Las formas, como usted realizaría un análisis de la cartera en su

organización

INTRODUCCIÓN
En la actualidad la morosidad es el principal cáncer para las pequeñas y medianas
empresas. El contar con una gestión de cobranza correcta mantiene el flujo de recursos en buen
estado para evitar tener problemas de liquidez. Es verdad que en su mayoría las empresas prestan
mucha atención a las ventas dejando a un lado el correcto análisis y puesta en marcha de
estrategias para tener una cartera sana.

El descuido de la cartera vencida afecta los costos financieros invisibles para la

administración. Para mantener el flujo de recursos correcto es importante que los adeudos no
sobre pasen los 90 días de vencimiento ya que una vez pasado este punto la cuenta se puede
convertir en un problema de incobrabilidad.

Para analizar una cartera es importante conocer qué tipo de clientes la conforman, ya que
podemos tener dos escenarios: una cartera conformada por muchos clientes con pequeños
adeudos que conforman la mayor parte del atraso o una cartera con pocos clientes que acumulan
la mayoría de los adeudos. Lo más importante es identificar qué tipo de clientes son para poder
establecer las estrategias de cobranza adecuadas.

Una vez identificado el tipo de clientes que conforman nuestra cartera vencida será más
fácil escoger la estrategia correcta para su cobranza y así poder disponer de los recursos de la
empresa de la manera más eficaz para poder llevar a cabo la cobranza de nuestra cartera vencida.

Para que una cartera vencida se considere “sana” es necesario que los adeudos a más de
90 días se mantengan por debajo del 3% de la cartera total. Si los adeudos que sobrepasan este
periodo están por encima de este porcentaje es importante reestablecer las estrategias y
adaptarlas a la situación para evitar que los adeudos continúen sobre pasando los 90 días de
vencimiento. De esta manera podremos actuar a tiempo para evitar que cuentas vencidas se
conviertan en problemas de fácil cobro o incluso de incobrabilidad.

DESARROLLO

Las casas comerciales como la mayoría en el país basan sus ingresos en las ventas a
crédito convirtiéndose en un factor importante de los productos o servicios comercializados. Por
tal situación se torna importante que la gerencia cuente con una gestión crediticia y de cobro
eficiente con la intensión de que los clientes cumplan con las promesas de pago manteniendo la
liquidez de la empresa para que puedan cumplir con sus obligaciones, debido a que la mayor
parte de las compañías no llegan a buenos acuerdos con clientes no puntuales en los pagos. Sin
embargo, las sociedades no suelen tomar las medidas precautelares, entre ellas contar con
políticas de crédito para aminorar el riesgo crediticio de las operaciones comerciales dadas en la
empresa. Esto estaría ocurriendo en la empresa ALMESPANA de la ciudad de CUENCA
dedicada a la comercialización de electrodomésticos, maquinaria eléctrica y vehículos (motos),
organización que vende parte de sus productos a crédito y a contado tanto a nivel local como a
nivel nacional. Parte importante de estos clientes estarían retrasados en sus pagos lo que no solo
genera malestar económico y financiero en la empresa si no malestar en los clientes que se
encuentran con los créditos vencidos quienes han manifestado que la organización ha
emprendido en una gestión de cobranzas ineficiente llegando a considerarla como agresiva,
impidiendo llegar a un acuerdo de pago en un claro perjuicio para la comercializadora. Por esta
razón se aplicó como objetivo general: elaborar un análisis de la cartera vencida para el
desarrollo de estrategias que mejoren la liquidez de la empresa comercializadora ALMESPANA
de la ciudad de CUENCA. La metodología empleada fue del tipo cualitativo y cuantitativo, junto
con el método descriptivo para tener una idea más concreta de la realidad administrativa y
económica de la empresa. Los resultados permiten determinar que la organización posee una
elevada cartera de crédito debido a la MALA POLÍTICA DE VENTA a lo que se suma una
gestión de cobranzas ineficiente que agudizan los problemas financieros de ALMESPANA,
situación que debe ser evaluada por sus propietarios que deben de considerar la aplicación de
herramientas para un estudio verdadero del cliente para que sea considerado como sujeto de
crédito para mantener una cartera de crédito al día. Asimismo fueron considerados, en la
antigüedad, así como el nivel de amistad con el propietario dejándose Observar que se carece de
un estudio previo para calificar como sujeto de crédito al cliente en la empresa, realidad que
estaría provocando los retrasos tanto en nómina como en los pago por las obligaciones contraídas
en la organización . Esto representa que el crédito se lo hace sin ningún tipo de estudio previo, o
un buen análisis sencillamente basado en la amistad y recomendaciones dadas por colaboradores
u otras amistades del propietario quien poco sabe, porque no están sujetos a una línea crediticia,
ya que sus propietarios se fía en la voluntad que pueda tener el comprador para hacerse cargo de
la deuda contraída. Los posibles problemas que genera la cartera vencida en la empresa, es que
suelen retrasar con el pago a proveedores por lo cual es notorio que sin productos no hay ventas
y por ende liquidez, la organización suele aplazar las obligaciones financieras que tiene con
instituciones bancarias, lo que afecta su historial crediticio dejando a ALMESPANA en una
economía en descenso y poco rentable.
Se ha determinado que sólo por vender o llegar al cumplimiento de ventas sea ésta buena
o mala venta, no fueron hechos con un buen análisis para el crédito y se ha llegado a la
conclusión que éstos factores no están siendo auditados por el departamento en mención, lo que
conlleva a que los productos sean despachados y como resultado de esto luego de un mes o dos
meses empieza el cliente a retrasar sus pagos.
Otra cosa adicional es que la verificación telefónica es muy vaga, muchas de las
referencias alegan que jamás se les ha llamado o lo que es peor ni siquiera los cónyuges o parejas
de los clientes llegan a saber que éste adquirió un crédito.
Hay determinados clientes que ni bien obtuvieron los productos enseguida cambian de
números de teléfono, y al momento en que caen en mora y son buscados por el personal de
campo a través del croquis que el cliente dejó, éste ni siquiera vive en el lugar o dejó de vivir
hace ya varios meses, lo que dificulta aún más la búsqueda o rastreo del cliente. Se ha constatado
que los clientes en su mayoría no cuentan con un trabajo estable. Son trabajadores informales,
muy pocos tienen trabajos estables o pocos los que tienen negocios.
Se debería tener un estricto control y auditoria de todas las ventas sean éstas de contado o
a crédito de cada agencia.
Cumplir y hacer cumplir las políticas y manuales de crédito, y si se infringiere cualquier
punto de la normativa bastaría con llamados de atención a través del departamento de Talento
Humano.
Una vez que la cuenta recayó en el departamento de cartera se empieza la gestión de call
center en la que se establecen acuerdos de pago.
Tratándose de ALMESPANA yo me enfocaría a dividir las cartera en 4 segmentos:

 Clientes de cartera inmediata o tipo A, de 0 a 30 días

 Clientes de Cartera Margen o Tipo B, de 30 a 60 días
 Clientes de Cartera C, 90 a 120 días
 Clientes de Cartera D más de 120 días

PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE COBRANZAS

En este artículo hablaremos sobre los procedimientos y técnicas de cobranza. Es muy

importante saber que debemos llevar un procedimiento correcto para que la cobranza se resuelva
de forma correcta y no derive en un problema jurídico que ocupe mayores esfuerzos y recursos.

Antes de iniciar el proceso de cobranza es muy importante contar con un control de

actividades como el envío de estados de cuenta o la implementación de un sistema de
recordatorio.

Los estados de cuenta al deudor son la práctica más común en los departamentos de
crédito y cobranza sirve para que el deudor pueda verificar los cargos y abonos en su cuenta, en
ellos se muestran los saldos vencidos, las facturas emitidas y los pagos recibidos es una
herramienta de recordatorio muy efectivo y se suele llevar a cabo en forma mensual.

Los sistemas de recordatorio son muy efectivos para que una vez identificado nuestro
tipo de cliente podamos tener un control de avisos preciso.

En la primera etapa de cobranza utilizaremos los recordatorios:

El primer recordatorio le dice al cliente que no ha cumplido con un pago ya vencido, este
tipo de recordatorio se hace de manera impersonal y moderada (CLIENTE TIPO A) los medios
más comunes para llevar a cabo este tipo de recordatorio son:

Correo electrónico.
Llamada telefónica.

Estado de cuenta impreso.

El propósito de esta etapa es recordar al deudor que tiene adeudos vencidos y que pague a
la brevedad.

En la segunda etapa hablaremos de insistencia o persecución (CLIENTE TIPO B):

Si el primer recordatorio no obtiene los resultados esperados entonces se procederá a dar

avisos similares a los de la etapa 1 pero en intervalos similares y en forma más energética o
agresiva. Lo más importante de tener en cuenta en esta etapa es que los intervalos de la
comunicación con el deudor deben ser con frecuencia en intervalos cortos, los medios más
comunes para llevar a cabo esta etapa son:

Envío de cartas ya sea físicamente y vía correo electrónico.

Reunión con el deudor para hablar sobre el adeudo.

En esta etapa es muy importante contar con el apoyo del gestor de cobranzas ya que
utilizando la información del área de ventas podemos saber sobre las necesidades del cliente ya
sean éstos trabajo o domicilio y así conocer los puntos en los que podemos ejercer más presión
para que se realice el pago.

En la tercera etapa (CLIENTE TIPO C y TIPO D) utilizaremos acciones o medidas más

drásticas, es importante saber que llegados a esta etapa la relación con el cliente se rompe
definitivamente, las técnicas más recurrentes en esta etapa son: APOYO DEL SUPERVISOR
DE CARTERA con la copia de pagaré además gestiones nocturnas dependiendo del tipo de
cliente.

Pagarés: son documentos que ordenan al deudor el pago del adeudo en cierta fecha y
lugar con consecuencias derivadas de la falta de pago de los mismos. 

Agencia de cobranza: las agencias de cobranza recuperan los adeudos sin embargo se
debe estar consciente de que se debe sacrificar un porcentaje por pago de honorarios por
recuperar el dinero con mayor facilidad y en menor tiempo. El arma más importante de las
agencias es mermar el ánimo del deudor al ser una persona externa la que está al tanto del
adeudo lo que leva al deudor a temer el desprestigio por la insolvencia.

Abogado: la opción del abogado es la última opción y el último recurso ya que significa
más costos y tiempos para recuperar el dinero adeudado.

CONCLUSIONES
La compañía ALMESPANA CIA LTDA presenta un significativo problema de cartera por
cobrar, lo que a su vez deja ver un inminente riesgo de liquidez y solvencia, por no aplicar
debidamente los lineamientos y políticas establecidos y dineros o productos que no son cobrados
ni retirados oportunamente y se mantienen en las cuentas por cobrar sin efectivizarse generando
los problemas que se mencionaron anteriormente. De la mano de esto se dejan ver varios
problemas ligados con el proceso de concesión del crédito y el esclarecimiento de las
condiciones en cuanto a tiempo, plazos y montos, es decir, al momento de otorgar los créditos o
realizar la negociación con los clientes, no se tienen los lineamientos adecuados, de tal manera
que se maneje una protección para la compañía tomando en cuenta condiciones que beneficien a
ambas partes. En cuanto a los niveles de utilidades la entidad maneja bajos niveles en relación al
mercado mismos que según los análisis históricos, podrían mejorar si se optimiza los recursos
que se tienen y se reducen los gastos innecesarios como es el caso de adquisición de vehículos y
bienes inmuebles para los dueños o los administrativos, mismos que se han aumentado
significativamente generando bajos niveles de rentabilidad para la compañía. La independencia
de los sistemas informáticos manejados para ventas y contabilidad generan problemas de
inconsistencia de datos y atrasos en la contabilidad, al no manejar el mismo sistema ambos
departamentos generan a destiempo la información y existen problemas por la comunicación ya
que no se maneja el mismo contenido, aun basándose en los mismos datos.

BIBLIOGRAFIA

https://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/12634/1/UPS-GT001654.pdf
http://sasomexico.com.mx/procedimientos-y-tecnicas-de-cobranza/