LJRZ FOOD SERVICES

LTDA

PLAN DE GESTION DE RECURSOS

SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL

LJRZ – ECP - 4003628

LJRZ FOOD SERVICES LTDA.

DIRECCIÓN
BOGOTA, DISTRITO CAPITAL, CÓDIGO POSTAL: 11011

FECHA: ENERO 27, 2022

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TABLA DE CONTENIDO

1. RESUMEN....................................................................................................................................3
2. PLANIFICAR LA GESTION DE LOS RECURSOS.......................................................................................3
2.1. Generalidades del Plan de Gestion de los Recursos............................................................3
2.2. Objetivo del Plan de Gestion de los Recursos.....................................................................4
2.3. Alcance del Plan de Gestion de los Recursos......................................................................4
3. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS DEL PROYECTO....................................................................5
4. ENTREGAS DE ACUERDO CON LA EDT DEL PROYECTO.........................................................................6
5. EXCLUSIONES...............................................................................................................................7
6. RESTRICCIONES.............................................................................................................................7
7. SUPUESTOS..................................................................................................................................7
8. FACTORES CRITICOS DE EXITO.........................................................................................................7
9. CLASIFICACION DE LOS INVOLUCRADOS.............................................................................................8
10. ORGANIGRAMA........................................................................................................................9
11. ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.................................................................................10

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RESUMEN

El trabajo actual nos proporcionara el conocimiento detallado de cada actividad a realizar en

cada fase planteada para el desarrollo del proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES
ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL - LJRZ – ECP – 4003628; Permitiendo
conocer el costo de las actividades y estimar el presupuesto necesario para llevar a cabo cada
labor y de la persona que la realizara.

El plan de gestion de recursos se realizara con el fin de que al estimar el presupuesto total para
el desarrollo del proyecto se realice el control y planificacion adecuado para el manejo de los
recursos y alcanzar a cumplir el alcance de servicio planteado

1. PLANIFICAR LA GESTION DE LOS RECURSOS

1.1. Generalidades del Plan de Gestion de los Recursos

Con la iniciativa de plantear la prestacion de servicios para la ejecucion del contrato “ECP-
4003628: Contratar el suministro de servicios generales y de alimentación en las instalaciones
industriales de Ecopetrol y sus empresas contratistas” con el fin de dar soluciones a las
deficiencias en el suministro de alimentos y servicios generales en las instalaciones de campo
de Ecopetrol; es necesario planificar la obtencion de los recursos para el desarrollo del proyecto
y ejecutar por cada fase según los recursos requeridos para cada actividad. Una de las
alternativas a implementar para el control del presupuesto es dividir en porcentajes el avance
del proyecto y el presupuesto.

Debido a que este proyecto es de alto impacto para el cliente, es necesario establecer recursos
para la solicitud de licencias, documentacion y personal, razon por la cual se debe realizar la
estimacion correcta para alcanzar a cumplir con los objetivos.

1.1.1. Vision
Lograr con eficiencia a traves de la planificacion adecuada de los recursos, el cumplimiento del
servicio establecido en el alcance del proyecto.

1.1.2.Requerimientos
 Se debe controlar en la primera fase del proyecto los recursos para la solucion de los
riesgos del proyecto según el plan de gestion de riesgos.
 Establecer los recursos para cumplir con las documentaciones y recurso humanos que
nos permita estar en cumplimiento con el contrato
 Planificar los recursos para la correcta ejecucion del contrato “ECP-4003628”

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1.1.3.Beneficios Esperados
 Solucionar los riesgos e imprevistos en el momento adecuado, impidiendo retrasos en el
desarrollo y ejecucion del proyecto.
 Obtener las documentaciones y licencias en el tiempo adecuado para que no interfiera
con el proceso final de puesta en marcha del servicio y asi mismo con los factores
externos que nos puedan limitar.
 Contratar al recurso humano adecuado para el desarrollo del proyecto.
 Conseguir los insumos, equipos y vehiculos necesarios para la ejecucion del proyecto y
cumplir con el tiempo establecido en los entregables.

1.1.4.Estrategia
Despues de planificar los recursos para la obtencion de las documentaciones y licencias, y esten
estos avalados por las instituciones pertinentes; con el equipo de trabajo del proyecto a partir
de las actividades previamente establecidas, se coordinara con los recursos el desglose de cada
actividad para conocer las necesidades y asignar el presupuesto con el fin de cumplir con la
totalidad de los procesos. Se realizara un trabajo detallado para estimar el costo de las
diferentes actividades en un proyecto de ejecucion de servicios contractuales.

1.2. Objetivo del Plan de Gestion de los Recursos

Estimar y controlar con el buen manejo de los recursos la puesta en marcha y la ejecucion
de los servicios para la ejecucion del contrato “ECP-4003628: Contratar el suministro de
servicios generales y de alimentación en las instalaciones industriales de Ecopetrol y sus
empresas contratistas”

1.3. Alcance del Plan de Gestion de los Recursos

El alcance es la contratacion y capacitacion del personal de mano de obra calificada y mano

de obra no calificada, adquisicion de consumibles, equipos de IT y actualizacion de software,
equipos de manipulacion de alimentos y vehiculos especializados para el transporte de
alimentos, y el establecimiento del sistema de calidad de manipulación de alimentos,
nutrición y revisión de muestras requeridos para cumplir con la puesta en marcha y la
ejecucion de los servicios especificados en el contrato “ECP-4003628: Contratar el
suministro de servicios generales y de alimentación en las instalaciones industriales de
Ecopetrol y sus empresas contratistas”

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2. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS DEL PROYECTO

SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS

PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL

Humanos Fisicos

Materias Primas
Calificados No Calificados Instalaciones Vehiculos
y Equipos

Oficinas Vehiculo CHEVY Consumibles de

Profesionales Tecnicos Coord. Almacen Administrativas NLR 460T #1 Alimentos

Sup. QSHE Electricista Aux. Almacen Centro de Vehiculo CHEVY

Refrigeradores
Distribucion NLR 460T #2

Ing. Alimentos Mecanico Administrador #1

Almacen Vehiculo CHEVY Vajillas y
Principal NLR 460T #3 cubiertos

Contador Aux. QHSE Administrador #2

Almacen Vehiculo CHEVY Utileria de
Materias Primas NLR 460T #4 Cocina
Aux. Contable Cocinero #1

Area de Limpieza Montacarga de

Electrodomesticos
Conductor #1 Aux. Cocina #4 Cocinero #2 y Lavanderia 2T

Botellas de
Conductor #2 Aux. Limpieza #1 Cocinero #3 Agua Potable

Aux. Limpieza #2
Conductor #3 Cocinero #4
Consumibles de
Limpieza

Conductor #4 Aux. Limpieza #3 Aux. Cocina #1

Aux. Limpieza #4
Aux. Cocina #2

Aux. Cocina #3
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3. ENTREGAS DE ACUERDO CON LA EDT DEL PROYECTO

ENTREGABLE DEL EDT RECURSOS

1.- Solución de seguridad de logistica y  Gerente de RRHH
suministro de alimentos en instalaciones  Asistente de RRHH
industriales de Ecopetrol.  Gerente de SC
 Gerente y Supervisor de IT
 Equipos IT y Software
2.- Compras  Gerente de SC
 Asesor Legal
 Supervisor de SC
3.- Lista de Materiales  Gerente de SC
 Supervisor de SC
 Almacenistas
 Sup. QHSE
 Equipos IT
4.- Instalacion y adecuacion de equipos y  Supervisor de Mantenimiento
vehiculos  Supervisor de IT
 Supervisor de SC
 Sup. QHSE
 Equipos IT
5.- Auditoria de Calidad y revision de  Supervisor de Mantenimiento
registros sanitarios del Centro de  Supervisor de IT
Distribucion e instalaciones industriales de  Supervisor de Operaciones
ECP.  Sup. QHSE
 Auditor QA/QC
 Equipos IT
6.- Prueba tecnica  Supervisor de Mantenimiento
 Supervisor de IT
 Supervisor de Operaciones
 Sup. QHSE
 Auditor QA/QC
 Ingeniero de Alimentos
 Equipos IT
7.- Cierre  Gerente de Proyectos
 Rep. Cliente
 Sponsor.

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4. EXCLUSIONES

4.1. No se contemplan apoyo y recursos para procesos de compras, operaciones y

mantenimientos para los servicios de otros contratos.
4.2. No se realizaran estudios y tramitaciones de licencias, documentacion y personal
adicionales a los mencionados en el proyecto.

5. RESTRICCIONES

5.1. Incremento de costos de materias primas e insumos, que generen cambios negativos
en el presupuesto
5.2. Accidentes laborales debido al manejo incorrecto de herramientas y seguimiento
incorrecto de instrucciones y capacitacion.
5.3. Factores de entorno debidos a bloqueos de la comunidad
5.4. Bloques de vias de comunicación que demoren el transporte de insumos y equipos.

6. SUPUESTOS

6.1. Cumplimiento oportuno del Cronograma.

6.2. Cumplimiento oportuno de Plan de Manejo Ambiental.
6.3. Condiciones de vialidad y climaticas acorde a las necesidades del proyecto que
promuevan entregas oportunas.
6.4. Contratacion del personal correcto para cada uno de los procesos, garantizando calidad
y cumplimiento en los tiempos de entrega.
6.5. Entrega de reportes semanales para el seguimiento y aprobaciones oportunas de
acuerdo a la trazabilidad de los requisitos.

7. FACTORES CRITICOS DE EXITO

7.1. Sistema de Calidad de Alimentos que garantice la inocuidad y correcto manejo de

alimentos.
7.2. Gestion de registros sanitarios, licencias y documentacion de instalaciones y vehiculos.
7.3. Disponibilidad permanente de materia prima nacional.
7.4. Factores de contratacion del personal: conocimientos tecnicos, cumplimiento de
plazos, garantia de calidad.

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8. CLASIFICACION DE LOS INVOLUCRADOS

A continuacion se clasifican a los involucrados en el Projecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE

PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL - LJRZ – ECP – 4003628:

RECURSOS y
GRUPOS INTERESES PROBLEMAS PERCIBIDOS
MANDATOS
Personal Tener un servicio de Deficiencias en el Adquisicion de un
Tecnico de alimentacion de Calidad suministro de alimentos y servicio de suministro
Ecopetrol en Instalaciones servicios generales en de alimentos y
industriales instalaciones Industriales servicios generales en
instalaciones
industriales
Personal No Encontrar un lugar de No existen empresas de Proveer condiciones
Calificado del trabajo que servicio en el area que de trabajo seguro.
Area proporcione un proporciones un ambiente
ambiente seguro de trabajo seguro
LJRZ Food Brindar al usuario Bajo interes en los Proveer soluciones de
Services proyectos y servicios servicios proporcionados suministro y
LTDA que cumplan con sus por proveedores locales distribución efectiva
expectativas. a través de una nueva
plataforma de
logística y transporte
Equipo de Cumplir con los No lograr una buena Entregar un Servicio
Trabajo objetivos establecidos dinamica laboral que de Alimentacion y
en tiempo, en las genere tensiones en el Servicios Generales
actividades asignadas ambiente de trabajo; que cumpla con los
según su area. impidiendo el desarrollo requierimientos
del proyecto. contractuales.
Proveedores Cubrir la demanda Incumplir con los recursos Presentar insumos,
requerida en el solicitados, presentando equipos,herramientas
desarrollo del proyecto, situaciones de y vehiculos
de acuerdo a la desabastecimiento o necesarios y con la
dimension y tiempo prorroga de tiempo. calidad exigida.
establecido del
proyecto.
Profesionales Cumplir con los Incumplir con los servicios Presentar productos
Contratados servicios contratados en solicitados por situaciones y servicios de buena
en Servicios el tiempo establecido, o factores que alteren la calidad.
Especificos según cronograma del entrega del producto.
proyecto.

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9. ORGANIGRAMA

Gerente General

Asistente Desarrollo
Administrativo de Negocios

Gerente de Gerente de Gerente Gerente de

Gerente Gerente de Gerente de
Proyectos Supply Chain de QHSE Operaciones/
de IT RRHH Finanzas
Mantenimiento

Contador Contador
#1 #2

Asesor
Supervisor Supervisor Supervisor de Supervisor de Supervisor Asist. Legal
Supply Chain QHSE Mantenimiento Operaciones de IT de RRHH

Coordinador de Ingeniero de
Compras #1 Alimentos

Tecnico Tecnico
de IT #1 de IT #2
Coordinador de
Compras #2
Mecanico Electricista

Coordinador de
Almacen #1

Coordinador de
Almacen #2

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10.ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

A continuacion se especifican los roles del equipo que integra el Projecto SERVICIO Y
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ECP – 4003628 con el fin de asegurar los entregables y actividades de gestion de calidad:

# Rol Descripcion
Objetivos del rol: responsable ejecutivo y final por la calidad del proyecto
Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para mejorar
la calidad
Niveles de autoridad: Aplicar a discreción los recursos para el proyecto,
renegociar contratos, modificaciones al presupuesto
1.- Project Sponsor Reporta a: Junta Directiva
Supervisa a: Project Manager
Requisitos de conocimientos: Project Management y Gestión en General
Requisitos de habilidades:
Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: 15 años de experiencia
Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad
Funciones del rol: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar entregables
o disponer su reproceso, deliberar para generar acciones correctivas, aplicar
acciones correctivas
Niveles de autoridad: Exigir cumplimiento de entregables al equipo de
proyecto
2.- Project Manager Reporta a: Project Sponsor
Supervisa a: Equipo de Proyecto
Requisitos de conocimientos: Gestión de Proyectos, Procesos y Gestion de
Calidad
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación,
y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: 5 año de experiencia en el cargo
Objetivos del rol: Elaborar los entregables con la calidad requerida y según
estándares
Funciones del rol: Elaborar los entregables
Niveles de autoridad: Aplicar los recursos que se le han asignado
3.- Miembros del Equipo Reporta a: Project Manager
del Proyecto Supervisa a: Supervisores de QHSE-IT-Operaciones-Mantenimiento-SCM
Requisitos de conocimientos: Gestión de Proyectos y las especialidades según
los roles que surjan el proyecto basados en la programación y documentación
Requisitos de habilidades: Programación o documentación
Requisitos de experiencia: 2 año en el desarrollo de proyectos

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