PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS Y DATOS

04.03.2021 v1

1. OBJETIVO:
Asegurar el soporte documental del sistema SSTA y su interacción. Describir cómo se
identifican, emiten, controlan, revisan, distribuyen y se disponen los documentos y datos
del Sistema.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen externo e interno, y registros
que hacen parte del Sistema de Gestión SSTA sean estos en soporte papel, informáticos
magnéticos o cualquier otro similar.

3. RESPONSABLES

La Gerencia
 Fomentar el cumplimiento y control adecuado de la documentación.

Coordinación del sistema de Gestión SSTA

 Documentar, Administrar y controlar el sistema documental

Inspector SSTA
 Apoya la gestión y control de la documentación

Todos los Empleados

 Apoyar la elaboración de los documentos aplicables y su cumplimiento.

4. DESARROLLO
4.1 IDENTIFICACION DE LOS DOCUMENTOS Y ASIGNACION DE CODIGOS

PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS Y DATOS

04.03.2021 v1
Los documentos tanto en Word, como en Excel se identifican conforme las imagen
anterior; el logo en la parte superior izquierda el nombre del documento, la fecha de
elaboración y la versión se ubican bajo el logo alineado parte derecha de la hoja. Los
documentos se controlan en el registro (listado Maestro de documentos y registros
internos en donde se van actualizando fechas y versiones)

4.2. DESARROLLO
Descripción de las etapas de elaboración y control de los documentos internos incluidos
registros.

ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

El contenido del documento es
Responsable del
desarrollado por el equipo
1 Elaboración Arrea donde Ninguno
pertinente acorde al área de
aplica
trabajo.
Se revisa y aprueba para que el Responsable del
contenido del documento sea área donde
2 Aprobación coherente y consistente con la aplica/ No Aplica
realidad y adecuado a las Coordinación
necesidades de la empresa. SSTA
Asegurarse Listado
Antes de publicar el documento
que la versión Maestro de
se le coloca la fecha y versión. Coordinación
3 pertinente Documentos
Los documentos aprobados son SSTA /
esté y Registros
colocados en los puntos de uso.
disponible Internos.
Coordinación Registro de
Se comunica a los trabajadores
4 Divulgación SSTA Asistencia
aplicables
Inspector SSTA
Cuando se planeen cambios en
las actividades o aspectos Responsable del Listado
incluidos en el documento, o a área donde aplica Maestro de
5. Revisión solicitud de las personas el documento / Documentos
involucradas, resultados de coordinación y Registros
auditorías, cambios en la SSTA Internos.
legislación
6 Estado de la Se inicia con la versión No. 1 y Coordinación Listado
revisión se va aumentado en la medida SSTA Maestro de
actual que se actualice el documento. Documentos
La fecha indica a partir de y Registros
cuando entra en vigor el Internos.
documento.
Cada vez que se genere o
modifique un documento interno
 se actualiza en el listado maestro
de documentos y registros
internos.
La Identificación de los cambios
Identificación En el
se describen en una Tabla al Coordinación
7 de los respectivo
final del documento: aplica para SSTA
cambios documento
Procedimientos e Instructivos.
Ajustar el contenido del
documento según resultados de Listado
la revisión, cuándo en ésta se Maestro de
Coordinación
8 Actualización determine la necesidad de Documentos
SSTA
actualización, o por solicitudes de y Registros
cambio y repetir los pasos 2, 3, 4, Internos.
6 y 7.
Los documentos son impresos en
Listado
Asegurarse tinta no borrable.
Maestro de
que los Se mantiene un listado maestro
Coordinación Documentos
documentos de documentos y registros
SSTA y Registros
9 permanezcan internos. Se maneja una copia de
Inspector SSTA Internos
legibles y seguridad en el disco duro Los
fácilmente documentos se colocarán en
identificables bolsillos plásticos en cada punto
de uso.

Control de la La entrega y consulta de los

Entrega y/o documentos está disponible Coordinación
10 NA
consulta de para todos los trabajadores y SSTA
documentos otras partes interesadas cuando
sea aplicable
Las copias impresas de
documentos internos son
destruidas al entregar la nueva
versión del documento y en el
Control de Coordinación
11 sistema la nueva versión Ninguno
obsoletos SSTA
reemplaza a la anterior.
Los documentos obsoletos se
colocan en una carpeta e
obsoletos
Los documentos del sistema de
Ubicación y
gestión, se encuentran en 2 Listado
recuperación
formas : Maestro de
de
-Los físicos en carpetas Coordinación Documentos
12 documentos
nombradas SSTA y Registros
( Localización
-Los Magnéticos en la carpeta Internos.
)
del SG SSTA -RUC
 Para los documentos que
requieren archivo con propósito
legal ( 20 años después de que
cese la relación laboral) , se
registra el tiempo de retención en
el listado maestro de documentos
Listado
externos e internos estos son:
Maestro de
Resultados de los perfiles
Documentos
epidemiológicos de salud de los
y Registros
Archivo de trabajadores, conceptos médicos
Internos.
documentos de aptitud y de pruebas Gerencia
13
con propósito complementarias a los PVE,
legal mediciones de higiene Industrial,
Listado
evaluaciones de puestos de
Maestro de
trabajo, registros de las
Documentos
actividades de inducción,
Externos
capacitación y entrenamiento en
SST, registro de suministro de
equipos y EPP.
Los documentos años anteriores
se llevan al archivo organizado
por año.

4.3 Descripción de Etapas de los Documentos Externos

ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Una vez obtenido el
documento externo, éste es
1 Adquisición entregado al proceso Coordinación No Aplica
pertinente para su análisis SSTA
y aplicación.
Los documentos externos
se relacionan a través del
Listado Maestro
listado maestro de
Control del Coordinación de Documentos
2 documentos externos.
documento SSTA externos.
Se registran por fecha de
llegada Se controlan los
obsoletos
El responsable del área
Divulgación Responsable Registro de
donde aplica el documento
3 del donde aplica el Asistencia
comunica e informa lo
documento documento
pertinente al documento
4 Actualización Reemplazar las Coordinación Listado Maestro
actualizaciones o SSTA de Documentos
modificaciones de los externos.
 documentos señalados.
El responsable del área
donde aplica el documento
Resguardo debe resguardarlo en un
del lugar protegido y conocido. Coordinación
5 documento y Además, se cuenta con la SSTA / Lideres/ NA
Control de carpeta por año vigente. Inspector SSTA
Obsoletos Los documentos externos
obsoletos se retiran de los
puntos de uso
Control de la
Entrega Cuando un trabajador
Coordinación
(Distribución ) necesite un documento
6 SSTA / Lideres/ NA
y/o consulta externo aplicable a sus
Inspector SSTA
de funciones tiene acceso
documentos

5. DEFINICIONES:

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. En cuanto a su medio de soporte se

refiere a cualquier forma de presentación, un video, fotos, Cd, hojas impresas, etc.

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Documento guardado en CD, Disquete, disco duro, o

cualquier otra unidad de almacenamiento electrónico, o enviado por correo electrónico
(Email).

DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel Documento externo que haya perdido su vigencia

por haberse actualizado.

MANUAL: Es el Documento que describe en forma genérica alguna información. En

nuestra organización es utilizado para describir los sistemas de calidad, medio ambiente
y salud ocupacional.

PROCEDIMIENTO: Es el Documento que nos describe el modo de ejecutar determinadas

acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos.

INSTRUCTIVO: Es el documento que nos guía paso a paso una actividad operativa que
ejecuta uno sola persona.

DOCUMENTOS INTERNOS: Documento gerencial del SG SSTA

DOCUMENTOS EXTERNOS: Es el documento que viene de afuera, como (Normas,

Leyes, catálogos de productos de nuestros proveedores, Presentaciones Comerciales de
Nuestros Proveedores, fichas técnicas de equipos o productos. Manual Técnico de los
equipos de nuestros clientes).

6. ANEXOS
Listado Maestro de Documentos y registros internos
Registro de asistencia
Listado De documentos externos

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción Fecha

01 Emisión 04/03/2021