Manual del sistema de gestión ambiental

Aunque no es un documento obligatorio según la norma ISO 14001, se utiliza a menudo para
documentar el alcance del SGA, así como los principales elementos, su interacción y la referencia
a los documentos relacionados. Dado que se trata de un documento muy común, por lo general
es el primer documento que la entidad de certificación quiere ver para tratar de familiarizarse
con el sistema.

Procedimientos
Los procedimientos del SGA pueden tener diferentes formatos y estructuras. Pueden ser
narrativos, es decir, descritos a través de texto. Pueden ser más estructurados mediante el uso de
tablas, que pueden ser más ilustrativas, es decir, diagramas de flujo, o pueden ser cualquier
combinación de los anteriores. Los procedimientos deben incluir:

 Título.
 Objetivo.
 Alcance.
 Responsabilidades y autoridades.
 Descripción de las actividades.
 Referencia a las correspondientes instrucciones de trabajo, procedimientos normalizados de
trabajo y registros.

Trabajar instrucciones, directrices y procedimientos normalizados de trabajo

El objetivo principal de las instrucciones de trabajo es evitar no conformidades explicando
exactamente cómo se lleva a cabo una determinada actividad. Por lo general, está escrito para las
actividades dentro del proceso con las más altas probabilidades de que generen no
conformidades, o para actividades complejas o rara vez llevadas a cabo. Las instrucciones de
trabajo pueden ser parte de un procedimiento. En general, las instrucciones de trabajo
tienen una estructura similar a los procedimientos y abarcan los mismos elementos. Sin
embargo, las instrucciones de trabajo incluyen detalles de las actividades que se deben realizar,
centrándose en la secuencia de los pasos, herramientas y métodos que deben utilizarse y la
precisión requerida.

Registros y formatos
Por último, debe haber alguna evidencia de que las actividades y los procesos se llevan a cabo en
la forma prescrita en los procedimientos e instrucciones de trabajo. Este es el objetivo principal
de los registros y formatos. La mayoría de ellos son elaborados por los trabajadores, pero algunos
de ellos se llevan a cabo por la alta dirección.
Elaboración de procedimientos.

Los procedimientos ambientales son las instrucciones paso a paso, ya que si se realizan de
forma adecuada, se controlará el Sistema de Gestión Ambiental con todas las actividades, los
productos y los procesos de la empresa. Esto genera una disminución de los impactos
ambientales que se puedan dar, y esto genera una mejora en la actuación ambiental de la empresa.

Como bien sabemos existen una serie de procedimientos que debe tener un Sistema de Gestión
Ambiental funcional, que no siempre tenemos claro que acciones requieren un procedimiento.
En resumen, se tiene que generar procedimientos en los que:

 Todas las acciones que no se encuentran controladas puedan generar un impacto directo o
indirecto sobre el medio ambiente.
 Todas las acciones que afectan al éxito de un objetivo que se establece, por lo que toma
importancia la política ambiental.
Los procedimientos pueden ser clasificados en dos categorías diferentes:

 Los procedimientos en los que se establece como debe funcionar el Sistema de Gestión
Ambiental según la norma ISO 14001 y como se tiene que mantener. Para eso existen los
procedimientos administrativos que realizan una descripción de las actividades que se
requieren para que el Sistema de Gestión Ambiental cumpla con todos los requisitos de
la norma ISO14001. Podemos poner varios ejemplos, los procedimientos en los que se
identifican los aspectos ambientales significativos de la empresa.
 Los procedimientos que nos dicen cómo se deben controlar las operaciones con las que
disminuir los aspectos ambientales significativos que se encuentran relacionados en
todas las operaciones. Los procedimientos operativos se encentran determinados por
todos los aspectos ambientales significativos de las operaciones, como si se identifican en la
revisión ambiental inicial.
Debemos saber que los términos procedimientos e instrucción de trabajo son muy parecidos y
se pueden utilizar indistintamente. Pero un procedimiento es una descripción documentada de
cómo se debe ejecutar las diferentes tareas en las que se aseguran que la política y los objetivos
y las metas ambientales no se encuentran comprometidas a garantizar que los aspectos
ambientales significativos se encuentran identificados y controlados adecuadamente.

Las instrucciones de trabajo son directrices muy detalladas de cómo se debe realizar una tarea.
Las instrucciones de trabajo definen el trabajo que se tiene que realizar en términos de quién
tiene que llevarlo a cabo, cuando se debe comenzar, cuándo finalizar, etc. una instrucción tiene
que estar incluida como parte de un procedimiento o constituir una documento independiente.
Si la organización requiere de un elevado número de instrucciones con los que poder controlar
las operaciones suficientes, lo que es una buena idea para que los procedimientos sean breves y
hagan referencia a las instrucciones de trabajo que son mucho más detalladas.

Vamos a realizar una serie de recomendaciones para implementar con éxito un Sistema de
Gestión Ambiental según ISO-14001, en los que se tratarán los diferentes requisitos necesarios
a la hora de establecer los procedimientos ambientales.

 Los procedimientos ambientales son la base de la implementación de los programas de

gestión ambiental y se vinculan las diferentes responsabilidades con los resultados que se
quieren obtener.
 Se tiene que realizar los diferentes procedimientos para que todas las actividades, servicios o
productos que pueda tener no se controlan, un impacto directo o indirecto sobre el medio
ambiente, lo que indican las diferentes conclusiones obtenidas de las revisiones.
 Todos los procedimientos ambientales tienen que ser adecuados a la naturaleza, la
complejidad y la magnitud de la actividad, el producto o el proceso que se pretende controlar.
 Los procedimientos ambientales se tienen que documentar y se deben incluir en el manual
de gestión ambiental.
 Los procedimientos ambientales establecen quien debe realizar las tareas gracias a las
instrucciones de trabajo.
 Los procedimientos ambientales tienen que incluir las diferentes directrices para tratar las
diferentes desviaciones de los procedimientos.
 El Sistema de Gestión Ambiental debe contener los siguientes procedimientos: para
identificar a los impactos ambientales significativos que se encuentran relacionados con las
actividades, servicios o productos de la organización; procedimiento con los que poder
resolver las situaciones que no se encuentran controladas por el SGA; procedimientos que
controlan las actividades, productos o procesos que pueden generar un impacto ambiental
significativo; procedimiento con el que aprobar las actividades, los productos y procesos que
han sido planificados; proceso para identificar y tener acceso a la legislación; procedimiento
con el que revisar y evaluar de forma periódica el cumplimiento legislativo.

Planes de emergencias.

La organización debe establecer, implantar y mantener los procesos necesarios como prepara
para responder a las situaciones de emergencias. La empresa debe:

 Prepararse para responder por la planificación de acciones para prevenir impactos

ambientales
 Responder a situaciones actuales de emergencia
 Tomar medidas para prevenir las consecuencias de las situaciones de emergencia
 Evaluar periódicamente las acciones de respuesta planificadas
 Revisar periódicamente y revisar los procesos y las respuesta planificadas
La empresa tiene que:

 Responder ante situaciones de emergencia y los accidentes reales.

 Comenzar acciones que disminuyan las consecuencias de las situaciones de emergencia
ambiental.
 Conocer las acciones para evitar que sucedan situaciones de emergencia y accidentes
ambientales.
 De forma periódica, poner a prueba los procedimientos en el momento en el que sea posible.
 Revisar y actualizar el procedimiento, en particular cuando se hayan producido accidentes o
situaciones de emergencia.
El requisito de la norma ISO 14001:2015 queda implementado con un plan de control
operacional para evitar que sucedan situaciones de emergencia, con lo que se deberá disponer
de un plan de emergencia y la capacidad de respuesta cuando a pesar de todas las medidas de
control se produce el accidente.

Según la ISO 14001:2015 la empresa tiene que realizar simulacros de los planes de emergencia y
revisar el contenido de forma periódica.

l SGA