Cómo minimizar los costos de un Sistema de Gestión de la Calidad

La reducción de costos es una de las más grandes motivaciones de todos los

empresarios, los inversionistas, los accionistas del mundo, etc. Para poder lograr este objetivo
de la reducción de costos debemos tener mucha importancia con las causas internas y
externas de la empresa ya que, se logra maximizar utilidades y obtener ventajas competitivas a
las empresas o industrias. Es decir, cuando una empresa tiene gastos menores, se puede
aumentar o tener precios muchos más llamativos y generar nuevas inversiones o negocios,
aportando mayor rentabilidad y ayudar al crecimiento del beneficio general; de este modo, los
principales beneficios de la minimización de costos son: elevan la flexibilidad empresarial,
ayudan a hacer mucho más con menos y es totalmente saludable para el entorno
organizacional. A continuación, se detallarán recomendaciones relevantes para que la
reducción de costos sea efectiva y real.

Hoy en día, muchas compañías esperan estar en una mala situación para que pongan
acción sobre la minimización de costos, pero por la desesperación de esto cometen graves
error que incluso pueden llevarlos a la banca rota o golpeados por la mala decisión tomada sin
tener previo conocimiento. Por esta razón detallaremos la importancia de 3 recomendaciones
que nos ayudarán a evitar malas situaciones y tener un mejor control sobre esto. En primer
lugar, la reingeniería de procesos o BPR, nos brinda optimización hacia los procesos y
actividades de las empresas para aumentar la productividad, mejorar la eficiencia, pero sobre
todo reducir los costos innecesarios, todo esto usando buenas prácticas y nuevas tecnologías.

En segundo lugar, la estandarización de procesos, ayuda a la empresa a aumentar la

productividad, reducir los desperdicios, por ende, a reducir costos y tiempos; este punto ajusta
las etapas de los procesos para que puedan tener un modelo común, de fácil usabilidad y
seguimiento interno y externo. Ayuda a prevenir problemas, busca solucionar y aclarar las
normas, detectar las principales habilidades de los directivos para potenciarlo y limitar ls
responsabilidades cuando hallan fallos humanos, etc. Es ideal para organizar la empresa con
rutinas estandarizadas empezando desde el puesto con más alto cargo hasta el menor,
funciona como una guía mostrando buenas prácticas y pasos a seguir para que finalmente
resulten positivas y logren obtener una visión de 360° de las fases de ejecución.

Finalmente, incorporar nuevas tecnologías, tal como se mencionó anteriormente, esta

recomendación es sumamente importante ya que existen muchas empresas que aún no
desean actualizarse a los avances que hay hoy en día en el mundo y permanecer con los
procesos y procedimientos que se utilizaban anteriormente. Se ha demostrado que hoy en día
la tecnología es un requisito importante que debe permanecer en las industrias si se desea
mantener compitiendo en el mercado. El primer paso a tomar es definir correctamente en que
área(s) es necesario la implementación de la nueva tecnología, segundo paso, investigar,
contactar y contratar un nuevo software como servicio que se adecúe y ayude a automatizar
procesos, a reducir tiempos y costos que generan a la empresa y el último paso, realizar un
presupuesto para esta inversión tecnológica como prioridad, porque es un gran apoyo y
facilitará muchos puntos dentro de la empresa.

En conclusión, todas las recomendaciones de costos mencionados anteriormente

permiten planificar, medir, controlar los costos e incrementar la rentabilidad financiera para
cualquier tipo de industria o empresa; debe existir una mejora continua, inteligencia, uso
racional de los recursos y actividades que pueden añadir valor. De este modo, la reducción de
costos depende de la intención de la comunicación, de realizar cambios, del apoyo de la
dirección, de la dedicación y siempre tomando en cuenta que los clientes no se sientan
afectados por las medidas tomadas.