LJRZ FOOD SERVICES

LTDA

PLAN DE GESTION DE CALIDAD

SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL

LJRZ – ECP - 4003628

LJRZ FOOD SERVICES LTDA.

DIRECCIÓN
BOGOTA, DISTRITO CAPITAL, CÓDIGO POSTAL: 11011

FECHA: ENERO 27, 2022

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TABLA DE CONTENIDO
1. POLITICA DE CALIDAD DEL PROYECTO............................................................................................................................3
2. APLICACION...............................................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES Y ACRONIMOS........................................................................................................................................3
4. RESPONSABILIDADES...................................................................................................................................................3
4.1. Alta Dirección...................................................................................................................................................3
4.2. Responsables de procesos................................................................................................................................3
5. LINEA BASE DE CALIDAD EL PROYECTO...........................................................................................................................4
6. PLAN DE MEJORA DE PROCESOS DEL PROYECTO..............................................................................................................5
7. MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD............................................................................................................................6
8. ROLES PARA LA GESTION DE CALIDAD............................................................................................................................7
9. ORGANIGRAMA PARA LA GESTION DE CALIDAD...............................................................................................................8
10. DOCUMENTOS NORMATIVOS DE CALIDAD.................................................................................................................9
10.1. Procedimientos............................................................................................................................................9
10.2. Formatos......................................................................................................................................................9
10.3. Lista de Chequeos........................................................................................................................................9
10.4. Otros documentos.......................................................................................................................................9
11. PROCESOS DE GESTION DE CALIDAD.......................................................................................................................10
11.1. Enfoque de Aseguramiento de Calidad.....................................................................................................10
11.2. Enfoque de Control de Calidad..................................................................................................................10
11.3. Enfoque de Mejora de Procesos................................................................................................................10

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1. POLITICA DE CALIDAD DEL PROYECTO

El proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE

ECOPETROL - LJRZ – ECP - 4003628 debe cumplir con el alcance establecido, en el tiempo y
presupuesto planificado. Adicionalmente, se deben cumplir con los requisitos de calidad
establecidos para cada entregable registrado en el diccionario de la Estructura de Desglose de
Trabajo del proyecto, los cuales deben de tener como base el Sistema de Gestión Integral de
calidad (SGC), medio ambiente (SGA) y salud y seguridad en el trabajo (SST) basados en el
standard internacional ISO 9001:2009 respectivamente.

2. APLICACION

Aplica a todas las instalaciones de trabajo donde este operando LJRZ FOOD SERVICES LTDA.

3. DEFINICIONES Y ACRONIMOS

3.1. SGA: Sistema de Gestión Ambiental

3.2. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad
3.3. SST: Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Alta Dirección

4.1.1. Asegurar la implementación del Plan de Gestion de Calidad en todas las áreas de
LJRZ FOOD SERVICES LTDA.

4.2. Responsables de procesos

4.2.1. Participar en el proceso de implementación del Plan de Gestion de Calidad en

todas las áreas de LJRZ FOOD SERVICES LTDA.

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5. LINEA BASE DE CALIDAD EL PROYECTO

Los Factores de Calidad Relevantes para la Gestion del Projecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE
PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL - LJRZ – ECP – 4003628 se
describen en la siguiente tabla:

Factor de Calidad Objetivo de Frecuencia de Frecuencia de

Metrica a Utilizar
Relevante Calidad Medicion Reporte
o Mensual
o Mensual
NRP = Número de
NRP / NRA requisitos planeados o Primera
ALCANCE o Ultima
= 100% NRA= Número de semana del
semana
requisitos alcanzados siguiente
del mes
mes
o Mensual
o Mensual
Tp= Tiempo planeado o Primera
TIEMPO Tp / Tc >= 1 o Ultima
Tc= Tiempo consumido semana del
semana
siguiente
del mes
mes
o Mensual
o Mensual
Pp= Presupuesto
planeado o Primera
PRESUPUESTO Pp/Pc >= 1 o Ultima
Pc= Presupuesto semana del
semana
consumido siguiente
del mes
mes
Ce=Certificaciones de
Equipos/Vehiculos
o Mensual
Ce = 100% o Mensual
Pi= Permisos de
CERTIFICACIONE o Primera
Pi = 100% Instalaciones o Ultima
S semana del
semana
siguiente
RIa = 100% RIa= Registros de del mes
mes
Inocuidad de Alimentos

TRIR = Tasa Total de o Mensual

o Mensual
Incidentes Registrables
o Primera
QHSE TRIR / LTIR = 0 o Ultima
LTIR = Tasa Total de semana del
semana
Incidentes Con Tiempo siguiente
del mes
Perdido mes

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6. PLAN DE MEJORA DE PROCESOS DEL PROYECTO

A continuacion se describen los pasos para analizar los procesos de cada entregable que
facilitaran la identificacion de actividades que no proporcionen un valor agregado al
Projecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE
ECOPETROL - LJRZ – ECP – 4003628:

# Entregable
1.- Solución de seguridad de logística y
suministro de alimentos en instalaciones
industriales de Ecopetrol.
2.- Compras
3.- Lista de Materiales
4.- Instalación y adecuación de equipos y
vehículos
5.- Auditoria de Calidad y revisión de
registros sanitarios del Centro de
Distribución e instalaciones industriales de
ECP.
6.- Prueba Técnica.
7.- Acta de Cierre.
Proceso
 Delimitar Requisitos de Personal y equipos
 Verificar el funcionamiento del Software de
Inventarios
 Creacion y Afiliacion de Proveedores
 Elaborar de Plan de Compras
 Verificar Listado de Proveedores Afiliados
 Revisar certificaciones de control de calidad de
alimentos y transporte.
 Aplicar y evaluar lista de chequeo de
verificacion de equipos y vehiculos
 Verificar el orden, limpieza y senalizacion del
area de instalacion.
 Verificacion de Certificados RETIE y de
instalaciones electricas.
 Revision de Certificados de Herramientas
Especiales.
 Establecer Plan de Auditoria de Calidad
 Verificacion de registros sanitarios, reportes de
inocuidad de alimentos, certificados de
inspeccion de equipos y vehiculos
 Analizar oportunidades, acciones correctivas, y
proceso de mejora Continua.
 Establecer Plan de Mantenimiento
 Aplicación de Plan de Calidad y Mejora
Continua
 Verificar si las acciones correctivas han sido
efectivas
 Estandarizar las acciones correctivas y hacer
estas parte del plan de calidad.
 Verificar Acta de Cierre, y asegurar que sea
firmada por las partes interesadas.

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7. MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD

A continuacion se especifican los standards de calidad aplicables para cada actividad del
Projecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE
ECOPETROL - LJRZ – ECP – 4003628, las cuales aseguraran la obtencion de los entregables
con el nivel de calidad requerido:

Entregable Estándar de Calidad Actividades de Actividades de

Prevencion Control
1.- Solución de  Formato de Entrevistas F-LJRZ-0501  Revision de  Aprobacion de
seguridad de logística y  Certificación del Proveedor de operacion Contratacion/
suministro de alimentos Capacitación de software. Capacitacion
en instalaciones  Aprobacion de
 Certificación de software y equipos IT
industriales de Pruebas de
Ecopetrol.  Lista de chequeo de software F-LJRZ-
0545 Software
2.- Compras  Procedimiento Interno de Compras QMS-  Revision de Aprobación por
LJRZ-0530 contratos de Sponsor
 Lista de chequeo de Contratos F-LJRZ- proveedores
0535
3.- Lista de Materiales  Procedimiento Interno de Almacen QMS-  Revision de Aprobación por
LJRZ-0550 operación PM/ SCM
 Formato de Manifiesto de Alimentos F- de vehiculos
LJRZ-0555  Revision de
 Lista de Chequeo de Equipos de certificado
Manipulacion F-LJRZ-0560 de
 Lista de Chequeo de Vehiculos F-LJRZ- Alimentos
0565
4.- Instalación y  Lista de Chequeo de Vehiculos LJRZ-0565  Revision de Aprobación por
adecuación de equipos y  Lista de Chequeo de Equipos de operación PM/ QHSE/Ops/M
vehículos Manipulacion F-LJRZ-0560 de Equipos y
vehiculos
5.- Auditoria de Calidad  Procedimiento de Auditorias QMS-LJRZ- Aprobación por
y revisión de registros 0901 PM/ QHSE/Ops/M
sanitarios del Centro de  Formato Plan de Auditoria de Calidad F-
Distribución e LJRZ-0900
instalaciones
 Formato Auditoria de Instalaciones F-
industriales de ECP.
LJRZ-0905
6.- Prueba Técnica.  Procedimiento de Puesta en marcha de  Revision de Aprobación por
equipos QMS-LJRZ-0570 Plan de PM/ QHSE/Ops/M
 Lista de chequeo de Pre-Entrega F-LJRZ- Calidad y
0575 Toma de
muestras
7.- Acta de Cierre.  Formato Acta de Entrega F-LJRZ-0590 Aprobación por
Sponsor

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8. ROLES PARA LA GESTION DE CALIDAD

A continuacion se especifican los roles del equipo que integra el Projecto SERVICIO Y
SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL - LJRZ –
ECP – 4003628 con el fin de asegurar los entregables y actividades de gestion de calidad:

# Rol Descripcion
Objetivos del rol: responsable ejecutivo y final por la calidad del proyecto
Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para mejorar
la calidad
Niveles de autoridad: Aplicar a discreción los recursos para el proyecto,
renegociar contratos, modificaciones al presupuesto
1.- Project Sponsor Reporta a: Junta Directiva
Supervisa a: Project Manager
Requisitos de conocimientos: Project Management y Gestión en General
Requisitos de habilidades:
Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: 15 años de experiencia
Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad
Funciones del rol: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar entregables
o disponer su reproceso, deliberar para generar acciones correctivas, aplicar
acciones correctivas
Niveles de autoridad: Exigir cumplimiento de entregables al equipo de
proyecto
2.- Project Manager Reporta a: Project Sponsor
Supervisa a: Equipo de Proyecto
Requisitos de conocimientos: Gestión de Proyectos, Procesos y Gestion de
Calidad
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación,
y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: 5 año de experiencia en el cargo
Objetivos del rol: Elaborar los entregables con la calidad requerida y según
estándares
Funciones del rol: Elaborar los entregables
Niveles de autoridad: Aplicar los recursos que se le han asignado
3.- Miembros del Equipo Reporta a: Project Manager
del Proyecto Supervisa a: Supervisores de QHSE-IT-Operaciones-Mantenimiento-SCM
Requisitos de conocimientos: Gestión de Proyectos y las especialidades según
los roles que surjan el proyecto basados en la programación y documentación
Requisitos de habilidades: Programación o documentación
Requisitos de experiencia: 2 año en el desarrollo de proyectos

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9. ORGANIGRAMA PARA LA GESTION DE CALIDAD

A continuacion se especifica el organigrama del equipo que integra el Projecto SERVICIO Y

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ECP – 4003628 con el fin de asegurar los entregables y actividades de gestion de calidad:

PROJECT SPONSOR

COMITE DE CONTROL DE
CAMBIOS

PROJECT MANAGER

EQUIPO DEL PROYECTO

OPERATION SUPPLY CHAIN

HR MANAGER QHSE MANAGER IT MANAGER
MAINT/MANAGER MANAGER

MAINTENANCE SUPPLY CHAIN

HR Coordinator QHSE SUPERVISOR IT SUPERVISOR
SUPERVISOR SUPERVISOR

PURCHASE
MECHANIC FOOD WAREHOUSE #1 IT TECH #1
COORDINATOR
ELECTRICIAN ENGINEER WAREHOUSE #2 IT TECH #2
#1

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10.DOCUMENTOS NORMATIVOS DE CALIDAD

En el siguiente recuadro se especifican los documentos normativos que regiran los procesos y
actividades de Gestion de Calidad en el Projecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES
ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL - LJRZ – ECP – 4003628:

10.1. Procedimientos

10.1.1. QMS-LJRZ-0530 – Procedimiento Interno de Compras

10.1.2. QMS-LJRZ-0550 – Procedimiento Interno de Almacen
10.1.3. QMS-LJRZ-0901 – Procedimiento de Auditorias
10.1.4. QMS-LJRZ-0570 – Procedimiento de Puesta en Marcha de Equipos
10.1.5. QMS-LJRZ-0580 – Procedimiento de Gestion Integral
10.1.6. QMS-LJRZ-0001 – Procedimiento de Analisis de Seguridad del Trabajo

10.2. Formatos

10.2.1. F-LJRZ-0501 – Formato de Entrevistas

10.2.2. F-LJRZ-0502 – Formato de Evaluacion de competencias
10.2.3. F-LJRZ-0555 – Formato de Manifiesto de Alimentos
10.2.4. F-LJRZ-0570 – Plan de Gestion de Viajes
10.2.5. F-LJRZ-0900 – Formato de Plan de Auditoria de Calidad
10.2.6. F-LJRZ-0905 – Formato de Auditoria de Instalaciones
10.2.7. F-LJRZ-0001 – Formato de Analisis de Seguridad en el Trabajo
10.2.8. F-LJRZ-0590 – Formato de Acta de Entrega
10.2.9. F-LJRZ-0595 – Formato de Acta de Reuniones
10.2.10. F-LJRZ-0800 – Formato de Inspeccion Semanal de Alimentos
10.2.11. F-LJRZ-0801 – Reporte de Inocuidad de Alimentos

10.3. Lista de Chequeos

10.3.1. F-LJRZ-0545 – Lista de Chequeo de Software

10.3.2. F-LJRZ-0535 – Lista de Chequeo de Contratos
10.3.3. F-LJRZ-0560 – Lista de Chequeo de Equipos de Manipulacion
10.3.4. F-LJRZ-0565 – Lista de Chequeo de Vehiculos
10.3.5. F-LJRZ-0575 – Lista de Chequeo de Pre-Entrega

10.4. Otros documentos

10.4.1. POL-LJRZ-0001 – Politica de Seguridad, Salud y Medio Ambiente

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10.4.2. POL-LJRZ-0002 – Politica Laboral

10.4.3. POL-LJRZ-0003 – Politica de Autoridad para Detener el Trabajo

11. PROCESOS DE GESTION DE CALIDAD

11.1. Enfoque de Aseguramiento de Calidad

11.1.1. Considera la Evaluacion del tiempo, presupuesto y alcance del Projecto SERVICIO
Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL - LJRZ –
ECP – 4003628.

11.2. Enfoque de Control de Calidad

11.2.1. Se aplicaran los objetivos especificados en el numeral 5.- Linea Base de Calidad
del Proyecto, para realizar su monitoreo y medicion.

11.3. Enfoque de Mejora de Procesos

11.3.1. Se aplicaran los objetivos especificados en el numeral 6.- Plan de Mejora de

Procesos del Proyecto, cada vez que se requiera realizar la mejora de un proceso.

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