como la enumeración de la página en que
se encuentra ubicado cada uno de ellos.
INTRODUCCIÓN
Presentación del Manual de Normas y Procedimientos que

se está elaborando:
Debe ser breve.
Fácil de entender.
Exponer el motivo, propósito y la utilidad del Manual.
Síntesis del contenido del Manual.
Se puede indicar el Área que va utilizar el

Manual (Quiénes serán los usuarios del mismo).
BASE LEGAL
En este aparte se describe el marco jurídico que rige o le da

soporte legal al contenido del documento. Para lo cual se debe:
Indicar la denominación del instrumento legal, número del

Decreto y fecha (si es el caso), así como, publicado en la Gaceta
Oficial N° de la República Bolivariana de Venezuela y la fecha
de publicación.
Puede indicar el número del (de los) artículo(s) específico(s) que

tienen inherencia con el procedimiento que se está elaborando.
BASE LEGAL
Deben seguir un orden jerárquico descendente, de la manera
siguiente:
1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

2. Leyes Orgánicas
3. Decretos con Rango y Fuerza de Leyes Orgánicas
4. Leyes
5. Decretos con Rango y Fuerza de Ley
6. Reglamentos
7. Resoluciones
8. Providencias Administrativas
9. Documentos Normativos
Los mismos deben ser ordenados cronológicamente dentro

de cada categoría.
NORMAS
Reglas a seguir para la ejecución de los procedimientos.
Son de carácter particular y específicas para cada procedimiento.

Son reglas que deben ser respetadas y que permiten ajustar ciertas
conductas o actividades dentro de los procedimientos.
PUEDEN CONTENER

Disposiciones Generales

Disposiciones Especificas

Disposiciones Finales
DISPOSICIONES GENERALES
Son todas aquellas Normas que involucran el procedimiento como

un todo.
DISPOSICIONES
NORMAS ESPECÍFICAS
Son todas aquellas normas que se establecen de
acuerdo a un tema determinado.
DISPOSICIONES FINALES
Se redactan de manera precisa. Establecen plazos, excepciones y
prórrogas de entrada en vigencia, fecha límite de implantación.
Así como la obligatoriedad de su cumplimiento por parte del
personal.
PROCEDIMIENTO(S)
Descripción breve de los aspectos que se

OBJETIVO persiguen con la elaboración del Procedimiento.
Se rige por las Normas contempladas en el

NORMAS Manual de Normas y Procedimientos que se
esta elaborando.
UNIDADES Todas aquellas dependencias que están

QUE involucradas en el procedimiento.
INTERVIENEN
Se citan todos los formularios utilizados

para la ejecución del procedimiento, con
su código de registro.
FORMULARIO(S)
A Ejemplo:
UTILIZAR
“Solicitud de Pago”
FORMA: MPPCTI-DAF-01-04/12 (m)
DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA INTERNA
DESCRIPCIÓN
DEL
PROCEDIMIENTO
CONFORMES
Nombre y apellidos de los (las) Jefes(as) de las Dependencias

responsables de la elaboración del Manual de Normas y
Procedimientos y del (de la) Director(a) General de la Oficina de
Planificación, Presupuesto y Organización.
* Nombres y apellidos de los (las) Directores(as): en negritas y

Mayúscula sostenida.
* Cargo: sin negrita y con mayúscula inicial.
GEORLEXANDRA DIAZ
Directora General (E) de la Oficina de Planificación, Presupuesto y
Organización
AUTORIZACIÓN
AUTORIZACIÓN PARA SU IMPLANTACIÓN: Cuando es un Manual

de Normas y Procedimientos nuevo.
AUTORIZACIÓN PARA SU ACTUALIZACIÓN: cuando se está

actualizando o modificando el Manual de Normas y Procedimientos.
TEXTO PARA LA AUTORIZACIÓN

Autorizadas por el (la) Ciudadano(a) Ministro(a) del Poder Popular
para Ciencia, Tecnología e Innovación, mediante Punto de
Cuenta N° de fecha / / , presentadas por el (la)
Director(a) General de la Oficina de Planificación, Presupuesto y
Organización y el (la) Director(a) General de la dependencia que
elaboró el Manual.
AUTORIZACIÓN
* Nombres y apellidos del(la) Ministro(a): en negritas y

mayúscula sostenida.
* Cargo: sin negrita y con mayúscula inicial.
MANUEL A. FERNANDEZ
Ministro del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e
Innovación
Se incluirá cualquier material de importancia

que contribuya en la ejecución del
procedimiento y todos los Formularios e
ANEXOS Instructivo para su uso, que intervienen en
cada uno de los procedimientos descriptos en
el Manual.
Se citan un breve concepto de los términos

propios utilizados dentro del Manual de
Normas y Procedimientos.
Cuando sean más de 10 términos, se creará

GLOSARIO un aparte que se denominará Glosario de
Términos, el cual se incluirá en los anexos.
DE TÉRMINOS
Cuando sean menos de 10 términos, serán
incluidos en las Disposiciones Generales.
PRÁCTICAS
PREPARACIÓN ORGANIZACIONAL
¿QUÉ HAREMOS?
Responda las siguientes interrogantes:
1. ¿Qué manuales tenemos en la dependencia?
2. ¿Los manuales que tenemos están publicados en el sistema?
3. ¿Cuándo fue su última actualización?
4. ¿Quién realizará este trabajo?

ENTENDER LA ORGANIZACIÓN
¿QUÉ, CUÁL Y CUÁNDO?
Responda las siguientes interrogantes:
1. ¿Qué procesos son nuevos?
2. ¿Cuáles son los urgentes?
3. ¿Cuándo fue su última actualización?
4. ¿Cuando lo haremos?
¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!

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OFICINA DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO Y ORGANIZACIÓN

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN

La Oficina de Planificación, Presupuesto y

MARCO JURÍDICO PARA LA

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (LOPA), publicada

Decreto N° 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la

Normas Generales de Control Interno, publicada en Gaceta Oficial

Políticas Generales de Control Interno del MPPCTI, aprobadas en

Facilitan las labores

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Verificar la exactitud y Estimular la

RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN DE LOS

“Las máximas autoridades, los niveles directivos y gerenciales de

ACCIONES A EMPRENDER AL FINALIZAR

Levantar información para conocer los procedimientos que

Elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos de la

“Ser el órgano rector de la planificación y ejecución de políticas

Contamos con un ambiente de tolerancia mutua amable y cortés que

Es la secuencia lógica de una serie de acciones que se

Relación de operaciones agrupadas en actividades que tienen

1. Procedimiento de Distribución de Correspondencia Interna

DIFERENCIAS ENTRE PROCESO, PROCEDIMIENTO

Es la división mínima del trabajo administrativo.

Redacción de memorando u oficio.

Es una unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por

Ejm: Secretaria / Coordinador(a)

ETAPAS PARA ELABORAR

II. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

III. OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

VI. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

El objetivo debe ser preciso, para lo

Definido de común acuerdo entre todo el personal que está

Es necesario conocer los problemas que confronta la

II. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

1. Estudio preliminar acerca de la dependencia, objeto de estudio:

¿Por qué realiza ciertas funciones?

¿Con cuáles y cuantos recursos humanos

¿Dónde ( en que lugar) cumple su acción?

¿Cuáles son sus problemas? y

¿Cuáles son sus interrelaciones?

2. Medios para obtener la información

4. Elaboración del plan de trabajo:

Etapas del estudio, incluyendo un cronograma con indicación

Método a utilizar en la recolección de la información.

Asignación de los recursos humanos en la elaboración del

Materiales requeridos para el estudio y actividades

Información a todo el personal de la dependencia sobre el

III. OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

De la forma en que se realice y de la veracidad de los datos que se

Las suposiciones expresadas por el personal de la dependencia,

Medios de obtener información:

La obtención de la información exacta del trabajo que realiza la

Seguir el curso de las Comparación entre el

La recopilación de todos Distribución del

La obtención de la información exacta del trabajo que realiza la

6 personal utilizado para la

IV. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA

Preguntas que debemos hacernos:

¿Es necesario modificar o suprimir algunos

¿Se requiere la elaboración de nuevos

¿Es necesario que en el procedimiento

¿Es suficiente el equipo de Oficina?