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Ambiental
Toda organización deberá crear, almacenar y mantener al día toda la documentación
necesaria para su Sistema de Gestión Ambiental (SGA) basado en la norma ISO 14001.
Normalmente, se habla de un manual de gestión ambiental en el que la empresa incluye todos
los elementos básicos e importantes del Sistema.
La documentación debe aparecer muy detallada, lo suficiente como para describir los
elementos referentes y centrales del Sistema de Gestión Ambiental, sus interacciones y
proporcionar orientación sobre dónde conseguir información más específica respecto a una
operación puntual del Sistema de Gestión Ambiental. Dependiendo de la empresa, la
documentación se podrá guardar en papel o en formato digital.
Nivel II:
En el segundo nivel de esta pirámide se encuentran los procedimientos. En estos documentos
se recogen los métodos a aplicar y los criterios a seguir para cumplir con los requisitos
necesarios con el fin de implementar correctamente un Sistema de Gestión Ambiental. Cada
capítulo del manual está desarrollado por uno o varios procedimientos y además en cada
capítulo se debe hacer referencia a los procedimientos que desarrolla.
Nivel III:
En este nivel se incluyen los procedimientos específicos del Sistema y orientaciones técnicas.
Se trata de documentos de un nivel más concreto sobre aspectos puntuales del
funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.
Nivel IV:
En este apartado se recoge toda la documentación que debe formar parte del Sistema y que
no se encuentra recogida en ninguno de los niveles anteriores. Destacan los registros
del Sistema de Gestión Ambiental que proceden del uso de los formatos incluidos en los
procedimientos o planes de actuación (plan de formación, de auditoría, etc.)
Hay casos en los que el archivo del documento ya antiguo sirva para satisfacer un requisito
legal. En ese caso, dicho texto debe identificarse de una forma adecuada.
La empresa tiene la obligación de explicar los procedimientos a seguir para conocer cómo se
efectuará la distribución, revisión y aprobación, identificación y retirada de los documentos
antiguos. Una persona debe encargarse de esta gestión documental para revisar los textos y
asegurar que no se contradicen con algún requisito o requerimiento de la norma y,
posteriormente, aprobarlo. El archivo de los documentos se mantendrá, durante al menos los
tres años de vigencia del certificado, aunque alguno de ellos quede en desuso.
La empresa deberá determinar las actividades y operaciones que estén vinculadas con los
aspectos ambientales representativos para llevar a cabo un adecuado control, de acuerdo con
su política ambiental, fines y objetivos. Para ello, la empresa podrá hacer uso de la lista de
aspectos ambientales:
Uso de agua
Uso de energía
Utilización de productos químicos
Uso de materias primas y empleo de recursos naturales
Almacenaje
Vertidos
Emisiones atmosféricas
Generación de residuos
Contaminación y degradación del suelo
Riesgos de accidentes
Otros (ruido, olores, vibraciones, impacto visual, biodiversidad, etc.)
A continuación, se deberán describir la forma en que se llevarán a cabo esas actividades y
actuaciones para que los impactos que generan se pudieran considerar controlados o no
lleguen a producirse. Para ello, se recomienda realizar una planificación, elaborar los criterios
necesarios para decidir si se están desenvolviendo conforme a lo planeado y establecer
métodos de corrección.
Algunas actividades sobre las que se requiere un control operacional pueden ser: las
emisiones atmosféricas, los vertidos, la gestión de residuos, el almacenamiento de productos
químicos, subcontratistas, proveedores, etc.