MANTENIMIENTO Y

CONFIABILIDAD
CONSIDERACIONES PARA PRESUPUESTOS

Miguel Villalobos
PRESUPUESTO EN MANTENIMIENTO
REVISEMOS CONCEPTOS
¿Qué es un egreso?
¿Qué es un costo?
¿Qué es un gasto?
¿Qué costos son los
importantes en Mantenimiento?
¿Están relacionados los costos de
mantenimiento con la estrategia de
mantenimiento?
El vinculo entre la estrategia y los costos de
mantenimiento, está en el presupuesto.

La estrategia es la ruta que elige para alcanzar sus

metas y objetivos.

Constituye el punto de partida para preparar sus

planes y presupuestos.

No es posible presupuestar si no se conoce la

estrategia.
¿Cúal es el contexto?
Diferentes puntos de vista: finanzas,
contabilidad y mantenimiento
Comencemos por ver por qué surge el potencial
conflicto, que en última instancia se refiere al punto de
vista que tienen estos diferentes grupos.

Bajo el supuesto que tienen en mente los intereses de

la empresa, que ambos quieren destinar lo menos
posible en mantenimiento, y al mismo tiempo que se
logran los objetivos de producción y reducción de
riesgos de la organización.
El punto de vista financiero y contable

Por mucho que no nos guste admitirlo, el efectivo (caja) es la variable

financiera dominante en cualquier organización moderna y debemos
respetar el papel de las personas de finanzas y contabilidad para
mantener la empresa a flote.

• ¿Qué están tratando de hacer las personas de finanzas y contabilidad?

Maximizar el retorno del dinero y minimizar los egresos controlando los

gastos.

¿Qué es lo que quieren las finanzas y la contabilidad de los

presupuestos?

Cuánto dinero se necesita y cuando se necesita el dinero.

¿Porque es esto importante?

Dirigir una organización intensiva en activos implica costos y gastos relevantes,

incluso en los buenos tiempos, puede haber problemas en la gestión del
efectivo, de modo que los ingresos son menores que los egresos durante un
período determinado.

Cuando los tiempos son difíciles (como ahora), esto puede ser un verdadero
desafío. Las consecuencias son drásticas, por lo que la gente de finanzas
quiere tanta certeza como sea posible acerca de cuánto y cuándo deben hacer
los pagos. Cuanto mayor sea el egreso, más se preocuparán y todos sabemos
que muchas actividades de reemplazo de activos son egresos importantes.

Más allá de las preocupaciones directas de solvencia, también hay cuestiones

de eficiencia. Si se conoce con precisión el momento del egreso, entonces la
financiación necesaria se puede mantener en una inversión a corto plazo en
lugar de permanecer como caja. Para montos importantes, la diferencia se
suma a algo significativo.
El punto de vista del mantenimiento

Es fundamental estar familiarizado con lo que el gerente de mantenimiento

quiere lograr, para ello:

¿Qué están tratando de hacer los gerentes de mantenimiento?

Alcanzar los objetivos de mantenimiento para mantener los activos físicos en un

nivel de condición que satisfaga las necesidades de operaciones/producción al
costo más bajo posible, bajo los estándares definidos.

¿Qué es lo que los gerentes de mantenimiento quieren de los presupuestos?

Dinero disponible para actividades de mantenimiento cuando sea necesario,

Una guía y herramienta de reporte del plan de mantenimiento del año.

Visibilidad de qué equipos consumen más recursos.

¿Porque es esto importante?

La falta de fondos puede conducir a prácticas de mantenimiento

ineficientes, ineficaces o incluso inseguras, en las que los componentes se
mantienen en servicio más allá de su vida útil, se utilizan proveedores sin
estándares o productos diferentes solo con precios menores, se realizan
reparaciones temporales o se pide a contratistas con habilidades
inadecuadas que realicen una reparación. Todos estos factores pueden
aumentar el riesgo de mantenimiento y, a mediano plazo, el costo.

También es importante poder realizar un seguimiento claro de los costos y

gastos en relación con el presupuesto para equipos pesados. Esto puede
ayudar a determinar si se está realizando el mantenimiento (la pregunta
estratégica) y también si el equipo cumple con las expectativas. Cualquier
equipo que esté utilizando presupuesto más rápido de lo esperado es
claramente un candidato para ser reemplazado en el próximo año
(¡suponiendo que pueda obtener el presupuesto!).
Si miramos de cerca, es obvio que los dos grupos
anteriores no son polos opuestos: ambos están
tratando de obtener el mejor uso de los escasos
recursos de efectivo de la organización.

Es solo que la gente de finanzas quiere un nivel de

previsibilidad que el gerente de mantenimiento,
atrapado en un mundo de mantenimiento basado en
averías y condiciones, no puede proporcionar.
Esto conduce a repetidos ciclos mensuales de egresos
excesivos e insuficientes del departamento de
mantenimiento, con el inevitable dolor desde arriba.

A largo plazo, un entorno punitivo que rodea esta

imprevisibilidad (que diríamos que en su mayoría es
inevitable o incluso deseable) puede impulsar una
tendencia a evitar resultados impredecibles al mover el
mantenimiento hacia tareas de intervalo fijo, que brindan
una mayor certeza en términos de flujos de efectivo. Sin
embargo, esto tiene una variedad de consecuencias
negativas que incluyen un mayor costo a largo plazo y
una menor confiabilidad de los activos.
Los desafios
Una de las principales responsabilidades de un Gerente de
Mantenimiento es controlar los gastos y costos de
mantenimiento contra un presupuesto, pero a lo largo de
organizaciones e industrias, existen profundas diferencias en
la forma en que esto se practica.

Si bien hay una serie de razones por las que las

organizaciones tienen diferentes enfoques para desarrollar un
presupuesto de mantenimiento, qué tan bien desarrollados y
exitosos son estos esfuerzos tienen un impacto dramático en
un negocio, ya sea positiva o negativamente.

Revisaremos los factores que pueden impactar positivamente

un presupuesto de mantenimiento.
Desarrollo del presupuesto:
los fundamentos
En muchas organizaciones, el presupuesto de
mantenimiento es una cantidad de dinero que el
departamento de contabilidad rastrea hasta un punto
específico en el centro de costos. El presupuesto se
divide en grandes bloques para mano de obra, materiales,
servicios por contrato y otros egresos relacionados.

Sin embargo, este enfoque carece de la definición y

claridad para identificar adecuadamente el egresos
excesivo o controlar los costos. Sin la capacidad de
evaluar y comprender qué activos requieren un gasto de
mantenimiento excesivo, controlar los costos y gastos de
mantenimiento se vuelve particularmente difícil.
Por lo general, corresponde al Gerente de
Mantenimiento definir y aclarar aún más el presupuesto
de mantenimiento. Idealmente, adoptará un enfoque
para identificar los costos de mantenimiento en relación
con todos los activos principales o grupos de activos
más pequeños.

Construyendo un presupuesto de mantenimiento a nivel

de activos, el impacto del costo del mantenimiento y el
rendimiento de los activos individuales pueden ser
estrechamente rastreados, lo que permite identificar a
los activos a revisa y las oportunidades de mejora.
Sistemas de gestión de mantenimiento computarizados
Los sistemas (CMMS) o Enterprise Asset Management
(EAM) están diseñados específicamente para administrar
el presupuesto de mantenimiento al nivel de activos.

Sí a lo anterior se suma una la falta de procesos de

control administrativo, incluida la planificación del
trabajo, la programación y el registro y medición del
trabajo, hacen que sea un desafío controlar los costos.
Como la lente de una cámara desenfocada, un
presupuesto de mantenimiento mal definido hace
identificar oportunidades de mejora es difícil, si no
imposible.
¿Por donde empezar?
Es importante reconocer que la mayoría de los costos de
mantenimiento se repiten anualmente y el desarrollo de un presupuesto
de mantenimiento preciso a nivel de activos es un proceso incremental
que requiere aproximadamente tres años.

En el primer año, los requisitos de mantenimiento de los activos

individuales será una estimación. El presupuesto para el segundo año
será refinado en base a las variaciones observadas y experiencia
adquirida desde el primer año. El tercer año permitirá un mayor
refinamiento y la definición clara de mejora anual y oportunidades
basadas en los dos primeros años.

Además, es importante tener una jerarquía de equipos bien definida

con clasificaciones de criticidad específicas establecidas para cada
activo. Esto debe estar hecho a partir del catastro con el TAG de cada
activo registrado en el CMMS.
La jerarquía, junto con una clasificación de criticidad bien
definida, permite al gerente de mantenimiento enfocar los
recursos de mantenimiento en los activos más importantes
para el proceso industrial.

La información adicional requerida consistiría en los MP

planificados, revisiones y costos de desglose históricos. Los
costos asignados a un activo generalmente consisten en:

Mano de obra

Materiales y Piezas

Servicios Externos
 Desgloce por activo

Desgloce por activo

MR 004 - Molienda / Reductor / Motor 500 HP

Presupuesto Ejecutado Variación

Mano de obra 8000 8500 500

Partes 12000 11000 -1000

Servicios 1000 2000 1000

Total 21000 21500 500

Para una empresa o instalación con cientos de activos, el
desarrollo de un presupuesto de mantenimiento a nivel de
activos puede parecer una tarea complicada tarea extensa, y
ciertamente lo es, si no se tiene ningún registro de
presupuesto previo.

Por lo general, el primer año de desarrollo del presupuesto es

el que consume más tiempo. Sin embargo, una vez que el
proceso de presupuestación está establecido, se vuelve
significativamente más fácil en los años subsiguientes. El
presupuesto para cada activo debe construirse identificando
el mantenimiento preventivo requerido, mantenimiento
predictivo, reparaciones correctivas históricas y renovaciones
esperadas.
Procesos: Identificación del trabajo,
aprobación/planificación,
y programación
La ejecución rentable del mantenimiento requiere que una
organización siga procesos estructurados de gestión del trabajo.

La aprobación del trabajo es necesaria para controlar eficazmente

los costos y gastos, y la planificación y programación del trabajo
agregan valor adicional. puede ser fácilmente demostrado que una
orden de trabajo de mantenimiento bien planificada y programada
es menos costosa y más eficaz que el trabajo que se realiza "sobre
la marcha”.

Si se tiene problemas para controlar los costos y gastos de

mantenimiento, uno de las primeras áreas a examinar es la eficacia
con la que se planifica y programa el trabajo de mantenimiento de
rutina. Además, una adecuada planificación del trabajo y la
programación también mejora drásticamente la calidad del trabajo.
Consideraciones iniciales
El presupuesto de mantenimiento, es el resultado de haber cumplido etapas previas en la
planificación.

El presupuesto es una valorización a precios de adquisición de todos los recursos

necesarios para cumplir la planificación.

Ejecutar las tareas

Realizar las actividades

Cumplir los procedimientos

Ejecutar las estrategias

Es decir hacer un presupuesto sin haber definido la estrategia, actividades y

tareas, no es un presupuesto, es solo una lista de compras. Veamos el siguiente
diagrama:
Buenas prácticas

Planificar un mantenimiento programado, considere un

apartado de presupuesto para emergencias.

Analice egresos de periodos anteriores

Considere egresos (costos o gastos) estacionales

No olvide los costos ocultos

Analice egresos de periodos anteriores

El mantenimiento programado, que es el trabajo de

mantenimiento que se realiza con regularidad, debe ser
una consideración importante al redactar el
presupuesto anual de mantenimiento de las
instalaciones. Al mantener constantemente sus
instalaciones y activos, no solo los mantiene en
perfecto estado de funcionamiento y evita el tiempo de
inactividad, sino que también se evita egresos
reparaciones de emergencia en caso de una falla total.
¿Se pasó o se quedó por debajo de su presupuesto?

¿Cómo gastó el desglose? ¿Hubo activos, ubicaciones o

contratistas que usaron más presupuesto de lo que originalmente
pretendía?

¿Cuál fue el desglose del mantenimiento proactivo y reactivo?

¿Implementó alguna práctica o tecnología que cambió

significativamente la forma en que gastaba?

Por ejemplo, analizar el desglose de su presupuesto de los

últimos cuatro años podría revelar que la reparación de su sistema
HVAC ha consumido mucho más de lo que se ha asignado. Eso
indica que probablemente sea el momento de invertir en una
nueva unidad HVAC, ya que los costos de reparación en curso
superan el costo de reemplazo.
Considere egresos (costos o gastos) estacionales

La estacionalidad en los presupuestos, debe ser entendida

como un periodo en el cual se tendrán condiciones diferentes
en la operación y mantenimiento, que determinen costos y
gastos diferentes de otros periodos. Ejemplo: En el sector
industrial de ingenios azucareros, tienen un estacionalidad
marcada por periodos intensos de mantenimiento y periodos
donde se requiere alta disponibilidad (zafra).

Los periodos de invierno o verano usualmente traen

modificaciones en los egresos, producto de activos que
tengan un uso más intensivo que otros.
No olvidar los costos ocultos

Puede haber costos ocultos que quizás no espere tener en

cuenta, pero que pueden desviar su presupuesto si no se
tienen en cuenta. Por ejemplo, los costos de adquisición
pueden acumularse, es posible que deba pagar las
licencias de software de manera continua.

Evaluar el egreso de años anteriores puede revelar dónde

se están filtrando estos costos ocultos. También puede
preguntar dentro del equipo de administración de las
instalaciones para determinar si manejan costos que quizás
no haya considerado inicialmente.
 PARA DETERMINAR EL
PRESUPUESTO SE DEBE TENER
LA DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA
Y LA PLANIFICACIÓN
EL PRESUPUESTO ES
UN RESULTADO DE LA
PLANIFICACIÓN
RECORDEMOS
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO
¿Cuales son
los costos
indirectos?
Pregunta de
participación
Los costos indirectos de mantenimiento no están
vinculados a un activo en particular. Tampoco a su
estrategia, actividades o tareas.

Los costos indirectos de mantenimiento están

asociados al proceso industrial, las instalaciones y el
tipo de capacidades técnicas a desarrollar.

Veamos algunos ejemplos con la siguiente dinámica:

¿La depreciación de las herramientas
es un costo indirecto o un gasto?
¿El personal de supervisión de
mantenimiento es un costo indirecto o
un gasto?
¿El personal administrativo de
mantenimiento es un costo indirecto o
un gasto?
¿Los egresos de capacitación y
entrenamiento son un costo indirecto o
un gasto?
Referencias para
categorización
Los costos indirectos son aquellos que no se pueden
asociar o vincular a una OT o tarea en particular, sino
por el contrario, pueden estar vinculadas a más de una
OT o tarea.

Los costos indirectos cambian según el proceso

industrial, no existen reglas universales para su
clasificación.
Referencias para
categorización
Generalmente los costos indirectos están vinculados a:

Herramientas

Vehículos

Supervisión

Administración

Software
Referencias para
categorización

Los gastos son todos aquellos egresos que no entran

en una clasificación de costos directos o indirectos y
que significan acciones de apoyo o mejora de
capacidades en entrenamiento.