PROJECTO LJRZ – ECP - 4003628

SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES

ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE
ECOPETROL
Enero 2022

Presentado por:
Laura J. Garibello
Rafael E. Zerpa
 Requerimiento
✓ Durante el año 2021, Ecopetrol experimento un alto indice de incidentes por intoxicacion y deficiencias en el servicio suministro de alimentos y
servicios generales en sus instalaciones industriales de campo.

✓ Los siguientes graficos nos muestran como ha sido la tendencias de incidentes ocurridos durante el mes de Febrero de 2022:

Casi - Incidentes Status de Incidentes

90 120%

50
80 78 Estacion Suria Sur
99% 100% 35
97% 100%
95%
92%
70
65 88%
83% 35
Estacion Apiay
77%
60 80% 8
70%

50 63%
45 25
60% Estacion Chichimene
16
40 38
52%

30 40% 40% 40
27
25 Estacion Acacias
25
20
20 18
16
22% 20%
10 20
10 8 Estacion San Fernando
5 5 10

0 0%
Intoxicaciones Temperatura Objetos caídos Caidas Mecanico Eléctrico Temperatura Vehículo Atrapado entre Fuego Presión Ilegible Ruido 0 10 20 30 40 50 60
DROPS

TOTAL CASI-INCIDENTES % CASI-INCIDENTES

CONDICION DE RIESGO INCIDENTES

✓ Debido al incremento de incidentes ocurridos en sus instalaciones industriales, Ecopetrol cancelo el contratos de suministro y servicio de
alimentos con el actual proveedor.
 Requerimiento

✓ Ecopetrol establecio el proceso licitatorio 4003628 - “Suministro de servicios generales y de alimentación en las instalaciones
industriales de Ecopetrol y sus empresas contratistas”, el cual fue adjudicado a LJRZ Food Services LTDA para la prestacion
de este servicio.

✓ El nuevo contrato requiere que LJRZ Food Services LTDA tengan dentro de su portafolio los siguientes requerimientos
establecidos:

1 ✓ Un Sistema de Gestion de Calidad

✓ Capacidad de suministro y servicio para 100 personas en dos instalaciones

2 industriales.
Requerimientos
Contractuales
✓ Personal calificado en ingeniería de alimentos y nutrición, concepto sanitario
3 de instalaciones de preparación de alimentos, bodega de almacenaje.

4 ✓ Suministro de vehículos certificados para el transporte de alimentos.

 Solucion Propuesta

✓ Sistema de Gestion de Calidad ISO 9001:2009 para una

1 optima operacion y detección temprana de bajo
rendimiento de servicio y resolución proactiva.

✓ Centro de produccion y distribucion local con capacidad

2 para cubrir 500 personas por dia.

PROYECTO LJRZ – ECP – 4003628

“SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ✓ Personal calificado en ingeniería de alimentos y nutrición,
ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE 3 concepto sanitario de instalaciones de preparación de
ECOPETROL” alimentos y bodega de almacenaje.

✓ Flota de vehículos ultimo modelo y certificados para el

4
transporte de alimentos.

✓ Prestación de servicio con procesos de suministro,

5 distribución y calidad de alimentos al cliente.
 Informacion de la Empresa

https://www.ljrz-group.com.co/

Quienes somos: Somos una compania lider especializada

en Servicios de Alimentación y Servicios de Soporte

✓ Cercania, profesionalismo y Comunicacion

✓ 30 anos de experiencia #1 en Servicios de + 18 Anos de
Alimentacion Experiencia
✓ Innovacion constante
✓ Satisfaccion y fidelidad de nuestros clientes + 1000 Sitios de + 200 Alianzas
Operacion Estrategicas
✓ Garantia de Inocuidad y calidad
✓ Salud, Seguridad y Ambiente es lo primero
+ 40 Millones de
+ 9000
Comidas Servidas
✓ Alto compromiso social y Desarrollo sostenible. Colaboradores
al Ano
 Informacion de la Empresa

Nuestra Visión, Misión y Valores

Nuestra Misión Nuestra Visión Nuestros Valores Nuestros Principios

Ser un proveedor de talla Todo el equipo de personas Transparencia, Seguridad, salud y medio
mundial de servicios de de LJRZ Food Services Confiabilidad e Integridad ambiente en primer lugar
alimentacion y soporte, esta comprometido para
reconocido por nuestro proporcionar
Pasion por la Calidad Cumplimiento ante el
excelente equipo de consistentemente, un
cliente y el consumidor
personas, nuestro excelente servicio superior de la
servicio, y nuestros manera mas eficiente, para
excelentes resultados el mayor beneficio de Trabajo en Equipo Desarrollo de nuestro
nuestros consumidores, personal y valoración de
✓ Las mejores personas colaboradores y la diversidad
accionistas. Responsabilidad
✓ El mejor servicio Crecimiento rentable
✓ El mejores resultados
Puedo Hacerlo Atención constante al
rendimiento y a la eficacia
 Entregables del Proyecto

Proyecto LJRZ – ECP – 4003628

“SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL”

Entregable #1 Entregable #2 Entregable #3

✓ Lista
✓ Sistema
Solución
de recomendaciones
dede
seguridad
Calidad de manipulacion
logistica
para futuras
y suministro
consideraciones
de alimentos,
de alimentos
nutricion
de seguridad
en yinstalaciones
revision
en manipulacion
de muestras
industriales
de
implementado con documentación dealimentos.
Ecopetrol.
técnica para su aplicación y seguimiento.
 Plan de Direccion del Proyecto

Informacion del Proyecto LJRZ – ECP – 4003628

Descripcion Patrocinador Aprobaciones

Datos Descripcion

Empresa LJRZ Food Services LTDA

Nombre
Nombre Cargo
Cargo Fecha
Departamento Firma Ejecutiva
Rama
Proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL

Fecha de Preparacion 25 de Enero de 2021

Cliente
Laura J.
Laura J. Garibello
Garibello ECOPETROL
Director
Director Ejecutivo (CEO)
Ejecutivo (CEO) Ejecutivo CEO
CEO
Patrocinador Principal Laura J. Garibello

Gerente de Proyecto Rafael E. Zerpa Z.

 Plan de Direccion del Proyecto

Introduccion al Plan de Direccion del Proyecto

Proyecto LJRZ – ECP – 4003628

“SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL”
Objetivo Antecedente Oportunidad Alcance Beneficios

INDICE DE INCIDENTES. 2021 - 2022-

✓ Se sustenta en nuestro plan estratégico de mejora de procesos y optimizacion de
5

✓ Los beneficios que este proyecto va a proporcionar son los siguientes:

los altos estándares de calidad, mediante los siguientes objetivos de negocio:
✓ Ecopetrol han presentado un 4

➢ Solución
incremento en de seguridad deelogistica y suministro de alimentos en instalaciones industriales de
deficiencias
➢ Ecopetrol.
✓ Se
incidentes
Completar
Ejecucion del
presenta la implementación
causados contrato
como una del servicio e infraestructura de suministro de materia prima e
“Suministro
oportunidad
por 120
el días dede
3 servicios
negociogenerales
y expansion y dede
alimentación
la empresa,enesto las
insumos en los próximos
instalaciones
debidode
servicio industriales
a la escasez de Ecopetrol
de empresas y susque
locales empresas
tengan contratistas
capacidad de - LJRZ
operar– ECP
bajo
➢ Sistema decatering
Calidad dey manipulacion de alimentos, nutricion y revision de muestras
2
-➢ 4003628”
las
suministro especificaciones
Optimizar la flota
conde
de alimentacion
implementado contractuales
vehículos establecidas
en de distribución
documentación técnica parade por
suacuerdo Ecopetrol.
a los
aplicación lineamientos contractuales en los
y seguimiento.
próximos 30 días
areas industriales 1

➢ Lista de recomendaciones para futuras consideraciones de seguridad en manipulacion de

➢ alimentos.
Verificar el cumplimiento del sistema de calidad de manipulación de alimentos, nutrición y
0
revisión de muestras manteniendo cero
Jan-21 incidentes.
Feb-21 Mar-21 Apr-21 May-21 Jun-21 Jul-21 Aug-21 Sep-21 Oct-21 Nov-21 Dec-21 Jan-22 Feb-22

TRIR LTIR
 Plan de Gestion de Alcance

PROYECTO SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL

CODIGO DEL PROYECTO LJRZ – ECP - 4003628

PREPARADO POR Rafael E. Zerpa Z. Fecha 25 01 2022
REVISADO POR Laura J. Garibello Fecha 26 01 2022
APROBADO POR Laura J. Garibello Fecha 28 01 2022

Definir cuáles serán los procesos y cómo se realizarán las actividades de dichos
OBJETIVO
procesos para la gestión del alcance para el proyecto.

Asignacion de los roles y responsabilidades al personal del proyecto relacionado con el

ROLES y RESPONSABILIDADES
alcance del proyecto.

Descripción detallada de los procesos relacionados con la gestión del alcance del
PROCESOS
proyecto.
 Plan de Gestion de Alcance

ROLES y RESPONSABILIDADES

ADQUISICION DE REQUISITOS y CONTROL DE

GESTION DEL
PLANEACION MATERIALES y GESTION DE NUEVAS CALIDAD, AUDITORIAS
PROYECTO
EQUIPOS CONTRATACIONES y PROCESOS

✓ ✓
Estara
los a cargo
La Estara ade
Gerentes
gestion cargo
de del
delGerente
Gerente
Supply
alcance de
Chain
estara Proyecto
adecargo
QHSE,
Management con
delcon
Gerenteel acompanamiento
el(SCM),
soporte y delde
de la Gerencia
Mantenimiento
de Proyecto y los
de departamentos
Proyectos,
RRHH,
equipo conSCM, de SCM, RRHH,
mantenimiento
el acompanamiento
de proyectos, desarrollando yuna
del
✓ Estaran a cargo del Gerente de RRHH, con el soporte de la Gerencia de Proyectos.
Operaciones
Gerente
recoleccion y QHSE.de
de Proyectos,
detallada seran los responsables.
los requerimientos necesariosRRHH.
para cada area que interviene en el Proyecto
 Plan de Gestion de Alcance
1.- DESARROLLAR EL PLAN DE GESTION DE ALCANCE
Determinar cómo se van a definir, documentar y gestionar los diferentes procesos de la gestión del alcance señalando
detalles de las entradas (anexo, formato, plantilla), como y cuando utilizar las herramientas y salidas (formatos, plantillas,
etc.)

ENTRADAS TECNICAS y SALIDAS

HERRAMIENTAS

✓ Acta de Constitucion del
Proyecto
✓ Plan de Direccion del
Proyecto
✓ Factores Ambientales:
▪ Procesos de Compra.
▪ Personal disponible.
▪ Procesos internos.
✓ Juicio y analisis de la junta
directiva y grupo de
licitaciones.
✓ Reuniones y conferencias
entre integrantes del grupo
del proyecto
✓ Consulta con proveedores.
✓ Plan para la gestión del
alcance.
✓ Requisitos contractuales.
✓ Plan de gestion del
cronograma

✓ Activos de los procesos de la

organizacion
 Plan de Gestion de Alcance
2.- RECOLECTAR REQUISITOS
Determinar cómo se van a definir, documentar y gestionar las necesidades y requisitos de los interesados para lograr los
objetivos del proyecto

ENTRADAS TECNICAS y
SALIDAS
HERRAMIENTAS

✓ Plan para la gestión del ✓ Entrevistas internas a los

alcance. supervisores de área.
✓ Formato de documentación
de Requisitos Anexo A.
✓ Plan de gestión de ✓ Entrevista con el equipo
requisitos. Gerencial de ECP-Operaciones.
✓ Matriz de trazabilidad de
requisitos contractuales
✓ Acta de Constitucion del ✓ Entrevistas con los especialistas
Anexo B.
Proyecto. de los proveedores.

✓ Lista de Interesados. ✓ Lluvia de ideas del equipo de

Proyecto
✓ Requisitos del Contrato ECP-
4003628 ✓ Técnica grupal por unanimidad.
 Plan de Gestion de Alcance

3.- DEFINIR EL ALCANCE

Establecer como se va a determinar en detalle, el alcance del proyecto.

ENTRADAS TECNICAS y
SALIDAS
HERRAMIENTAS

✓ Acta de Constitucion del ✓ Juicio de expertos: área de
Proyecto. operaciones, SCM,
proveedores y área de
✓ Requisitos contractuales Gerencia de Proyectos.
✓ Plan para la Gestion del ✓ Análisis de las Requisitos
Alcance contractuales.
✓ Enunciado del alcance del
Proyecto LJRZ – ECP -
4003628
✓ Propuesta técnica Proyecto
LJRZ – ECP - 4003628

✓ Formato de documentación ✓ Generación de alternativas

de Requisitos Anexo A. para propuesta técnica

✓ Lista de Activos de los

procesos de la organizacion
 Plan de Gestion de Alcance
4.- CREAR LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)
Describir como se va a realizar la EDT.

ENTRADAS TECNICAS y SALIDAS

HERRAMIENTAS
✓ Plan para la Gestion del
✓ Desglose de los entregables ✓ Linea de Base del Proyecto
Alcance
principales. LJRZ – ECP - 4003628
✓ Enunciado del alcance del
✓ Juicio del equipo de Gerencia
Proyecto LJRZ – ECP -
de Proyectos.
4003628
✓ Plantillas predefinidas.
✓ Propuesta técnica Proyecto
LJRZ – ECP - 4003628

✓ Formato de documentación de
Requisitos Anexo A.

✓ Lista de Activos de los procesos

de la organizacion

✓ Listado de los factores

ambientales.
 Plan de Gestion de Alcance

5.- VERIFICAR EL ALCANCE

Determinar cómo se va a realizar el proceso de aceptación formal de los entregables del proyecto.

ENTRADAS TECNICAS y
SALIDAS
HERRAMIENTAS

✓ Documentación de ✓ Supervision. ✓ Entregables aceptados

Requisitos. Anexo A
✓ Protocolo de control de ✓ Solicitudes de cambio
✓ Requisitos contactuales calidad
✓ Replanteos
✓ Plan de Dirección del ✓ Checklist
Proyecto ✓ Informes periodicos
✓ Reuniones del equipo de
✓ Matriz de trazabilidad proyectos
✓ Entregables.
 Plan de Gestion de Alcance
6.- CONTROLAR EL ALCANCE

Explicar el proceso para supervisar el avance y estado del alcance del proyecto, además de gestionar los cambios a la
línea base del alcance.

ENTRADAS TECNICAS y
SALIDAS
HERRAMIENTAS
✓ Documentación de ✓ Analisis de variacion ✓ Informe de cambios y/o
Requisitos. Anexo A replanteo

✓ Plan de Dirección del ✓ Solicitudes de cambio

Proyecto
✓ Plan para la Dirección del
✓ Matriz de trazabilidad proyecto, versiones actualizadas
✓ Documentos del Proyecto
✓ Entregables. actualizado.
✓ Actualizaciones de los
✓ Activos de los procesos de la procesos de la organización.
organizacion

✓ Datos de desempeno del

trabajo
 Recoleccion de Requerimientos

Estándares de calidad superiores en el suministro,

1 insumos y servicio de preparación
preparación de alimentos
DESCRIPCION DEL PROYECTO
LJRZ – ECP - 4003628
Implementacion de sistema de control de calidad que
2 mejore y garantice el suministro de alimentación.

Objetivos del Proyecto

LJRZ – ECP – 4003628

1
✓✓Cumplir con lay lista
Adquisicion completa de
actualizacion de la
equipos
flota dede
✓✓ Desarrollar una metodología
Implementación del servicio de capacitacion para
e infraestructura de
2 cómputo e insumos
vehículos requeridos
de distribución deque cumple
acuerdo con la
a los
el personaldedemateria
suministro mano de obrae no
prima calificada
insumos y
en los
asignación presupuestaria
lineamientos contractuales dentro
en losdepróximos
los próximos
30
personal nuevo en los
próximos proximos
120 días 30 dias.
25días
días.
3

4
 Recoleccion de Requerimientos

REQUERIMIENTOS
INTERESADO

Cliente - Ecopetrol Organizacion LJRZ

LJRZ Departamento de
de SCM
SCM Equipo del Proyecto

✓ El centro de distribucion de alimentos debe cumplir con la normatividad ,tener todos los
documentos de auditorias de calidad y registros sanitarios vigentes.
✓ El
LaProyecto
Organizacion
se realizara
LJRZ sedentro
pongadelal presupuesto
dia con los pagos
establecido
a proveedores
y aprobado.
antes del inicio del
✓ Los
Proyecto,
equiposcondeelmanipulacion
fin de mantener y conservacion
vigente la linea
de de
alimentos
credito con
deben
losestar
proveedores,
funcionando
y evitar
✓ perfectamente.
Todas
Seguridad
retrasos.
las ordenes
en relacion
de compra
a que todo
deben
lo solicitado
ir aprobadas
seayentregado
autorizadas
en por
tiempo
el Gerente
y en la de
fecha
Proyectos,
indicada paray en
cumplir
su ausencia,
con losseran
objetivos
aprobadas
planteados.
por el Sponsor y/o el Gerente de SCM.
✓ Todo
El sistema
el personal
de logistica
debe contar
y distribucion
con la capacitacion
de alimentosminima
e insumos
requerida
se encuentre
para trabajar
actualizado
en
✓ areas
Reporte version
bajo laindustriales.
nueva
semanal de “ORACLE”.
de avance del Proyecto con respect a todas las areas que intervienen.

✓ Reporte de actualizacion a todas las areas que intervienen.

 Definicion del Alcance del Proyecto

Definicion del Alcance

✓ Teniendo en cuenta la gestion y los requisitos del alcance, se procede a definir el alcance y elaborar la Estructura de
Desglose de Trabajo (EDT/WBS).

DESCRIPCION DEL ALCANCE DEL SERVICIO

Requisitos Caracteristicas

1 2 3 1 2 3

✓✓ Se
Derealizara
acuerdo la con los documentos
capacitacion a todoactuales del
el personal
✓ ✓ElEl
centro de distribucion
sistema de logistica de alimentos debe
y distribucion de ✓ Se realizara la actualizacion a los equipos de
✓ El personal debe tener sus entrenamientos centro
de nuevo deingreso,
distribucion, se deben renovar
y se procedera las
a actualizar
tener todose los
alimentos documentos
insumos de auditorias
debe estar de
actualizado computo de compras, almacen y logistica
vigentes. auditorias de calidad,
el entrenamiento realizar la
al personal revision y
empleado
calidad
bajo la ynueva version
registros de “ORACLE”.
sanitarios vigentes. utilizando la nueva version de ORACLE.
actualizacion actualmente.
de los registros sanitarios.
 Definicion del Alcance del Proyecto

CRITERIOS DE ACEPTACION DEL SERVICIO

CONCEPTOS

Tecnicos Calidad Administrativos

✓ Cumplimiento con el Sistema de gestion de calidad bajo la norma ISO 9001:2008 para el
✓ Concepto de aprobacion
✓ Conceptodel de
experto
Aceptacion
del Proyecto,
del Cliente
que -tanto
Ecopetrol
los equipos, insumos y
manejo y distribucion de alimentos, asi como los Decretos 605 de 1996, 1713 del 2002,
vehiculos cumplan con los requerimientos minimos mencionados con anterioridad.
1140 del 2003 y 1505 del 2003 sobre manejo y disposición de residuos solidos.
 Definicion del Alcance del Proyecto

ENTREGABLES DEL PROYECTO

✓ Solución de seguridad de logistica y suministro de
1 alimentos en instalaciones industriales de Ecopetrol.

2 ✓ Compras.

✓ Acta de cierre
Actualizacion
Documento del Sistema
del
escrito Proyecto de con lasla
determinando
3 Lista de
✓ Lista de Materiales.
Materiales. ✓ Pruebas piloto a los equipos y
✓ evaluaciones,
Gestion
cantidaddel
Documento
Instalaciondede observaciones
Centro
escrito
personal de
determinando
equipos y
aDistribucion
contratar,
de lae
✓ procesos de carga
Informe escrito del Sistema
de cada comprade
oportunidades
instalaciones
capacitacion
cantidad deelmejora
industriales
y lasrequerida
manipulacion caracteristicas
en mas
de ECP,
areayindustrial
equipos
de los
de
logistica
realizada ypor
distribucion de alimentos.
el departamento de SC
4 ✓ Instalacion y adecuacion de equipos y vehiculos. influyentes
bajo la norma
computo
equipos,
asignada delel
insumos Sistema
ISO
actualizados
por de logistica,
9001:2008,
y vehiculos
cliente.para y
cumplir
Adecuacion
Adicionalmente,
donde se observe seeldebe
costotener en
de cada
distribucion
renovacion
conflota
necesarios
de y calidad
de los
los requierimientos
para
de vehiculoscumplir
dedede
alimentos,
registros
conlas
los con
acuerdo
cuenta
compra.la verificacion del control de
5 ✓ Auditoria de Calidad y registros sanitarios del Centro con el fin de
sanitarios
instalacionesderealizar
requerimientos
los acuerdo una
industriales
requerimientos minimos conentrega
los
del
de Cliente.
contractuales.
de Distribucion e instalaciones industriales de ECP. calidad de los alimentos.
final satisfactoriadel
requierimientos
Ecopetrol al Proyecto.
cliente.

6 ✓ Prueba Tecnica

7 ✓ Cierre

1. Solución de seguridad de logistica y
suministro de alimentos en
instalaciones industriales de Ecopetrol.
1.1 Informacion Preliminar
1.1.1 Seleccion de candidatos, agendar
Entrevistas y seleccion
1.1.2 Cotizaciones de Capacitacion,
Equipos de IT y actualizacion de
software
1.2- Formalizacion
1.2.1 Estudiar y autorizar propuesta de
capacitacion de personal
1.2.2 Estudiar y autorizar propuesta de
equipos IT y software
1.2.3 Adquisicion de equipos IT y
software
1.3- Ejecucion de Solucion.
1.3.1 Capacitacion del personal
1.3.2 Instalacion de equipos IT.
1.3.2 Instalacion y actualizacion de
software.
. 3.4 Vehiculos
Estructura de Desglose de Trabajo
SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL - LJRZ – ECP - 4003628
2.-Compras
2.1 Protocolo de Compras
2.1.1 Solicitar contrato verificado
2.1.2 Realizar contrato de aseguradora
2.1.3 Realizar y revisar clausulas con
proveedores
2.2 Soportes
2.2.1 Recolectar soportes de transacciones
2.2.2 Activar soportes de transacciones
2.2.3 Verificar soportes de transacciones
2.3 Contratos
2.2.1 Recolectar contratos de compra
2.2.1 Verificar y activar contratos de compra
5.-Auditoria de Calidad y revision de registros
4.-Instalacion y adecuacion de
3.- Lista de Materiales sanitarios del Centro de Distribucion e instalaciones 6.- Prueba Tecnica 7.- Cierre
equipos y vehiculos
industriales de ECP.
7.1 Acta de Cierre del
3.1 Materiales I 4.1 Revision y adecuacion de areas 5.1 Plan de Auditoria de Calidad 6.1 Equipos
Proyecto
5.1.1 Realizar Auditoria de Calidad al Centro de 7.1.1 Desarrollar y
3.1.1 Realizar listado de materiales y
4.1.1 Limpieza y despeje de area Distribucion 6.1.1 Prueba piloto verificar el Acta de
levantar informacion de proveedores
Cierre del Proyecto
3.1.2 Seleccionar tres proveedores por 4.1.2 Revision de equipos e 5.1.2 Realizar Auditoria de Calidad a instalaciones 6.1.2 Crear plan de 7.1.2 Realizar Reunion
material y llamar a cotizar. instalacion electrica de la compania industriales de ECP. mantenimiento de informacion
3.1.3 Realizar cita para visitar nuevos 5.1.3 Documentar hallazgos y oportunidades de
4.1.3 Verificacion de requerimientos 6.2 Proceso 7.2 Entrega Final
proveedores y realizar contrato mejora
4.1.4 Obtener herramientas 5.1.4 Implementar acciones correctivas y corregir 7.2.1 Realizar Acta de
3.2 Materiales II 6.2.1 Prueba piloto
especiales de adecuacion anomalias producto de hallazgos. entrega
3.2.1 Realizar requisicion y solicitud de 5.1.5 Realizar implementacion de recomendaciones, 6.2.2 Aplicacion de plan de
4.2 Instalacion de Equipos 7.2.2 Acta de Entrega
producto monitoreo semanal y mensual. calidad y standarizacion
3.2.2 Recepcion, verificacion y etiquetado 4.2.1 Instalacion de equipos en
5.1.6 Auditoria de calidad e inocuidad de alimentos 6.2.3 Verificar plan de accion
de producto areas designadas
3.2.3 Almacenaje e Ingreso de producto en 4.2.2 Verificacion de funcionamiento
5.1 Registros Sanitarios 6.3 Producto
sistema de equipos.
4.2.3 Limpieza y organizacion de 5.2.1 Revision de Registros Sanitarios del Centro de 6.3.1 Desarrollar plan de
3.3 Equipos
area de trabajo Distribucion calidad
3.3.1 Realizar listado de equipos y levantar 5.2.2 Revision de Registros Sanitarios de 6.3.2 Realizar plan de toma de
informacion de proveedores. Instalaciones Industriales de ECP muestras
3.3.2 Seleccionar tres proveedores por 5.2.4 Actualizacion y renovacion de Registros 6.3.3 Tomar datos de
material, cotizar y realizar compra. Sanitarios del Centro de Distribucion muestras
5.2.5 Actualizacion y renovacion de Instalaciones 6.3.4 Verificar y ajustar plan
Industriales de ECP de calidad
3.4.1 Realizar listado de vehiculos y 5.2.6 Actualización y renovación de registros
6.3.5 Standarizar proceso
levantar informacion de proveedores. sanitarios de la flota de vehículos
3.4.2 Seleccionar tres proveedores por
material y llamar a cotizar.
Leyenda
3.4.3 Realizar compra de Vehiculos.
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3
3.4.4 Recibir y verificar vehiculos
 Cronograma Planificado

Seleccion de Candidatos y Instalacion y Actualización

Cotizaciones de Software
1 3 Proyecto
Informacion de Materiales Finalizado
y Proveedores
14
5
2
Prueba
Adquisicion de Tecnica
Software y Equipos IT 4 Listado, Informacion y
Compra de Equipos 13
Protocolo
Cronograma de Compras 7

Proyecto LJRZ –
ECP - 4003628
Materiales y Producto 6
en Sistema Revision y Adecuación Plan de Auditoria
de Area de Calidad
9 11

8
Vehiculos recibidos
y Verificación 12

Registros
10 Sanitarios
Hitos Instalacion y Adecuación de
Equipos y Vehículos
 Costos: Estimacion, Determinacion del
Presupuesto

Estructura Financiera
Proyecto LJRZ – ECP - 4003628

LJRZ – ECP – 4003628 - 001 LJRZ – ECP – 4003628 - 002 LJRZ – ECP – 4003628 - 003 LJRZ – ECP – 4003628 - 004 LJRZ – ECP – 4003628 - 005 LJRZ – ECP – 4003628 - 006

Solución de seguridad de Instalacion y Auditoria de Calidad y revision de

Prueba Tecnica
logistica y suministro de Compras Lista de Materiales adecuacion de registros sanitarios del Centro de
y Cierre
alimentos en instalaciones equipos y vehiculos Distribucion e instalaciones
industriales de Ecopetrol. industriales de ECP.

Personal del Proyecto Personal del Proyecto Personal del Proyecto Personal del Proyecto Personal del Proyecto Personal del Proyecto

Capacitacion y Gastos de Viajes

Gastos de Viajes Gastos de Viajes Gastos de Viajes Gastos de Viajes
Contratacion

Servicio tecnico y Equipos, insumos y Equipos y Auditorias / Servicio Tecnico de

Asesoria Legal Herramientas
gastos de viajes. Consumibles Inspecciones Inspecciones

Vehiculos y Servicio Tecnico Revision y Verificacion

Equipos de IT Licencias y Seguros Licencias y Permisos
Certificacion de Licencias

Software y Combustible y Renta Transporte y Renta de Transporte y Renta de

Transporte Equipos Transporte
Actualizacion de equipos Equipos

Transporte Impuestos y Impuestos y Impuestos y Impuestos y

Contingencias Otros
(Personal/Equipos) Contingencias Contingencias Contingencias
 Costos: Estimacion, Determinacion del
Presupuesto

TOTAL = $ 951,250.00

Presupuesto
Proyecto LJRZ –
ECP - 4003628
 Plan de Gestion de Calidad

DESARROLLAR EL PLAN DE GESTION DE CALIDAD

Determinar la politica de calidad, responsabilidades, linea base de calidad, plan de mejora de procesos, matriz de
actividades, roles y organigrama de gestión del calidad estableciendo detalles de las entradas, como y cuando utilizar las
herramientas y salidas.

ENTRADAS TECNICAS y
SALIDAS
HERRAMIENTAS
✓ Acta de Constitucion del ✓ Juicio y analisis de la junta ✓ Plan de gestión de Calidad.
Proyecto. directiva y grupo de
licitaciones. ✓ Politica y Linea Base de
✓ Plan de Gestion del Proyecto Calidad.
✓ Recoleccion de datos
✓ Requisitos del Contrato ECP- ✓ Linea Base de Calidad del
4003628 ✓ Toma de Decisiones Projecto.

✓ Listado de los factores ✓ Plan de auditorias, pruebas ✓ Actualizacion de documentos

ambientales. de equipos y representacion del Proyecto (Organigrama,
de datos Plan de Mejora de procesos,
✓ Activos de los procesos de la Roles y documentos.
organizacion ✓ Reuniones del equipo de
proyectos
 Plan de Gestion de Calidad

SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES

PROYECTO
DE ECOPETROL
CODIGO DEL PROYECTO LJRZ – ECP - 4003628

“Cumplir con el alcance del proyecto, en el tiempo y presupuesto planificado, , asi como
POLITICA DE CALIDAD requisitos de calidad establecidos para cada entregable registrado en el diccionario de
la Estructura de Desglose de Trabajo del Proyecto.”

- Alta Direccion: Asegurar la implementación del Plan de Gestion de Calidad en todas

las áreas de LJRZ FOOD SERVICES LTDA.

▪ Project Sponsor
RESPONSABILIDADES
- Responsable de Procesos: Participar en el proceso de implementación del Plan de
Gestion de Calidad en todas las áreas de LJRZ FOOD SERVICES LTDA.

▪ Project Manager
▪ Miembros del Equipo del Proyecto
 Plan de Gestion de Calidad
Factor de Calidad Frecuencia de Frecuencia de
Objetivo de Calidad Metrica a Utilizar
Relevante Medicion Reporte
o Mensual
NRP = Número de requisitos o Mensual
NRP / NRA planeados
ALCANCE o Primera semana
= 100% NRA= Número de requisitos o Ultima semana
del siguiente
alcanzados del mes
mes
o Mensual
o Mensual
Tp= Tiempo planeado
TIEMPO Tp / Tc >= 1 o Primera semana
Tc= Tiempo consumido o Ultima semana
del siguiente
del mes
mes

LINEA BASE DE o Mensual

o Mensual
CALIDAD. Pp= Presupuesto planeado
PRESUPUESTO Pp/Pc >= 1 o Primera semana
Pc= Presupuesto consumido o Ultima semana
Proyecto del siguiente
del mes
mes
LJRZ-ECP40003628
Ce=Certificaciones de
Equipos/Vehiculos
Ce = 100% o Mensual
o Mensual
Pi= Permisos de Instalaciones
CERTIFICACIONES Pi = 100% o Primera semana
o Ultima semana
del siguiente
RIa= Registros de Inocuidad de del mes
RIa = 100% mes
Alimentos

TRIR = Tasa Total de Incidentes o Mensual

o Mensual
Registrables
QHSE TRIR / LTIR = 0 o Primera semana
o Ultima semana
LTIR = Tasa Total de Incidentes del siguiente
del mes
Con Tiempo Perdido mes
 Plan de Gestion de Calidad
Plan de Mejora de Procesos Matriz de Actividades de Calidad
Proyecto LJRZ-ECP-4003628 Proyecto LJRZ-ECP-4003628
# Entregable Proceso Actividades de
Entregable Estándar de Calidad Actividades de Control
Prevencion
1.- Solución de seguridad de logística y suministro
• Delimitar Requisitos de Personal y equipos • Aprobacion de
de alimentos en instalaciones industriales de
• Verificar el funcionamiento del Software de Inventarios • Formato de Entrevistas F-LJRZ-0501
Ecopetrol. 1.- Solución de seguridad de • Revision de Contratacion/
logística y suministro de • Certificación del Proveedor de Capacitación operacion Capacitacion
• Creacion y Afiliacion de Proveedores alimentos en instalaciones • Certificación de software y equipos IT de • Aprobacion de
2.- Compras
• Elaborar de Plan de Compras industriales de Ecopetrol. • Lista de chequeo de software F-LJRZ-0545 software. Pruebas de
Software
• Verificar Listado de Proveedores Afiliados • Revision de
• Revisar certificaciones de control de calidad de • Procedimiento Interno de Compras QMS- contratos
3.- Lista de Materiales alimentos y transporte. LJRZ-0530 Aprobación por
2.- Compras de
• Aplicar y evaluar lista de chequeo de verificacion de Sponsor
• Lista de chequeo de Contratos F-LJRZ-0535 proveedore
equipos y vehiculos s
• Procedimiento Interno de Almacen QMS- • Revision de
operación
• Verificar el orden, limpieza y senalizacion del area de LJRZ-0550
de vehiculos
instalacion. • Formato de Manifiesto de Alimentos F-LJRZ-
4.- Instalación y adecuación de equipos y vehículos • Verificacion de Certificados RETIE y de instalaciones 3.- Lista de Materiales 0555 • Revision de Aprobación por PM/
electricas. certificado SCM
• Lista de Chequeo de Equipos de
• Revision de Certificados de Herramientas Especiales. de
Manipulacion F-LJRZ-0560
Alimentos
• Lista de Chequeo de Vehiculos F-LJRZ-0565

• Establecer Plan de Auditoria de Calidad • Revision de

• Verificacion de registros sanitarios, reportes de • Lista de Chequeo de Vehiculos LJRZ-0565
5.- Auditoria de Calidad y revisión de registros 4.- Instalación y adecuación operación Aprobación por PM/
inocuidad de alimentos, certificados de inspeccion de de equipos y vehículos • Lista de Chequeo de Equipos de de Equipos QHSE/Ops/M
sanitarios del Centro de Distribución e instalaciones Manipulacion F-LJRZ-0560
equipos y vehiculos y vehiculos
industriales de ECP.
• Analizar oportunidades, acciones correctivas, y proceso
de mejora Continua. 5.- Auditoria de Calidad y • Procedimiento de Auditorias QMS-LJRZ-0901
revisión de registros • Formato Plan de Auditoria de Calidad F-LJRZ-
Aprobación por PM/
sanitarios del Centro de 0900
QHSE/Ops/M
Distribución e instalaciones • Formato Auditoria de Instalaciones F-LJRZ-
• Establecer Plan de Mantenimiento industriales de ECP. 0905
• Aplicación de Plan de Calidad y Mejora Continua
6.- Prueba Técnica. • Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas • Revision de
• Estandarizar las acciones correctivas y hacer estas parte • Procedimiento de Puesta en marcha de Plan de
equipos QMS-LJRZ-0570 Aprobación por PM/
del plan de calidad. 6.- Prueba Técnica. Calidad y
QHSE/Ops/M
• Lista de chequeo de Pre-Entrega F-LJRZ-0575 Toma de
muestras
• Verificar Acta de Cierre, y asegurar que sea firmada por
7.- Acta de Cierre. Aprobación por
las partes interesadas. 7.- Acta de Cierre. • Formato Acta de Entrega F-LJRZ-0590
Sponsor
 Plan de Gestion de Calidad

ORGANIGRAMA DE GESTION DE CALIDAD

PROJECT SPONSOR

COMITE DE CONTROL DE
CAMBIOS

PROJECT MANAGER

EQUIPO DEL PROYECTO

OPERATION
HR MANAGER QHSE MANAGER SUPPLY CHAIN MANAGER IT MANAGER
MAINT/MANAGER

MAINTENANCE SUPERVISOR HR Coordinator QHSE SUPERVISOR SUPPLY CHAIN SUPERVISOR IT SUPERVISOR

MECHANIC PURCHASE WAREHOUSE #1 IT TECH #1

FOOD ENGINEER
ELECTRICIAN COORDINATOR #1 WAREHOUSE #2 IT TECH #2
 Plan de Gestion de Recursos
DESARROLLAR EL PLAN DE GESTION DE RECURSOS
Determinar la Adquisicion, Estimacion, Utilizacion y Gestion de los Recursos Humanos y Fisicos del Proyecto LJRZ-ECP-
4003628

ENTRADAS TECNICAS y
SALIDAS
HERRAMIENTAS
✓ Acta de Constitucion del
Proyecto. ✓ Juicio y analisis de la junta ✓ Plan de gestión de Recursos.
directiva y grupo de
✓ Plan de Gestion del Proyecto licitaciones. ✓ Estructura de Desglose de
Recursos
✓ Cronograma ✓ Matriz de responsabilidades
✓ Entregas de acuerdo con la
✓ Requerimientos ✓ Graficos representativos EDT.

✓ Registro de interesados ✓ Formatos ✓ Exclusiones y Restricciones.

✓ Registro de Riesgos ✓ Reuniones del equipo de

proyectos
✓ Listado de los factores
ambientales.

✓ Activos de los procesos de la

organizacion
 Plan de Gestion de Recursos

Proyecto LJRZ – ECP – 4003628

“PLANIFICACION DE GESTION DE RECURSOS”

GENERALIDADES OBJETIVO ALCANCE

Planificar la obtencion de los recursos para el desarrollo del proyecto y ejecutar por cada fase según los
recursos requeridos para cada actividad:
• Contratacion y capacitacion del personal de mano de obra calificada y mano de obra no calificada
• Vision: Eficiencia a traves de planificacion de recursos y cumplimiento del servicio establecido en
• Adquisicion de consumibles, equipos de IT y actualizacion de software, equipos de manipulacion de
Estimar y controlar condel
el buen manejo de los recursos la puesta en marcha y la ejecucion de los servicios para
alimentos el alcance
y vehiculos Proyecto.
especializados.
la ejecucion del contrato “ECP-4003628
• Requerimientos: Planificacion, establecimiento y control en primera fase de los recursos
• Establecimiento del sistema de calidad de manipulación de alimentos, nutrición y revisión de muestras
• Beneficios Esperados: Solucion de riesgos e imprevistos, obtencion de documentacion,
contratacion de RRHH y obtencion de equipos, insumos y Vehiculos
• Estrategia: Desglose de cada actividad para conocer las necesidades y asignar el presupuesto.
 Plan de Gestion de Recursos
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS
SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL.
LJRZ – ECP - 4003628

Humanos Fisicos

Materias Primas y
Calificados No Calificados Instalaciones Vehiculos Equipos

Coord. Consumibles de
Profesionales Tecnicos Oficinas Vehiculo CHEVY Alimentos
Almacen
Administrativas NLR 460T #1
Sup. QSHE Electricista Aux. Almacen
Refrigeradores
Centro de Vehiculo CHEVY
Ing. Alimentos Mecanico Administrador #1 Distribucion NLR 460T #2
Vajillas y cubiertos
Contador Aux. QHSE Administrador #2 Almacen Vehiculo CHEVY
Principal NLR 460T #3
Aux. Contable Utileria de Cocina

Conductor #1 Aux. Limpieza #1 Cocinero #1 Aux. Cocina #1 Almacen Materias Vehiculo CHEVY
Primas NLR 460T #4 Electrodomesticos
Conductor #2 Aux. Limpieza #2 Cocinero #2 Aux. Cocina #2

Area de Limpieza Montacarga Botellas de Agua

Conductor #3 Aux. Limpieza #3 Cocinero #3 Aux. Cocina #3 y Lavanderia de 2T Potable

Consumibles de
Conductor #4 Aux. Limpieza #4 Cocinero #4 Aux. Cocina #4
Limpieza
 Plan de Gestion de Recursos
Entregas de Acuerdo con el EDT
ENTREGABLE DEL EDT RECURSOS
• Gerente de RRHH
• Asistente de RRHH
1.- Solución de seguridad de logistica y suministro de
• Gerente de SC
alimentos en instalaciones industriales de Ecopetrol.
• Gerente y Supervisor de IT
• Equipos IT y Software
• Gerente de SC
2.- Compras • Asesor Legal
• Supervisor de SC
• Gerente de SC
• Supervisor de SC
3.- Lista de Materiales • Almacenistas
• Sup. QHSE
• Equipos IT
• Supervisor de Mantenimiento
• Supervisor de IT
4.- Instalacion y adecuacion de equipos y vehiculos • Supervisor de SC
• Sup. QHSE
• Equipos IT
• Supervisor de Mantenimiento
• Supervisor de IT
5.- Auditoria de Calidad y revision de registros sanitarios
• Supervisor de Operaciones
del Centro de Distribucion e instalaciones industriales de
• Sup. QHSE
ECP.
• Auditor QA/QC
• Equipos IT
• Supervisor de Mantenimiento
• Supervisor de IT
• Supervisor de Operaciones
6.- Prueba tecnica • Sup. QHSE
• Auditor QA/QC
• Ingeniero de Alimentos
• Equipos IT
• Gerente de Proyectos
7.- Cierre • Rep. Cliente
• Sponsor.
Clasificacion de los Involucrados
GRUPOS INTERESES PROBLEMAS PERCIBIDOS RECURSOS y MANDATOS
Adquisicion de un servicio
Personal Tecnico
Tener un servicio de Deficiencias en el suministro de
de suministro de alimentos y
de Ecopetrol
alimentacion de Calidad en alimentos y servicios generales en
servicios generales en
Instalaciones industriales instalaciones Industriales
instalaciones industriales
Personal No Encontrar un lugar de trabajo No existen empresas de servicio en
Proveer condiciones de
Calificado del que proporcione un ambiente el area que proporciones un
trabajo seguro.
Area seguro ambiente de trabajo seguro
Proveer soluciones de
Brindar al usuario proyectos y Bajo interes en los servicios suministro y distribución
LJRZ Food
servicios que cumplan con sus proporcionados por proveedores efectiva a través de una
Services LTDA
expectativas. locales nueva plataforma de
logística y transporte
Entregar un Servicio de
Cumplir con los objetivos No lograr una buena dinamica
Alimentacion y Servicios
Equipo de establecidos en tiempo, en las laboral que genere tensiones en el
Generales que cumpla con
Trabajo actividades asignadas según su ambiente de trabajo; impidiendo el
los requierimientos
area. desarrollo del proyecto.
contractuales.
Cubrir la demanda requerida en
Incumplir con los recursos Presentar insumos,
el desarrollo del proyecto, de
solicitados, presentando equipos,herramientas y
Proveedores acuerdo a la dimension y
situaciones de desabastecimiento vehiculos necesarios y con la
tiempo establecido del
o prorroga de tiempo. calidad exigida.
proyecto.
Profesionales Cumplir con los servicios Incumplir con los servicios
Contratados en contratados en el tiempo solicitados por situaciones o Presentar productos y
Servicios establecido, según cronograma factores que alteren la entrega del servicios de buena calidad.
Especificos del proyecto. producto.
 Plan de Gestion de Recursos
ORGANIGRAMA LJRZ FOOD SERVICES LTDA

Gerente General

Asistente Desarrollo de
Administrativo Negocios

Gerente de Gerente de Gerente de Operaciones/ Gerente de

Gerente de Proyectos Gerente de RRHH Gerente de Finanzas
Supply Chain QHSE Mantenimiento IT

Supervisor Supervisor Supervisor de Supervisor de Supervisor Asist. Contador Contador

Supply Chain QHSE Mantenimiento Operaciones de IT de RRHH #1 #2

Coordinador de Coordinador de Ingeniero de Tecnico de Tecnico de Asesor

Mecanico Electricista
Compras #1 Compras #2 Alimentos IT #1 IT #2 Legal

Coordinador de Coordinador de
Almacen #1 Almacen #2
 Plan de Gestion de Comunicaciones

DESARROLLAR EL PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

Determinar la Matriz y el Plan de Gestion de Comunicaciones del Proyecto LJRZ-ECP- 4003628

ENTRADAS TECNICAS y
SALIDAS
HERRAMIENTAS
✓ Acta de Constitucion del
✓ Juicio y analisis de la junta ✓ Plan de gestión de
Proyecto.
directiva y grupo de Comunicaciones.
licitaciones.
✓ Plan de Gestion del Proyecto
✓ Actualizacion del Plan de
✓ Requerimientos de analisis Compromiso de Interesados
✓ Documentacion de
de Comunicaciones
Requerimientos
✓ Actualizacion del Cronograma
✓ Metodos de Comunicacion
✓ Registro de interesados
✓ Actualizacion del registro de
✓ Entendimiento de Politica y interesados.
✓ Registro de Riesgos
Cultura laboral.
✓ Listado de los factores ✓ Matriz de Plan de Gestion de
✓ Matriz de evaluacion de Comunicaciones.
ambientales.
compromise de interesados
✓ Activos de los procesos de la ✓ Diagrama de Flujo de la
✓ Reuniones del equipo de Comunicacion.
organizacion
proyectos
 Plan de Gestion de Comunicaciones
Metodo de MATRIZ DE COMUNICACIONES
Frecuencia de Comunicacion
Comunicacion
Responsable de Distribuir la Informacion a Metodo de Frecuencia de Proceso de
R Reunion D Diaria Interesados
informacion Comunicar Comunicacion Comunicacion Escalamiento
I Informe Escrito S Semanal Al Finalizar la
Correo Cronograma de
SPR PM I-E Gestion de PM
E M Mensual hitos
Electronico Planificacion
M Memorandum C Según Cronograma Lineas Base: Al Finalizar la
Informacion Finalizada Gestion de CLT PM Alcance I-E Gestion de PM
V F Cronograma Planificacion
Verbal Planificacion
Firma Contrato de Al Finalizar la
A Acta FC PTeam PM Planes Subsidiarios I-E Gestion de PM
Compras Planificacion

Informacion de
PM PTeam I-E Semanal PM
Desempeño
Matriz del Plan de SPR
PM
Informe de
I-E Semanal PM
CLT Desempeño
Gestion de
Comunicaciones Resultado Semanal
PTeam PM R–A–E Semanal PM
de Desempeño

Finalizada la
VDR PM Requisitos I-E Elaboracion del PM
Contrato
Glosario de Terminos Informe de
PTeam PM V–E–M Semanal PM
Eficiencias
PM Gerente de Proyectos
SPR Sponsor Cuando se desee
Solicitud Interna de reducir el tiempo o
CLT Cliente PM PM
Recursos
I-E
cuando se modifique
SPR

PTEAM Equipo del Proyecto el alcance

VDR Proveedores
PM PM Solicitud de Cuando se presenten
I-E PM
CLT CLT Cambios Cambios.
 Plan de Gestion de Comunicaciones
DIAGRAMA DE FLUJO DE LA INFORMACION
PROCESO DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES
PROYECTO LJRZ-ECP-4003628

Los Interesados No
NO NO
Interesados, Sponsor, Directivos y Gerentes Las Informaciones fueron
Aceptaron la Propuesta conforme a los
interesados
SI
Equipo de Trabajo
para la Planificacion
de Informacion

Distribucion de la Informacion

Ciclo de Vida del Proyecto LJRZ-

Plan Establecido Ejecucion del Proceso
ECP-4002628

De Acuerdo con el informe de Desempeno NO El Grupo Revisa las

en el Proceso de Informacion? informaciones
Presentadas
SI
Se Hace la Propuesta de los Interesados

Resultados de los Planteamientos del Proceso de Informacion

Final
 Plan de Gestion de Riesgos

DESARROLLAR EL PLAN DE GESTION DE RIESGOS

Determinar el Plan de Gestion de Comunicaciones, Estructura de Desglose del Proyecto LJRZ-ECP- 4003628

ENTRADAS TECNICAS y
SALIDAS
HERRAMIENTAS
✓ Acta de Constitucion del ✓
✓ Juicio y analisis de la junta Plan de gestión de Riesgos.
Proyecto.
directiva y grupo de
licitaciones. ✓ Estructura de Desglose de
✓ Plan de Gestion del Proyecto
Riesgos.
✓ Cronograma ✓ Analisis de Interesados
✓ Analisis Cualitativo de
✓ Registro de interesados ✓ Reuniones del equipo de Riesgos.
proyectos
✓ Analisis Cuantitativo de
✓ Listado de los factores
Riesgos.
ambientales.
✓ Plan de Respuesta, Medicion
✓ Activos de los procesos de la
y Control de Riesgos.
organizacion
 Plan de Gestion de Riesgos

METODOLOGIA DEGESTION
FRECUENCIA DE GESTIONDE
DERIESGO
RIESGO
Fuentes de
Proceso Descripcion Herramientas Frecuencia de
Proceso Momento de Ejecucion Entregable Informacion
Ejecucion
Planificacion de la Elaborar Plan de Gestion de Equipo del
Guia del PMBOK
Planificacion de la
Gestion de Riesgos los Riesgos Proyecto
Al inicio del proyecto Plan del Proyecto Una vez
Gestion de Riesgos Identificar que riesgos
pueden afectar el proyecto y Equipo del
Identificacion de Riesgos Checklist de riesgos
documentar sus
Al inicio del proyecto, en cada Proyecto
OBJETIVO: Plan del Proyecto. Reunion de
Identificacion de Riesgos caracteristicas
reunion del equipo de Semanal
Coordinacion Semanal
proyecto e
Evaluar probabilidad Definicion de probabilidad e
Identificacion de los riesgos Analisis Cualitativo de Equipo del
impacto, y establecer rango impacto. Matriz de probabilidad
que tienen probabilidad de los Riesgos Proyecto
impactar de manera de importancia.
Al inicio del proyecto, en cada e impacto
positiva o negativa en el Analisis Cualitativo de Plan del Proyecto.
Arboles Reunion
de decision. de
Estrategias
Analisis Cuantitativo de reunion del
Determinar equipo
el costo de
producto Semanal
Equipo del
Proyecto LJRZ-ECP- los Riesgos paraCoordinacion Semanal
riesgos negativos y riesgos
4003628 Riesgos del impactoproyecto
de los riesgos. Proyecto.
Positivos
Analisis Cuantitativo de Estrategias para Riesgos
No Aplica
Definir respuesta a riesgos. Negativos No Aplica
o Amenazas. No Aplica
Riesgos
Planificacion de Equipo del
Planificar ejecucion de Estrategia para Riesgos Positivos
Respuesta a los Riesgos Proyecto
respuestas u Oportunidades. Estrategia de
Al inicio del proyecto, en cada
Planificacion de Plan del Proyecto.
Respuesta Reunion de
a Contingencias
reunion del equipo de Semanal
Respuesta a los Riesgos Coordinacion Semanal
Verificar la proyecto
ocurrencia de
Seguimiento y Control Equipo del
riesgos. Supervisar y verificar Auditoria de riesgos
Seguimiento
del Riesgo y Control Reunion de coordinacion Proyecto
En cada fase
la ejecucion de del proyecto
respuestas. Semanal
del Riesgo semanal
 Plan de Gestion de Riesgos
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RIESGOS

SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS

PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL.
LJRZ-ECP-4003628

Tecnico Externo Organizacion Gestion

Materiales Regulaciones Recursos Control

Gubernamentales

Condiciones del Logistica Alcance

Mano de Obra
Mercado

Equipos Bloqueos de vias de Flujo de Caja Planeacion

acceso

Ataques terroristas Estrategia Requerimientos

 Plan de Gestion de Riesgos
Objetivos del
Muy Bajo 0.05 Bajo 0.1 Moderado 0.2 Alto 0.4 Muy Alto 0.8
Proyecto
Incremento <= Incremento > 20%
Incremento > 5% y < Incremento > 25%
Costo US$ Incremento < 0.5% del 5% del y < 25%
20% del Presupuesto del Presupuesto >
802,000 Presupuesto <= US$ 500 Presupuesto <= delPresupuesto
US$ 1000 - 3000 US$ 10000
US$ 1000 US$ 3000 - 600
Aumento entre Aumento entre 11- Aumento mayor a
Plazo Aumento < 1% Menos de Aumento entre 6-10%
1-5% 30% 30%
45 Dias 1 día De 4 a 6 días
De 1 a 3 días De 7 a 18 días > 19 días
Escalas de Impacto Reducción de
Sólo se afecta Reducción de calidad,
Incremento insignificante calidad, no Proyecto rechazado
Calidad las aplicaciones requiere aprobación del
de calidad aceptada por el por el Directorio.
muy exigentes Directorio.
Directorio
Accidentes que Accidentes que causen
Incidentes que requieran
causen incapacidad temporal Accidentes que Accidentes fatales.
de un tratamiento
Seguridad incapacidad entre 10 a 30 días. causen incapacidad Pérdidas o robos
ambulatorio. Robos o
temporal < 4 Pérdida o robos de hasta temporal > 30 días. mayores
pérdidas menores
días $500

Prob Riesgos Negativos - Amenazas Riesgos Positivos - Oportunidades

0.9 -0.72 -0.36 -0.18 -0.09 -0.045 0.045 0.09 0.18 0.36 0.72
0.7 -0.56 -0.28 -0.14 -0.07 -0.035 0.035 0.07 0.14 0.28 0.56
0.5 -0.4 -0.2 -0.1 -0.05 -0.025 0.025 0.05 0.1 0.2 0.4
0.3 -0.24 -0.12 -0.06 -0.03 -0.015 0.015 0.03 0.06 0.12 0.24
0.1 -0.08 -0.04 -0.02 -0.01 -0.005 0.005 0.01 0.02 0.04 0.08
Matriz de Probabilidad e
-0.8 -0.4 -0.2 -0.1 -0.05 0.05 0.1 0.2 0.4 0.8
Impacto
Escala de Probabilidad Valor Numerico Escala de Impacto Valor numerico Alto
Improbable 0.10 Muy Bajo 0.05
Remoto 0.30 Bajo 0.10 Moderado
Ocasional 0.50 Moderado 0.20
Probable 0.70 Alto 0.40 Bajo
Frecuente 0.90 Muy Alto 0.80
 Plan de Gestion de Riesgos
IMPACTO

SEGURIDAD
CALIDAD
RIESGOS PROB. IMPORTANCIA

IMAGEN
COSTO

PLAZO
Insumos y consumibles de alimentos caducados o de calidad inferior 0.5 0.8 0.8 0.8 0.40
Desabastecimiento de alimentos e insumos específicos. 0.5 0.4 0.4 0.4 0.20

TECNICO
Equipos IT y software no disponibles 0.3 0.4 0.8 0.2 0.24
Vehiculos y certificados con retraso de entrega 0.1 0.4 0.8 0.08
Personal de area de influencia no apto en examenes medicos. 0.9 0.8 0.8 0.4 0.72
Incremento en la TRM (Tasa de Cambio) 0.3 0.4 0.12
Reduccion del Precio del Petroleo 0.5 0.4 0.20
Interrupcion del acceso a las areas de trabajo por parte de la comunidad del area. 0.7 0.1 0.2 0.4 0.28
EXTERNO

Riesgos Contagio COVID19 por falta de protocolos. 0.7 0.4 0.4 0.4 0.8 0.4 0.56
Negativos Falta de Hospital cercano en caso de accidente 0.3 0.4 0.4 0.12
Ataque terrorista a las intalaciones y secuestro del personal. 0.3 0.2 0.06
Bloqueo de vias de comunicación. 0.7 0.4 0.4 0.4 0.28
Robo o perdida de equipos 0.5 0.8 0.4 0.8 0.40
Demora en la aprobacion de ordenes de compra 0.1 0.2 0.8 0.08
ORGANIZACION

Demora en aprobacion de certificaciones y licencias. 0.7 0.4 0.4 0.28

Recursos no disponibles (Financieros, humanos, fisicos, Etc) 0.3 0.8 0.2 0.4 0.24

Manejo logistico y de compras deficiente 0.1 0.1 0.1 0.01

Accidentes en instalacion de equipos y en ejecucion. 0.9 0.8 0.2 0.8 0.8 0.72
Variacion en alcance por cambio de requerimientos 0.7 0.6 0.6 0.42
GESTION

Mala interpretacion de requerimientos contractuales 0.5 0.4 0.4 0.8 0.8 0.40
Interrupcion de operaciones por la implementacion del sistema de calidad 0.3 0.4 0.2 0.4 0.2 0.12
Demoras en la planificacion del proyecto 0.3 0.4 0.2 0.4 0.12
 Plan de Gestion de Riesgos
IMPACTO

SEGURIDAD
RIESGOS PROB. IMPORTANCIA

CALIDAD

IMAGEN
COSTO

PLAZO
Reduccion en el costo de Equipos (IT, Alimentos, Vehiculos, Etc) 0.1 0.8 0.08

TECNICO Reduccion en el costo de la Capacitacion 0.3 0.8 0.24

Reclutamiento de personal mas calificado 0.5 0.4 0.4 0.8 0.8 0.8 0.40

Reduccion del Costo de Combustible 0.3 0.8 0.24

EXTERNO

Incremento del Precio del Petroleo 0.1 0.8 0.08

Riesgos Reduccion de la TRM (Tasa de Cambio) 0.5 0.8 0.40
Positivos
Actualizacion de software de ultima generacion 0.3 0.2 0.2 0.2 0.2 0.4 0.12
ORGANIZACION

Lideres en el mercado de servicios de alimentacion y catering. 0.7 0.8 0.56

Obtencion de Proyectos similares con el cliente 0.5 0.8 0.40

Posibilidad de captar otros clientes para desarrollar servicios similares. 0.7 0.8 0.56

Mejor Planificacion del Proyecto 0.7 0.8 0.8 0.8 0.8 0.8 0.56
GESTION

Mejor manejo del Personal 0.7 0.4 0.4 0.4 0.4 0.4 0.28

Generacion de mejoras continuas en los procesos 0.7 0.4 0.4 0.4 0.4 0.6 0.42
 Plan de Gestion de Riesgos
ANALISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

Riesgos Negativos Significativos Riesgos Positivos Significativos

ITEM AMENAZAS IMPORTANCIA ITEM OPORTUNIDADES IMPORTANCIA
R-01 Personal de area de influencia no apto en examenes medicos. 0.72 O-01 Lideres en el mercado de servicios de alimentacion y catering. 0.56
R-02 Accidentes en instalacion de equipos y en ejecucion. 0.72 O-02 Posibilidad de captar otros clientes para desarrollar servicios similares. 0.56
R-03 Contagio COVID19 por falta de protocolos. 0.56 O-03 Mejor Planificacion del Proyecto 0.56
 Plan de Gestion de Riesgos
ANALISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS
Amenazas Oportunidades

R-01 R-02 R-03 O-01 O-02 O-03

Total: $ 5,300 Total: $ 48,300 Total: $ 2,800 Total: $ 7,000 Total: $ 4,000 Total: $ 20,000

Riesgo Tipo Impacto Probabilidad VME (us$) Reserva

R-01 Amenaza $5,300 90% $4,770 $4,770
R-02 Amenaza $48,300 90% $43,470 $43,470
R-03 Amenaza $2,800 70% $1,960 $1,960
O-01 Oportunidad -$7,000 70% -$4,900
O-02 Oportunidad -$4,000 70% -$2,800
O-03 Oportunidad -$20,000 70% -$14,000
Impacto Potencial Medio $25,400.00
Reserva de Contingencia $28,500.00 $50,200.00
 Plan de Gestion de Riesgos
PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS
Probabilidad Vs Costo Pre/Post-Mitigacion ITEM RIESGOS TIPO RESPUESTA A LOS RIESGOS
Proceso de Selección condicionado a salud
RESPONSABLE
Mitigar
Personal de area de influencia no apto Mitigar Establecer recomendaciones de nutricion Gerente de
R-01
en examenes medicos. Mitigar Establecer evaluacion de pre-selección Proyecto
Mitigar Contar con un Supervisor de Entorno
Mitigar Capacitacion en Seguridad laboral al personal
Mitigar Reuniones pre turno de 5 min.
Accidentes en instalacion de equipos y Uso de Equipos de Proteccion Personal
R-02 Mitigar Gerente de QHSE
en ejecucion.
Mitigar Senalizacion de Seguridad
Mitigar Contar con un Supervisor de QHSE
Mitigar Establecer protocolo de Bio-Seguridad.
Mitigar Capacitacion en Bio Seguridad al Personal
Mitigar Instalacion de barreras de separacion
Contagio COVID19 por falta de
R-03 Uso mandatorio de Mascarillas en areas de Gerente de QHSE
protocolos. Mitigar
trabajo
Mitigar Desinfeccion de areas de trabajo cada 30 min.
Mitigar Instalacion de estaciones de desinfeccion

PLAN DE RESPUESTA A LAS OPORTUNIDADES

ITEM OPORTUNIDADES TIPO RESPUESTA A LAS OPORTUNIDADES RESPONSABLE
Realizar publicidad masiva Directorio de
Lideres en el mercado de servicios
O-01 Explotar LJRZ Food
de alimentacion y catering.
Services Ltda
Publicidad especifica (Brochure, revisas de Directorio de
Explotar servicio, ACIPET, etc) LJRZ Food
Posibilidad de captar otros clientes Services Ltda
O-02
para desarrollar servicios similares. Programar visitas a proyectos de clientes Directorio de
Explotar potenciales LJRZ Food
Services Ltda
Costo Pre-Mitigacion Vs Probabilidad Coordinacion frecuente entre los
Explotar
Mejoras en Planificacion del interesados del Proyecto. Gerente de
O-03
Proyecto Contar con asesoria externa sobre Proyectos
Costo Post-Mitigacion Vs Probabilidad Explotar
metodologia del PMBOK
 Plan de Gestion de Adquisiciones
DESARROLLAR EL PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES
Determinar el Plan de Gestion de Adquisiciones, Estructura de costos y criterio de seleccion de proveedores del Proyecto
LJRZ-ECP- 4003628

ENTRADAS TECNICAS y
SALIDAS
HERRAMIENTAS
✓ Acta de Constitucion del
Proyecto. ✓ Juicio y analisis de la junta ✓ Plan de gestión de
directiva y grupo de Adquisiciones.
✓ Plan de Gestion del Proyecto licitaciones.
✓ Criterio de Seleccion de
✓ Modelo de negocio y ✓ Investigacion de Mercado Proveedores, e inversion
Presupuesto del Proyecto requerida.
✓ Analisis de datos e
✓ Cronograma informacion ✓ Analisis Cuantitativo de
Riesgos.
✓ Registro de Riesgos ✓ Analisis y seleccion de
recursos ✓ Plan de Respuesta, Medicion
✓ Registro de interesados y Control de Riesgos.
✓ Reuniones del equipo de
✓ Listado de los factores proyectos ✓ Activos de los procesos de la
ambientales. organizacion
✓ Activos de los procesos de la
organizacion
 Plan de Gestion de Adquisiciones

SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES

PROYECTO
DE ECOPETROL
CODIGO DEL PROYECTO LJRZ – ECP - 4003628

El Proyecto esta localizado en las plantas industriales de Chichimene y San Fernando

UBICACION
de Ecopetrol, ubicadas en el municipio Acacias, Departamento del Meta.

INVERSION EL capital total requerido para el Proyecto LJRZ-ECP-4003628 es US$ 951,250

- Tiempo de Cobertura del Plan: 45 dias

- Alcance del Plan de Adquisiciones:

• Lineamientos de Adquisicion de Bienes

PLAN DE GESTION DE • Lineamientos de Contratacion de Servicios
ADQUISICIONES • Metodo de Seleccion de Proveedores
• Costos estimados de cada Contrato.
• Tipos y valores de Contrato

- Actualizacion del Plan de Adquisiciones: se actualizará anualmente o cuando sea

necesario o requerido por el Proyecto.
 Plan de Gestion de Adquisiciones

ADQUISICIONES PARA EL PROYECTO

Adquisición de Insumos y Adquisición de Equipos de Adquisición de Vehiculos Servicio de Modificaciones y Servicio de Auditoria y
Capacitacion de Personal
Consumibles de manipulación y Certificados para actualizacion del Centro de Renovacion de
(MOC y MONC)
Alimentos. conservación de alimentos Transporte de Alimentos Distribucion de alimentos permisos y licencias

Objetivo Actividades Resultados Tipo de Contrato Valor (us$) Seguimiento

Suministro de cuatro (4)

Adquirir cuatro (4) $ 300400 por los Cuatro El proveedor debera
Adquirir
Realizar auditoria
Equipos de e Vehiculos
Suministro de nuevos
Equipos de Sistema de Calidad El proveedor debera
Vehiculos
Contratar
Adquirir nuevosde
Insumos
Servicio y Suministro
Verificar ydeauditar
Insumos el y (4) Vehiculos Chevrolet cumplir con la entrega los
implementacion
manipulacion yde Certificados
Capacitar
manipulacion para
y certificar
y al Centro
Cuatro
Equipos dede(4)
Distribucion
Vehiculos
implementado y de
manipulacion Contrato por Tiempo y cumplir
El proveedor
con la debera
entrega
Realizar modificaciones
Certificados
Capacitacion
Consumibles parala y
al para
personal cumplimiento
Consumibles del sistema
de Insumos
Personal yMOC
Consumibles
y MONC NLR 460T
$ 149850
35000 por nuevos,
Equipos de Cuatro (4) con
Vehiculos
Sistema
conservacion
de Calidad, de asi Modificar
transporte
personal yen
actualizar
de
conservacion temasde deel
alimentos. Alimentos
Chevrolet Actualizado
NLR
y conservacion
auditado 460T
con de Materiales, con duracion
Materiales, con duracion $$$10000
10000por por
por el Servicio
elinsumos
Servicio yde cumplir
del manifiesto
del manifiesto
cumplir una
cony una
guia
y de
actualizacion
transporte
preparacion
de acuerdode del
con Centro
dealimentos,
alimentos
los de gestion
preparacion
de acuerdo
de capacitados
de preparacion
de acuerto
de a incluyendo lay
manipulacion Chevrolet NLR 460T en el
alimentos
como de acuerdo
renovacionde de Centro de Distribucion
alimentos.
Los Vehiculos
Seguridad Estosdeben
equipos
Industrial yde
ser para
alimentos,
nuevos ysuministrar
de
Certificados
fabricantes
oportunidades y acciones de servicio definido y de Auditoria
Auditoria
$consumibles
2000 por y renovacion
y renovacion
10 para 500de
personas comunicación
certificados de semana
equipos
control de calidad una
dedeDistribucion
acuerdo
derequerimientos
acuerdo con
requeridos
del con
alimentos,
el estándar
bajo ISO
un alimentos
requerimientos
de excelente
del certificacion
conservacion para
deel centro de distribucion
permisos
con requerimientos
y licencias para
del Marca Alimentos.
Chevrolet
deben
Manipulacion Modelo
tener tener de alimentos
para
correctivas,
reconocidos para
el transporte
asien500
lade
como valor
valorpor
porproducto
persona depermisos
permisos y ylicencias.
personas. licencias. dos
semana
para
semanas
informar
posterior
posterior
los
a la a
para Alimentos.
requerimientos
contrato
el contrato del
LJRZ-ECP-
LJRZ- 9001:2009,
estricto control
renovacion
de contrato
calidad y4003628
frescos. transporte de alimentos,
alimentos. dos semanas posterior a
contrato
manipulacion
LJRZ-ECP-de NLR 460T,
certificado con
degarantia
alimentos garantiay personas
industria
licencias de por
alimentos. dia.
y permisos
alimentos. suministrado.
capacitada. recepcion avances.
la recepcion de de
la orden
la orden
de
contrato
4003638LJRZ-ECP-
ECP-4003638 calidad
de permisos
y manipulacion.
y licencias. incluyendo el la recepcion de la orden
alimentos.
4003638. certificados por una
del fabricante. renovados. decompra.
compra.
4003638 combustible. de compra.
tercera compania.
 Plan de Gestion de Interesados

DESARROLLAR EL PLAN DE GESTION DE INTERESADOS

Determinar el Plan de Gestion de los Interesados del Proyecto LJRZ-ECP- 4003628

ENTRADAS TECNICAS y
SALIDAS
HERRAMIENTAS
✓ Acta de Constitucion del ✓ Juicio y analisis de la junta ✓ Plan de gestión de
Proyecto. directiva y grupo de Interesados.
licitaciones.
✓ Plan de Gestion del Proyecto ✓ Actualizacion de Plan de
✓ Tormenta de ideas, Gestion de Proyecto.
cuestionarios y encuestas.
✓ Plan de Compromiso de ✓ Actualizacion de registro de
Interesados ✓ Analisis de datos, riesgos y compromisos de
interesados e informacion interesados
✓ Listado de los factores
ambientales. ✓ Reuniones del equipo de ✓ Activos de los procesos de la
proyectos organizacion
✓ Activos de los procesos de la
organizacion
 Plan de Gestion de Interesados
Diagrama de Analisis de Interesados.
Analisis de Interesados – Proyecto LJRZ-ECP 4003628.
5 I

4 G
A
J I
Poder
3
III IV F
✓ Los interesados A, F y J, son
actores clave que deben
2 D H
B participar en todos los niveles
E
de la planificación del proyecto
1 C II ✓✓ Los
Losinteresados
interesadosGB, y IEdeben
y H,
y la gestión del cambio
I II deben mantenerse
mantenerse informados
satisfechos
0 ✓ Interesados C y D van a
a través de una comunicación
asegurándose de que las
0 1 2
Interes
3 4 5
✓ requerir
Deben unseresfuerzo
miembros de
frecuente sobre
inquietudes el estado se
y preguntas y el
Lista de Interesados. gestión mínimo.
participativos en todas las
III progreso
aborden del proyecto.
adecuadamente.
Clave Organizacion Nombre Poder (1-5) interés (1-5) reuniones de estado del
A Operaciones O. Gonzalez 4 5 proyecto, revisiones de puerta
B Operaciones C. Granados 2 4
C Proveedor J. Meza 1 1 y reuniones ad hoc según sea
D Proveedor D. Calderon 2 2 necesario.
E Auditor QA/QC C. Vasquez 2 4 IV
F Cliente R. Prieto 3 5
G QHSE J. Romero 4 1
H Supply Chain B. Alborez 2 4
I Finanzas D. Suarez 5 2
J Profesional de alimentos. A. Diaz 3 4
 Plan de Gestion de Interesados

Matriz de Analisis de Interesados - Proyecto LJRZ – ECP – 4003628

Interesado

A
Inquietud Cuadrante/Descripcion Estrategia
B

D Permita queael
Solicite laspersonal
partes de
Comunique el
Inquietudes con respecto a Permitir
QHSE,
Permitainteresadas
que alelequipo
Supply Chaindey de
personal
como
Comunique
cumplimiento los requisitos
de los
E Inquietudes con respecto a
los recursos, operaciones
Comunique
Auditoria
QHSE
miembros delyrequisitos
los
trabaje
y Profesional QHSE
conde
comité las
Preguntas
Preguntassobre
Inquietudes
Restricciones con el sistema
de respecto
acerca los ya
recursos
de las de
Comunicar
requisitos recursos
Comuniqueelmínimos con
cronograma
las del
los equipos
Un capacitaciones
posible bloqueoy y de trabajar
partes
Solicite
Alimentos con
directivo yelobtenga
de interesadas
recursos interesado
con
actualizaciones
trabaje para
con las
F los
los recursos
Asegurar
de calidad, la
capacitaciones
requerimientos
recursos
servicios financieros,
entrega
el ay al
logística
para del
mínimos
ayudar
para anticipación
contrato con y asegúrese
del proyecto
especificaciones ydeloslos
capacitaciones
requerimientos
vías, dano de vehículo del o
mínimos para
partesresponder
anticipación
frecuentes
responder
comentarios preguntas,
y asegúrese
y preguntas
desarrolle
interesadas sobrepara layun
status
tiempo del
de
distribución
equipo del presupuesto
los
contrato
del
funcionamiento
personal, vezy
demateriales,
insumos,
proyecto
revisióny del
una con IIIII I- -Mantener
–Mantener
Esfuerzo
II–-Mantener
Esfuerzo
IV Satisfecho
Minimo
Informado
Minimo.
- ActorInformado
Clave dedeque
equiposquelos
requisitos de recursos
materiales
adquiridos
se tengan no
asi
los
para personal
huelga ayudar
que puedealpara la del
equipo
afectar responder
abordar
de que
plan paralos
planificación unapreguntas
inquietudes
recursos
delfuente se
proyecto. y
de
G flujo deel
equipos
equiposcaja yepara
especificaciones
las
actual
que de ayudar
insumos.
alimentos
capacitaciones
sistema
proyecto y a al
de los
gestión
pasa e utilizados
con
como
recursos el se retornen
anticipación
programa
necesarios deael
para
para
manipulación
proyecto
la entregaconde lacorrecta de
instalación
material. Laproveer
devuelvan
suministro
abordar con
proporcionar
comunicación información
a QHSE
inquietudes cuando
alternativo.
los
frecuente y
equipo
equipos del proyecto.
preparados.
y recursos.
auditoria.
inspecciones.
operaciones Finanzas
garantizar
capacitación
cumplimiento cuando
la
deentrega.
yalos
ladeMONC.no
de equiposalimentos.
y su correcto de
ya
y elproductos
no
resultados
proporcionar
tratamiento ydeservicios
sean necesarios. de las
los
de
H sean necesarios.
requisitos mínimos del
funcionamiento. requeridos.
auditorias
inquietudes
resultados.son y
cliente.
I capacitaciones.
imprescindibles

J
 Ejecucion - Cronograma
Seleccion de Candidatos y Proyecto LJRZ-ECP 4003628 - Cronograma Ejecutado.
• El area asignada para instalar losInstalacion
Cotizaciones equipos y Actualización
no estuvo
de Software
La prueba piloto de los equipos de
La Instalacion y actualizacion del
disponible
1 despues de 2.5 hrs. 3 coccion se retraso debido a sobre-
Software estuvo afectada por la Proyecto
voltajes en la instalacion electrica.
Informacion de Materiales Finalizado
capacidad de la red local
y Proveedores
• Refrigeradores presentaron deficiencias y se requirio 14
reemplazarlos.2 5
Prueba
Adquisicion de Tecnica
• Verificacion de
Software requerimientos
y Equipos IT fue adelantada
4 en Listado, Informacion y
Compra de Equipos 13
simultaneo con el reemplazo de los refrigeradores.
Protocolo
de Compras 7

Se requirio establecer clausulas

adicionales con proveedores Materiales y Producto
6
en Sistema Revision y Adecuación Plan de Auditoria
de Area de Calidad
9 11

El ingreso de materiales en el
Sistema se vio afectado por 8
La renovación de registros
entrenamiento Lasimultaneo
recepcion deal los vehiculos se Vehiculos recibidos
sanitarios de la flota de vehículos
personal de almacen.
retraso debido a bloqueos en la y Verificación presento un retraso debido a un 12
via de acceso hacia el Centro de error de escritura en el titulo de
Registros
Distribucion. propiedad de un vehiculo10 Sanitarios
Hitos Instalacion y Adecuación de
Equipos y Vehículos
 Ejecucion – Indice de Desempeno de Costo

Proyecto LJRZ-ECP 4003628 - Analisis de Indice de Desempeno de Costo (CPI).

El Indice de Desempeno de Costo (CPI) Total del

104%
Proyecto LJRZ – ECP – 4003628 es descrito a
103%
continuacion:

102% ✓ PV = US $ 951,250.00

100% ✓ EV = US $ 918,045.34
100%
99%
98%
✓ AC = US $ 938,056.40
98%

98%
✓ CV = EV – AC = - US $ 20,011.06
96%

94% CPI = EV/AC = 98%

94% 95%

92%

90% El Proyecto LJRZ – ECP - 4003628 se

1. Solución de 2. Compras Lista de 4. Instalacion y 5. Auditoria de 6. Prueba 7. Cierre encuentra un 2% por encima del
seguridad de Materiales adecuacion de Calidad y revision Tecnica
presupuesto planificado.
logistica y equipos y de registros
suministro vehiculos sanitarios
 Ejecucion – Indice de Desempeno de Cronograma

Proyecto LJRZ-ECP 4003628 - Analisis de Indice de Desempeno de Cronograma (SPI).

El Indice de Desempeno del Cronograma (SPI) Total

102%
del Proyecto LJRZ – ECP – 4003628 se describe a
continuacion:
100%
100%
99% ✓ PV = US $ 951,250.00

98% ✓ EV = US $ 918,045.34
96%
96% ✓ AC = US $ 938,056.40
96%

94%
94% ✓ SV = EV – AC = - US $ 33,204.67

93%
92%
SPI = EV/PV = 97%
92%

90%

88%

86%
El Desempeno del Cronograma del Proyecto LJRZ –
1. Solución de 2. Compras Lista de 4. Instalacion y 5. Auditoria de 6. Prueba 7. Cierre
seguridad de Materiales adecuacion de Calidad y revision Tecnica ECP - 4003628 se encuentra un 3% en retraso con
logistica y equipos y de registros respecto al planificado
suministro vehiculos sanitarios
Ejecucion – Actas de Reuniones
Proyecto LJRZ-ECP 4003628 – Actas de Reuniones.
Ejecucion – Pruebas de Calidad
Proyecto LJRZ-ECP 4003628 – Pruebas de Calidad.
Monitoreo y Control - Formato de solicitud de Control de
cambios
Proyecto LJRZ-ECP 4003628 - Formatos de solicitud de Control de cambios.
Monitoreo y Control - Formato de Registro de Incidentes

Proyecto LJRZ-ECP 4003628 - Formato de Registro de Incidentes.

 Cierre – Actas de Aceptacion

Proyecto LJRZ-ECP 4003628 – Actas de Aceptacion de Entregables.

 Cierre – Actas de Aceptacion

Proyecto LJRZ-ECP 4003628 – Actas de Aceptacion de Entregables.

 Cierre – Conclusiones y Recomendaciones

Proyecto LJRZ – ECP – 4003628

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
RECOMENDACIONES

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

✓ El Proyecto LJRZ-ECP-4003628, es un servicio contractual que puede definirse como un conjunto de recursos
✓ El
Es Profesional
muy importante
Cuando de Alimentos
se desarrolla contaruncon enunconjunto
Proyectosistemade con el Departamento
de control
Servicios calidad,de
de Alimentacion
de QHSE
tanto son
para loslos responsables
insumos
y Abastecimiento, y garantes
y consumibles
se debe quedel
hacer se
un
✓ Debido
Con
Al
En
Se momento a es
recomienda
dispuestos
Siempre los inconvenientes
laelimplementacion
fin dede cumplir
deforma
tener
necesario cualquier
desarrollar
del de
un
Sistema
implementado
coordinada
para seguridad
requerimiento
Proyecto
este de
para
tipo fisica
de
Gestion
el protocolo
de
cumplir dede enCalidad,
de
proyectos,
con las
seguridad,
Suministro los areas
de se
Bio-Seguridad
realizar de
sanidadtrabajo,
Servicios dede
recomienda
requerimientos
un para else
analisis recomienda
servicio
no
ingresodejar
al de
contractuales
detallado que
y manipulacion
Alimentacion y
incluir
Centro
dede los los
de elvehiculos
de alimentos,
Abastecimiento
proceso
Ecopetrol, se
con de
distribucion
requerimientos y
el
Sistema
utilizan para
cronograma de Control
la y Gestion
depreparacion
trabajo dealimentos
Calidad,con
biendeestructurado
los razon
como pordeel
para
el fin laque
quesesiempre
proceso deben
de revision
pueda dar yestar enterados
mantenimiento
cumplimiento a cadadedeuna
cualquier
equipos de
de las
transporte
es
a muy
recomienda
manipulacion
las
proposito dede
importante
Instalaciones
contractuales, alimentos
realizar
yasi
ofrecer contar
una
disposicion
de
como yconcualquier
revision
Ecopetrol
servicios
los equipos
final
detalles
de deotro
nuevos
detallada
de residuos,
donde
alimentacion
las vehiculo
se de ylas de servicio,
yabastecimiento
certificados,
instalaciones
independientemente
estara prestando
instalaciones dondeel se tengan
asiadonde
como
de
sus que
servicio, disponibles
vehiculos
se planea
el
esto
realizara cliente
la con
instalaciones sea
el sistemas
deindustriales,
transporte
realizar
proposito
prestacion del deGPS yao
de de
certificados,
elelresponsable
servicio, que
la
prevenir
servicio,
definido esto
por
desviacion,
preparacion,no
actividades yaconformidad,
esto que
propuestas oportunidades
enasegura
las fechas de mejoras
que establecidas,
no se presentaran y/o acciones
teniendo correctivas,
inconformidades
en cuenta quey/o esto conseeldebe
incidentes
siempre fin
quederealizar
actuar un
pongan de
en
deteccion
los
esto cuales
gestionpermite
cualquier
el
consistema
el dede
fin de localizacion,
garanticen
realizar
dichos
contagio
de la
o una
residuos.
suministrar
gestion brote asi como
excelencia
utilizacion
deequipos
de calidad
los ensistema
SARS-COV-2 la
optima
implementado. de
calidad
y servicios monitoreo
los de
ydeposterior los
recursos
correctos, de
alimentosvelocidad.
yy evitarpara
evitarde
suspension su consumo
cualquier
servicios.
costos final.
dano a los equipos.
adicionales.
inmediato
peligro la
análisis y evitar ycualquier
integridad
detallado del usuario
profundo contratiempo
el fin de asi
confinal. como gastos
optimizar el tiempo innecesarios.
y recursos.
 Cierre – Lecciones Aprendidas

Proyecto LJRZ – ECP – 4003628

Gerenciamiento de Adquisiciones Gerencia de Recursos Humanos Gestion de Cronograma Gestion de Calidad Gestion de Riesgos

Nombre del Problema Problema/Exito Impacto Recomendacion

Se identifico un riesgo que podria En la instalacion de los equipos de

haber retrasado la instalacion de Noconservacion,
se incluyeron nonisesetuvo
tuvoen
en El Gerente de Proyectos, en
El Gerente de Proyecto debe
los
Un equipos
proceso ydelasrevision
pruebas piloto,
del area Se
Hacia
tuvo
Elcuenta laelrevision
impacto
cuenta laun
final
fueimpacto
del
deproyecto,
lade
mitigado
adicion de un dia
debidola a
instalacion
clausulas Se
Considere
asociacion
Sedebe
debeconsiderar
siempre
con el siempre
planifcar Gerente
los
en cualquier
impactos
de
los
NoElseplan
tenia
deunactualización
plan para otorgar
del participar plenamente en el
ya que sesedetecto
donde
Elpremios
Gerente realizaráuna
la persona
instalacion con moral
adicional
del equipo
queimportantes
electrica, de instalación
seasitenia
como del proyecto
establecido
laen y
adquisición plan externos
RRHH
de instalación/actualizacion
estándaresdebe en
deestablecer
elcalidad
costo yy el
y
las
Equipos
Plan de Conservacion
de Actualización
Requerimientos de de
de Software
Contractuales softwareyde Proyectos
reconocimientos
ORACLE no estuvo
no tuvo aenlos legales contratos proceso de revisión de contrato de
Plan de Reconocimiento
Protocolo de Bio Seguridad. plenamente
desíntomas involucrado
de COVID19.
los Equipos de Esto
Conservacionenfue
elde de
estaba
actualizacion
proveedores.
baja, ade
correctamente
de equipos pesar
del
elSe software,
requirió
de que de
protocolo
protección no
de
asibio
por un
se decronograma
software
comunicar
asignacioneseldel
un
ancho
programa
proyecto.
en elde banda
plan de
Estode
del
proveedores.
Alimentos
incomplete. miembros
cuenta el ancho
del equipo,
de banda
una vez
de lael proveedores, y debe ser
Alimentos,
exitosoproceso
asi como
debido de compras.
a que sus sistemas
la persona (1)
sobre-voltajes.
como
genero
dia adicional
seguridad, la inversión
yconflictos
Esto
para
se evito deocasiono
unentre
establecer
us$ 1000
los elen
retraso premios
debe
proyecto.
la redser
antes
y reconocimientos
continuo
Esto
deayudara
serainiciado
lo largo
a evitar
para
y/o
delel
proyecto red.
finalizara. comunicado entre el Gerente de
fueprotección
de identificada a tiempo y se
recomendados. miembros
el daño adicionales.
cronograma
clausulas de dosdelequipos
proyecto.
del
adicionales proyecto.
de
y modificar personal
ciclo deestablecido.
retrasosvida
involucrado
del proyecto.
y sobrecostos. cada
Proyecto y los Proveedores.
evito un brote del virus SARS COV refrigeración
contratos de valorados
proveedores.en US$ proyecto.
2 en la instalacion. 10,000 cada uno.
 FIN
“ La Disciplina es la Clave del Exito”