Etapas del proceso

administrativo.

Empecemos con la pregunta, ¿qué es la administración? Según Henry Fayol,

administrar es prever, organizar, mandar y controlar; otra definición podría ser, es la
capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales, con frecuencia
conflictivas, en un solo organismo, para que puedan operar como una sola unidad.

La administración es una de las actividades humanas más importantes. Desde que los
seres humanos comenzaron a formar grupos para cumplir propósitos que no podían
alcanzar de manera individual, la administración ha sido esencial para garantizar la
coordinación de los esfuerzos individuales.

Las funciones de la administración son las actividades que se deben ejecutar para
alcanzar los objetivos organizacionales con eficacia y eficiencia. En este sentido, la
eficacia significa alcanzar metas establecidas y la eficiencia consiste en conseguir
dichas metas de modo que se optimicen los recursos disponibles.

El proceso administrativo es la creación más grande que pudo haberse inventado en

la historia del pensamiento administrativo, ya que se le ha identificado como la
estructura básica de la práctica administrativa, pues se le ha dado una capacidad de
abstracción mucho más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez
más enfocados a las necesidades de las organizaciones.

Hablemos de las fases y etapas de este proceso, las cuales son: mecánica o estructural
y en ella se encuentran la planeación y organización; en la fase dinámica u operacional
se encuentran la dirección, control y evaluación.

Planeación:

Está en la primera fase, la planificación o planeación, aquí es donde se definen los

objetivos a seguir, tanto a largo, como a medio y corto plazo. Aparte de eso también
se tienen que definir las estrategias que se van a realizar para conseguir estas metas,
detallando las acciones concretas que se van a seguir. Se caracteriza por tener
naturaleza propia: está fijada en el futuro. Genera en el un presente, un conjunto de
planes que permiten tener una mayor certidumbre de éxito en el futuro.

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La importancia de esta etapa radica en que es básica para cualquier organismo social.
Es pieza fundamental para las subsecuentes etapas; de no llevarse a cabo, no habrá
nada que organizar, nada que dirigir y nada que controlar.

La esencia de la planeación es conducir a la empresa hacia mejoras mediante el

establecimiento de planes bien estructurados y delimitados que aseguren el éxito de la
organización. Si se hace una buena planeación, se disminuyen errores, riesgos y
problemas que puedan presentarse en las siguientes funciones administrativas.

En la planeación se encuentran las siguientes herramientas:

• Pronóstico: sirve para predecir lo que puede suceder en la empresa y de esta

manera, tener posibles soluciones al problema.
• Programas: consiste en el conjunto de metas, procedimientos, recursos y
elementos que servirán de guía para realizar una actividad.
• Planes: ayuda a llevar a cabo un seguimiento de las actividades a realizar.

Los elementos que la conforman son:

• Presupuesto: es la cantidad estimada que se establece para cumplir con una

acción o actividad.
• Objetivos: los fines hacia los cuales que dirige la empresa.
• Manual: instrumento que da a conocer las funciones, cargos, responsabilidades
que debe cumplir cada individuo.

Organización:

En esta segunda etapa, tenemos que planificar todos los detalles que hemos definido
en la anterior etapa, detallar las acciones, asignar los recursos necesarios para que se
alcancen estas metas y seleccionar a las personas idóneas para realizar estas tareas.

La naturaleza de una organización está en la definición de las funciones

administrativas: planear, organizar, dirigir y controlar; a partir de las cuales se diseña y
define una estructura organizacional que deja claro al personal cuales son sus tareas
y responsabilidades.

Presenta tres niveles: organización global, departamental y de tareas u operaciones.

Control.

Esta es la penúltima etapa y es de las más importantes, aquí se busca echar una vista
a todo el proceso que se ha seguido, y valorar los resultados que se han obtenido para
que el siguiente proceso administrativo sea más eficiente.

El control, concretamente, se define como el seguimiento de resultados y su medición

a través de métricas confiables. De modo que, en función de las métricas establecidas,
la organización tratará de realizar un seguimiento en las actividades para comprobar si
se sigue el plan previsto.

Aquí es cuando podemos fortalecer los puntos más fuertes del proceso y reforzar los
puntos débiles, para que la organización sea más fuerte y mejor. Es muy importante
también observar las desviaciones entre lo planeado y el resultado final. Puede parecer
que un proyecto ha llegado a su final con esta fase, pero cuando termina esta fase
comienza otra vez la primera etapa de planificación, y comenzar con todo el
aprendizaje que se ha obtenido.

Tras esta etapa resulta conveniente revisar la estrategia empresarial que se ha

seguido, para que en la planificación del próximo proceso administrativo las decisiones
sean las más idóneas.

El proceso básico de control sigue los siguientes pasos:

• Establecer estándares de desempeño.

• Medir los resultados presentes.
• Comparar los resultados con las normas establecidas.
• Tomar medidas correctoras.

Pero, tenemos varios tipos de control:

• Control estratégico: Seguimiento sistemático de los puntos estratégicos de

control y modificación de la estrategia de la organización con base a una
evaluación
• Control de tiempo real: Información acerca de lo que está sucediendo en este
momento.
• Control preventivo: Ilustra el problema y muestra la eficiencia de datos
históricos.
Organización global: involucra a toda la empresa y se divide en:

• Lineal: cuenta con un jefe al que se le reporta lo que sucede en cada área.
• Línea – Staff: cuenta con dos o más jefes a reportar todo lo que tiene que ver
con cada especialización.

Organización Departamental: tiene que ver con el diseño de la estructura de cada

departamento.

Organización de tareas y operaciones: se encarga de asignar las funciones

y actividades a cada departamento.

Dirección.

Es una de las etapas importantes del proceso administrativo, ya que pone en marcha
todo lo que se dispuso en la planeación y organización. Se refleja en los objetivos. Para
que los objetivos sean eficaces deben contar con las siguientes características

• Alcanzables.
• Práctico.
• Realista.
• Comunicarse con claridad.

La dirección, al contrario que muchas personas piensan, no tiene por qué estar a cargo
de una sola persona. También podría estar a cargo de un grupo directivo. No obstante,
la dirección se encarga de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el trabajo que se está
ejecutando.

En general, consiste en conducir o impulsar la acción. Y en el contexto administrativo,

es una labor que realiza un superior para persuadir, animar e impulsar a sus
subordinados a realizar determinada acción encaminada al logro de los objetivos, ya
que es por medio de ésta que se logra que los empleados ejecuten el trabajo con
responsabilidad.

Motivar significa mover, conducir, impulsar a la acción. Es la tarea más importante y

compleja de la dirección, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo
tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones
esperados. (Münch, 2010).