FASES DE LA ADMINISTRACIÓN

El proceso administrativo se trata de un conjunto de funciones administrativas que se

realizan de forma secuencial, conformado de cuatro fases principales: planificación,
organización, dirección y control. Su propósito principal es ayudar a la empresa a
hacer un mejor uso de sus recursos y alcanzar sus objetivos de forma más eficiente.

Antes de empezar, es importante resaltar que las cuatro fases antes mencionadas
se dividen en dos grupos de acuerdo a su etapa de ejecución: mecánicas
(planificación y organización) y dinámicas (dirección y control).

PLANIFICAR

Consiste en analizar la situación de la organización, definir los objetivos o metas a

alcanzar, establecer la estrategia general que permita alcanzar esos objetivos y
desarrollar planes de acción que señalen cómo implementar las estrategias.

En otras palabras, la planificación en administración analiza dónde estamos parados,

establece dónde queremos ir, señala qué vamos a hacer para llegar allí y cómo lo
vamos a hacer.

Principios de la planificación

 Flexibilidad. poder adaptarse a los cambios que se produzcan en la

organización, basados en sus necesidades, operaciones y dirección.

 Inherencia. El plan debe resolver unos determinados problemas, propios de la

institución, de forma tal que se oriente a los objetivos propuestos.

 Racionalidad. Es el proceso de entendimiento respecto de la realidad del plan,

frente al problema y la solución; es decir, considerar criterios factibles en la
formulación del plan, el establecimiento de alternativas y su implementación.

 Universalidad. El plan debe especificar los recursos necesarios (tiempo,

recursos humanos, presupuesto, entre otros) para alcanzar los objetivos
establecidos.

 Unidad. Cada individuo tiene una función con un objetivo asignado que a su
vez es guiado hacia una meta en común (objetivo organizacional).

 Compromiso. Los recursos deben estar comprometidos durante el periodo de

tiempo que sea necesario para la consecución del plan.

 Precisión. El plan debe ser exacto y preciso, ya que cualquier error afecta a
las demás funciones de la administración.

 Factor limitante. Al diseñar el plan debe considerarse en cada decisión el

factor limitante (escaso o limitado) que puede impedir que se logren los
objetivos.

 Factibilidad. El plan debe ser realista, diseñado con base en la experiencia, en

relación con hechos concretos y recursos disponibles.
Tipos de planificación

 Planificación Estratégica son a largo plazo. Están diseñados por el área

directiva ya que planifican a nivel macro de la institución. Se consideran las
actividades organizacionales y la asignación de los recursos necesarios
para poder cumplir los objetivos estratégicos. 

 Planificación Táctica están diseñados a mediano plazo por cada área

funcional, por ejemplo, administración, contaduría, el área pedagógica.

Continuando con el ejemplo, si la planeación estratégica se decidió por la mejora,

dentro de la planificación táctica decidiremos cómo lograrla.

Planificación Operativa también llamados programas son planes a corto plazo, se

llevan a cabo por los administradores de primera línea. Los planes operativos deben
responder y trabajar en relación con la planificación táctica y los objetivos que allí se
plantearon. Se designan los proyectos por área, los pasos a seguir y los plazos para
cada uno.

Planificacion Normativa Este plan se diseña a mediano y largo plazo y consiste en

un conjunto de reglas que regulan el funcionamiento interno de la institución ejemplo:
jornadas extracurriculares, horarios, vacaciones del personal, entre otros.

Las técnicas de planeación más usuales son:

1. Análisis FODA. El análisis FODA consiste en detectar fortalezas, oportunidades,

debilidades y amenazas que pueden afectar el logro de los planes.

 Fortalezas. Son puntos fuertes y características de la organización que

facilitan el logro de los objetivos.

 Oportunidades. Son factores del entorno externo que propician el logro de los
objetivos.

 Debilidades. Factores propios de la empresa que obstaculizan el logro de los

objetivos.

 Amenazas. Factores externos del entorno que afectan negativamente e

impiden el logro de los objetivos.

La finalidad del FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en

oportunidades. También es conocido como DOFA o SWOT (por sus siglas en inglés).
Se basa en el análisis del entorno y se fundamenta en proyecciones estadísticas,
económicas y financieras.
ORGANIZAR
El propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar
funciones y recursos. En otras palabras: lograr que el funcionamiento de la empresa
resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para quienes trabajan en ella, así como
para la atención y satisfacción de los clientes
Elementos de la organización 
  Estructura: necesaria para establecer un marco dentro del cual el grupo de
personas que conforma la compañía debe operar con disposición y relación a
sus funciones.

 Sistematización: son cada una de las actividades y recursos con los que
cuente la empresa y son relacionados con la facilitación del trabajo de forma
eficiente.
Principios de la organización
 Objetivo Todas las actividades establecidas en la organización deben
relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa.
 Especialización El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea
posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor
campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
 Jerarquía Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo
 Unidad de mando Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán
reportarse más que a un sólo jefe.
 Difusión La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad
debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos
miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.
 Equilibrio En toda estructura existe la necesidad del equilibrio para asegurar
eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.

Herramientas de la organización

Organigramas .- Un organigrama es una representación gráfica de la

estructura formal de una organización; muestra las interrelaciones, las
funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y las líneas de autoridad.
 Vertical. Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
 Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
 Circular. Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la periferia.
 Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

DIRIGIR
La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la
motivación, la comunicación y el ejercicio del liderazgo.
Elementos claves
 Liderazgo: implica motivar y ayudar a los integrantes de la organización a
trabajar con entusiasmo para alcanzar el éxito colectivo
 Motivación: La motivación es una de las labores más importantes de la
dirección, a la vez que la más compleja, pues por medio de ésta se logra
que los empleados ejecuten el trabajo con responsabilidad y agrado, de
acuerdo con los estándares establecidos, además de que es posible
obtener el compromiso y la lealtad del factor humano.
  Comunicación: Para ejecutar el trabajo se requieren sistemas de
comunicación eficaces, cualquier información confusa origina errores, que
disminuyen el rendimiento en el trabajo y van en detrimento del logro de los
objetivos
 Ejecución y supervisión de resultados: la supervisión es muy valiosa,
pues mediante ella se orienta la acción de los colaboradores para que
realicen sus actividades de manera efectiva y puedan alcanzar los objetivos
propuestos.
 Toma de decisiones: consiste elegir el mejor curso de acción de entre
varias alternativas con la finalidad de lograr los objetivos establecidos.
1. Definir el problema
2. Plantear alternativas
3. Analizar repercusiones
4. Evaluar costos-beneficios.

CONTROLAR
La evaluación y control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se
establecen los estándares para medir los resultados obtenidos con el fin de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente el desempeño de la empresa.

Procesos del control

Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o
comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:
 De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de
existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
 De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
 De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado
producto, tiempo medio de elaboración de un producto.
 De costos: establece los costos de producción, administración, costos
de ventas.
1. Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
2. Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el
desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como
estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con
relación al desempeño esperado.
3. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar
esperado.

Tipos de control
Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:
 Control Preliminar: . Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades
 Control Concurrente: Se ejerce de manera simultánea a la realización de
actividades, como un proceso continuo.
 Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.
Indicadores KPI
Peter Drucker decía:
“Lo que no se puede medir no se puede gestionar”.
Los KPI son indicadores que miden el desempeño de la empresa en un proceso,
estrategia o acción específica. La evaluación constante de los KPI es fundamental
para que la empresa logre los resultados deseados y comprenda dónde está y cómo
puede mejorar.
Del inglés, el acrónimo KPI significa Key Performance Indicator, es decir, Indicador
Clave de Desempeño.

Principales KPI
 KPI Financiero Monitorean toda la salud financiera del negocio, desde
la rentabilidad hasta el ahorro de recursos, incluyendo gastos, ingresos,
pérdidas, entre otros
 Rentabilidad =(beneficio neto/ inversiones)x100

 KPI aplicados al cliente miden la relación del cliente con la marca,

desde la imagen, pasando por la experiencia con el producto, hasta el
servicio ofrecido.
 Número de clientes que frecuentaron a tu empresa al final
del mes – número de nuevos clientes adquiridos en este
mes / el número de clientes que frecuentaron al inicio del
mes * 100.

 KPI de productividad evalúa el desempeño de la productividad de la

empresa. Estos indicadores ayudan a comprender mejor el uso de los
recursos y qué puntos se pueden mejorar para asegurar resultados más
satisfactorios.
 Tasa promedio de finalización de tareas = Tiempo total en
completar una tarea (dentro de un tiempo establecido) / número
de veces realizadas.

 KPI de recursos humanos un equipo satisfecho tiende a estar más

motivado, producir más y hablar bien de la marca a la audiencia externa.
 (Total de empleados promovidos / Total de empleados) x 100

 KPI estratégicos muestran cómo es la relación de la empresa con sus

objetivos. Se encargan de evaluar el desempeño de cada estrategia.
 Rentabilidad y margen de cada producto = [(Precio de
producto -Coste de producción / Precio] x 100.
 Cuota de mercado relativa = (Ventas de la empresa / Ventas
totales del mercado) x 100.
 Rotación de stock = (Consumo / Existencias) x 100.
Bibliografía
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https://www.gestiopolis.com/el-control-dentro-del-proceso-administrativo/
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