Código: GF-PD-12

Versión: 2.0
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO PROGRAMA ANUAL DE
Fecha: Octubre 24 de 2017
CAJA - PAC

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1. Objetivo:
Establecer las actividades para asegurar la disponibilidad de recursos para cumplir con el pago oportuno de los com-
promisos adquiridos por la Entidad

2. Alcance:
El procedimiento inicia con las solicitudes de PAC por parte de cada una de las dependencias del Nivel Central y
Direcciones Territoriales u Oficinas Especiales del Ministerio y termina con la aprobación por parte del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.

3. Definiciones:

• SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. Herramienta modular autorizada que integra
y estandariza el registro de la gestión financiera pública con el fin de propiciar una mayor eficiencia
en el uso de los recursos de la nación y de sus entidades descentralizadas y de brindar informa-
ción oportuna y confiable.
• MHCP: Ministerio de Hacienda y Crédito Público
• Apropiación presupuestal: Corresponde al monto máximo de gastos que le ha sido autorizado a
una Unidad Ejecutora para ser ejecutado o comprometido durante la vigencia fiscal respectiva y
que servirá de base para elaborar el Programa Anual Mensual izado de Caja PAC.
• Programa anual mensualizado de caja- PAC: Instrumento mediante el cual, se fija el monto má-
ximo para efectuar los pagos, de los compromisos asumidos por la entidad en desarrollo de la eje-
cución presupuestal
• PAC con situación de fondos (CSF): Corresponde a los cupos de los recursos asignados por la
Dirección del Tesoro Nacional y Crédito Público y que son girados por la DTN a las cuentas banca-
rias de la entidad o de los beneficiarios finales.
• PAC sin situación de fondos (SSF): Corresponde a los cupos de los recursos NO asignados por
la Dirección del Tesoro Nacional y Crédito Público y que son girados por EL Ministerio de Trabajo o
por Entidades Administradoras de Recursos.
• PAC aprobado en la vigencia: Corresponde al cupo máximo mensual de pago, con base en el
cual los órganos ejecutores pueden planear el pago de sus compromisos. La diferencia existente
entre este PAC aprobado para la vigencia y las apropiaciones asignadas a la entidad, es adjudica-
do como PAC del año siguiente sobre el cual, el órgano ejecutar puede adquirir compromisos y
obligaciones que solo podrá pagar dentro de la vigencia, previa autorización del anticipo por parte
del Ministerio de Hacienda.
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• PAC aprobado rezago del año anterior: Cuando empieza la nueva vigencia, esta se inicia con el
PAC de cuentas por pagar y el de reservas presupuestales que quedaron constituidas a Diciembre
31 del año inmediatamente anterior.
• Aplazamientos al PAC: Consiste en reducir valores de uno o varios meses a partir del mes actual
o subsiguiente y acreditarlos en meses futuros. Puede darse hasta por el monto máximo de PAC
asignado o disponible en un objeto de gasto o vigencia.
• Anticipo del PAC: Se originan por la necesidad del órgano ejecutor en atender compromisos por
encima de su PAC mensual aprobado, para lo cual se solicita ante la Dirección del Tesoro Nacio-
nal y Crédito Público que se adicione en un mes y se reste en un mes o varios meses futuros, por
el mismo valor.
• INPACNUT: Es un indicador que busca medir la eficiencia en el uso de los recursos asignados, así
como mejorar la toma de decisiones en la asignación del PAC a los órganos ejecutores. De esta
manera se constituye como un medio para incentivar los correctivos que propendan por la adecua-
da utilización de los recursos asignados en el PAC.
Dicho indicador se calcula de la siguiente manera:

PAC no utilizado del mes

INPACNUT
=
PAC Asignado en el mes

• Considerando que el PAC asignado mensual corresponde a una programación de recursos y que
no siempre su giro debe ser del 100%, el grupo PAC de la Dirección del Tesoro Nacional y Crédito
Público ha establecido un porcentaje admisible de no ejecución el cual sirve como referencia para
comparar con los indicadores aquí señalados a la entidad. Este porcentaje se ha calculado y defi-
nido para cada objeto de gasto así:

Rubro Porcentaje
5%
1-1 Gastos de Personal
10%
1-2 Gastos Generales
5%
1-3 Transferencias
10%
3-8 Inversión

• El indicador informado debe ser comparado con los porcentajes admisibles de no ejecución a fin
de definir en qué situación se encuentra la ejecución de la entidad, en caso que sea superior se
deben evaluar las causas y efectuar los ajustes pertinentes para corregirlo. El grupo PAC revisará
este indicador mes a mes y lo considerará al momento de evaluar las solicitudes de modificación al
PAC dando mayor participación a los meses inmediatamente anteriores.
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4. Generalidades del procedimiento

La Administración del Cupo PAC en las Direcciones Territoriales (Subunidades Ejecutoras de 9 dígitos) es una fun-
cionalidad del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, que sirve para solicitar a la Unidad Ejecuto-
ra correspondiente (de 6 dígitos), modificaciones al Cupo PAC Gestionado o al Cupo PAC Disponible, con el fin de
obtener un flujo de caja para respaldar el pago de obligaciones o para contraer nuevas obligaciones.
Las solicitudes de modificación del Cupo PAC son realizadas por el Grupo de Tesorería de la entidad, a través del
perfil Entidad — pagador central.

Los Supervisores y/o personal encargado en cada dependencia, informará con un mes de anticipación, en las fechas
establecidas mediante cronograma, los recursos del PAC requeridos para el pago correspondiente de sus contratos,
resoluciones, nóminas, viáticos y demás obligaciones, mediante formato de solicitud de PAC GF-F-01-V3 diligencia-
do en su totalidad, el cual debe remitirse mediante correo electrónico al Grupo de Tesorería.

5. Descripción de las actividades

No. Actividad Responsable Registró /documento

Elaborar proyección de PAC mensual para todo el

Proyección de PAC
año con base en la apropiación definida en la Ley Coordinador Grupo
1 mensualizada por
de Presupuesto, para cada uno de los rubros pre- Tesorería.
rubro.
supuestales.

Coordinador Grupo Distribución inicial de

2 Realizar la distribución de PAC inicial en el SIIF.
Tesorería. cupo PAC.

Responsable de
2 Elaborar la solicitud PAC Correo electrónico
cada dependencia

Responsable de Formato de solicitud

3 Enviar solicitudes PAC al grupo de Tesorería
cada dependencia de PAC.

Funcionario / Contra-
4 Recibir las solicitudes de PAC de las dependencias tista designado Grupo
de Tesorería

Consolidar y revisar las necesidades de asignación Coordinador Grupo Formato de solicitud

5 del PAC, teniendo en cuenta las solicitudes de de Tesorería de PAC, consolidado.
PAC, la asignación de PAC para el mes y la ejecu-
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ción de PAC del mes inmediatamente anterior.

Registro SIIF – reporte

Coordinador Grupo
6 Registrar las solicitudes de anticipo en el aplicativo. solicitudes de modifi-
de Tesorería
caciones de PAC.

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público aprue-

Ministerio de Ha- Registro SIIF – reporte
ba las solicitudes de PAC, estableciendo como
7 cienda y Crédito solicitudes de modifi-
valor mínimo 0 y valor máximo la suma registrada
Público caciones de PAC.
en la solicitud de modificación de PAC.

6. Requerimientos Técnicos
Puntos de control:
Se encuentra definido en la consolidación y revisión de las solicitudes PAC, constatando las necesidades de la enti-
dad para cada rubro, la ejecución de recursos en el periodo y las sumas asignadas inicialmente.

7. Anexos.