Fase 4 Implementar el Sistema de Gestión Ambiental

Presentado por:

Mónica Andrea Díaz

Maryi Caicedo

Olga Montalvo

Gestión Ambiental

Grupo: 102021_16

Tutor

Rafael Ovalle

Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD)

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios

ECACEN

Administración de empresas
 Contenido
Contenido
Contenido.....................................................................................................................................2
Introducción.................................................................................................................................3
Objetivos......................................................................................................................................4
Cuerpo del trabajo.......................................................................................................................5
Conclusiones................................................................................................................................7
Recomendaciones........................................................................................................................8
Bibliografía...................................................................................................................................9
 Introducción

El presente trabajo tiene como finalidad, desarrollar las acciones a realizar en la

empresa, para la propuesta de SGA y dar cumplimiento a los objetivos propuestos;

dentro de los temas a tratar encontraremos la divulgación de la información del SGA,

documentación de la información, los planes de preparación y respuestas ante

emergencias, indicadores y auditorias, además a lo largo de todo el curso se realizo un

reconocimiento de la compañía, la cual nos permitió la identificación y evaluación de

los aspectos ambientales de gran impacto y de esta manera lograr llevar a cabo la

implementación de programas de gestión ambiental en donde se establecieron objetivos

y metas que evalúen el desarrollo ambiental a través de indicadores, dando

cumplimiento a la normativa vigente correspondiente, el mejoramiento continuo y la

prevención de la contaminación.

en el trabajo final se recopilaron todos los aspectos de la norma ISO 14001:2015, junto

con el SGA junto con las orientaciones y requisitos desde fases anteriores para su uso y

así lograr de una manera adecuada llevar a cabo la implementación del SGA en la

empresa de vinos.
 Objetivos

General

Implementar el Sistema de Gestión Ambiental al proceso industrial del vino de acuerdo

con lo establecido en la norma NTC ISO 14001:2015

Específicos

 Entender como se pone en marcha un SGA

 Definir el protocolo de comunicación interna y externa

 Determinar documentación del SGA.

 Crear un plan de preparación y respuesta ante emergencias.

 Establecer medidas de seguimiento para así conocer las inconformidades y las

acciones correctivas del SGA.

Cuerpo del trabajo

1. Plan de comunicación y divulgación del sistema de Gestión Ambiental

(información a divulgar, canales de comunicación, flujograma de comunicación)

A continuación, se define el protocolo de comunicación que permite establecer los

lineamientos para comunicar lo correspondiente con el Sistema de Gestión Ambiental,
tanto al personal interno de la compañía, como a las partes interesadas que hacen parte
del componente externo.

Protocolo de comunicación interna

- Enviar por correo institucional y pagina web de la empresa, toda la información

sobre el sistema de gestión ambiental
- Publicar en las carteleras de la empresa la información completa del SGA, que
incluya la política ambiental, requisitos legales y aspectos ambientales significativos.
- Capacitar al personal

Protocolo de comunicación externa

- Publicar en la página web la información clara sobre los objetivos, beneficios y

principales actividades involucradas en el Sistema de Gestión Ambiental.
- Realizar folletos informativos que incluyan actividades a realizar
 Diagrama de flujo comunicación interna y externa

2. Control de la documentación del SGA (información, formatos, custodia, tipo de

formato: físico o digital)

Objetivo

Establecer los lineamientos la elaboración, modificación, actualización, anulación y

aprobación de los documentos que integran el SGA de la empresa de vinos.

Definir los controles para los registros que integran el SGA referente a su identificación,

almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y disposición final.

Alcance
Aplica para todos los documentos del SGA, desde la detección de la necesidad de

elaborarlo o modificarlo hasta su difusión, administración y/o anulación.

La documentación recopilo las necesidades de la empresa de vinos para construir el

SGA y describió elementos como la identificación y evaluación de aspectos

ambientales, estableciendo así los objetivos, metas y programas ambientales, gestión

general de residuos solidos y de residuos peligrosos por medio de pautas tomadas la

norma ISO 14001:2015 operativa de implementación que proporciona la sociedad

pública de gestión ambiental y que adaptadas a las necesidades de la empresa dieron el

norte a la documentación del sistema de gestión ambiental, sumado a la realización de

entrevistas no estructuradas con los empleados de la empresa que permitieron identificar

su operación frente a las actividades mas especificas dentro del sistema.

Formatos

Los formatos se realizaron a través de tablas que permitirán evidenciar en ellos la

ejecución efectiva de las tareas conforme a lo establecido en los procedimientos e

instructivos, al momento de la implementación de la documentación, después de haber

sido llenados los formularios, con la información pertinente, estos pasarán a ser

registros, los cuales permitirán hacer seguimientos al cumplimiento del SGA.

Desarrollo

Políticas

Aspectos

 Los documentos obsoletos deben ser eliminados y etiquetados de la forma

adecuada.
  Se tienen que mantener los procedimientos que se controlen todos los

documentos que se requieren para desarrollar la implementación y el

mantenimiento del SGA.

 Se deben de mantener los procedimientos por escrito para preparar, almacenar,

expedir, corregir y revisar los documentos.

 Se tiene que asegurar de que los documentos que se establecen para desarrollar,

implementar y mantener el SGA son legibles y se encuentran marcados con la

fecha en las que se prepararon, la fecha en la que se debe revisar, el título del

documento y la revisión de este.

 Todos los procedimientos de control de los documentos tiene que asegurar que

los mismos que se requieren para desarrollar, implementar y mantener el SGA

ISO 14001 son autorizados por un representante de la gerencia, se encuentra

fácilmente localizables, tienen un periodo de revisión previsto en el que se

revisan y actualizan los documentos, se sustituyen las versiones anteriores y

obsoletas y se guarda el original, están marcados como versiones antiguas y se

mantienen por razones legales y financieras.

El coordinador de gestión ambiental de la empresa es el responsable de los siguientes

aspectos:

 Asignación de los códigos a los documentos de SGA

  Mantener actualizado el sistema de muestreo de documentos del SGA y

asegurarse de que las versiones vigentes de los documentos y que estas siempre

se encuentren vigentes.

 Mantener informado al responsable del archivo sobre los cambios que se

presenten en los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de

retención documental.

 Diligenciamiento del formato de registro

planificación

Revisión de la Implementación y
Mejora continua funcionamiento
gestión

Comprobación y
acción
correctiva

En una correcta documentación escrita la empresa debe documentar la implementación

del SGA, como el tamaño de la empresa y su actividad económica en este caso una

empresa de vinos.

3. Plan de preparación y respuesta ante emergencias (capacitación a empleados).

Las posibles emergencias generalmente se caracterizan en identificar, preparase y

responder a riesgos o aspectos ambientales. Emergencia ambiental bajo plan nacional,

cuenta con los lineamientos de atención y respuesta a emergencias ambientales, el cual

es según los planes de contingencia del ministerio de medio ambiente, el ministerio de

agricultura y el desarrollo rural y coeficiente CAR en el que se determinan las

tendencias generales deben tenerse en cuenta en el caso que surjan emergencias

ambientales, o cuando sea necesario actuar y resolver una situación de riesgo.

Para preparación y respuesta ante emergencia ambientales es importante tener en cuenta

la norma ISO 14001: 2015.

- Identificar posibles emergencias debidas a impactos ambientales por la minería

pasiva.

- En caso de impacto negativo en el medio ambiente, se debe realizar un plan y

hacer frente a la situación para evitar o reducir el daño ambiental.

- Es importante controlar su apariencia para saber como responder ante una

situación de emergencia.

- Identificar aspectos importantes a la hora de identificar necesidades, preparación

de emergencias.

4. Establecer las medidas de seguimiento y medición de inconformidades y acciones

correctivas del Sistema de Gestión Ambiental (indicadores, auditorias).

Por regla general, el seguimiento y la medición se deben realizar por alguna de las
siguientes cuestiones:

 Validar todas las decisiones tomadas con anterioridad: se tiene que

revisar por parte de la alta dirección y debe ser ésta la que toma la decisión
 de realizar los seguimientos. Además, se tiene que proporcionar una
evidencia de que las acciones que implementamos son eficientes.
 A la hora de configurar la dirección de las actividades con el fin de
cumplir con los diferentes objetivos que han sido establecidos: se tiene
que realizar una planificación para llevar a cabo la copia de seguridad de las
actividades realizadas, ya que los datos se pueden utilizar para elegir otras
alternativas.
 Se tiene que presentar pruebas objetivas para justificar la realización
de un curso a medida: todos los negocios deben actualizarse con un
servidor de seguridad, además tendrán que obtener datos consistentes con
los que poder vender una idea de gestión de las partes interesadas.
 Para identificar todos los puntos de intervención y los cambios
posteriores utilizando todas las acciones correctivas: analizar las causas
del problema de un proceso de control siendo un buen ejemplo de utilizar
los datos de seguimiento y medir por dicho motivo.
En cuanto a los requisitos
En la cláusula 9.1 de la ISO 27001 establece los distintos aspectos que se monitorean y
se miden según el rendimiento y la seguridad de la información dentro del Sistema de
Gestión de Seguridad de la Información.
La principal diferencia entre ambos es que mientras que existan ofertas para realizar el
desempeño de la seguridad de la información de manera individual con todos los
resultados de seguridad son considerados como relevantes para la organización, la
eficacia del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información nos ofrece la
interacción que existe entre individuos, además nos da los resultados de seguridad que
afectan en todo su conjunto, se incluye el cumplimiento de la norma ISO 27001.
Si no se lleva a cabo el seguimiento y la medición de una manera adecuada se pueden
perder los buenos valores de seguridad de la organización, por lo que no cumplen con
los requisitos establecidos por la norma ISO.

Para evitar estas situaciones, es muy importante seguir a raja tabla lo que nos dice la
cláusula 9.1 de la norma ISO. además, se establecen ciertos elementos que deben
garantizar que se realiza el seguimiento y la medición de una manera correcta:
 Lo primero será identificar todos los resultados del negocio y los
procesos que pueden afectarse por las diferencias en el rendimiento del
 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Se tienen que incluir
los controles de seguridad de la información y los procesos en sí mismos,
además de todos los requisitos obligatorios sobre la legislación vigente.
 Se tiene que elegir algún método con el que te sientas cómodo. El criterio
crítico es un método elegido por muchas personas, ya que permite
verificar y comparar los resultados.
 Existen distintas necesidades que definen los diferentes tiempos de
supervisión y tienen que valorar su periodicidad. Una aplicación puede
contar con distintos puntos de supervisión durante la entrada de datos, el
procesado de datos o la salida de datos.
 Agregar valor a la empresa, todos los resultados de la supervisión y medir
las decisiones y las acciones que se lleven a cabo en un momento dado. Se
debe tener en cuenta que muy pronto o muy tarde puede resultar que los
esfuerzos se han llevado a cabo para nada, por lo que se han desperdiciado
recursos o se han perdido oportunidades de mejorar.
 La persona que se encarga de llevar a cabo la evaluación de los
resultados debe saber bien analizar los datos. En general, el nivel operativo
tiene que realizar el análisis, mientras que el personal de gestión que realiza
distintas evaluaciones.

Existe una herramienta llamada qdoc que se encarga de sustentan los más altos

estándares de calidad, de normas establecidas por consenso y aprobadas por organismos

reconocidos internacionalmente.

O también existe el Software ISOTools Excellence para ISO 27001 para la Seguridad de la

Información se encuentra compuesto por diferentes aplicaciones que, al unirlas, trabajan para

que la información que manejan las empresas no pierda ninguna de sus propiedades más

importantes.

Actualmente soporta distintas normas de calidad para garantizar la implementación

eficaz en empresas certificadas o en proceso de certificación.

Ventajas y beneficios de esta herramienta para la medición de las inconformidades que

se puedan presentar

 Flexible, simple y fácil de usar.

 Adaptable a cualquier organización.
 Utilizado internacionalmente.
 Automatización de procesos y virtualización de documentos.
 Conversión a PDF y control de impresión.
 Metodología 8D para seguimiento de acciones.
 Envío de recordatorios y notificaciones.
 Escalación de actividades vencidas.
 Cuenta con versión web y self-hosted.
 Disponible en español e inglés

Es un método que cuenta con muchos beneficios como lo son

 Facilita la distribución, consulta y gestión de documentos.
 Automatiza el proceso de autorización, revisión y seguimiento.
 Alerta y notifica para el seguimiento.
 Evita la impresión de documentos.
 Garantiza la trazabilidad.

Y las características más comunes son:

 Generación de documentos en pasos sencillos.
 Flujo de revisión y aprobación desde qdoc.
 Control de acceso para cada usuario.
 Historial de revisiones.
 Control de versiones.
 Control de lectura.
 Control de impresiones.
 Conclusiones

Como conclusión podemos decir que la implementación del sistema de gestión

ambiental permite asegurar que las consideraciones ambientales sean un componente
integral en la toma de decisiones de las entidades, el cumplimiento sistemático y
efectivo de la legislación vigente, el desarrollo de las regulaciones, procedimientos,
normas y otras normas que son requeridas para una sólida gestión ambiental.

Asi mismo permite desarrollar prácticas de gestión ambiental y  procedimientos

dirigidos a proteger el medio ambiente, mediante la prevención y minimización de los
impactos de las industrias en el aire, agua, suelo y afectaciones a la salud humana,
considerando que la preservación de la biodiversidad es la garantía de la sostenibilidad
y teniendo en cuenta los efectos directos de la salud humana como un obstáculo al
bienestar de la población.
 Recomendaciones

Es importante la implementación de la norma ISO14001:2015 por que contribuye a la

recuperación y conservación del medio ambiente, y para las empresas aumentar su

eficiencia y reducción de costes e incluso en la reducción de materias primas, al cumplir

con las normas se pueden prevenir y controlar riesgos ambientales como también la

contaminación resultante de la actividad económica de la empresa.

Es de gran importancia brindar capacitación sobre la política de gestión ambiental y el

impacto que conlleva la realización de sus actividades y sus responsabilidades, como

también es necesario implementar los indicadores del SGA de una forma correcta

debido a que de ello depende que estas empresas de vino minimicen impactos generados

por esta actividad económica.

Establecer principios de acción sobre la responsabilidad ambiental en la misión de la

empresa que evidencie el compromiso desde la dirección, la coordinación y operación

de la empresa hacia una gestión ambiental responsable.

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