Unidad 2 LA FUNCION DEL APROVISIONAMIENTO

1. Concepto de aprovisionamiento

El aprovisionamiento es el conjunto de actividades encaminadas a garantizar el suministro de las

materias primas necesarias en el proceso productivo y de las mercaderías destinadas a la venta, con el
fin ultimo de alcanzar los objetivos empresariales.

Para conseguir un aprovisionamiento eficiente debemos tener en cuenta unos factores:

- Optimización de la gestión de stocks en el almacén

- Previsión de las compras
- Comunicación fluida con los proveedores
- Atención a las necesidades y demandas

1.1 Ventajas e inconvenientes del aprovisionamiento

Ventajas

- Económicas. Reducir costes por trabajar con proveedores mas económicos, aumentar el beneficio
manteniendo los precios y incrementando la calidad de los productos.
- Técnicas. Maximizar su recursos: Evitando las roturas de stock, optimizar el espacio y maximizar
recursos propios.
- Relacionales. La buena relación con los proveedores por una información fluida sobre el estado de
los pedidos, nuevas mercancías y resolución de problemas; y con un mejor abastecimiento.

Inconvenientes

Una gestión inadecuada afecta los siguientes agentes:

- Desabastecimiento de materiales lo que incapacitara para hacer frente a la demanda. Los costes
derivados de una demanda insatisfecha son: Costes laborales y costes de rotura (perdida de
confianza con el cliente).
- Necesario volver a optimizar los costes de almacenamiento : La empresa deberá pagar un precio
superior por los mismos materiales y la información del inventario resultará imprecisa (distinta
información).

1.2 Objetivos del aprovisionamiento

La comunicación y la coordinación entre los diferentes áreas de la empresa son esenciales.

El objetivo principal es que la empresa disponga de los productos o materiales precisos con la calidad
necesaria, en la cantidad adecuada, en el momento oportuno y al menor coste.

Para un buen aprovisionamiento es necesario cumplir con unos objetivos específicos:

- Conseguir un inventario suficiente. Capaz de proporcionar un suministro permanente.

- Minimizar la inversión en existencias. Evitar roturas, perdidas u obsolescencias.
- Reducir los costes de almacenamiento. (Maquinaria, vigilancia, etc.)
- Disponer de un sistema eficiente de información de inventarios. (Proporcione información en
tiempo real).
- Alcanzar una correcta coordinación con el departamento de compras (conseguir información).

2. Función de aprovisionamiento

El aprovisionamiento también esta sujeto a un control presupuestario, por ello trata de compaginar dos
criterios básicos: económico (reducir los costes) y técnico (disponer de la cantidad máxima de
existencias).

En ocasiones se ve alterada por descuentos por volumen, oscilaciones de precio y estacionalidad de los
productos. La dificultad para armonizar estos criterios estriba en que las empresas no disponen de
recursos financieros ni de almacenes ilimitados y, además atender otras demandas internas.
2.1 Tipos de aprovisionamiento

Para afrontar las dificultades pueden recurrir a tres modalidades:

- Puntual. Se realiza en el mismo momento en el que se necesita el producto.

- Pactado. Se lleva a cabo en función de un acuerdo con los proveedores en el tiempo de entrega y en la
calidad para equilibrar los criterios técnico, económico y espacial.

- De seguridad. Se anticipa a posibles retrasos en entregas mediante la generación del stock.

En función de las necesidades pueden utilizar un tipo o varios tipos de modalidades.

2.2 Actores de la cadena de suministro

Cuando la empresa es grande y la complejidad es alta, existirá un departamento específico para cada
área (compras, logística ,etc.). Pero para empresas con una actividad sencilla estas funciones las
desempeña la misma persona.

Esto hace que requiere personal polivalente capaz de coordinar y gestionar toda la información de
forma adecuada, cumpla los objetivos . Por lo que puede que el plan de aprovisionamiento no exista,
sino que se establezcan una serie de pautas mecanizadas.

2.3 Diferencias entre la logística y la cadena de suministro

Logística Suministro
Menor coste de entrega Adquisición de materias de calidad
Entrega mediante una correcta organización Control del tiempo de cada proceso
Entrega puntual Mejora de los tiempo
Constante reinvención para ser eficiente y eficaz Desarrollo constante de nuevas técnicas

3. Ciclo de aprovisionamiento

Es el periodo de tiempo que transcurre desde que se detecta la necesidad de comprar materias primas o
productos terminados hasta el momento en el que el producto es vendido y entregado.

Es un proceso que involucra a varios departamentos y consta de las etapas siguientes:

1. Almacén y el resto de los departamentos detectan las necesidades.

2. Dichas necesidades se comunican al departamento de compras.
3. Se selecciona a los proveedores más adecuados según la política de empresa.
4. Se transmite el pedido.
5. Recepción y evaluación de la mercancía.

El ciclo constara de etapas diferentes según el tipo de empresa:

Empresa industrial

Adquirir las materias primas que se someterán a un proceso de transformación hasta generar el
producto final.

PEDIDO COMPRA RECEPCIÓN ALMACENAJE PRODUCCION ALMACENAJE VENTA

Empresa comercial

Ciclo mas corto ya que compran productos terminados sin ningún tipo de transformación.

PEDIDO COMPRA RECEPCION ALMACENAJE VENTA

4. Plan de aprovisionamiento
No todas las empresas cuentan con departamentos diferenciados por lo que deberán contar con un plan
de aprovisionamiento.

Es el documento que tiene como objetivo la elaboración, programación e implantación del programa de
compras para todos los departamentos de la empresa y para un periodo de tiempo determinado.

Este documento contiene los puntos clave para un plan de aprovisionamiento eficiente, incluye objetivos
globales de la empresa, se redactar de forma ordenada y coordinada, debe mejorar el plan del año
anterior y se evaluaran los resultados obtenidos.

Apartamentos:

- Análisis previo. Análisis del plan anterior, definición de los objetivos y comparación con el resto de
objetivos.
- Contenido. Definición de los objetivos específicos, análisis de los criterios, programación de la
puesta en marcha y desarrollo de un calendario realista.
- Puesta en marcha. Aplicación del plan, comprobación del buen funcionamiento y cumplimiento de
los plazos establecidos del calendario.
- Control. Control de los objetivos, valoración de los criterios y análisis de los resultados obtenidos.

La importancia de los departamentos: marketing o ventas (previsión de la demanda), almacén

(información de los costes, capacidad, stock, etc.), producción ( marcara el ritmo de la producción),
compras (información del stock, volumen de pedido, pedido o presupuestos).

Se comprobará la evolución de los proveedores mediante diversos indicadores para tomar decisiones
sobre cambios o medidas de mejora.