LJRZ FOOD SERVICES

LTDA

PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES

SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL

LJRZ – ECP - 4003628

LJRZ FOOD SERVICES LTDA.

DIRECCIÓN
BOGOTA, DISTRITO CAPITAL, CÓDIGO POSTAL: 11011

FECHA: ENERO 27, 2022

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TABLA DE CONTENIDO

1. INFORMACION DEL PROYECTO........................................................................................................3

2. RESTRICCIONES Y PREMISAS............................................................................................................3
2.1. Restriccion de las comunicaciones......................................................................................3
2.2. Premisas de las comunicaciones.........................................................................................4
3. REQUISITOS DE COMUNICACIONES DE LOS INTERESADOS.....................................................................4
4. RECURSOS ASIGNADOS A ACTIVIDADES DE COMUNICACIONES..............................................................5
4.1. Información que debe ser comunicada...............................................................................5
4.2. Responsables de distribuir la informacion..........................................................................5
4.3. Personal que recibira la informacion...................................................................................5
4.4. Métodos o tecnologías para transmitir la información.......................................................5
4.5. Frecuencia de la comunicación...........................................................................................6
5. PROCESO DE ESCALAMIENTO..........................................................................................................6
6. Método para actualizar y refinar el plan de comunicaciones.................................................7
7. Glosario de Terminologia de Matriz de Comunicaciones........................................................7
8. Matriz del Plan de Gestion de Comunicaciones......................................................................8
9. DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACION...........................................................................................9
....................................................................................................................................................................................9

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1. INFORMACION DEL PROYECTO

El proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE

ECOPETROL LJRZ – ECP - 4003628 se establece con el objetivo de ejecutar el contrato numero
4003628“ Suministro de servicios generales y de alimentación en las instalaciones industriales
de Ecopetrol y sus empresas contratistas”, el cual fue adjudicado por Ecopetrol a LJRZ FOOD
SERVICES LTDA. A continuacion, se describe la informacion del proyecto

Descripcion Informacion
Empresa LJRZ Food Services LTDA
Proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA
INSTALACIONES DE ECOPETROL - LJRZ – ECP - 4003628
Fecha de Preparacion 25 de Enero de 2021
Cliente Ecopetrol
Patrocinador Principal Laura J. Garibello
Gerente de Proyecto Rafael E. Zerpa Z.

2. RESTRICCIONES Y PREMISAS

2.1. Restriccion de las comunicaciones

 El equipo involucrado en el Proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES

ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL LJRZ – ECP – 4003628 no
acuerden tiempos disponibles para las reuniones de discusion de gestion.
 Los miembros del equipo del proyecto se encuentran en ubicaciones fisicas distintas.
 El manejo de la informacion es escalable, es decir, varia de gerentes para el suministro
de la informacion requerida.
 En uno de los niveles de acceso para obtener informacion, el gerente o encargado de
proporcionarla, se rehuse a colaborar con el equipo.
 Que no sea posible establecer comunicación remota con alguno de los interesados y/o
involucrados para el manejo de la informacion.
 Tener inconvenientes con alguno de los interesados y/o involucrados en el proyecto y
esto tenga incidencia en el desarrollo de la gestion.
 Llegada despues del tiempo establecido para las reuniones acordadas, o no asistir a
estas.

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2.2. Premisas de las comunicaciones

 Todo el equipo involucrado en el Proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES

ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL LJRZ – ECP – 4003628 deben
poseer una cuenta de correo electronico, un telefono movil y un buen acceso a internet.
 Todos los entregables del proyecto ejecutados por LJRZ Food Services LTDA se
consignaran en el archivo fisico y electronico designado por la Gerencia de Proyecto.
 Todo el personal involucrado en el Proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES
ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL LJRZ – ECP – 4003628 deben
conocer sus numeros de telefonos fijos y moviles.
 Todo el personal involucrado en el Proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES
ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL LJRZ – ECP – 4003628 deben de
disponer de tiempo, como minimo una vez a la semana, para participar en las reuniones
sobre la gerencia del proyecto.
 Contar con el apoyo y colaboracion de los diferentes gerentes que integran el equipo del
proyecto, en todo lo relacionado al acceso y suministro de informacion.
 Establecer vinculos de relaciones interpersonales entre los involucrados para los
diferentes niveles del manejo de la informacion.

3. REQUISITOS DE COMUNICACIONES DE LOS INTERESADOS

Con la prestacion de servicios para la ejecucion del contrato LJRZ-ECP-4003628, existe la

necesidad de establecer una comunicación fluida y accesible entre todos los interesados y
componentes del equipo de proyecto. Por esta razon, se deben proporcionar los entregables
establecidos en el cronograma, de manera que el servicio cumpla con los requerimientos
contractuales de Ecopetrol.

La información que debe ser comunicada será toda aquella que aporte valor a la consecución
de los objetivos del proyecto, y el contenido se adaptará a las necesidades del proyecto en cada
fase, utilizando todas las herramientas disponibles que puedan ayudar a que el mismo sea de
alta calidad.

Comunicacio Responsabl
Objetivo Contenido Formato Medio Frecuencia Plazo Aprobado Receptores
n e

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4. RECURSOS ASIGNADOS A ACTIVIDADES DE COMUNICACIONES

Todos los recursos asignados a las actividades de las comunicaciones del Proyecto SERVICIO Y
SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL LJRZ – ECP –
4003628, se encuentran disponibles e instalados en las oficinas administrativas de LJRZ Food
Services. Adicionalmente, cada miembro del equipo del projecto tiene asignado un telefono
inteligente corporativo con acceso a internet, los cuales permiten acceso a internet para
conexiones remotas de teleconferencias, accesos a correos electronicos y a los archivos
remotos de la organizacion.

4.1. Información que debe ser comunicada

Entre las necesidades y expectativas de información de los interesados se encuentran

los planes subsidiarios como son los costos, cronograma, organigrama, responsabilidad
de los interesados, estándares de calidad, solicitudes de cambios, entrada o salida del
personal, evaluaciones de desempeño y actas de reunión.

4.2. Responsables de distribuir la informacion

El Gerente de Proyecto es el responsable de gestionar y direccionar todas las

comunicaciones del Proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS
PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL LJRZ – ECP – 4003628

4.3. Personal que recibira la informacion

La información se transmitirá de la manera más adecuada a los interesados pertinentes

según la Matriz de Comunicaciones del proyecto.

4.4. Métodos o tecnologías para transmitir la información

De acuerdo con la informacion que sera comunicada de forma verbal o escrita, se

utilizarán los métodos y procesos siguientes:

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 Reuniones: las reuniones internas serán moderadas y quedará constancia de los

puntos clave en el acta de reunión F-LJRZ-0595. Las reuniones con el cliente se
ajustarán al calendario más conveniente para el mismo y se convocará, aparte
del Gerente del Proyecto, sólo a los integrantes que puedan aportar elementos
nuevos o mejoras a la fase que se esté debatiendo, salvo que se trate de un
punto crítico de interés para todo el equipo de proyecto.
 Correos Electronicos: los interesados podrán enviar y recibir consultas uno a
uno o por difusión desde el entorno de grupo de trabajo. Los siguientes
documentos serán comunicados vía correo electronico de manera formal:
Informe Semanal del Proyecto, Actas de reuniones semanales.
 Informes: todos los documentos publicados seguirán la normativa del Plan de
Gestion de Calidad correspondiente, deberán quedar registrados correctamente
en registro de documentos del proyecto, y podrán ser enviados vía correo
electronico de considerarse pertinente

4.5. Frecuencia de la comunicación.

Internamente se fomentará la comunicación, por tanto, la frecuencia de distribución de

la información será elevada. A nivel externo, el cliente requerirá la documentación
entregable de forma periódica según lo establecido en el calendario de entregas. De
acuerdo a ello, la comunicación podrá ser diaria o semanal según cronograma del
proyecto.

5. PROCESO DE ESCALAMIENTO

En caso de presentarse la imposibilidad de comunicación por parte de alguno de los

interesados, esta deberá ser abordada con el siguiente método de escalamiento:

 En primera instancia será tratada de resolver por el Gerente del Proyecto y el Equipo de
Gerencia de Proyecto
 En segunda instancia será tratada de resolver por el Sponsor de la empresa LJRZ Food
Services LTDA en conjunto con el Gerente del Proyecto, y los miembros del equipo del
proyecto, utilizando la negociación y/o la solución de conflictos.
 En última instancia será resuelta por el Sponsor y el Comité de Control de Cambios si el
primero lo cree conveniente y necesario.

El plazo de resolución de una incidencia en comunicaciones se reducirá al mínimo, pues podría

suponer retrasos y, en casos extremos, deficiencias en la calidad del servicio. El Gerente del
Proyecto asumirá la total responsabilidad inmediatamente se conozca la incidencia.
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6. Método para actualizar y refinar el plan de comunicaciones

El Plan de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES

ALIMENTARIOS PARA INSTALACIONES DE ECOPETROL LJRZ – ECP – 4003628 deberá ser revisado
y/o actualizado cada vez que se presenten las siguientes situaciones:

 Una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto

 Una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de
los interesados
 personas que ingresan o salen del proyecto
 Cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto
 Solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales
 Quejas,s ugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de información no
satisfechos
 Evidencias de resistencia al cambio y evidencias de deficiencias de comunicación.

Para actualizar el Plan de Gestión de las Comunicaciones se deberá seguir los siguientes pasos:

1. Identificación y clasificación de interesados.

2. Determinación de requerimientos de información.
3. Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
5. Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
6. Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones.

7. Glosario de Terminologia de Matriz de Comunicaciones

Metodo de Comunicacion Frecuencia de Comunicacion

R Reunion
I Informe Escrito
E Correo Electronico
M Memorandum
V Informacion Verbal
A Acta
D Diaria
S Semanal
M Mensual
C Según Cronograma
F Finalizada Gestion de Planificacion
FC Firma Contrato de Compras

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8. Matriz del Plan de Gestion de Comunicaciones

A continuacion se presenta la Matriz de Comunicaciones establecida para la Gestion de las

Comunicaciones del Proyecto SERVICIO Y SUMINISTRO DE PAQUETES ALIMENTARIOS PARA
INSTALACIONES DE ECOPETROL LJRZ – ECP – 4003628:

MATRIZ DE COMUNICACIONES
Responsable de Informacion a Metodo de Frecuencia de Proceso de
Interesados
Distribuir la informacion Comunicar Comunicacion Comunicacion Escalamiento
Al Finalizar la
Cronograma
SPR PM I-E Gestion de PM
de hitos
Planificacion
Lineas Base: Al Finalizar la
CLT PM Alcance I-E Gestion de PM
Cronograma Planificacion
Al Finalizar la
Planes
PTeam PM I-E Gestion de PM
Subsidiarios
Planificacion
Informacion
PM PTeam de I-E Semanal PM
Desempeño
SPR Informe de
PM I-E Semanal PM
CLT Desempeño
Resultado
PTeam PM Semanal de R–A–E Semanal PM
Desempeño
Finalizada la
VDR PM Requisitos I-E Elaboracion del PM
Contrato
Informe de
PTeam PM V–E–M Semanal PM
Eficiencias
Cuando se
desee reducir
Solicitud
el tiempo o
PM PM Interna de I-E SPR
cuando se
Recursos
modifique el
alcance
Cuando se
PM PM Solicitud de
I-E presenten PM
CLT CLT Cambios
Cambios.

Glosario de Terminos:
PM: Gerente de Proyecto
8 SPR: Sponsor
CLT: Cliente
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PTeam: Equipo del Proyecto

VDR: Proveedores

9. DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACION

PROCESO DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES

PROYECTO LJRZ-ECP-4003628

Los Interesados No
NO Interesados, Sponsor, NO Las
Informac
Aceptaron la Propuesta Directivos y Gerentes
iones
fueron
conform
SI e a los
interesa
dos

Equipo de Trabajo
para la Planificacion
de Informacion

Distribucion de la Informacion

Ciclo de Vida del Proyecto Plan Establecido Ejecucion del Proceso

LJRZ-ECP-4002628

De Acuerdo con el informe de NO El Grupo Revisa las

Desempeno en el Proceso de informaciones
Informacion? Presentadas

SI
Se Hace la Propuesta de
9 los Interesados

Resultados de los
Planteamientos del
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Final

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