SISTEMA SAP IP 4

SAP MM

Creación, modificación
y búsquedas de documentos de compra

Gestión de materiales de almacén.

Santa Cruz, octubre 2017

Página 1 Preparado por Judith N. Antezana Quiroz

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INDICE Pág.

1. Proceso de aprovisionamiento en SAP MM 4

2. Niveles de organización en el proceso de aprovisionamiento 5

2.1 Sociedad. 5
2.2 Organización de compras. 5
2.3 Centros logísticos. 5
2.4 Grupos de compra. 5

3. Aspectos básicos de SAP MM 6

3.1 Campo de comandos 6
3.2 Favoritos. 6
3.3 Opciones de entrada adicionales. 6
3.4 Opciones de ayuda. 6
3.5 Parametrizaciones personales. 7

4. Gestión de compras 8
4.1. Las solicitudes de pedido 8
4.1.1 Partes de la solp: 8
4.1.2 Crear. 8
4.1.3 Clase de documento 8
4.1.4 Tipo de posición. 9
4.1.5 Tipo de imputación. 9
4.1.6 Modificar/ Visualizar. 10
4.1.7 Liberación. 10
4.1.8 Impresión. 11
4.2. Pedido 11
4.2.1 Crear. 11
4.2.2 Partes del pedido. 11
4.2.3 Clase de documento. 12
4.2.4 Tipo de posición. 13
4.2.5 Tipo de imputación. 14
4.2.6 Modificar/ Visualizar. 14
4.2.7 Datos que no se pueden modificar. 14
4.2.8 Donde modificar datos. 15
4.2.9 Historial de pedido 15
4.2.10 Liberación. 16
4.2.11 Impresión. 16

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4.3. Hoja de entrada de Servicio. 17

4.3.1 Liberacion. 17
4.4. Visualizar contrato marco. 17

5. Gestión de materiales. 18
5.1. Clase de movimiento 19

6. Algunas transacciones en SAP MM 20

6.1. MM03 Visualizar material 20
6.2. Visualización de especificaciones técnicas del material (Lista de anexos) 21
6.3. MMBE Resumen de stocks 21
6.4. CKM3N Análisis de precios de material 21
6.5. MM60 Índice de materiales, 22
6.6. ME5A listado de solicitud de pedido 22
6.7. ZPRE reporte de precios de solp 22
6.8. ZSOLP seguimiento de cambios de estado de solicitud de pedido 22
6.9. ZPEN pedidos pendientes 22
6.10. ME3L, ME3N listado de contratos 22
6.11. ME2L, ME2N listado de documentos de compra o servicio 23
6.12. MB03, MIGO 23
6.13. MB51 Movimiento de materiales, 23
6.14. MB52 Stock de materiales 24
6.15. MB21 Reserva de materiales, crear, modificar, anular, visualizar 24
6.16. Z050 Listado de stock valorizado 24
6.17. Identificación de usuario ZUSR 24
6.18. Layout para visualizar la información 25
6.19. Transferencia de SAP a Excel 25
6.20. CJ33 Visualización de presupuesto liberado por elemento PEP 25
6.21. CJI3 Resumen de presupuesto ejecutado 25

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1. Proceso de aprovisionamiento en SAP MM

Determinación de necesidades: se crea una solicitud de pedido para informar a compras sobre las
necesidades de material o servicio.
Determinación de fuente de aprovisionamiento: SAP ofrece ayudar en la determinación de posibles
fuentes de aprovisionamiento. Puede utilizar la determinación de fuente de aprovisionamiento para
crear peticiones de oferta y después registrar las ofertas. Además puede hacer referencia a pedidos,
contratos y condiciones que ya existen en el sistema.
Selección proveedor: La comparación de precios entre las diferentes ofertas simplifica la selección de
proveedores.
Tratamiento de pedidos: Como ocurre con la solicitud de pedido, puede crear un pedido manualmente
o permitir que el sistema lo cree automáticamente. Cuando cree pedidos, puede copiar datos de otros
documentos (como por ejemplo, solicitudes de pedido u ofertas) para reducir la cantidad de entradas
necesarias. También tiene la opción de trabajar con contratos marco.
Supervisión de pedido: Se puede controlar el status de tratamiento del pedido en el sistema. Por
ejemplo, puede determinar si una entrega o una factura ya fueron recibidas para una posición de
pedido.
Entrada de m mercancías: Cuando registre entregas entrantes en el sistema, remítase al pedido
asociado. Esto reduce la cantidad de entradas que deben hacerse y le permite controlar si las
mercancías y las cantidades enviadas concuerdan con el pedido. El sistema también actualiza el
historial del pedido.
Verificación de facturas: cuando registre facturas, remítase al pedido o a la entrega anterior para
poder verificar los cálculos y la precisión general de la factura. La disponibilidad de los datos de los
pedidos y de la entrada de mercancías significa que podrá conocer si hay diferencias en cantidad y
precio.
Gestión de pagos: Las deudas a proveedores se pagan utilizando el programa de pagos. El
departamento de contabilidad es responsable de activar este programa de forma regular.

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2. Niveles de organización en el proceso de aprovisionamiento

2.1 Sociedad. Hay definidas 2 sociedades 0709 YPFB Andina SA

E709 YPFB Andina SA

2.2 Organización de compras. Está definida BOLI para ambas sociedades

2.3 Centros logísticos. Los centros se definen por sociedad y son:

Sociedad 0709
ANDI CORPORATIVO BO35 LA PEÑA – TUNDY BO44 CASCABEL
BO11 SARA BOOMERANG I BO36 RIO GRANDE BO45 GUAIRUY
BO13 SARA BOOMERANG III BO37 VIBORA BO46 ENCONADA
BO14 AMBORO ESPEJOS BO38 YAPACANI BO47 COBRA
BO17 LOS SAUCES BO39 SIRARI BO48 CAROHUAICHO 8B
BO18 CAMIRI BO40 BOQUERON BO49 ORIENTAL
BO30 SAN ALBERTO BO41 PATUJÚ BO50 CAROHUAICHO 8C
BO31 SAN ANTONIO BO42 PUERTO PALOS BO51 CAROHUAICHO 8D
BO32 MONTEAGUDO BO43 PALACIOS

Sociedad E709
RIOG RIO GRANDE

2.4 Grupos de compra. Los grupos de compra son:

B01 Planificación B19 Perforación y Work B36 Gest y Cont Oper

B02 Presupuesto
B03 Gest y Desar TH
B04 Serv. Generales
B05 Salud y Seguridad
B06 Compras y Servic
B07 Sis.de Informacion
B08 Contabilidad
B09 Contr Op rep y aud
B10 Asuntos Fiscales
B12 Tesorer, Fid y CxC
B13 Asuntos Legales
B15 Segui Acti en Aso
B18 Exploracion
B20 Calidad SIG B37 Reservorios
B21 Superin Producción B38 Geología
B22 Superin Mantenimi B40 Medioambiente RSE
B24 Ingenieria de Obras B42 Operaciones Produc
B25 Ing. Integ de acti B43 Ing. de Estudios
B26 Desp Entr Hidrocar B44 Seguros
B27 Pl. Compr. RGD PMC PM MANTENIMIENTO
B28 Almacenes PMI INGENIERIA
B29 Comunicación PMN PM PRODUCCIÓN
B31 Administración TH PMR PM RGD JV
B32 Gerencia General PMV VEHICULOS
B34 Auditoría interna
B35 Certificaciones

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3. Aspectos básicos de SAP MM

3.1 Campo de comandos.

Al sistema SAP se ingresa con un usuario y contraseña. Dependiendo de los roles asignados es
posible acceder a sus transacciones mediante el árbol del menú o digitando la transacción en
el campo de comandos.

3.2 Favoritos. Todos los usuarios pueden personalizar la pantalla inicial, utilizando Favoritos.
Puede crear su propia lista de Favoritos que contenga las transacciones, los informes, los
archivos y las direcciones Web que utilice más a menudo.
Puede añadir favoritos, bien seleccionando Favoritos, o bien utilizando el ratón para .arrastrar
y soltar los elementos en el directorio Favoritos.

3.3 Opciones de entrada adicionales:

 /n finaliza la transacción actual
 /i borra el modo actual
 /osu53 abre un nuevo modo y se ramifica a la transacción especificada (SM04.)

3.4 Opciones de ayuda:

 Ayuda F1
 Valores de entrada F4

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3.5 Parametrizaciones personales:

Es posible configurar algunas opciones de parametrización por usuario, por ejemplo la
visualización de los nombres técnicos de las transacciones en el menú

Esta otra parametrización permite visualizar los códigos en las listas desplegables:

En la versión anterior se disponía de una transacción para crear, otra para modificar y otra para
visualizar. En la versión actual 6.0, se pueden usar esas transacciones pero también, están las
transacciones nuevas, que generalmente terminan en N, las cuales permiten realizar todas las
tareas en la misma transacción, usando los botones. Ejemplo en ME52N:

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4. Gestión de compras
4.1. Las solicitudes de pedido son documentos internos, mediante los que solicita al área
de compras que adquiera una determinada cantidad de un material o de un servicio en una
fecha concreta. Una solicitud de pedido se puede crear de forma directa o indirecta.

“Directo” significa que una solicitud de pedido se ha creado manualmente en el área que
realizó la solicitud. La persona que crea la solicitud de pedido especifica qué material o servicio
se solicita, la cantidad y fecha.

“Indirecto” significa que la solicitud de pedido desde otro módulo de SAP se crea
automáticamente. Las solicitudes de pedido se pueden crear automáticamente como se indica
a continuación:
 en planificación de necesidades
 con órdenes de mantenimiento
 con órdenes de fabricación

4.1.1 Partes de la solp:

4.1.2 Crear. Para crear utilizar la transacción ME51N, ME52N o ME53N usando el botón

4.1.3 Clase de documento NB, RV, ZAE y ZMN

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NB. Una compra ya sea de material o servicio, una sola compra. Ejemplo: compra de 1
proyector
RV. Solicitud de un contrato para varias compras similares. Ejemplo: contrato con ferretería.
ZAE. Solicitud para asesoria externa.
ZMN. Solicitud generada de forma automática desde el módulo de PM.

4.1.4 Tipo de posición “ “ y D

“ “ materiales, para cualquier clase de documento.

“D” servicios, para cualquier clase de documento. Cuando el tipo de posicion es servicio se
habilita una pestaña adicional en el resumen de posiciones donde puede desglosarse el
servicio y en caso de imputacion cada linea puede tener datos de imputación diferente:

4.1.5 Tipo de imputación “ “, 9, F, K, P y U. Se define por posición.

“ “ materiales de stock, para cualquier clase de documento. Cuando el material entra a stock,
en ese caso no se registra imputación, el sistema asignará el PEP correspondiente según su
clase de valoración sea IA-… o GA-…

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“9” Proyecto inversión, en este caso se habilita una pestaña en el detalle de posición para los
datos de imputación y exigirá el registro de una cuenta y PEP. Si es de inversión las cuentas
contables a usar serán 9XXXXXXXXXX.
“F” Orden gasto, las solicitudes de pedido generadas automáticamente a partir de un orden
de PM se generan con este tipo de imputación y toma la orden como objeto de coste en su
pestaña de imputación.
“K” Centro coste gasto, en este caso se habilita una pestaña en el detalle de posición para los
datos de imputación y exigirá el registro de una cuenta y Centro de coste.
“P” Proyecto gasto, en este caso se habilita una pestaña en el detalle de posición para los
datos de imputación y exigirá el registro de una cuenta y PEP. Si es de gasto las cuentas serán
6XXXXXXXXX.
“U” Desconocido, en este caso no aparece la pestaña imputación en el detalle de posición.

4.1.6 Modificar/ Visualizar. Es posible modificar algunos datos de la solpe, siempre y cuando
no tenga un documento generado a partir de ella, (pedido o contrato marco). Es posible
modificar ya sea en la transacción ME52N o ME53N haciendo clic en el botón . Este botón
permite alternar entre la opción de modificar y visualizar. Es decir si está en opción de
visualización y se pulsa este botón pasa a la opción de visualización y viceversa.

4.1.7 Liberación. La liberación se realiza por posición:

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Impresión. La solicitud de pedido no se imprime.

4.2. Pedido (Orden de compra o servicio) Un pedido es una solicitud o instrucción formal que
realiza una organización de compras a un proveedor o a un centro para suministrar o
proporcionar una cantidad concreta de mercancías o servicios durante o en un período de
tiempo concreto.

4.2.1 Crear. Para crear utilizar la transacción ME21N, ME22N o ME23N usando el botón .
Un pedido puede generarse de forma manual o puede generarse a partir de una solicitud de
pedido (NB, ZNBI, ZMN) o puede generarse con referencia a un contrato (ZBOL).

4.2.2 Partes del pedido:

Un pedido consta de una cabecera del documento, un número de posiciones y el detalle de

sus posiciones.
La información que aparece en la cabecera está relacionada con todo el pedido. Por ejemplo,
las condiciones de pago y de entrega se definen en la cabecera.
El resumen de posiciones muestra las posiciones.
Las pestañas que están en la parte inferior son referentes a la posición que ese tenga en el
combo de selección.

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4.2.3 Clase de documento NB, ZBOL, ZMN y ZNBI

NB. Con referencia a una solpe NB.

ZBOL. Con referencia a contrato.
Para crear un pedido con referencia a contrato puede hacerse de varias formas.
a) Es posible registrar el número de contrato y posicion en el resumen de posiciones, de
forma automática el sistema asigna todos los datos relacionados con este contrato en
todos los campos posibles de la orden:

b) Por otro lado es posible utilizar el panel Resumen de documentos para buscar el contrato
y luego arrastrar el item al carrito:

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ZMN. Son las ordenes de servicio generadas desde PM.

ZNBI. Para diferenciar las compras de importación.

En las posiciones al igual que en la solp se definen algunos datos o se generan a partir de las
posiciones de la solp o con referencia a las posiciones de contratos según la clase de
documento.

4.2.4 Tipo de posición “ “ y D

“ “ materiales, para cualquier clase de documento.
“D” servicios, para cualquier clase de documento.

Para el caso de la posición de servicio, en su detalle aparece una pestaña adicional llamada
Servicios, en ella es posible desglosar el servicio a comprar:

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4.2.5 Tipo de imputación “ “, 9, F, K, P y U. Se define por posición.

“ “ materiales de stock, para cualquier clase de documento. Cuando el material entra a stock,
en ese caso no se registra imputación, el sistema asignará el PEP correspondiente según su
clase de valoración sea IA-… o GA-…
“9” Proyecto inversión, en este caso se habilita una pestaña en el detalle de posición para los
datos de imputación y exigirá el registro de una cuenta y PEP. Si es de inversión las cuentas
contables a usar serán 9XXXXXXXXXX.
“F” Orden gasto, las solicitudes de pedido generadas automáticamente a partir de un orden
de PM se generan con este tipo de imputación y toma la orden como objeto de coste en su
pestaña de imputación.
“K” Centro coste gasto, en este caso se habilita una pestaña en el detalle de posición para los
datos de imputación y exigirá el registro de una cuenta y Centro de coste.
“P” Proyecto gasto, en este caso se habilita una pestaña en el detalle de posición para los
datos de imputación y exigirá el registro de una cuenta y PEP. Si es de gasto las cuentas serán
6XXXXXXXXX.
“U” Desconocido, en este caso no aparece la pestaña imputación en el detalle de posición.

4.2.6 Modificar/ Visualizar. Al igual que en la Solp, es posible modificar algunos datos del
pedido (orden de compra o servicio), siempre y cuando no tenga un documento generado a
partir de él, (ingreso a almacén u hoja de entrada de servicios). Es posible modificar ya sea en
la transacción ME22N o ME23N haciendo clic en el botón . Este botón permite alternar
entre la opción de modificar y visualizar. Es decir si esta en opción de visualización y se pulsa
este botón pasa a la opción de visualización y viceversa.

4.2.7 Datos que no se pueden modificar:

Imputación. Una vez se asigna imputación a un servicio, el sistema no permite modificar el tipo
de imputación. Sí permite modificar el dato de imputación, es decir la cuenta y el PEP.
Tipo Posición. Si es de servicio ya no es posible modificar.
Centro. En caso que la posición sea de servicio ya no es posible modificar

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4.2.8 Donde modificar datos.

Moneda. En el pedido es posible modificar la moneda en la cabecera en la pestaña
Entrega/Factura.
Precio. En caso de material en la pestaña Condiciones en el detalle de posición y en el caso de
servicios se debe cambiar en la pestaña Servicios, en la columna Precio bruto.
Datos de imputación. En la pestaña Imputación en el detalle de posición y en el caso de
Servicios se debe cambiar en la pestaña Servicios, seleccionando la línea y luego el botón que
está en la parte inferior .
Condición de impuesto. En caso que se desee modificar algún indicador de impuesto se debe
modificar ya sea en la cabecera y afectara a todo el documento en la pestaña Condiciones o
en las posiciones que se necesiten en las pestañas del Detalle de posición

4.2.9 Historial de pedido. Cuando una posición de pedido tiene ingreso a almacén si fuera
material u hoja de entrada de servicios si fuera servicios, aparece una pestaña en el detalle de
posición mostrando estos documentos:

En este caso la posición es un servicio, por lo que aparece la Activ. Entrada servicios. Al hacer
doble clic sobre el número del documento es posible visualizarlo. Cuando la hoja de entrada
de servicios es liberada aparece también en esta sección el documento EM. En Activ. Recepción
de factura se visualizan las facturas recibidas para esa posición. Toda esta información es por
posición y no así por documento completo.

En este caso se visualiza la entrada de mercancías. De la misma manera si hubiese factura

aparecería una seccion para visualizar los documentos.

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4.2.10 Liberación. La liberación se realiza por documento es decir a nivel de cabecera:

Puede tener diferentes niveles de liberación.

4.2.11 Impresión. La liberación del documento es un prerrequisito para la impresión del

pedido. Otro prerrequisito es que debe contar con un mensaje creado y que no esté editado:

ME9F

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4.3. Hoja de entrada de servicio. Es el documento que se registra con referencia al pedido sobre
el servicio prestado o recibido. Contabiliza el gasto o la inversión de un servicio y al mismo
tiempo viabiliza la recepción de la factura, una vez se ha liberado la misma en el sistema SAP

4.3.1 Liberación. La liberación se realiza también al igual que el pedido por documento, es
decir a nivel de cabecera:

Puede tener diferentes niveles de liberación.

4.4. Visualizar contrato marco. Un contrato marco es un compromiso adquirido con un

proveedor de acuerdo mutuo para la provisión de materiales o servicios por un monto o
periodo convenido. La transacción para visualizar contrato ME33K

Para visualizar el monto disponible en el contrato:

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Las ordenes se realizan con referencia a cada posicion del contrato:

Sin embargo el sistema permitirá crear las ordenes con referencia a una sola posicion.

5. Gestión de materiales.
El Movimiento de mercancías se registra mediante la transaccion MIGO.

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Esta transacción permite realizar varias actividades sobre los materiales, entre las más usuales
los ingresos, traspasos y salidas, además de visualización y anulación de documentos de
materiales.

5.1 Clase de movimiento. Cada movimiento de material tiene una clase de movimiento:
La más usadas:
101 Entrada de mercancías de pedido a almacén
201 Consumo de almacén para centro de coste
221 Consumo de almacén para proyecto
261 Consumo de almacén para orden
301 Traslado de centro a centro en un paso
309 Traslado de material a material
311 Traslado de almacén en un paso

Normalmente las anulaciones tienen una numeración +1:

102 Anulación: Entrada de mercancías de pedido a almacén
202 Anulación: Consumo de almacén para centro de coste
222 Anulación: Consumo de almacén para proyecto
262 Anulación: Consumo de almacén para orden
302 Anulación: Traslado de centro a centro en un paso
310 Anulación: Traslado de material a material
312 Traslado almacén en un paso - Anulación

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6. Algunas transacciones en SAP MM

6.1 MM03 Visualizar material

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6.2 Visualización de especificaciones técnicas del material (Lista de anexos)

6.3 MMBE Resumen de stocks

6.4 CKM3N Análisis de precios de material

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6.5 MM60 Indice de materiales

6.6 ME5A listado de solicitud de pedido

Según criterios de búsqueda
6.7 ZPRE reporte de precios de solp

6.8 ZSOLP seguimiento de cambios de estado de solicitud de pedido

6.9 ZPEN pedidos pendientes

6.10 ME3L, ME3N listado de contratos

Página 22 Preparado por Judith N. Antezana Quiroz

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6.11 ME2L, ME2N listados de documentos de compra o servicio

6.12 MB03, MIGO

6.13 MB51 Movimiento de materiales

Página 23 Preparado por Judith N. Antezana Quiroz

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6.14 MB52 Stock de materiales

6.15 MB21 Reserva de materiales, crear, modificar, anular, visualizar

6.16 Z050 Listado de stock valorizado

6.17 Identificación de usuario ZUSR

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6.18 Layout para visualizar la información

6.19 Transferencia de SAP a Excel

6.20 CJ33 Visualización de presupuesto liberado por elemento PEP

6.21 CJI3 Resumen de presupuesto ejecutado

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