252a 04 01 Modulo4 Documentacion

Área: Sistemas de Gestión Medioambiental. ISO 14001:2004.
Reglamento EMAS (I)
Diseño de un sistema de gestión medioambiental. La

norma UNE-EN ISO 14001:2004 (II). Control de la
documentación. Registros. Requisitos legales y otros
requisitos
Manual de Gestión Ambiental

Documento en el que se describen los elementos principales del sistema de gestión
ambiental y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados.
Procedimiento
Documento en el que se describe de forma específica como debe realizarse un
proceso, incluyendo las responsabilidades correspondientes.
Instrucción de trabajo o técnica
Documento en el que se describe como debe realizarse una actividad concreta como
manuales de funcionamiento de maquinaria, protocolos de toma de muestras o
protocolos de análisis.
Registro
Evidencia documentada de la realización de una actividad.
Formato de registro
Impreso sobre el que se anotan las evidencias y que una vez cumplimentado se
convierte en registro.
Módulo 4 – Pág. 4
Área: Sistemas de Gestión Medioambiental. ISO 14001:2004. Reglamento EMAS (I)
1.- Control de la documentación
1.1.- La documentación del sistema de gestión de la calidad
Las normas de gestión medioambiental y calidad, así como las buenas prácticas,
recomiendan que las metodologías de actuación queden reflejadas en documentos de
trabajo que comprenden; el manual de gestión medioambiental, los procedimientos
operativos y las instrucciones técnicas.
El principal motivo de la documentación del SGMA es proporcionar una descripción

apropiada del sistema de gestión medioambiental, informando al personal de la
organización sobre las actividades y las funciones medioambientales críticas de la
empresa y para ayudar a asegurar que quedan definidas las metas, las
responsabilidades y la manera de llevar a cabo las actividades.
Se pretenden evitar los resultados indeseables y la dependencia de individuos

concretos.
De las operaciones realizadas deben conservarse registros para demostrar que lo que
se había planteado se está llevando a cabo. Por otro lado, el personal nuevo puede
ser formado rápidamente.
Además ha de destacarse la importancia de la documentación en la gestión de

cualquier tipo de actividades complejas, pero sin caer en un exceso de documentación
que pudiera degenerar en situaciones poco prácticas a la hora de implantar el SGM.
Los principales documentos del SGMA se recogen en el cuadro siguiente:
Incremento del grado de relevancia del documento
Política
medioambiental
Manual de Gestión
Incremento del grado de concreción del documento

Procedimientos medioambientales
Instrucciones de trabajo
Otros documentos
(Formación, planes de auditoria, otros)
Registros de la gestión medioambiental
La organización de la documentación se refleja en la figura siguiente:
Manual de Gestión
Medioambiental
Procedimientos
Formatos de Registro
Medioambientales
Descripción de actividades a realizar Documento donde se registran los

resultados obtenidos de las actividades
realizadas
1.2.- El manual del SGM
El manual de un sistema de gestión medioambiental es un documento que debe

utilizarse como referencia permanente para la implementación y mantenimiento de
dicho sistema.
1.2.1.- Características del manual
El manual de gestión medioambiental debe ser:
F Cuidadosamente presentado con el

objetivo de ser utilizado como La documentación del sistema de
elemento de imagen de la gestión ambiental tiene una
organización. estructura piramidal, en el manual
F Exacto para demostrar eficacia. de gestión ambiental se encuentran
F Conciso para que sea de fácil las referencias a los procedimientos,
interpretación. y en cada uno de los procedimientos
F Coherente, ha de seguir una se hace referencia tanto a las
coherencia lógica. instrucciones de trabajo necesarias
F Escrito en lenguaje claro para que como a los registros que deben
sea de fácil comprensión. conservarse como evidencia de la
F Bien organizado para que su uso sea implementación del procedimiento.
más cómodo.
F Práctico para los usuarios.
1.2.2.- Contenido mínimo del manual
El manual de gestión medioambiental ha de proporcionar una descripción apropiada
del sistema de gestión medioambiental que incluya los mecanismos utilizados por la
organización con el objetivo de realizar una adecuada gestión medioambiental. Por
tanto, el contenido mínimo del manual ha de ser:
F Política de gestión medioambiental.

F Registro de los efectos medioambientales.
F Registro de la normativa.
F Objetivos y metas.
F El programa de actuación.
F Procedimientos e instrucciones de trabajo.
F Planes de emergencia.
F Documentación de funciones y responsabilidades.
F Las interacciones con el sistema.
F Referencias con otros documentos.
El manual se puede presentar en varios formatos:
F Un manual que comprende todo el centro u organización.

F Manuales para cada división.
F Manuales especificados para cada servicio o actividad.
Todos ellos han de guardar coherencia en cuanto a su enfoque y contenido, y estar

sujetos a reglas similares de control, revisión y modificación. El plan de emergencia
local y el manual de salud y seguridad laboral también ha de incluir la información
ambiental pertinente y sus consiguientes instrucciones.
Un ejemplo de los contenidos que puede tener se presenta a continuación:
1. Índice.
Presentación de todos los capítulos del manual de gestión y su ubicación.
2. Presentación de la empresa.
Es un capítulo optativo, se indican las principales actividades de la empresa, así como datos
relativos a la facturación, número de empleados, localización u otros datos, con el objetivo de
poder dar a conocer la empresa a personas o entidades ajenas a ésta.
3. Objeto, alcance y gestión del manual.

3.1. Objeto: Se describe que es lo que se pretende con la implantación del sistema de gestión
medioambiental.
3.2. Alcance: Delimitación de las áreas, actividades o instalaciones a las que se refiere el
sistema de gestión medioambiental.
3.3. Gestión del manual: Debería identificar los procedimientos por los que se regula la
distribución del manual tanto dentro como fuera de la organización, así como las
responsabilidades respecto a su elaboración, revisión, modificación, aprobación y archivo.
4. Declaración de intenciones.
4.1. Recursos materiales: Descripción de las instalaciones y actividades que desarrollan.
4.2. Recursos humanos: Organigrama de la empresa en el que se representan las funciones y
responsabilidades de los principales cargos de la organización o del centro.
5. Política medioambiental.
Recopilación de los principios e intenciones de la organización en los que se fundamenta su
actuación medioambiental. Es un elemento imprescindible del manual y debe ser presentado
de manera comprensible.
6. Planificación.
6.1. Aspectos medioambientales: Debería incluir el procedimiento o la referencia a éste para
identificar, evaluar y registrar los efectos medioambientales asociados a productos,
servicios y actividades auxiliares o complementarias, tanto existentes como nuevos sobre
los que se incidirá.
6.2. Requerimientos legales y otros requisitos: Debe identificarse el procedimiento por el cual
se establece la forma de identificar, mantener al día y tener acceso a cualquier ley,
reglamento o norma de aplicación directa que afecte o pudiese tener incidencia sobre los
aspectos medioambientales de sus actividades, productos o servicios.
6.3. Objetivos y metas medioambientales: Debe identificarse el procedimiento por el cual se
establecen los objetivos y metas medioambientales y las personas responsables de
proponer a la dirección los objetivos o cambios en éstos para su aprobación. Es un
elemento imprescindible del manual la presentación de los objetivos y metas de una
manera comprensible.
6.4. Programa de gestión medioambiental: La presentación del programa de forma fácilmente
comprensible es un requisito imprescindible del manual.
7. Implantación y funcionamiento.
7.1. El sistema de gestión medioambiental. Se expone la estructura piramidal de la
documentación del sistema de gestión medioambiental: programas, procedimientos,
instrucciones y registros.
7.2. Estructura y responsabilidades: se definen las funciones y responsabilidades de los
distintos cargos en relación con el sistema de gestión. Contenido imprescindible del
manual.
7.3. Comunicación
7.3.1. Comunicación interna: Se identifican los procedimientos en los que se establecerá la
comunicación entre los diferentes niveles y estamentos de la organización.
7.3.2. Comunicación externa: Se identifican los procedimientos en los que se establezcan las
pautas a seguir a fin de responder y documentar cualquier tipo de consulta o
requerimiento de particulares, asociaciones, organismos o entidades, tanto públicas
como privadas.
7.4. Formación, concienciación y competencia profesional: Se identifica el procedimiento por el
que se detecten y atiendan las necesidades de formación del personal a todos los niveles.
7.5. Documentación del sistema de gestión: se describirá la forma en la que la organización
estructura e integra la información generada en todo el sistema de gestión
medioambiental.
7.6. Control documental: Se deberán relacionar los procedimientos por los que la organización
establece los mecanismos que deberán seguirse para el control de todos los mecanismos
generados por el establecimiento del sistema de gestión medioambiental.
7.7. Compras (incluido dentro del control operacional).
7.8. Control operacional: Se identifican los procedimientos que describen la forma de
desarrollar las actividades, productos y servicios que de hecho o en potencia pudieran
afectar al medio ambiente.
7.9. Preparación y respuesta a emergencias: Se identifican los procedimientos en los que se
especifica la forma de actuación ante cualquier hecho o circunstancia que pueda afectar a
la seguridad del personal, las instalaciones y el medio ambiente en caso de accidentes,
explosiones, incendios, vertidos accidentales, etc. El control operacional deberá incluir
tanto situaciones normales como de limpieza, arranque parada, limpieza y reparación, etc.
8. Comprobación y acción correctora.
8.1. Seguimiento y medida. Se identifican los procedimientos establecidos con el fin de evaluar
los efectos medioambientales de la actividad.
8.2. No conformidades, acción correctiva y acción preventiva. Se identifican los procedimientos
que especifican las medidas preventivas y las correctivas que deban ser aplicadas en los
casos de no conformidad.
8.3. Registros. Los registros son documentos cuya finalidad es demostrar el cumplimiento de
los requisitos del sistema de gestión medioambiental y dejar constancia de la medida en
que se han cumplido los objetivos previstos. Ninguna de las normas exige que se incluyan
los registros en el manual. En el manual bastaría decir que existe un procedimiento de
control de la documentación, dentro del cual se encuentran los registros, y explicar la
forma de localizar esta información.
8.4. Auditorias internas. Se especifica el procedimiento en el que se establece la forma en que
se va a desarrollar el programa de auditorias del sistema.
9. Revisión del sistema de gestión medioambiental.

9.1. Informes de revisión para la Dirección. Se identifica el procedimiento que especifica la
forma en que se realizará, en intervalos adecuados, la revisión del sistema, con el fin de
asegurar su implantación y el grado de cumplimiento de los objetivos y metas
medioambientales.
El Manual de Gestión Ambiental debe contener:
- La descripción del alcance del sistema de gestión ambiental.
- La descripción de los elementos principales del sistema de

gestión ambiental y su interacción, así como la referencia a
los documentos relacionados.
1.3.- Mapas de supervisión
Podemos considerar que la elaboración de mapas es la reunión y exhibición de

información crítica. Se pueden considerar mapas referentes a diferentes secciones:
instalaciones industriales, de supervisión de materiales peligrosos, y emisiones, de
riesgos ambientales, etc.
Los responsables de la organización deben distribuir y mantener actualizados los

mapas de supervisión, así como asegurarse de su correcta aplicación.
1.3.1.- Mapa de Riesgos Medioambientales
El Mapa de Riesgos debe permitir:
a) Identificar los riesgos para el medioambiente que existen en un determinado

centro de trabajo. Tanto en cada una de las actividades que se realizan
(materias primas, recursos hídricos, almacenamiento, producción,
embalajes, tratamiento de residuos, existencia de vertidos, emisiones, etc.),
como en cada puesto de trabajo concreto existente, derivados tanto de las
funciones a realizar como de la forma en que éstas se realizan.
b) Evaluar la gravedad de los riesgos en cada ámbito para poder determinar su

importancia en función de las circunstancias de la actividad (riesgo habitual,
sólo en caso de accidente, etc.).
c) Sensibilizar a los trabajadores/as, cuadros medios, técnicos y a la dirección

de la empresa de los riesgos medioambientales existentes y su relación con
la salud pública, la salud laboral, el mantenimiento del empleo y las
oportunidades que se generan para optimizar la actividad de la empresa.
d) Establecer un Plan de Prevención que permita la eliminación, minimización y

adecuado tratamiento de estos riesgos en el seno de la empresa
introduciendo el factor medioambiental en la gestión cotidiana de la misma.
1.3.2.- Identificación de Riesgos Medioambientales
Para la identificación de riesgos ambientales podemos optar por dos tipos de

orientación:
a) Considerar un determinado proceso, y analizar en cada fase, las materias

primas usadas, tanto su cantidad como sus características
medioambientales y los vertidos, emisiones y residuos producidos.
b) A partir del conocimiento de la agresividad de un determinado producto, o

familia de sustancias utilizadas en los procesos seguir su Ciclo de Uso en la
empresa, desde las razones de su compra, la información que debe llevar y
el tratamiento que recibe al acabar su utilización en cada puesto de trabajo o
fase de producción en que interviene.
Este sistema es fácil de aplicar y no requiere más que una información inicial para que
la propia experiencia de los trabajadores/as permita identificar los riesgos.
Una vez determinada la línea a seguir, es preciso tener en

cuenta que el factor de riesgo ambiental puede aparecer como
consecuencia de la naturaleza intrínseca de un producto, por
ejemplo, de un disolvente organoclorado, o de un determinado
proceso productivo, por ejemplo, el uso de carbón con un alto
contenido de azufre en un proceso de combustión para cualquier
finalidad, o también por el uso o la práctica asociada a una
sustancia o proceso inicialmente inocuo, por ejemplo, la
utilización de agua para el lavado de gases, o el uso de trapos
para secar piezas tratadas con algún tipo de limpiador con
características tóxicas. Por tanto, a la hora de identificar un
riesgo, es preciso tener en cuenta en cada puesto de trabajo
estos dos parámetros.
1.4.- Los procedimientos y las instrucciones de trabajo
El objetivo de documentar los procedimientos e instrucciones de trabajo o técnicas es

asegurar que se alcanza la política medioambiental y los objetivos indicados en el
programa de gestión medioambiental. Por lo tanto, es necesario establecer por escrito
las responsabilidades, las prácticas y los procedimientos de actuación.
Esta metodología de trabajo garantiza:
a) Que, independientemente de la persona que realiza una operación, ésta se

realiza siempre bajo las mismas características y de la misma forma.
b) Que las distintas actividades se realizan con un orden preestablecido.
c) Que conducen al objetivo cubierto por el procedimiento.
Un procedimiento es un documento que describe, de forma clara y concisa, los pasos

que se deben seguir para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación, e
incluye, entre otras consideraciones, los elementos técnicos que se deben emplear,
las condiciones que se requieren, el alcance y las limitaciones fijadas, y el personal
que interviene. Deberá incluir los datos precisos sobre los responsables de los
resultados que se quieren obtener y su posible delegación.
Las instrucciones técnicas se desarrollarán para realizar la descripción de actividades

críticas a realizar de una forma específica. Las instrucciones técnicas pueden no
contemplar las responsabilidades de las operaciones que describe, en contra de lo que
sucede para los procedimientos.
Los procedimientos e instrucciones de trabajo (o técnicas) deben elaborarse para

aquellas situaciones en que la ausencia de dichos procedimientos pudiera dar lugar a
incumplimiento de la política medioambiental e impidiera el alcance de los objetivos
medioambientales definidos.
Es necesario identificar, por tanto, aquellas actividades y tareas específicas que

requieran el soporte de procedimientos y/o instrucciones técnicas, teniendo en cuenta
los factores siguientes:
F la naturaleza de la actividad,
F la importancia de la misma en el cumplimiento de la política y el alcance de

los objetivos medioambientales,
F el riesgo medioambiental asociado a la actividad,
F la formación y la experiencia del personal implicado en la actividad y el nivel

de supervisión de su trabajo.
En el desarrollo de los procedimientos, es importante tener en cuenta las prácticas

existentes, los requerimientos operacionales y los puntos de vista de los responsables
de la dirección y de la ejecución del trabajo.
En la elaboración de los procedimientos e instrucciones técnicas, se deben tener en

cuenta los siguientes pasos:
a) Revisión y análisis de las prácticas actuales.

b) Revisión y análisis de la documentación existente.
c) Desarrollo del borrador de procedimientos.
d) Edición para comentarios.
e) Revisión de comentarios y corrección.
f) Edición de procedimientos y distribución para su aprobación.
g) Obtención de aprobación del responsable y de la Dirección.
h) Distribución para su implantación.
i) Control y revisión.
1.4.1.- Los procedimientos
Los procedimientos de actuación o procedimientos operativos son documentos

complementarios del Manual de gestión medioambiental, generalmente referenciados
(capítulos o subcapítulos) en el mismo, que describen cómo, quién y cuándo deben
realizarse las funciones previstas en el Manual. Muestran cómo funciona la
organización en cada área concreta de la empresa con relación implícita con el medio
ambiente, y sirven para establecer revisiones y mejoras del sistema.
Un procedimiento debe proporcionar información clara, concisa y completa y, además,
debe ser expresada de forma comprensible.
El procedimiento se puede construir según el esquema siguiente:
F Objeto.
F Alcance
F Referencias
F Definiciones
F Responsabilidades
F Descripción
Cuando proceda, se podrá incluir un anexo con gráficos, instrucciones, etc. de ayuda o
consulta.
Los procedimientos que como mínimo deberían desarrollarse para integrarse en el

SGMA son los siguientes:
F Procedimiento para la identificación y evaluación de los efectos

medioambientales de las actividades, productos o servicios.
F Procedimiento para la identificación y acceso a los requisitos legales y otros

requisitos o compromisos suscritos por la organización.
F Procedimiento para entrenamiento, formación y sensibilización del personal.
F Procedimiento para la comunicación interna entre los diversos niveles y

funciones de la organización, e información y comunicación con las partes
interesadas externas.
F Procedimiento para elaboración, control, distribución y archivo y revisión de la

documentación medioambiental.
F Procedimiento para el control operacional.
F Procedimiento de gestión de compras y servicios subcontratados.
F Procedimiento para la prevención y el control de situaciones emergencia con

posible repercusión medioambiental.
F Procedimiento para la evaluación del cumplimiento de la legislación y

reglamentación medioambiental y otros requisitos suscritos.
F Procedimiento para el control gestión de no

conformidades, acciones correctoras y La documentación del
preventivas. sistema de gestión

ambiental es propia de cada
F Procedimiento para el control de los organización, si bien todos
registros medioambientales. los sistemas pueden tener

una estructura similar. La
F Procedimiento para la realización de utilización indiscriminada de
auditorias medioambientales. plantillas o pretender

emplear la misma
documentación para dos
organizaciones, puede
1.5.- Control de la documentación llevar asociado un
deficiente funcionamiento
El objetivo de la documentación no es tener la base del sistema.
documental para que un auditor de una entidad
certificadora lo revise, la documentación debe estar disponible a todo el personal que
realiza operaciones de las descritas en ella. La documentación del sistema de gestión
debe ser revisada y aprobada antes de su distribución, además es necesario mantener
control sobre la retirada de las copias obsoletas de los distintos documentos.
Por todo ello, es necesario un sistema de control de la documentación para asegurar

que los documentos son identificados en cuanto al tema y a la actualidad, que estén
aprobados, revisados, corregidos y disponibles cuando se necesitan.
Es imprescindible establecer procedimientos apropiados para el control de la
documentación y, si es posible, que sean los mismos para todos los subsistemas de la
empresa para evitar duplicados, ambigüedades y facilitar el control de la
documentación.
Otro aspecto importante para el control de la documentación es la distribución de la

misma, ya que para evitar errores y confusiones, es mejor que sólo las versiones
vigentes de los documentos oportunos estén disponibles en los lugares donde se les
precisa y que sea retirada la documentación obsoleta.
Es necesario el establecimiento de procedimientos para la distribución de documentos

del SGMA, dentro y fuera de la organización. Al igual que los procedimientos de
control de la documentación, éstos pueden ser comunes con otros subsistemas de la
organización.
Lo más habitual para llevar a cabo el control de la documentación es hacer constar en

el documento, generalmente en la portada, la indicación copia controlada nº, o copia
obsoleta, según corresponda. Esto se puede realizar mediante la estampación de un
sello, en el caso de que la documentación del sistema esté en formato papel o en
soporte magnético, programando la exposición de estas inscripciones cuando se
produzcan.
Por copia controlada se entiende aquella copia del documento del SGMA transmitida a
un destinatario, como por ejemplo la copia de un procedimiento a un trabajador de una
empresa con alguna responsabilidad en el propio procedimiento.
Por copia no controlada se entiende aquella copia de un documento del sistema de

gestión medioambiental transmitida a un destinatario con carácter informativo, como
por ejemplo una copia del Manual de gestión medio ambiental transmitida a un
proveedor para su conocimiento.
Por documento obsoleto generalmente se entiende aquella copia de un documento

que ya no tiene ningún efecto en el sistema de gestión medioambiental, como por
ejemplo una copia de un procedimiento del que ya se ha generado otra versión.
También a efectos de control, generalmente el departamento de la empresa que

corresponda conservará una copia con documentos obsoletos, donde se marcarán
aquellas partes que han sufrido algún tipo de modificación en revisiones posteriores.
El procedimiento de control de la documentación debe

establecer:
- La responsabilidad para la revisión, actualización y

aprobación de los procedimientos.
- La metodología para la identificación de los cambios y el

estado de revisión actual.
- La metodología para que la documentación se encuentre

disponible en los puntos de uso.
- La metodología para la identificación de documentos de

origen externo.
2.- Control de los registros
Los registros son la base documental de comprobación de la correcta implantación del

sistema de gestión medio ambiental, ya que permiten comprobar el comportamiento de
la empresa conforme a los requisitos establecidos en la política, el programa, el
manual y los procedimientos medioambientales. Los registros son evidencias
documentadas de las actividades realizadas.
Además, los registros deben cumplir las siguientes características:
F Ser claramente leíbles y estar identificados.

F Su archivo y conservación debe ser tal que puedan ser recuperados con
facilidad.
F Deben estar protegidos de daños, deterioros y pérdidas.
También debe quedar establecido y registrado el periodo de tiempo durante el que se

han de conservar. Los registros se generan de la siguiente forma:
- Actividades.
- Operaciones
- Servicios
(se realizan de acuerdo con)
(se obtienen)
Registros
Procedimientos operativos
(provocan modificaciones en)
En caso de incumplimiento de lo especificado en estos documentos, los registros nos

permitirán:
F determinar el motivo
F elaborar un plan de actuación
F tomar medidas correctivas y/o preventivas
F registrar cualquier cambio en los procedimientos
Si la organización posee
como resultado de las medidas
registros en formato
correctivas/preventivas
electrónico debe determinar
la metodología para la
Es conveniente que los formatos de los registros se
realización de las
normalicen y queden identificados en los procedimientos
correspondientes copias de
operativos como anexos de éstos.
seguridad del sistema
informático.
A continuación se presenta un listado de registros típicos:
F Disposiciones legales y reglamentarias

F Permisos y licencias
F Efectos medioambientales e impactos significativos
F Actividades de formación y calificación
F Actividades de control documental operacional
F Actividades de verificación y medición
F No conformidades
F Quejas, reclamaciones y denuncias
La organización debe F Acciones correctoras y su seguimiento

establecer, implementar F Información sobre los productos
y mantener uno o varios F Información de los suministradores y
procedimientos para la
contratistas
identificación, el
almacenamiento, la F Situaciones de emergencia
protección, la F Informes de incidentes
recuperación, el tiempo
F Resultados de la auditorias del sistema
de retención y la
disposición de los F Resultados de las revisiones del
registros. sistema.
3.- Requisitos legales y otros requisitos
El punto de partida para la implantación de un SGMA es el cumplimiento de los

requisitos legales y reglamentarios de carácter medioambiental.
Se entiende por requisitos legales aquellos aspectos contenidos en la normativa que

se aplican específicamente en la empresa o centro en cuestión.
La norma ISO 14001 requiere un registro de los requisitos legales, reglamentarios u

otros requisitos de la política.
La implantación y el mantenimiento de un sistema de gestión medioambiental

comporta una mejora continuada de la actuación ambiental en la empresa sin limitarse
al cumplimiento estricto de la normativa. Estar al corriente de la normativa es uno de
los aspectos importantes en la implantación y el mantenimiento de un SGMA, pero
esto no significa que se haga sencillamente una recopilación de las leyes, decretos,
órdenes, directivas, etc., sino que la empresa demuestre que los requisitos de la
normativa que le es de aplicación son entendidos por los responsables y que se
aplican en el centro en cuestión.
3.1.- Recopilación y registro de la normativa y otros requisitos legales
Si se trata de una empresa grande que dispone de un departamento jurídico, éste

puede ser un punto de partida para poder llevar a cabo la recopilación y el registro de
la normativa. Si no es así, lo primero que hay que hacer es identificar la/s fuente/s de
información impresas o informatizadas más relevantes que nos puedan servir para
mantener al corriente la normativa, en función de las circunstancias particulares del
centro o la empresa.
Una de las fuentes de información son las conversaciones con personas de otras
empresas, Administración, etc., la asistencia a cursos, seminarios, jornadas. También
es importante que esta información quede registrada y sea difundida.
La siguiente etapa será identificar quién necesita recibir esta información y como se
repartirá la tarea de revisarlas para determinar y registrar cuáles son los requisitos que
se aplican en el centro para que después puedan ser entendidos, difundidos y
aplicados debidamente.
El trabajo de revisión, identificación y registro de los requisitos puede ser compartido

por varias personas, sin necesidad de que todas ellas revisen la normativa,
haciéndose una criba inicial por términos: así, por ejemplo, si estas personas son las
responsables de la gestión de las aguas residuales, de la gestión de residuos, etc., la
normativa se distribuye en función del tema.
Otro aspecto que cabe considerar es cómo mantenerse al corriente de la normativa

actual, lo que es más complejo porque implica mantenerse en contacto con las
asociaciones empresariales y con la Administración.
Existen procedimientos establecidos para asegurar que la información llega a los

responsables a quien ha de llegar, y procedimientos para su archivo e inmediata
recuperación, y que esta información debe ser fácilmente accesible a todos aquellos
que la necesiten de la organización.
El registro ha de ser continuado, y será necesario aplicar determinados procedimientos

para asegurar que está actualizado de manera rápida y exhaustiva.
El modelo para registrar la normativa y los requisitos que le son de aplicación puede
realizarse según las necesidades de la empresa, pero, en todos los casos, será
necesaria una identificación de la documentación.
La organización debe determinar la metodología para:
¾ identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables

y otros requisitos que la organización suscriba relacionados
con sus aspectos ambientales; y
¾ determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos

ambientales.
Finalizado el módulo:
¿Entiendes la estructura documental de los sistemas?
¿Entiendes qué son los registros ambientales?
Debes revisar tus conocimientos en legislación ambiental. Si no se
manejan con soltura los requisitos legales ambientales, será difícil para ti
trabajar en el ámbito de la gestión ambiental.
Para consultar documentación de sistemas:
www.etsia.upv.es y luego pincha en el botón MÉDIO AMBIENTE.

252a 04 01 Modulo4 Documentacion

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

252a 04 01 Modulo4 Documentacion

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Área: Sistemas de Gestión Medioambiental. ISO 14001:2004.

Reglamento EMAS (I)

Diseño de un sistema de gestión medioambiental. La

Manual de Gestión Ambiental

Instrucción de trabajo o técnica

1.- Control de la documentación

1.1.- La documentación del sistema de gestión de la calidad

El principal motivo de la documentación del SGMA es proporcionar una descripción

Se pretenden evitar los resultados indeseables y la dependencia de individuos

Además ha de destacarse la importancia de la documentación en la gestión de

Los principales documentos del SGMA se recogen en el cuadro siguiente:

Incremento del grado de concreción del documento

Registros de la gestión medioambiental

La organización de la documentación se refleja en la figura siguiente:

Descripción de actividades a realizar Documento donde se registran los

1.2.- El manual del SGM

El manual de un sistema de gestión medioambiental es un documento que debe

1.2.1.- Características del manual

El manual de gestión medioambiental debe ser:

F Cuidadosamente presentado con el

1.2.2.- Contenido mínimo del manual

El manual de gestión medioambiental ha de proporcionar una descripción apropiada

organización con el objetivo de realizar una adecuada gestión medioambiental. Por

tanto, el contenido mínimo del manual ha de ser:

F Política de gestión medioambiental.

El manual se puede presentar en varios formatos:

F Un manual que comprende todo el centro u organización.

Todos ellos han de guardar coherencia en cuanto a su enfoque y contenido, y estar

Un ejemplo de los contenidos que puede tener se presenta a continuación:

3. Objeto, alcance y gestión del manual.

9. Revisión del sistema de gestión medioambiental.

El Manual de Gestión Ambiental debe contener:

- La descripción del alcance del sistema de gestión ambiental.

- La descripción de los elementos principales del sistema de

1.3.- Mapas de supervisión

Podemos considerar que la elaboración de mapas es la reunión y exhibición de

Los responsables de la organización deben distribuir y mantener actualizados los

1.3.1.- Mapa de Riesgos Medioambientales

El Mapa de Riesgos debe permitir:

a) Identificar los riesgos para el medioambiente que existen en un determinado

b) Evaluar la gravedad de los riesgos en cada ámbito para poder determinar su

c) Sensibilizar a los trabajadores/as, cuadros medios, técnicos y a la dirección

d) Establecer un Plan de Prevención que permita la eliminación, minimización y

1.3.2.- Identificación de Riesgos Medioambientales

Para la identificación de riesgos ambientales podemos optar por dos tipos de

a) Considerar un determinado proceso, y analizar en cada fase, las materias

b) A partir del conocimiento de la agresividad de un determinado producto, o

Una vez determinada la línea a seguir, es preciso tener en

1.4.- Los procedimientos y las instrucciones de trabajo

El objetivo de documentar los procedimientos e instrucciones de trabajo o técnicas es

a) Que, independientemente de la persona que realiza una operación, ésta se

b) Que las distintas actividades se realizan con un orden preestablecido.

c) Que conducen al objetivo cubierto por el procedimiento.

Un procedimiento es un documento que describe, de forma clara y concisa, los pasos

Las instrucciones técnicas se desarrollarán para realizar la descripción de actividades

Los procedimientos e instrucciones de trabajo (o técnicas) deben elaborarse para

Es necesario identificar, por tanto, aquellas actividades y tareas específicas que

F la importancia de la misma en el cumplimiento de la política y el alcance de

F el riesgo medioambiental asociado a la actividad,

F la formación y la experiencia del personal implicado en la actividad y el nivel

En el desarrollo de los procedimientos, es importante tener en cuenta las prácticas

En la elaboración de los procedimientos e instrucciones técnicas, se deben tener en

a) Revisión y análisis de las prácticas actuales.