LOGO EMPRESA ASEGURAMIENTO

Definir los lineamientos a seguir para el proceso de aseguramiento de los clientes actuales y potenciales , cumpliendo con lo
aseguradoras y los de ley que nos exige el giro de negocio, a fin de garantizar los objetivos estratégicos de JDC Jarquín S.A
MISION/OBJETIVO:

Inicia con una solicitud/interés del cliente actual o potencial donde involucre, pólizas nuevas, nombramientos, renovaciones
trámites correspondientes según el tipo de gestión, la entrega de los documentos al clientes y termina con la grabación de los
ALCANCE: servicio de post venta.

RESPONSABLE/LIDER: Gerente Técnico

MANO DE OBRA/CARGOS:Ejecutivos de Cuentas, Asistente de Ejecutivos de Cuentas, Mensajeros
Leyes y Reglamentos
Ley # 733 Ley General de Seguros

DESCRIPCION DEL PROCESO

Descripción del proceso. Qué

Proceso / Proveedor (Mis Entradas al Proceso (Mis
actividad/subproceso hago para
proveedores) insumos)
entregar mi producto?

1. Solicitar la información necesaria

Interés/solicitud del cliente para para cotizar el servicio.
Cliente/generador de negocio.
pólizas nuevas y nombramientos.

2. Cotizar con las distintas aseguradoras

3. Consolidar ofertas
Compañías aseguradoras Ofertas

4. Enviar/presentar ofertas al cliente

5. Si el cliente acepta la oferta completar

la documentación y enviarla a la
aceptación/rechazo/solicitud de aseguradora.
cliente
renegociación.

6. Si el cliente rechaza la oferta informar

a los interesados

7. Si el cliente solicita renegociación de

la oferta acudir a las Cía. aseguradoras.
Compañías aseguradoras 8. Informar al cliente sobre la
contestación de la Cía..
Nuevas/mantenimiento de las
condiciones de la oferta

cliente aceptación/rechazo/solicitud de 9. Si la acepta regresar al punto 5, si la

renegociación. rechaza, fin.

10. Revisar la póliza de seguro

Compañías aseguradoras Póliza de seguro. conforme lo solicitado.

11. Si la póliza esta conforme, grabar la

información en el sistema.

12. Enviar la póliza original al cliente

13. Enviar la copia de la póliza a

recepcionista para el escaneo de los
documentos

14. Si la póliza de seguros no esta

conforme, se regresa a la aseguradora
para su corrección.

Póliza de seguro corregida 15. Volver al punto 10, de lo contrario al

Compañías aseguradoras 14.

16. Brindar el servicio de post venta de

acuerdo a lo establecido en el protocolo
de servicio.

17. Generar reporte de vencimiento de

pólizas

18. Enviar aviso de vencimientos al

cliente

19. Si el cliente acepta la renovación

completar la documentación y enviarla a
aceptación/rechazo/solicitud de la aseguradora.
cliente
renegociación de la póliza actual.

20. Si el cliente rechaza la oferta

informar a los interesados

21. Si el cliente solicita renegociación

de la renovación acudir a las Cía.
aseguradoras.

Compañías aseguradoras 22. Volver al punto 8 y continuar hasta

Nuevas/mantenimiento de las el punto 16.
condiciones de la renovación

23. Enviar a la aseguradora la solicitud

Solicitud de modificación de la de modificación y los soportes
cliente
póliza de seguro
 Emisión del endoso de la póliza de 24. Volver al punto 10 y continuar hasta
Compañías aseguradoras el punto 15.
seguro.
25. Si cualquiera de los documentos
enviados al cliente son rechazados por
Devolución de pólizas de seguros errores volver al punto 14
cliente
por errores

26. Revisar el cumplimiento de metas.

27. Establecer acciones de mejora al

proceso.

FACTORES PREDOMINANTES DEL PROCESO (Objeto de control) CONTROL DE LAS M´S

CON QUE SE HACE: LOS RECURSOS O MEDIOS
PLAN DE CONTROL DE CALIDAD DEL PROCESO
CRITICOS NECESARIOS PARA REALIZAR MI TRABAJO
Recursos Métodos Medición y seguimiento del proceso
Equipos - Materiales -
Como se hace? Variables de entradas:
Servicios
OP - AS - PT - 3.1 Obtener la información completa para
ASEGURAMIENTO ofertar el servicio que espera

Computadora, . OP - AS - IT - 3.1 PÓLIZA NUEVA Ofertas apegadas a la solicitud del

cliente.

Teléfonos OP - AS - IT - 3.2 NOMBRAMIENTO Identificar con el cliente las

modificaciones de la oferta.

Sistema SNACPF. OP - AS - IT - 3.3 RENOVACIONES La póliza de seguro debe contener: lo

acordado con el cliente, las condiciones
generales y/o particulares.

OP - AS - IT - 3.4 ADENDOS La póliza se rechaza por cualquier error

en las condiciones pactadas.
Impresora matricial y láser

OP - AS - IT - 3.5 REMISIÓN Y Para las renovación se le debe

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS comunicar al clientes cambios,
Vehículos promociones, modificaciones en las
pólizas.
OP - AS - IT - 3.6 ESCANEO DE Cambios o modificaciones en la póliza
DOCUMENTOS de seguro, de parte del cliente.

OP - AS - IT - 3.7 PROTOCOLO DE
ASEGURAMIENTO
El adendo conforme lo solicitado por el
cliente.

OP - AS - IT - 3.8 CONTROL DE
DOCUMENTOS PROPIEDAD DEL
CLIENTE

OP - AS - IT - 3.9 RECUPERACIÓN
DE DOCUMENTOS

OP - AS - RE - 3.1 EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

OP - AS - RE - 3.2 EVALUACIÓN
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

OP - AS - RE - 3.3 CONTROL DE
VISITAS A CLIENTES
OP - AS - RE - 3.4 CONTROL DE
VISITAS A ASEGURADORAS
OP - AS - RE - 3.5 CONTROL DE
COTIZACIONES
OP - AS - RE - 3.6 REPORTE
MENSUAL PRODUCCIÓN TOTAL
OP - AS - RE - 3.7 CONTROL DE
CAPACITACIONES A CLIENTES
OP - AS - RE - 3.9 CONTROL DE
MEJORAS A CLIENTES
OP - AS - RE - 3.10 REPORTE DE
REGISTRO DE DOCUMENTOS (PN-
R-ADENDOS)

OP - AS - RE - 3.11 CONTROL DE
MENSAJERÍA - DOCUMENTOS
RECIBIDOS

OP - AS - RE - 3.12 CONTROL DE
MENSAJERÍA - DOCUMENTOS
ENVIADOS

OP - AS - RE - 3.13 RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS PERSONA
JURÍDICA Y NATURAL

OP - AS - RE - 3.14 CONTROL DE
REMISIÓN DE FORMATO DE
DEBITO/BOUCHERS A COBRANZA

OP - AS - RE - 3.15 PRODUCCIÓN -
UNIDAD DE NEGOCIO
 OP - AS - RE - 3.16 CONTROL DE
PRESTAMOS DE EXPEDIENTES
OP - AS - RE - 3.17 MATRIZ DE
RIESGO POR CLIENTE
OP - AS - RE - 3.18 CARTAS DE
REMISIÓN A CLIENTE
OP - AS - RE - 3.19 CHECK LIST
POR RAMOS
OP - AS - RE - 3.20 CONTROL DE
RECUPERACIÓN DE
DOCUMENTOS
PLAN DE CONTROL DE CALIDAD DEL PROCESO
Registros Controlados en el Indicadores para medir el
Fórmula
proceso desempeño del proceso
Documentos legales del
cliente: personas naturales y
jurídicos

Pólizas de seguros nuevas Cumplimiento de metas Producción de pólizas nuevas/meta de

producción

Adendos Cumplimiento de metas Producción de adendos/meta de

producción

Renovaciones Cumplimiento de metas Producción de renovación/meta de

producción

Nombramientos
Expediente Persona Natural y Expedientes completos de los % de expedientes completos
Persona Jurídica clientes

Efectividad de cotización % de efectividad de la cotización

Control de cotizaciones

Cumplir con los tiempos de entrega No Facultativos

de las cotizaciones Facultativos
Planes de Licitación

Cumplimiento del plan de % de cumplimiento del plan de

Control de capacitaciones capacitaciones capacitaciones

Cumplimiento de los planes de % de cumplimiento del plan de mejora a

Plan de mejora para los mejora a los clientes los clientes
clientes

Cumplimiento de los planes de % de cumplimiento del plan de visita a

visita a los clientes los clientes
Visitas a clientes

Cumplimiento del plan de visita a % de cumplimiento del plan de visita a

Visitas a aseguradoras las aseguradoras las aseguradoras.

Control de producción

Consolidado de metas
Elaborado Por: Revisado por:
Ejecutivo de cuentas Jefe de Operaciones
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Modificación
15 de diciembre de 2020 Actualización
 Código: OP-AS-3.0
Versión 02
IENTO
Fecha Actualización 16 DE
DICIEMBRE DEL 2020

nto de los clientes actuales y potenciales , cumpliendo con los requisitos del cliente, de las
n de garantizar los objetivos estratégicos de JDC Jarquín S.A.

nde involucre, pólizas nuevas, nombramientos, renovaciones , adendos, seguido de los

e los documentos al clientes y termina con la grabación de los datos en el sistema y el

nsajeros
Documentos/Información
Contratos de seguros
Formatos de las Compañías aseguradoras.
Tabla de porcentajes de comisiones
Manual de Calidad
Políticas de pago de los clientes
Protocolo de servicio al cliente de JDC Jarquín
DEL PROCESO

Salidas del Proceso (Mis Proceso/Cliente: Todo aquél que

Productos: El resultado de mi usa el resultado de mi trabajo es mi
trabajo) cliente

Solicitud de cotización
Compañías aseguradoras

Presentación consolidada de las

ofertas cliente

Documentación completa del cliente.

Compañías aseguradoras

Comunicación del rechazo de parte Generador del negocio.

del cliente.

Solicitar nuevas condiciones de la Compañías aseguradoras

oferta
Presentación consolidada de la nueva
oferta o mantenimiento de la misma.
cliente

Póliza de seguro original

cliente

copia de la póliza de seguro

Recepción

Póliza de seguro no conforme

Compañías aseguradoras

Aviso de vencimiento de pólizas

cliente

Documentación completa para la

renovación.
Compañías aseguradoras

Comunicación del rechazo de parte Generador del negocio.

del cliente.

Solicitar nuevas condiciones de Compañías aseguradoras

renovación

Documentos/Información para
emisión del endoso a la póliza
(adendo) Compañías aseguradoras
 Acciones correctivas/preventivas
abiertas
Sistemas de Gestión de calidad.

O (Objeto de control) CONTROL DE LAS M´S

PLAN DE CONTROL DE CALIDAD DEL PROCESO

Medición y seguimiento del proceso

Variables del proceso: Variables de salidas

Utilizar de apoyo las listas de control En todos los casos de enviar

para obtener toda la información del documento/información se debe
cliente. proceder a lo establecido en los
procedimientos.

Obtener las mejores opciones para el

cliente de acuerdo a su Cerrar correctivas/preventivas según
requerimientos. lo establecido en el sistema de
mejora.

Analizar las variables: primas,

coberturas, deducibles y condiciones
especiales para la toma de decisiones.
Enviar las cotizaciones en el tiempo
establecido en el procedimiento de
aseguramiento.

En caso de rechazo definitivo de la

oferta mantener datos para futuro
contacto.

Seguir las instrucciones de usuario

para el llenado de datos en el sistema

Enviar póliza de seguro al cliente con

copia para el recibido y archivar.
Para el escaneo de documentos
proceder de acuerdo al instructivo de
trabajo.

Para el servicio de post venta

proceder de acuerdo a lo establecido
en el protocolo de servicio.

Procesar los vencimientos de póliza

de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento Renovaciones xxxx

Procesar los adendos de acuerdo a lo

establecido en el procedimiento
Adendo xxxx

Control de los datos de las pólizas

para evitar que el cliente no devuelva
la póliza.

Controlar el cumplimiento de las

metas en cada una de las operaciones.
ALIDAD DEL PROCESO

Meta Frecuencia de medición

mensual

100% mensual

100% mensual

100% mensual

mensual
95% mensual

50% mensual

1 a 3 días hábiles mensual

1 a 3 semanas
4 a 5 semanas

95% mensual

95% mensual

95% mensual

95% mensual

Aprobado por Fecha de Vigencia

Gerente General 16 de febrero 2016
E CAMBIOS
Realizo Aprobó
Ejecutivo de cuentas Jefe de Operaciones
 Instructivo para la Descripción de los Procesos.

No Concepto
1 Código

2 Leyes y Reglamentos

3 Documentos/ Informacion

4 Nombre del proceso:

5 Responsable/Lider de proceso:

6 Objetivo/Mision del proceso

7 Alcance del proceso

Proceso/Proveedor
8
(Mis proveedores)

Entradas al Proceso
9
(Mis insumos)

Descripción del Proceso ¿Qué

10 subprocesos/actividades hago para
entregar mi producto?

Salidas del proceso (Mis Productos: El

11
resultado de mi trabajo)
 Proceso/Cliente Todo aquél que usa el
12
resultado de mi trabajo es mi cliente.

AQUÍ INICIA LOS FACTORES PREDOMINANTES DEL PROCESO (Objetos de Control) CONTROL DE L

13 Mano de obra Quién lo hace?

14 Equipos (infraestructura)

15 Materiales y servicios

16 Métodos

Plan de Control de Calidad del proceso

Medición y seguimiento del proceso:

17 Variables de control del Proceso: Entrada
- procesos - Salida

23 18

Indicadores para medir el desempeño del

19
proceso
20 Elaborado por:

21 Revisado por :

22 Aprobado por:

23 Fecha de Vigencia
CONTROL DE CAMBIOS
24 Fecha
25 Modificacion
26 Realizo
Aprobo
27
 Instructivo para la Descripción de los Procesos.

Descripcion
Anotar el número asignado al proceso de acuerdo a la codificación definida
Anotar claramente la leyes y reglamentos nacionales que debe cumplir este proceso. Si no aplica ninguna, escribir NO HAY NINGUNA
CONOCIDA o NA

Anotar la documentacion necesariapor ejemplo manuales operativos, gestion humana, calidad, entre otros, para cumplir con los requisitos
del cliente y/o del producto/servicio. Si no existe, escribir NINGUNA ESTABLECIDA
Con qué se hace: Cualquier información necesarias para llevar a cabo el trabajo. Por ejemplo Manual Tecnico de equipos, Manual
Tecnico de Instalacion, Políticas definidas por la empresa , instrucciones de seguridad, o cualquier otra información. Generalmente son
directrices gerenciales/accionistas, de manera que las actividades a definir no se antepongan a éstas.

Anotar el nombre del proceso, de acuerdo a la red de procesos previamente definida; en caso de describir un sub proceso, será necesario
determinar a que proceso pertenece.

Anotar el(los) cargo(s) de la (s) persona (s) responsable(s) de la ejecución del proceso. Es la persona que le ha sido asignada la
responsabilidad y autoridad de gerenciar el proceso. Recordemos que esta persona puede ser el jefe de alguna de las áreas o departamentos
que intervienen en el proceso.

Definir brevemente cual es el propósito o la finalidad del proceso, dentro de la red proceso de la empresa. El objetivo debe transformar las
ENTRADAS en SALIDAS. Es describir el objetivo o para qué existe ese proceso dentro de la organización. Deben evitarse descripciones
altruistas o soñadoras. Simplemente es explicar la razón del proceso dentro de la organización. De aquí también puede surgir la
necesidad de definirle el nombre en caso de que no se ajuste a las nuevas condiciones de la empresa.

Establecer donde aplica este proceso, determinar hasta donde llega sus responsabilidades, es decir establecer el ámbito de aplicación.
Establecer donde empieza y donde termina.

Entidades que proveen entradas al proceso tales como materiales, información, y recursos. Use las entradas del proceso para identificar a
los proveedores.

Con qué se hace: Todos los materiales, información y soporte (tangible o intangible) que se necesitan para realizar el proceso. Una buena
manera de decidir si vale la pena agregar una entrada al proceso o no, es preguntarse, "Es esta entrada medible?” y “Qué pasa si esta
entrada es omitida?”.

Qué actividad se hace: Hacer una breve descripción de lo que se hace en el proceso, PASO A PASO, auxiliado si es posible por un
flujograma de proceso, de tal manera que se pueda visualizar que operaciones se realizan, cuales son sus entradas, cuales son sus salidas
y cuáles son los puntos críticos de control. Una manera de revisar si algo es un proceso es ver si puede ser descrito como una acción.
Algunos ejemplos son: Medir, fluir, solicitar, llamar, alistar, cortar, comparar, verificar, comprobar, probar, etc. Son las grandes etapas
que el proceso requiere realizar para transformar los insumos o materias primas en los productos.

Productos resultados de mi trabajo: Incluye la información, documentos o productos/servicio que se generan como consecuencia de la
ejecución de las actividades del proceso, además es conveniente definir hacia donde fluyen éstos . Son los entregables del proceso y que
no serán objeto de ninguna otra transformación por parte del proceso que lo genera y que son entregados a los clientes. Evitar describir
productos o semielaborados que son para el mismo proceso, pues quiere decir que todavía requieren que se les agregue valor para que
otro cliente externo o interno esté dispuesto a pagar por ellos.
 Identificar qué proceso o procesos utilizan las salidas de mi proceso: Mi cliente es todo aquel que usa el resultado de mi trabajo. Son
tantos los internos como los externos que reciben directamente los productos y/o servicios que genera el proceso. Normalmente aquí se
indican nombres de empresas, clientes individuales si es del caso y nombres de las áreas o procesos internos.

AQUÍ INICIA LOS FACTORES PREDOMINANTES DEL PROCESO (Objetos de Control) CONTROL DE LAS M's

Quién lo hace: Definir el cargo y la competencia necesaria de la mano de obra para realizar el trabajo. Debe estar ligado al perfil del
puesto.

Con qué se hace: Aquí se debe anotar los equipos necesarios para realizar el trabajo. Incluye infraestructura.

Con qué se hace: Aquí se debe anotar los materiales, materias primas y algún tipo de servicio especial, como por ejemplo, fibra optica,
mastil, aire comprimido, papelería, software, entre otros; para realizar la actividad en cuestión.

Cómo se hace: Aquí se define los métodos de trabajo para realizar el trabajo. Describe el COMO , EL Cuando, se realiza la actividad.
Aquí debe quedar establecido los documentos utilizados en el proceso (procedimientos, instructivos y otros documentos, si el caso lo
amerita)

Se compone de: variables de control del proceso, registros generados y los indicadores para demostrar la eficacia del mismo.(3
Columnas):
☻¿Qué se va a medir?
☻¿Dónde se va a medir?
☻¿Cuándo se va a medir? ¿En que momento y con que frecuencia?
☻¿Quién va a medir?
☻¿Cómo se va a medir?
☻¿Cómo se va a analizar y difundir los resultados?
☻¿Quién y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos?

Indicar las variables criticas que hay que controlar para garantizar el logro del objetivo y el cumplimiento de los requisitos de mi proceso:
Variables de entrada: Las características de los insumos provenientes de los procesos proveedores, y que debo controlar porque son
criticas para la calidad del producto de mi proceso.
Variables del proceso: Los parámetros de operación de mi proceso que debo controlar porque son críticos para la calidad de mi
producto.
Variables de salidas: Los atributos de mi producto que debo controlar para garantizar que mi producto cumple con los requisitos de mis
clientes.

Las variables controladas en el proceso generan registros, que son los datos que permiten evidenciar el logro del objetivo y de los
requisitos del proceso. También se puede registrar el cumplimiento de los procedimientos e instructivos establecidos para el desarrollo del
proceso.

Hay que analizar los datos registrados anteriormente (23) para transformarlos en información útil para la toma de decisiones respecto a la
evaluación del desempeño y la mejora de mi proceso.
Los registros generados en el proceso deben convertirse en indicadores para demostrar la eficacia de mi proceso. Cada indicador debe
tener una meta, la frecuencia de medición y análisis. Son medidores que deben establecerse en determinadas etapas del proceso. También
se les conoce como puntos de control.
Estos indicadores deben diseñarse para asegurar los resultados (indicadores de resultados), para controlar el proceso en sí (indicadores
de proceso) e indicadores a la entrada o inicio (indicadores de entradas).
Los indicadores de resultados y de insumos miden normalmente la EFICACIA (calidad, oportunidad, seguridad, costo) y los de proceso
miden EFICIENCIA (cantidad producida por horas hombre u horas máquina, aprovechamiento de materiales, desperdicios, rendimientos,
defectos por unidad de producción, etc).
Escribir el nombre de la persona que realizó la descripción de su proceso.
Escribir el nombre de la persona que revisó la descripción del proceso. Se recomienda que esta revisión esté a cargo del Coordinador del
Proyecto/Jefe de la unidad o área.

Escribir el nombre de la persona que aprobó la descripción del proceso. Generalmente debe ser el Representante de la Gerencia/Gerente del
Area.

Se debe establecer con exactitud la fecha en que entra a funcionar el proceso en el SGC
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha que se modifico/mejoro el proceso
Los cambios o mejoras hechas al proceso
Escribir el nombre de la persona que realizó la modificacion del proceso.
Escribir el nombre de la persona que aprobó la modificacion del proceso. Generalmente debe ser el Representante de la Gerencia/Gerente
del Area.