DEFINICION DE COBRANZA

Bandera, (2015) consiste en la recuperación de créditos otorgados previamente por una empresa,
regularmente industrial, comercial, financiera o prestadora de servicio (pag.1)

GENERALIDADES DE COBRANZA (pag.144)

Castro, (2014) La convertibilidad de las cuentas por cobrar en las ventas. Una venta o colocación deberá
considerarse efectiva hasta que su importe entre en los ingresos de la empresa mediante efectivo, cheques
o transferencias electrónicas

Como se sabe la empresa que no convierte en efectivo sus cuentas por cobrar se queda sin recursos
suficientes para su buen funcionamiento de los ciclos operativos de la producción y venta, lo cual la
conduciría hacia la escasez de recursos y detener sus ciclos operativos por otra parte incrementar los
clientes deudores

En muchos casos el éxito o el fracaso de las empresas puede verse determinado por la eficiencia en que
repone sus cuentas por cobrar. Por ello la gerencia debe asegurar que la gestión de cobranzas sea efectiva.
sobre todo, en el caso de las compañías que tienen como clientes a grandes empresas, que constituyen la
mayor parte de sus ventas

Administración de la cartera de cuentas por cobrar (pag.145)

Una actividad fundamental es la prevención, a través del conocimiento mejor de los clientes, y teniendo
cuidado especial en el otorgamiento de créditos, para que la administración de la cobranza sea eficiente.

Otra medida es tener una administración óptima de cartera de clientes y haber determinado estrategias
para las situaciones en que los clientes no cumplen con sus pagos, las cuales deben ser consistentes y
adecuadas a la situación muy particular del mercado, a la economía y, sobre todo, a las peculiaridades del
tipo de cliente; todo esto debe conducir a una cobranza eficiente y oportuna. Para una adecuada
administración de la cartera de crédito, es importante conocer a los clientes de la empresa, sus hábitos de
compra, qué estímulos los hacen reaccionar, y además qué factores sirven para medir riesgo y de que
manera se pueden evitar las pérdidas como consecuencia de la presencia de esos riesgos en el proceso de
cobranza

También deben conocerse los datos de la situación crediticia de cada cliente, como es el caso de los
créditos otorgados, los montos, la antigüedad de los saldos vencidos, la situación de las deudas (si están al
corriente o retrasados y por cuánto tiempo), tasas de interés, periodos de gracia, condiciones especiales de
entrega, etcétera.

ESTRATEGIAS DE COBRANZA

Para precisar las estrategias, es primordial tener segmentada la cartera de clientes, conforme las
cualidades comunes de los clientes y cuentas como lo son la antigüedad, geografía, producto, monto,
perfil del cliente o deuda de esta manera precisar las estrategias que son adecuadas para segmentar a los
clientes

En función de las cualidades de cada segmento definiremos estrategias y políticas de cobranza. Las
estrategias establecen las diferentes maneras de cobrar, criterios de negociación como los plazos, todo
esto conforme al segmento que se tiene definido y que tendrá un efecto conciso de conseguir que los
clientes cumplan con los pagos de sus adeudos

FASES DE LA COBRANZA

1. PREVENCIÓN: Son las acciones orientadas a prevenir el incumplimiento del pago de un cliente,
reducir el riesgo. de mora en los portafolios de las cuentas por cobrar y asegurar que los componentes
básicos para actuar en caso de incremento de riesgo por el aumento de los clientes que no cumplen con
sus pagos
2. COBRANZA: Son acciones orientadas a recobrar adeudos en tempranas instancias de mora, donde la
empresa quiere seguir teniendo relaciones de negocios con el cliente dado que existe la posibilidad de
hacer negocios beneficiosos

3. RECUPERACIÓN: Son acciones orientadas a recuperar adeudos de crédito en mora con un largo
tiempo, posiblemente la empresa no quiere continuar teniendo una relación de negocio con el cliente, ya
que considera que no le cancelaran la deuda

4. EXTINCIÓN: Son las actividades orientas a ser registradas contablemente en las cuentas por cobrar
como saldadas cuando los clientes pagaron sus deudas correspondientes

DISEÑO DEL SISTEMA GENERAL DE COBRANZAS (pag. 146)

Se sugiere que el sistema contenga un procedimiento de contabilidad que muestre las cuentas vencidas de
los clientes, contando con un método que explique los motivos por lo que las cuentas llegaron a este
grado y una agenda por la cuenta a cada cliente en el cual se registren las acciones emprendidas para la
cobranza de cada cuenta

El objetivo esencial en la cobranza es sostener la buena voluntad de todos los deudores esto quiere decir
que se paguen los créditos que fueron otorgados pero que ellos mismos quieran hacerlo por su propia
voluntad, para esto es primordial tener conocimientos sobre las técnicas de cobranza y saber cómo y
cuándo ponerlas en práctica, Un sistema de cobro bien diseñado lograra alcanzar:

Clasifica a los clientes de acuerdo a la respuesta para pagar el crédito brindado

Por qué las cuentas se vencen sin ser canceladas como se acordó. El acreedor usualmente determina
porque el cliente no cumple con sus pagos teniendo en cuenta sus registros de compras y pagos auxiliares,
archivos de crédito del cliente. Una vez que se conoce la razón, el cliente puede clasificarse dentro de los
grupos esto ayudaría al acreedor a escoger sus técnicas de cobranza adecuadas

1. Clientes que honestamente malinterpretan las condiciones de venta

2. Clientes que pasan por alto sus cuentas por negligencia o métodos de trabajo

3. Clientes que temporalmente se atrasan, pero generalmente pagan a tiempo

4. Clientes que deliberadamente cometen fraude.

ETAPAS DEL SISTEMA DE COBRANZAS

Las cuentas que no son pagadas y están vencidas se debe a una diversidad de razones por lo cual
requieren diferentes procesos y técnicas. Según Robert H, Cole nos dice que es probable dividir un
sistema general de cobranzas en cuatro etapas, describiendo en cada una de las etapas las ganas o esfuerzo
que se logra con el cliente para que pueda cumplir con sus obligaciones de crédito

ETAPA DE RUTINA IMPERSONAL

El primer paso de esta etapa es clasificar a los deudores, especialmente a los clientes que no pagan sus
deudas en la fecha pactada a saldar el crédito, se empieza en el momento en que expira la fecha de pago
acordada que se estableció el crédito

Algunos de los medios de cobranza que se usan en esta etapa son los diversos estados de cuenta o facturas
impersonales que se envían a los clientes haciéndoles acordar alguna cosa especifica o también cartas
recordatorias donde les avisan que venció la cuota de pago. Los deudores que hacen caso a este reporte o
aviso es por lo general que olvidaron de pagar o esperan que les hagan recordar la fecha de pago

ETAPA DE EXHORTACIÓN IMPERSONAL

Se caracteriza por que las acciones de cobro son aun impersonales con la diferencia que son orientadas a
exhortaciones o invitaciones a convencer al cliente que pague sus saldos vencidos, el contenido de las
cartas son con un mensaje de exhortación ya que en la primera etapa no lograron motivarlo a pagar pues
se necita un contenido más enérgico por parte del acreedor con el fin que el deudor pague sus saldos
ETAPA DE EXHORTACIÓN PERSONALIZADA

En esta fase las gestiones se hacen ante el mismo deudor como las cartas personales en diferentes tiempos
antes de pasar a acciones legales. en esta etapa los deudores se caracterizan porque han gastado
demasiado y pueden estar en la quiebra, sufrieron accidentes o robos o simplemente algunos son
defraudadores que acostumbran a no pagar. Aquí de inmediato se registra en un historial crediticio el
perfil del deudor para asumir sus obligaciones de crédito

ETAPA DE ACCIÓN DRÁSTICA O LEGAL

Aquí confirma si el deudor posee bienes propios antes de emprender alguna acción legal, empleándose
diversas técnicas como el convenio de ampliación donde las personas serán sinceras y responderán que
temporalmente no pueden pagar sus obligaciones y lo que hace es otorgarles un lapso de tiempo para que
puedan cumplir sus saldos. El acreedor debe ejecutar actos como: Convenio de arreglo, Cesión de cuentas
por cobrar, Agencia de cobranzas.

COBRANZA (pag.164)

Cobranza normal

Se realiza por medios de pago tradicionales como sabemos en efectivo, transferencia de una cuenta a otra,
entre los mecanismos se tiene una factura o estado de cuenta al momento que se recibe el pago, con lo que
el cliente se informa de cómo va evolucionando su crédito

Cobranza preventiva

Esta técnica se puede usar un recordatorio de la fecha próximas a vencer o recientes para los clientes y se
puede realizar a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos o por medio de algún visitante. Este
tipo de cobranza será atendida en primera instancia vía telefónica y aquellos clientes con los que no se
estableció contacto deberían ser entrevistados en su domicilio por algún visitador

Cobranza administrativa

Es la cartera de clientes que esta por vencer y que anteriormente no ha tenido un seguimiento. en este
caso se debe efectuar ya la cobranza vía telefónica. En esta técnica la cartera de clientes debe estar bien
segmentada y priorizada para ser distribuida equitativamente entre los encargados de la recuperación del
crédito

Cobranza domiciliaria

En esta técnica el cliente ya se encuentra atrasado con el pago de sus cuentas, las cuales son denominadas
cuentas morosas, la visita domiciliara es necesaria para llevar a cabo el proceso de cobranza que se da
como consecuencia del atraso de sus pagos. se sugiere que sea atendida por un encargado es decir un
gestor que realice lo siguiente: Cobros en efectivo, Por convenio

Cobranza extrajudicial

Se ejecuta para las cuentas vencidas donde quizá ya se haya aplicado algún tipo de cobranza y el
resultado fue inapropiado. En este caso la gestión de cobranza deber ser abordada de la siguiente manera

a) Verificación de la existencia de la persona natural o jurídica.

b) Ubicación de nuevos antecedentes, domicilio particular o comercial.

c) Contacto personal con el deudor, a fin de negociar la deuda no pagada.

Cobranza prejudicial

En este caso son las cobranzas que realizan las empresas propias o prestadoras de servicio de la
institución que brindo el crédito y empieza con el atraso de uno o más pagos de un crédito. Mediante estas
empresas de cobranza el acreedor lo que busca es que el deudor asuma su obligación y evite un juicio

Cobranza judicial
Se inicia cuando el deudor no ha cumplido con sus obligaciones por lo que el acreedor procede a protestar
con pagares, letras o documentos que constituyan las garantías. El acreedor inicia el trámite ante los
tribunales de justicia con el fin de recuperar el saldo de crédito y los gastos de cobranza. Y si en un caso
el deudor no paga como se debe el juez puede tomar medidas drásticas como un embargo de los bienes
del deudor. Esta cobranza no es buena para la empresa porque representa gastos adicionales que
disminuyen su ganancia

Cobranza de pagos retrasados

Las empresas utilizan un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar para identificar las deudas
vencidas y es recomendable marcar con algún color las cuentas problema además clasificar las cuentas de
acuerdo con los problemas como antigüedad teniendo un registro en donde se describan las fechas y
cobranzas, cantidad total vencida , y ver cómo afectan a el flujo de efectivo y por ultimo al obtener el
informe de antigüedad de la cuentas ayudara a identificar los problemas en sus cuentas y en el personal

Cartas de cobranza

La carta debe ser de redacción entendible para el cliente que va dirigida, razonable en el cual se expliquen
los motivos de las acciones emprendidas, así como también definitiva donde se le explique al cliente las
medidas que se tomaran si su pago no es cumplido y por ultimo máximo una sola hoja con párrafos
cortos,

Llamadas de cobranza

Las llamadas vía teléfono son posiblemente acciones efectivas de cobranza, debido a que permiten
establecer contacto de manera directa con el cliente mediante el dialogo para esto se considera primordial
escuchar al cliente, tener toda la información pertinente respecto a la situación del cliente, darle
seguimiento para mantenerse al tanto de sus respuestas ante las acciones de cobranza

ELEMENTOS QUE INFLUYEN EN LA COBRANZA(pag.168)

Información

Debe ser veraz, oportuna y lo más completa posible para que se efectué una cobranza efectiva

Tecnología

Interviene en todo el proceso de cobranza automatizando funciones, acelerando procesos, proporcionando

la información correspondiente a las personas que la requieran, que pueda elaborar reportes y análisis que
permita tomar decisiones adecuadas en el negocio. En ocasiones los programas informáticos son una
herramienta de ayuda fundamental para el análisis y control del área de cobranza. Personal del
departamento de cobranza”.

Código de ética

Al momento de cobrar se debe evitar abusos e insultos, existe un código de ética, en el cual se presentan
las reglas de conducta en el proceso de cobranza. Este código de ética establece: procedimiento de cobros,
horarios y formas de cobro, respeto a la dignidad de los deudores, estableciendo que debe prevalecer el
propósito de negociar el pago, no amenazar o molestar.

En el caso de los gestores de crédito deben ser capacitados para enfrentar adecuadamente las diversas
situaciones que se presenten al estar en contacto con los clientes, para que traten de la manera más
acertada al cliente, para que logren que pague el crédito por una parte y por la otra cuidando no perder al
cliente para futuras compras.

Políticas de cobranza (pag.173)

Las políticas de cobranza son procesos que una empresa sigue para lograr el cobro exitoso de sus créditos
otorgados a sus clientes, se sabe que una política de créditos tiene éxito cuando se recibe dinero, pero este
objetivo se vuelve menos obvio cuando se quiere la retención del buen nombre, prontitud en el pago. De
acuerdo con el objetivo que se establezca las políticas de cobranza se usaran métodos estrictos que
pueden ser costos y a su vez difundan una imagen de la empresa estricta para el cobro de los clientes o
bien métodos más amables por lo que la empresa busca tener una reputación de aceptación entre sus
clientes

En materia de políticas de cobranza se pueden distinguir tres tipos:

Políticas restrictivas

Caracterizadas por la concesión de créditos en periodos sumamente cortos, las normas de crédito son
estrictas y por ello se usa una política de cobranza agresiva. Esta política contribuye a reducir al mínimo
las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de fondos en las cuentas. Pero a su
vez, este tipo de políticas puede ocasionar la reducción de las ventas y los márgenes de utilidad, la
inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y
cuentas por cobrar.

Políticas liberales

Tienden a ser importantes, se otorgan créditos considerando las políticas que usan en las empresas de la
competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y
establecimientos de periodos para el pago de las cuentas. Este tipo de política tiene como consecuencia un
aumento de las cuentas por cobrar, así como también en las pérdidas en cuentas incobrables, dado que
también aumenta el riesgo en los clientes que no pagan los créditos.

Políticas racionales

Se caracterizan por conceder los créditos a plazos razonables según las características de los clientes y los
gastos de cobranza; se aplican considerando los cobros a efectuarse y que proporcionen un margen de
beneficio razonable. Estas políticas son recomendables para que las empresas las adopten, ya que logran
producir un flujo normal de crédito y de cobranza; se implementan con el propósito de que se cumpla el
objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera

Factores que afectan la política de cobranzas

Capital: Es el monto con el que dispone la empresa que diseña la política de cobranza, puesto que si no
recupera sus créditos la empresa necesitara recursos financieros y esto puedo traer problemas para el
desarrollo de sus operaciones

Competencia. Es necesario conocer, “¿qué está haciendo la competencia?” Porque una empresa que
ofrezca mejores condiciones para el deudor en la forma de pago, atraerá más clientes, y para aquella
empresa que su política de cobro sea más rígida los perderá y con ello afectará sus resultados financieros.

Clases de clientes. Algunos clientes pagan regular y casi automáticamente en respuesta a una simple
llamada o recordatorio de que ha llegado el tiempo de pagar su crédito. En el otro extremo se encuentran
los clientes para los cuales si se adoptan políticas que incluyan la amenaza de la acción legal inmediata.