Código:PG-001

Fecha:14-01-2023
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Versión:01
DIRECCIÓN DE COMPRAS
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1. OBJETIVO
Determinar los lineamientos para la adquisición de servicios y suministros.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica en el laboratorio para la determinación de las

necesidades de compra de servicios y suministros necesarios para la correcta
ejecución de las actividades.

3. DEFINICIONES
Plan de compra: requerimiento de los recursos previamente a las actividades
involucradas en la realización del ensayo.
Proveedores: persona natural o jurídica que suministra equipos para calibración y
ensayo, herramientas para la manipulación de las muestras y en general insumos
del laboratorio.
Servicios: son aquellas subcontrataciones solicitadas por el laboratorio para
llevar a cabo sus actividades.
Insumos: son aquellos recursos que tienen menor grado de incidencia en las
actividades del laboratorio.
Materias primas: son aquellos recursos que tienen mayor intervención en la
realización de las actividades del laboratorio.
Recursos: productos o materiales consumibles necesarios para el laboratorio.
Almacén: recepción de los materiales o equipos

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1. RECIBIR SOLICITUD DE RECURSOS

El responsable del laboratorio solicita al responsable de compras a través de una Solicitud de materiales o
productos y/o servicios requeridos para la ejecución de las actividades, teniendo en cuenta las
especificaciones de las normas o métodos establecidos para el ensayo.

2. VERIFICAR EXISTENCIAS EN ALMACÉN

Realizar la verificación de las cantidades existentes en el almacén.

3. SELECCIONAR PROVEEDORES

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Determinar bajo criterios establecidos con el técnico del laboratorio, el proveedor para la realización
del pedido.

4. ELABORAR ORDEN DE COMPRA

Establecer en el formato de Orden de Compra los elementos a adquirir junto con las condiciones de entrega y
observaciones adicionales que correspondan y se envía por correo.

5. RECEPCIONAR MATERIALES O PRODUCTOS

Verificar que los materiales y productos solicitados en la orden de compra, cumplan con las condiciones
especificadas, con el funcionario encargado de la entrega del material o producto y se consigna cualquier
anomalía en el formato orden de compra

6. ¿LOS MATERIALES Y PRODUCTOS ESTAN ACORDES CON EL CONTROL DE COMPRAS?

Si los materiales, productos y servicios adquiridos cumplen con las condiciones especificadas, continuar con
la actividad #7.

Si los materiales, productos o servicios adquiridos no cumplen con las condiciones especificadas, continuar
con la actividad #8

7. INGRESAR AL ALMACÉN

Una vez que se ha recibido el material se actualiza el stock de materiales y se entrega al responsable del
laboratorio, quien verifica el material y producto que recibe según el formato de solicitud de material y firma la
recepción si cumple con las especificaciones dadas, si no hace las respectivas observaciones.

8. DEVOLVER MATERIALES O PRODUCTOS.

En caso de que un producto o material entregado por un proveedor no cumpla con las condiciones
especificadas, se devuelve al proveedor con sus respectivas observaciones

9. REEVALUAR PROVEEDORES

Cada seis (6) meses se aplican los criterios de evaluación a los proveedores. Se informa a los proveedores
sobre los resultados y se toman las acciones correctivas del caso.

10. SOLICITAR COTIZACIONES

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En caso de que no se cuenten con un proveedor seleccionado para un producto, se solicitan por lo menos dos
cotizaciones.

11. ELEGIR PROVEEDOR

Con base en las cotizaciones recibidas y los criterios establecidos, se elige el mejor proveedor.

Actualizar base de datos.

5. FLUJOGRAMA

Control de compras

Recepción de la solicitud de servicios o materiales

Solicitud del pedido por el laboratorio

¿Hay
proveedor selecionado?

SI NO

seleccionar
proveedores

Elaborar orden
de compra

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Recepción de materiales

¿ESTAN ACORDES CON EL CONTROL DE COMPRAS?

SI

NO Ingreso al laboratorio

Revaluar proveedores

Adquisición de recursos y con criterios establecidos

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6. DESCRIPCIÓN DETALLADA

CARGO
DESCRIPCIÓN DEL PASO DOCUMENTO
PASO (DEPENDENCIA)
1.Recibir Todas las solicitudes de pedidos
solicitudes de se evidenciarán mediante un
servicios o formato de solicitud de servicios Director técnico
materiales o materiales

2.Selección Se evaluarán los proveedores de Recepcionista

de acuerdo con el formato de
proveedores selección de proveedores

3.Generar
Se elabora una orden de compra recepcionista
orden de
que se diligenciara en el formato
compra

Se evidenciará en el formato de
4.Recepción ingreso especificaciones de recepcionista
de materiales aceptación

Ingreso de los materiales o ítem

5.almacenami bajo una codificación que se recepcionista
ento evidenciara en el formato

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8. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Este procedimiento será revisado y actualizado por el líder del proceso y el

representante de la Dirección cuando se presenten inconsistencias en su uso,
teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo envíen los procesos que lo
han utilizado.

7. ANEXOS
Pie de pagina

Nombre Cargo Firma Fecha

Autor

Revisión

Aprobación

Control de los Cambios

Versión Fecha de
Descripción de los Cambios Solicitó
No. Aprobación
1

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