Documentación en ISO 14001

Estructurar la documentación en ISO 14001, es una parte de especial relevancia dentro

del proceso de implementación del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) bajo los
requisitos de la citada norma debido a que dependerá de este proceso, el que la
organización pueda contar con un Sistema de registro y control de la documentación
efectivo que le permita mantener y poder mejorar el Sistema de Gestión Ambiental ISO
14001.

Es en este punto, donde la organización debe definir el método que va a seguir para la

creación, publicación, retiro y utilización de sus registros y documentos.

Tipos de documentación en ISO 14001

Para iniciar el proceso de desarrollo de la documentación del Sistema de Gestión
Ambiental, es importante conocer la finalidad que persigue cada uno de los diferentes
tipos de documentos, así como tener claro los diferentes niveles definidos para los
mismos.

A la hora de desarrollar un Sistema de Gestión Ambiental (SGA), vamos a diferenciar los

siguientes tipos de documentos:

 Políticas.
 Objetivos.
 Manuales.
 Procedimientos.
 Instrucciones de trabajo.
 Procedimientos operativos.
 Formularios y registros.

Cada uno de estos documentos, tiene un propósito y función dentro del SGA.

A veces, puede resultar confuso saber cuáles de esos documentos son más importantes.

En este sentido y con el fin de poder establecer la jerarquía de los documentos del

SGA, debemos preguntar quién es la persona que lo elabora, para quién lo escribe y
cuál es la finalidad del mismo.

Así pues, si el documento es escrito y elaborado por la Alta Dirección, estará relacionado
con el establecimiento de políticas, entonces ocupará un lugar superior en la jerarquía al
ser más importante que aquellos otros documentos que, por ejemplo, son elaborados por
los empleados, como registros o formularios.
Cómo estructurar la documentación en
ISO 14001
Como bien sabemos, la norma ISO 14001, establece ciertos documentos como
obligatorios en todo Sistema de Gestión Ambiental.

Dicha documentación en los SGA tiene múltiples beneficios:

 Ofrece un marco claro para la realización de las operaciones.

 Permite que los procesos sean ejecutados de manera coherente.
 Contribuye a comprender con mayor amplitud el SGA.
 Proporciona evidencias para la consecución de los objetivos establecidos.

La organización debe definir la documentación de su SGA poniendo su foco de atención

en la eficiencia y en que la misma sea aplicable a dicha organización.

Cómo estructurar la documentación en

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A la hora de estructurar la documentación en ISO 14001 la documentación a incluir en el

Sistema de Gestión Ambiental debe ser estructurada de la siguiente forma:
 1. Política del SGA: ésta debe ser escrita por la Alta Dirección y define la
dirección general y el principal objetivo que persigue el Sistema de Gestión
Ambiental.
2. Manual: este documento no es obligatorio, pero es frecuentemente empleado para
definir a través del mismo, el alcance del SGA, sus elementos e interacciones así
como referencias a documentos relacionados. En el caso de pequeñas empresas,
puede incluir todos los procedimientos.
3. Procedimientos: estos pueden adoptar formatos diferentes, pero en todo caso,
deben incluir un título, propósito, alcance, responsabilidades, autoridades,
descripción de las diferentes actividades, instrucciones de trabajo y
registros necesarios.
4. Instrucciones de trabajo: la finalidad de éstas es dar una explicación detallada
de cómo realizar las actividades para evitar las no
conformidades, centrándose en los pasos a seguir, herramientas y métodos a
utilizar así como el nivel de exactitud requerido.
5. Registros y formularios: buscan dejar constancia de que las actividades y los
procesos se han realizado según lo establecido en los procedimientos e
instrucciones de trabajo. La mayoría son cumplimentados por los empleados, por
lo que han de ser construidos para que resulte fácil y rápida su cumplimentación.

En definitiva, estructurar la documentación en ISO 14001 de forma adecuada es

fundamental para asegurar la efectividad del Sistema de Gestión Ambiental.

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