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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos

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GUA METODOLGICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

REALIZADO POR: DIRECCIN DE PLANIFICACIN, DESARROLLO Y EVALUACIN

SAN JUAN DE LOS MORROS, ENERO 2013

Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos GUA METODOLGICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES CONTENIDO 1.- OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUA. 2.- BASES NORMATIVAS. 3.-DISPOSICIONES GENERALES. 4.-BASES LEGALES. 4.1.-Marco Legal Para Las Organizaciones Del Sector Publico En Materia De Control Interno. 4.1.1.- Sistema De Control Interno. 4.1.2.- Definicin. 4.1.3.- Alcance. 4.1.4.- Responsable. 4.2.-Directrices Estratgicas Institucionales UNERG. 4.3.-Adopcin De Nuevos Paradigmas Y Modelos Para Mejorar La Calidad.

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4.4.-Adopcin De Un Nuevo Modelo: Iso 9004-2000 Generalidades. 5.- El MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES. 5.1.-Definicion 5.2.-Objetivos 5.3.-Beneficios 5.4.-Elementos Que Integran El Manual De Organizacin Y Funciones. 6.-MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 6.1.-Deficion 6.2.-Beneficios 6.3.-Elementos Que Integran El Manual De Normas Y Procedimientos.

Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos CONTENIDO 7.-CRITERIOS PARA PROCEDIMIENTOS. LA CREACIN O MODIFICACIN DE LOS

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8.-CRITERIOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIN DE MANUALES. 9.-CRITERIOS PARA LA REVISIN, AUTORIZACIN DE LOS MANUALES. ACTUALIZACIN, APROBACIN Y

10.-CRITERIOS PARA REVISAR Y GENERAR NUEVA VERSION DE LOS MANUALES. 11.-CRITERIOS DEPENDENCIA. PARA LA CREACIN Y ORGANIZACIN DE UNA

Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos OBJETIVO Y ALCANCE

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1.- OBJETIVO Establecer la metodologa para la elaboracin de los Manuales Administrativos, as como uniformar los criterios que permitan sistematizar la informacin contenida en los mismos de acuerdo a la normativa legal vigente y a la teora administrativa desarrollada hasta la actualidad.

1.1.-ALCANCE Proporcionar a todas las reas y dependencias de la UNERG, criterios uniformes y los elementos que permitan la administracin, elaboracin y control de la documentacin de la Universidad Rmulo Gallegos y su aplicacin, en cuanto a: Manuales de Organizacin y Funciones, Manuales de Normas y Procedimientos, Organigramas, Flujogramas, Formularios, Proyectos, Proyectos de Organizacin y de Reorganizacin y otros que se consideren necesarios desarrollar.

Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos BASE NORMATIVA 2.- BASE NORMATIVA El fundamento legal que confiere a la Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos, las atribuciones para expedir las presentes Normas y Procedimientos son las siguientes: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela del 20 de diciembre de 1999, Publicada en Gaceta Oficial No 5.453 (Extraordinaria) de fecha 24 de marzo del 2000. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Gaceta Oficial N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001. Normas Generales de Control Interno, Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela N 36.229 del 17 de junio de 1997. Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional, Gaceta Oficial N 37.783 del 25 de septiembre del 2003. Ley Orgnica de la Administracin Pblica, Gaceta Oficial N 37.305 del 17 de octubre de 2001. Decreto Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos, Gaceta Oficial No 36.845 del 07 de diciembre 1999. Ley de Reforma de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Gaceta Oficial Extraordinaria No 5.891 de fecha 15 de julio de 2008. Ley del Estatuto de la funcin Pblica. Gaceta Oficial N 35,522 de fecha 06 de septiembre de 2002. Ley Contra la Corrupcin, Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinario de fecha 07 de abril de 2003. Ley de Universidades, Gaceta Oficial N 1.429 Extraordinario de fecha 8 de septiembre de 1970. Reglamento General Interno de la Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos, Gaceta Oficial N 36. 917 de fecha 23 de marzo de 2000

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos DISPOSICIONES GENERALES 3.-DISPOSICIONES GENERALES
1. La Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos (UNERG) a travs de la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE), proporcionar la asesora tcnica necesaria a las unidades administrativas, a travs del representante de la mesa tcnica de trabajo designado, en todo lo relacionado a la elaboracin y control de la documentacin inherente a: Manuales de Organizacin y Funciones, Manuales de Normas y Procedimientos, Organigramas, Flujogramas ,

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Formularios, Proyectos de Organizacin y Reorganizacin, entre otros.

2. La Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE) a travs del Departamento de Organizacin y Mtodos, es la responsable de establecer la metodologa en cuanto a la elaboracin y control de la documentacin, referida en el alcance del presente documento.

3. Es deber de la unidad administrativa que se trate, remitir a la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE), todos los Manuales de la Institucin, cada vez que se genere una nueva versin y una vez avalado por esta Direccin, someterlo a la aprobacin del Consejo Universitario.

4. Toda propuesta de: Reglamento, Manuales de Organizacin y Funciones, Manuales de Normas y Procedimientos, Organigramas, Flujogramas, Formularios, Proyectos de Organizacin y Reorganizacin que afecte la Estructura Organizativa de la Institucin; debe ser remitida a la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE); a los fines de efectuar el anlisis y darle el aval correspondiente.
5. Todo Proyecto inherente al rea Organizacional, de Sistemas y/o Procedimientos, elaborado por cualquier Dependencia y presentado ante la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE) para su revisin, debe tener el aval de la mxima autoridad de adscripcin de la Dependencia.

Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos BASES LEGALES 4.-BASES LEGALES Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institucin, por medio de la especificacin de bases jurdicas, atribuciones, estructuras, objetivos, polticas, determinacin de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra informacin amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos normativos o legales, tales como leyes, decretos, directrices o reglamentos. Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin. El principal propsito de los manuales administrativos deber ser el de instruir al personal acerca de aspectos como: estructura, funciones, relaciones, procedimientos, polticas, objetivos y normas para lograr una mayor eficiencia en el trabajo.

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ASPECTOS BASICOS: A. Polticas Nacionales de Educacin Superior o Universitaria. B. Directrices Estratgicas Institucionales UNERG. C. Objetivos Estratgicos Institucionales UNERG. D. Adopcin de Nuevos Paradigmas o Modelos de Gestin. E. Elementos de anlisis estratgico. F. Crecimiento y Desarrollo Institucional.

Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos BASES LEGALES 4.1.- MARCO LEGAL PARA LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR PBLICO EN MATERIA DE CONTROL INTERNO. 4.1.1.- SISTEMA DE CONTROL INTERNO. 4.1.2.- DEFINICION: LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA ARTICULO 35: El control interno es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, las normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y

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veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa y calidad de sus operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas. 4.1.3.- ALCANCE: LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA ARTICULO 37: Cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las norma bsicas dictadas por la Contralora General de Repblica las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestin, indicadores de rendimientos y dems instrumento o mtodos especficos para el funcionamiento del sistema del control interno. 4.1.4.- RESPONSABLE: LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA ARTCULO 36: Corresponde a las mximas autoridades jerrquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente.

Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos BASES LEGALES LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA ARTCULO 39: ARTCULO 39: Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, secci n o cuadro organizativo especfico debern ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y polticas, y de los instrumento de control interno a que se refiere el artculo 35 de esta ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas supervisin. y servidores de las mismas, bajo su directa

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4.2.-DIRECTRICES ESTRATGICAS INSTITUCIONALES UNERG:

1. Replantear la revisin de los manuales de organizacin y procedimientos; para disear un proyecto de actualizacin y reforma organizativa, acadmica y administrativa para la Universidad Rmulo Gallegos, a la luz de los nuevos paradigmas gerenciales centrados en la ciencia y tecnologa. 2. Ampliacin y mantenimiento de la capacidad operativa de la Universidad en niveles satisfactorios de eficiencia y racionalidad en la presentacin de los servicios administrativos. 3. Garantizar el normal, eficiente y eficaz funcionamiento de los servicios que permitan el desarrollo de las actividades acadmicos, administrativas, de investigacin, extensin, cultural y deportivas de la universidad. 4. Asumir la planificacin como una herramienta de cambio transformacional y de conduccin de gestin que permita direccionar el proceso de toma de decisiones a todos los niveles de la Universidad.

Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos BASES LEGALES 5. Participar activamente en el diseo de los instrumentos de evaluacin Institucional y Acreditacin de la Universidad, centradas en indicadores pertinentes a la idiosincrasia, valores, carrera, identidad independencia y autonoma, que permitan medir la calidad de las actividades administrativas, Docentes, Investigacin, Extensin. 6. Promocionar la evaluacin institucional y acreditacin de la Universidad, como una herramienta fundamental a la excelencia acadmica, buscando la factibilidad y vialidad para su implementacin, con la participacin sinrgica de los estudiantes, docentes, empleados, obreros y autoridades universitarias. 7. Implementar sistemas de control administrativo, acadmicos, financieros, as como de seguimiento y convalidacin que dictaminen los organismos competentes. 4.3.- ADOPCIN DE NUEVOS PARADIGMAS Y MODELOS PARA MEJORAR LA CALIDAD DE LOS PROCESOS UNIVERSITARIOS La Universidad Nacional Rmulo Gallegos, en base al contexto legal y reglamentario que existe en el pas, al igual, el que proveen los diferentes convenios internacionales suscritos por la Repblica, podr adoptar el o los modelos de gestin de calidad en sus procesos internos que considere pertinentes; por otra parte y conforme a las atribuciones que le confiere la Ley de Universidades (art. 9), dispone de: Autonoma organizativa, en virtud de la cual podrn dictar sus normas internas. Autonoma acadmica, para planificar, organizar y realizar los programas de investigacin, docentes y de extensin que fueren necesario para el cumplimiento de sus fines; Autonoma administrativa, para elegir y nombrar sus autoridades y designar su personal docente, de investigacin y administrativo; Autonoma econmica y financiera, para organizar y administrar su patrimonio.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos BASES LEGALES A continuacin algunas leyes y disposiciones que sirven como ejemplo o gua:

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LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Principio de funcionamiento planificado y control de la gestin y resultados: el funcionamiento de la Administracin Pblica se sujetar a los planes estratgicos y comprender el seguimiento de las actividades, as como la evaluacin y control del desempeo institucional y de los resultados alcanzados (Art.18). Principio de eficacia en el cumplimiento de los objetivos y metas fijados (Art. 19 ). La actividad de los rganos y entes de la Administracin Pblica perseguir el cumplimiento eficaz de los objetivos y metas fijados en las normas, planes y compromisos de gestin, bajo la orientacin de las polticas y estrategias superiores. Principio de eficiencia en la asignacin y utilizacin de los recursos pblicos (Art. 20). El funcionamiento de la Administracin Pblica propender a la utilizacin racional de los recursos humanos, materiales y presupuestarios... Principio de suficiencia, racionalidad y adecuacin de los medios a los fines institucionales (Art. 21). Las formas organizativas que adopte la Administracin Pblica sern suficientes para el cumplimiento de sus metas y objetivos y propendern a la utilizacin racional de los recursos del Estado. Principio de coordinacin (Art. 23). La organizacin de la Administracin Pblica comprender la asignacin de competencias, relaciones, instancias y sistemas de coordinacin necesarios para mantener su orientacin institucional de conformidad con la Constitucin.

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LEY ORGNICA DEL SISTEMA VENEZOLANO PARA LA CALIDAD El objetivo de la Ley es estimular la calidad y la competitividad del Estado y de las empresas en cuanto a los servicios y los bienes que stos proveen, ya que los rganos del Poder Pblico estn obligados a proveer a las personas bienes y servicios de calidad y a tal efecto establecern los mecanismos apropiados para la prestacin de los mismos (Artculos 1, 2, 8, 9 y 18). Artculo 1. - Esta Ley tiene por objeto desarrollar los principios orientadores que en materia de calidad consagra la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, determinar sus bases polticas, y disear el marco legal que regule el Sistema Nacional para la Calidad, asimismo establecer los mecanismos necesarios que permitan garantizar los derechos de las personas a disponer de bienes y servicios de calidad en el pas, a travs de los subsistemas de Normalizacin, Metrologa, Acreditacin, Certificacin y Reglamentaciones Tcnicas y Ensayos. Artculo 2: Los objetivos generales de la presente Ley son: 4. Estimular la calidad y la competitividad del Estado y de las empresas en cuanto a los servicios y los bienes que stos proveen. 5. Promover y asegurar la participacin de todos los interesados en el funcionamiento del Sistema, como mecanismo para la mejora continua A los efectos de la presente Ley y su Reglamento se reconocen las definiciones establecidas en las Normas Venezolanas COVENIN, las normas ISO y OIML en vigencia, las aprobadas en los tratados y convenios internacionales suscritos y ratificados por la Repblica Bolivariana de Venezuela. Artculo 9: Los organismos del Poder Pblico estn obligados a proveer a los ciudadanos bienes y servicios de calidad y a tal efecto debern establecer los mecanismos apropiados para la prestacin de los mismos.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos BASES LEGALES Artculo 18: Se entiende por Sistema Nacional para la Calidad al conjunto de principios, normas, procedimientos, subsistemas y entidades que interactan y cooperan de forma armnica y contribuyen a lograr los propsitos de una ptima Gestin Nacional de la Calidad.

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LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR PBLICO El sistema de control interno del sector pblico, comprende el conjunto de normas, rganos y procedimientos de control, integrados a los procesos de la administracin financiera as como la auditoria interna. El sistema de control interno tiene por objeto promover la eficiencia en la captacin y uso de los recursos pblicos, el acatamiento de las normas legales en las operaciones del Estado, la confiabilidad de la informacin que se genere y divulgue sobre los mismos; as como mejorar la capacidad administrativa para evaluar el manejo de los recursos del Estado y garantizar razonablemente el cumplimiento de la obligacin de los funcionarios de rendir cuenta de su gestin (Art. 5)

4.4.- ADOPCIN DE UN NUEVO MODELO: Norma ISO 9004:2000: Generalidades: NORMAVENEZOLANA - COVENIN-ISO 9004:2000 La presente norma es una adopcin de la Norma ISO 9004:2000. Sistemas de gestin de la calidad Directrices para la mejora del desempeo. La adopcin de un sistema de gestin de la calidad debera ser una decisin estratgica que tome la alta direccin de la organizacin. El diseo y la implementacin de un sistema de gestin de la calidad de una organizacin estn influenciados por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos que proporciona, los procesos que emplea y el tamao y estructura de la organizacin. Esta Norma Internacional se basa en ocho principios de gestin de la calidad. Sin embargo, la intencin de esta Norma Internacional no es implicar

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos BASES LEGALES necesariamente uniformidad en la estructura de los sistemas de gestin de la calidad ni en la documentacin, sino que va mucho ms all.

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El propsito de una organizacin es: Identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes/usuarios y otras partes interesadas (estudiantes, empleados, docentes, proveedores, instituciones, sociedad, comunidad universitaria) para lograr ventaja competitiva y para hacerlo de una manera eficaz y eficiente. Obtener, mantener, y mejorar el desempeo global de una organizacin y sus capacidades. La aplicacin de los principios de la gestin de la calidad no slo proporciona beneficios directos sino que tambin hace una importante contribucin a la gestin de costos y riesgos. Las consideraciones de beneficios, costos y gestin de riesgos, son importantes para la organizacin, sus clientes, usuarios, comunidad universitaria y otras partes interesadas. Estas consideraciones, en relacin con el desempeo global de la organizacin, pueden tener impacto sobre: La fidelidad del cliente / usuario /miembros comunidad universitaria. La reiteracin de negocios y referencia o recomendacin de la empresa, dinmica propia del proceso global universitario. Los resultados operativos, tales como los ingresos y participacin de mercado (oportunidades de estudio, ofertas nuevas carreras, etc.). Las respuestas rpidas y flexibles a las oportunidades del mercado, (creacin nuevas carreras, extensiones, ncleos, nuevas estructuras, etc). Los costos y tiempos de ciclos mediante el uso eficaz y eficiente de los recursos. La alineacin de los procesos que mejor alcanzan los resultados deseados, la ventaja competitiva mediante capacidades mejoradas de la organizacin.

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BASES LEGALES La comprensin y motivacin de las personas hacia las metas y objetivos de la organizacin, as como participacin en la mejora continua. La confianza de las partes interesadas en la eficacia y eficiencia de la organizacin, segn demuestren los beneficios financieros y sociales del desempeo, ciclo de vida del producto y reputacin de la organizacin. La habilidad para crear valor tanto para la organizacin como para sus proveedores mediante la optimizacin de costos y recursos, as como flexibilidad y velocidad de respuesta conjuntamente a mercados cambiantes.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 5.- El MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 5.1.- DEFINICIN Los Manuales de Organizacin son documentos normativos del sistema de control interno. Expone detalladamente la estructura formal de la organizacin. El Manual de Organizacin es un documento que permite conocer la estructura orgnica de una institucin en su conjunto o parte de ella, al estar integrado por; marco jurdico; atribuciones; funciones y responsabilidades; organigrama; misin y visin; objetivo, funciones, jerarqua, autoridad y responsabilidad de los cargos, etc. Adems, define concretamente las funciones y atribuciones encomendadas a cada una de las reas que integran la institucin.

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5.2.- OBJETIVO Presentar en forma ordenada la organizacin, funciones y cargos de las reas que integran la institucin.

5.3.- BENEFICIOS Presenta una visin de conjunto de la institucin y de las reas administrativas que la integran. Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a las reas administrativas para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Proporciona informacin bsica para la planeacin e instrumentacin de medidas de modernizacin administrativa. Sirve como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Es instrumento til de orientacin e informacin sobre el quehacer de las reas que integran la institucin. Establece la jerarqua, autoridad y responsabilidad de la Fundacin. Es un medio para determinar el tamao de las reas organizacionales. Es un instrumento para la re-organizacin de procesos de transformacin y cambio organizacional.

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5.4.- ELEMENTOS QUE INTEGRA EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES PORTADA Es la primera plana del manual y puede contener los siguientes datos: 1) Logotipo de la entidad. 2) Nombre del Manual. 3) Nombre de la Unidad. 4) Fecha de elaboracin y vigencia. 5) N de Pgina. 6) Nombre del procedimiento. 7) Firmas autorizadas de elaboracin, validacin y aprobacin.

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Ejemplo: 2) MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES UNIVERSIDAD "ROMULO GALLEGOS" 3) UNIDAD: 5) No. Pgina
Fecha de elaboracin

1) 3) 6)

4) Vigencia:

7) PREPARADO POR

REVISADO POR

APROBADO POR

AUTORIZADO POR

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES CONTENIDO

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Acta de creacin de la dependencia/ Resolucin Hoja de control del manual-Formato de Diplade. Objetivo y alcance del manual. Base Legal. Misin y Visin de la Dependencia. Descripcin de la estructura / Adscripcin / Tipo y relaciones / Atribuciones. Organigrama Estructural Descripcin de los objetivos y funciones de las unidades estructurales Organigrama Posicional Anexos (Si es el caso).

INTRODUCCIN Se refiere a la presentacin que el titular de la Entidad dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs de su integracin. Adems, incluye informacin sobre el mbito de competencia de la organizacin, cmo se usar y cuando se harn las revisiones y actualizaciones. La redaccin deber ser concisa, clara y comprensible. ANTECEDENTES/ RESEA HISTRICA Se refiere a una descripcin del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes sobre la existencia de la Unidad. Se mencionan las leyes, resoluciones que crearon y han modificado los aspectos de su organizacin.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES OBJETIVO Y ALCANCE

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El Objetivo: deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en prrafos breves; adems, la primera parte de su contenido deber expresar: QU SE HACE; y la segunda, PARA QU SE HACE. Ejemplo: Proporcionar la informacin necesaria a las dependencias que conforman la Direccin de........................, con el fin de dar a conocer la forma de organizacin, los objetivos, funciones y niveles de responsabilidad de la unidad administrativa. El Alcance: Se deber expresar el propsito que se pretende alcanzar con la aplicacin del manual. Ejemplo: el manual va dirigido a los servidores pblicos tanto de la institucin como de la Direccin que deseen conocer el funcionamiento organizacional de este departamento pero primordialmente al personal de nuevo ingreso. BASE LEGAL En esta parte se reflejan los principales ordenamientos jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la Entidad. MISIN Y VISIN DE LA ORGANIZACIN Es una breve descripcin de la organizacin, el por qu? de su existencia y hacia donde est dirigida. La Misin es la razn de ser de la institucin, la cual explica su existencia. Es una declaracin de alto nivel que describe su propsito fundamental.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES La Visin representa el escenario altamente deseado, que se quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.

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DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA/ ESTRUCTURA ORGNICA La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder a su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades administrativas como a su nivel jerrquico y al orden de presentacin. Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un rea subordinada. ATRIBUCIONES Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones son medios para alcanzar fines. En el caso de los rganos administrativos, las atribuciones estn representadas por las competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su limitacin, determinan su mbito de competencia. Se deber hacer una trascripcin textual y completa de las atribuciones de la unidad administrativa con base en el Reglamento Interno de la UNERG y/o Reglamento Interno de la Dependencia de que se trate.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ORGANIGRAMA GENERAL DE LA UNIDAD Es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad; as como sus respectivas relaciones. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ESTRUCTURALES Objetivo: Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de una unidad administrativa, para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribucin a una dependencia y/o unidad administrativa. Las unidades administrativas pueden participar en el cumplimiento de una o varias actividades de la institucin, por lo que sus objetivos reflejarn su contribucin al cumplimiento de stas. Funciones: Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones debern ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea que se trate. Las funciones descritas para cada rgano administrativo sern las ms relevantes con relacin al mbito de su competencia e incluirn slo las de carcter sustantivo. Se recomienda un mximo de diez. ORGANIGRAMA POSICIONAL: Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a cargos, as como el nmero de unidades existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los cargos especficos que cumplen las personas que ocupan las unidades.
Organigrama posicional
Junta directiva 1 Presidente 1 Vicepresidente 3 Secretaria

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 6.- MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: 6.1.- DEFINICIN El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades del rea de acuerdo a sus atribuciones para la ejecucin eficiente de las mismas, sealando generalmente quin, cmo, cundo dnde y para qu han de realizarse.

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6.2.- BENEFICIOS Orientado a la obtencin de resultados de una organizacin. Fuente oficial de la organizacin para el cumplimiento y realizacin de las actividades. Medio para fortalecer la productividad en la organizacin. Instrumento para el mejoramiento continuo en los procesos de la organizacin. Medio para el registro oficial de insumos y resultados organizacionales basados en indicadores de cumplimiento y de valor agregado.

6.3.- ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PORTADA 1) Logotipo de la entidad. 2) Nombre del Manual. 3) Nombre de la Unidad. 4) Fecha de elaboracin y vigencia. 5) Nmero de Pgina. 6) Nombre del Procedimiento. 7) Asunto a indicar. 8) Firmas autorizadas de elaboracin, revisin y aprobacin

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Ejemplo:

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2) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIVERSIDAD "ROMULO GALLEGOS" 3) UNIDAD:

5) No. Pgina
Fecha de elaboracin

1) 6) Procedimiento: 7) Asunto:

4) Vigencia:

8) PREPARADO POR

REVISADO POR

APROBADO POR

AUTORIZADO POR

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTENIDO Objetivos del Manual Unidades que intervienen. Documentos utilizados Formularios a utilizar (ENUNCIARLOS) Normas Identificacin del procedimiento Identificacin del responsable o responsables Descripcin de la accin Flujograma. Formularios o instructivos de llenado ( anexos)

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INTRODUCCIN Es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades del rea de acuerdo a sus atribuciones para la ejecucin eficiente de las mismas. ANTECEDENTES/ RESEA HISTRICA

Se refiere a una descripcin del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes sobre la existencia de la Direccin y unidades que la conforman. Se mencionan las leyes, resoluciones que crearon y han modificado los aspectos de su organizacin.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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BASES LEGALES En esta parte se reflejan los principales ordenamientos jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la Fundacin. OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO: deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en prrafos; adems, la primera parte de su contenido deber expresar: QU SE HACE; y la segunda, PARA QU SE HACE. ALCANCE: Se deber expresar el propsito que se pretende alcanzar con la aplicacin del manual. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Es el que se le asigna para distinguirlo y se le dar de acuerdo con la funcin o actividad que se describa. INSTRUCTIVOS Son los documentos y formularios que se generan y dan inicio en la realizacin del procedimiento. NORMAS Es la descripcin de las reglas o reglamentos especficos a las que se sujeta la realizacin de una actividad o procedimiento.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Es la presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las acciones que se realizan en un procedimiento, explicando EN QU CONSISTE, CUNDO, CMO, DNDE, sealando los responsables a cabo, haciendo nfasis en los puntos decisivos de cada uno de ellos. Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprenda varias reas, debe indicarse para cada actividad la unidad administrativa responsable de su ejecucin; si se trata de una descripcin detallada, es decir, que incluye los cargos que participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el nombre especfico del cargo. DIAGRAMA DE FLUJO Es la representacin grfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de la ejecucin. (Es importante indicar, que el diseo del diagrama de flujo ser realizado por el Departamento Organizacin y Mtodos).

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos CRITERIOS PARA LA CREACIN O MODIFICACIN DE PROCEDIMIENTOS 7.-PARA LA CREACIN O MODIFICACIN DE PROCEDIMIENTOS 1. La Dependencia responsable del Manual debe notificar mediante Oficio a la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE), cualquier modificacin o creacin de los Procedimientos.

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2. Toda incorporacin o modificacin de un Procedimiento, deber estar orientado al cumplimiento de los objetivos y alcances del Manual al que pertenezcan.

3. La incorporacin o modificacin deber estar enfocada a: Reducir o simplificar las operaciones del trabajo de la Dependencia, bajo el ordenamiento legal vigente. Facilitar el proceso de supervisin y la determinacin de los indicadores de gestin. Racionar el uso del material de oficina.

4. Toda modificacin o incorporacin de Procedimientos debe contener los siguientes aspectos: Portada de Identificacin de la Modificacin o Incorporacin del

Procedimiento. Identificacin del Procedimiento en el Manual. Descripcin de la Situacin Actual del Procedimiento. Justificacin del Procedimiento Propuesto. Descripcin del Procedimiento Propuesto (objetivos, responsabilidades,

vnculo con otros Manuales). Formatos involucrados en Procedimiento Actual y Propuesto.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE MANUALES 8.- CRITERIOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIN DE MANUALES. Para la encuadernacin de los Manuales deben utilizarse carpetas de tres (3) aros, tamao carta con plstico corrido transparente en la tapa y en el lomo, que permita introducir la cartula y anotaciones de presentacin que identifique el Manual. El tamao del papel a utilizar debe ser carta, tipo bond base 20 y en hojas sueltas, para as facilitar, la insercin y extraccin de las mismas. Los Manuales en su portada deben tener en la parte centro superior el Emblema Oficial de la Institucin y debajo el ttulo Universidad Rmulo Gallegos, seguidamente en la parte inferior se indica la Unidad Superior inmediata a la Dependencia involucrada en su elaboracin y debajo la Dependencia que los realiza, el tipo de letra a utilizar es Times New Roman, tamao 14 y en negrita. En el centro, el ttulo correspondiente con letra tamao 18, en negrita. En la parte inferior central, se indicar la fecha de elaboracin del Manual y en el extremo inferior derecho, la Versin del mismo, tamao 11 y en negrita respectivamente. CUERPO DE DESARROLLO Para comenzar a desarrollar el contenido del Manual se debe configurar para todo el documento: El prrafo en formato Times New Roman, tamao 12 y en negrita para los ttulos o subttulos y tamao 11 para el contenido, interlineado de 1.5, la sangra y espaciado en cero y alineacin justificada. Se debe dejar un espacio entre prrafos y dos para pasar a otro Ttulo. Todos los Manuales de la Institucin deben transcribirse en los formatos suministrados por la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE).

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE LOS MANUALES MRGENES Los mrgenes de las hojas deben ser los siguientes:

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Superior: 4 cm. Izquierdo: 4 cm. Derecho: 3 cm. Inferior: 3 cm. Encabezado: 1,25 cm. Pie de pgina: 1,25 cm. TIPO DE LETRA Para Ttulo: Times New Roman, en negrita, tamao 12. Para Subttulo, Textos y Ejemplos: Times New Roman, en negrita, tamao 11.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE MANUALES 9.-CRITERIOS PARA LA REVISIN, ACTUALIZACIN, APROBACIN Y AUTORIZACIN DE LOS MANUALES

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El uso de todo Manual ser autorizado por la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE). Es deber de la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE) solicitar la generacin de una nueva Versin de los Manuales, luego de realizar tres revisiones al contenido de los mismos. Es deber de cada Dependencia suministrar, cuando la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE) lo solicite, la informacin necesaria para la revisin y/o actualizacin de los Manuales bajo su custodia en un plazo no mayor de cinco (5) das hbiles. En caso de no cumplir con lo establecido, se tomar la informacin con que cuenta la Direccin (DIPLADE) como vlida para lo requerido anteriormente. Una vez analizada la informacin suministrada por una Dependencia, la Direccin (DIPLADE), realizar informe definitivo el cual deber ser revisado, avalado por dicha unidad en un plazo no mayor de cinco (5) das hbiles, y remitido al Consejo Universitario para su autorizacin. En caso de no cumplir con lo establecido, se asumir la conformidad y aval de dicho informe por parte de la Dependencia. En caso de existir observaciones al informe elaborado por DIPLADE, se deben realizar las modificaciones conjuntamente entre la Dependencia solicitante y el Departamento de Organizacin y Mtodos; aprobadas por la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE) y autorizadas por el Consejo Universitario.

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos CRITERIOS PARA REVISAR Y GENERAR UNA NUEVA VERSIN DE LOS MANUALES 10.-PARA REVISAR Y GENERAR UNA NUEVA VERSIN DE LOS MANUALES

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1. Todos los Manuales deben ser revisados cada dos (2) aos, o cuando ocurran cambios que as lo justifiquen.

2. Luego de tres (03) revisiones del contenido de los Manuales se debe generar una nueva Versin.

3. Toda revisin puede ser generada, tanto en las Dependencias responsables del Manual, como en la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE).

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Direccin de Planificacin, Desarrollo Y Evaluacin Departamento de Organizacin y Mtodos CRITERIOS PARA LA CREACIN Y ORGANIZACION DE UNA DEPENDENCIA 11.-PARA LA CREACIN Y ORGANIZACION DE UNA DEPENDENCIA Todo Proyecto de Creacin de una Dependencia o reorganizacin de una ya existente, debe garantizar el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Todo Proyecto de Creacin de una Dependencia que afecte la estructura organizativa de la Institucin, debe ser presentado para la evaluacin respectiva ante la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Dpto. de Organizacin y Mtodos, mediante Oficio enviado por la Autoridad competente (Rector, Vicerrector Acadmico, Vicerrector Administrativo, Secretario o Decano).

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TODO PROYECTO DE CREACIN DE UNA UNIDAD DEBE CONTENER LOS SIGUIENTES ASPECTOS: Portada de Identificacin de la Propuesta. ndice o Contenido. Justificacin legal y funcional de la Propuesta, para la creacin de la dependencia, ajustada al programa de la Institucin. Indicar el propsito, misin, objetivos y funciones de la Dependencia. Organigrama proyectado de la Dependencia. Estructura Posicional de Cargos propuesta para la Dependencia.

Es deber de cada Dependencia suministrar, cuando la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE) lo solicite, la informacin necesaria para la

creacin o reorganizacin de una Dependencia en un plazo no mayor de cinco (5) das hbiles. En caso de no cumplir con lo establecido, se tomar la informacin disponible en la Direccin (DIPLADE) como vlida para lo requerido anteriormente. La Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE) enviar, una vez analizada la informacin suministrada por la Dependencia, informe definitivo el cual deber ser revisado, avalado y devuelto por dicha Unidad en un plazo no mayor de cinco

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(5) das hbiles, a los fines de aprobar y remitir al Consejo Universitario para su autorizacin. En caso de no cumplir con lo establecido, se asumir la conformidad y aval de dicho informe por parte de la Dependencia.

Es deber de la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE), emitir informe escrito sobre la evaluacin del proyecto de creacin de una Dependencia.

Es deber de la Autoridad responsable del proyecto, presentar ante el Consejo Universitario el informe para la creacin de una Dependencia, una vez avalado por la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE).

De igual forma es deber de la autoridad responsable del proyecto, someter a consideracin del Consejo Universitario el proyecto de creacin de una dependencia e informar oportunamente a la Direccin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin (DIPLADE), acerca del resultado obtenido.

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