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Análisis de Puestos y Enfoque Estratégico de Planeación de Recursos Humanos

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ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO

1. ANALISIS DE PUESTOS

QUE ES ANALISIS DE PUESTOS
El análisis de puesto se encarga de la obtención, la evaluación y la organización de la información sobre los cargos de una organización. Está conformada por la Descripción de puestos y la Especificación de puestos. DESCRIPCION DE PUESTOS: Es la enumeración detallada de las tareas del cargo, la periodicidad de la ejecución, los métodos aplicados para la ejecución de tareas y objetivos del cargo. Básicamente, es hacer inventario de los aspectos mas significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS: Estudia y determina todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas, y condiciones que el puesto exige.

METODOS TRADICIONALES UTILIZADOS EN EL ANALISIS DE PUESTOS
METODO DE LA OBSERVACION DIRECTA: Es la observación directa y dinámica al ocupante del cargo mientras realiza sus funciones, al analista de cargos anota los puntos clave de su observación en la hoja de análisis de cargos. Por lo general la observación va acompañada de entrevista y discusión con el ocupante o con su supervisor. VENTAJAS: ‡ Veracidad de los datos obtenidos, ya que se originan de una sola fuente (analista de cargos) ‡ No requiere que el ocupante deje de realizar su trabajo ‡ correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica del analista de cargos. DESVENTAJAS: ‡ Costo elevado, ya que para completar el método se requiere que el analista invierta bastante tiempo. ‡ La simple observación sin el contacto directo y verbal del ocupante, no permite observar datos realmente importantes para el análisis.

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METODOS TRADICIONALES UTILIZADOS EN EL ANALISIS DE PUESTOS
METODO DE CUESTIONARIO: El análisis se efectúa diligenciando un cuestionario y solicitando al ocupante del cargo que lo llene, o que responda preguntas relacionadas con las indicaciones posibles acerca de su cargo, su contenido y sus características. VENTAJAS: ‡ Tanto ocupantes del cargo como supervisores pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión más amplia de su contenido y de sus características. Además de que participan varias dependencias de la empresa. ‡ Método mas económico para el análisis de cargos. ‡ Método ideal para cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos. DESVENTAJAS: ‡ No se recomienda su aplicación en los cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante puede tener una cierta dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito. ‡ Exige que se planee y se elabore con cuidado, con el fin de evitar ambigüedades. ‡ Tiende a ser superficial o distorsionado, al referirse a la calidad de las respuestas escritas.

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METODOS TRADICIONALES UTILIZADOS EN EL ANALISIS DE PUESTOS
METODO DE ENTREVISTA: El análisis de cargos se efectúa por medio de un enfoque más flexible. Si esta bien estructurada puede obtenerse información de todos los aspectos del cargo, de la naturaleza y secuencia de tareas que componen, lo mismo preguntas que tienen relación con él. Pueden estar enfocada a las habilidades que se requieren para ocuparlo, y permite comparar los datos con ocupantes de cargos similares. VENTAJAS: ‡ Los datos relativos a un cargo se obtienen a partir de quienes lo conocen mejor. ‡ Hay posibilidades de dialogar y aclarar las dudas. ‡ Puede aplicarse a cualquier tipo de cargo. ‡ Método de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera relacional como se reúnen los datos. DESVENTAJAS: ‡ Una entrevista mal dirigida conduce a que el personal reaccione en forma negativa, lo que resulta en falta de comprensión y no aceptación de sus objetivos. ‡ Puede generar confusión entre opiniones y hechos. ‡ Si el analista esta mal preparado, se pierde el tiempo. ‡ Costo operativo elevado; exige análisis expertos y que el ocupante deje de hacer su trabajo.

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METODOS TRADICIONALES UTILIZADOS EN EL ANALISIS DE PUESTOS
MÉTODOS MIXTOS: Son combinaciones eclécticas de dos o más métodos. Los más utilizados son: - CUESTIONARIO Y ENTREVISTA: ambos con el ocupante del cargo, en principio el ocupante llena el cuestionario y después se hace una entrevista rápida; el cuestionario se utilizará como referencia. - CUESTIONARIO CON EL OCUPANTE Y ENTREVISTA CON EL SUPERVISOR: se utiliza para profundizar y aclarar los datos obtenidos. - CUESTIONARIO Y ENTREVISTA: ambos con el supervisor. - CUESTIONARIO Y OBSERVACION DIRECTA: con el ocupante. - CUESTIONARIO CON EL SUPERVISOR Y OBSERVACION DIRECTA CON EL OCUPANTE: se busca verificar en forma real la información obtenida en forma teórica

TIPOS DE DATOS QUE SE REUNEN EN EL ANÁLISIS DE UN PUESTO 
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: elementos que identifican un puesto, entre estos tenemos: nombre del puesto, área de la empresa a la cual pertenece y posición del jefe inmediato.  OBJETIVO BÁSICO DEL PUESTO: resultado esperado de la realización de las funciones y constituye la razón de existir del cargo. Representa el aporte que el ocupante del cargo hace a la misión de la organización.  FUNCIONES DEL PUESTO: acciones que se realizan en el ejercicio de un cargo, las cuales pueden ser físicas, mentales o de relaciones interpersonales.  REQUISITOS MÍNIMOS: requisitos que deben reunir una persona para realizar adecuadamente el trabajo.  RESPONSABILIDADES: deberes especiales del cargo, entre los que se destacan: supervisión del trabajo de subalternos, calidad del trabajo, manejo de información y bienes de la empresa.

COMPONTES BÁSICOS DE LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO 
IDENTIFICACIÓN: contiene título del cargo, numero de ocupantes, localización (departamento, ubicación del cargo) y el código si emplea uno. Su propósito es identificarlo con claridad y distinguirlo de aquellos con títulos y tareas iguales.  DEFINICIÓN: refleja en forma resumida el propósito del cargo, porque existe, como se ajusta a otros cargos y a la compañía, y los objetivos generales. Para los cargos de dirección, también se incluye con frecuencia en la definición del puesto las estadísticas acerca del tamaño del presupuesto bajo su control, el numero de personas a su control, supervisadas y las relaciones de informes con otros directores tanto a los niveles mas altos como a los más bajos de la organización.  DESCRIPCIÓN: contiene una explicación detallada de los aspectos de la definición o de la sección de resumen. Indica las tareas del cargo, la labor especifica desempeñada, que tan cuidadosa es la supervisión y que controles limitan las acciones del empleado.

ELEMENTOS QUE SE INCLUYEN EN UNA ESPECIFICACION DE PUESTO
REQUISITOS INTELECTUALES: relacionados con las exigencias del cargo en lo que hace referencia a los requisitos intelectuales que debe poseer el aspirante para poder desempeñar el cargo de manera adecuada. REQUISITOS FÍSICOS: relacionados con la cantidad y la continuidad de energía y esfuerzo físico y mental requeridos, y la fatiga provocada, también la complexión física que necesita el ocupante para desempeñar el cargo adecuadamente. RESPONSABILIDADES IMPLÍCITAS: relacionadas a la responsabilidad que el ocupante del cargo tiene, además del trabajo normal y sus atribuciones, con la supervisión del trabajo de subordinados, con el material, las herramientas o equipos que utiliza; con el patrimonio de la empresa el dinero, los títulos o documentos. CONDICIONES DE TRABAJO: relacionadas principalmente con las condiciones ambientales del lugar de trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos. Exigiendo al ocupante del cargo una fuerte adaptación para mantener su productividad y desempeño de funciones. Evalúan el grado de adaptación del elemento humano al ambiente y al equipo, y facilitan su desempeño.

2. ENFOQUE ESTRATÉGICO DE PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

PROCESO DE PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
La planeación de recursos humanos es una técnica para calcular en forma sistemática la provisión y demanda de empleados que tendrá la organización. Al determinar numero y tipo de empleados necesarios, el Departamento de Personal puede planear labores de reclutamiento, selección, capacitación y otras. Además permite al departamento de personal suministrar personal adecuado en el momento adecuado. El proceso esta compuesto por tres fases fundamentales: ANALISIS DE DEMANDA DE RECURSOS HUMANOS: describe el numero de empleados necesarios en cada puesto de la organización y las funciones en cada puesto. 2. ANALISIS DE APROVISIONAMIENTO: a) INTERNA: responde al movimiento dentro de la organización (ascensos) y fuera de ella (jubilaciones). El resultado es un resumen de la fuerza laboral actual o proyectada, la cual puede reflejar la magnitud, experiencia, capacidad, raza, sexo, costos u otras características de interés. b) EXTERNA: resulta de las actividades de atracción y selección de candidatos al puesto de trabajo de la organización. A diferencia del interno, este se centra en el aprovisionamiento proyectado de los empleados que ingresarían del exterior. 1.

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PROCESO DE PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
3. ADAPTACIÓN DE APROVISIONAMIENTO Y DEMANDA: la comparación entre el aprovisionamiento y la demanda puede producir tres resultados. La demanda y el aprovisionamiento están en equilibrio. La demanda excede el aprovisionamiento. El aprovisionamiento supera la demanda.

Estas comparaciones reflejan no sólo cantidades de empleados, sino su experiencia, capacidad, raza, sexo, y niveles de costo.

ACCIONES QUE SE EMPRENDEN EN UNA COMPAÑÍA SI SE TIENE EXCEDENTE DE TRABAJADORES
Cuando se presenta un excedente de trabajadores, la compañía puede emprender las siguientes acciones: - Reducir la jornada laboral. - Limitar o quitar las horas extras. - Fomentar la jubilación de trabajadores. - Buscar voluntarios que se retiren con un arreglo económico bajo. - Reducir las contrataciones de manera que el desgaste disminuya las fuerzas de trabajo. - Tomar como base los empleados menos costosos. - Reducir personal.

MÉTODOS UTILIZADOS PARA PROYECTAR LAS NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS
Los métodos específicos para proyectar las necesidades de Recursos Humanos son: 1. ANÁLISIS DE TENDENCIAS: es un método basado en el estudio de las necesidades anteriores de empleo de una empresa a lo largo de un período de años para predecir las necesidades futuras. Es muy valioso como un ejercicio inicial y exploratorio, partiendo de la premisa de que niveles de empleo pocas veces dependen solo del paso del tiempo. ANÁLISIS DE MARGEN: determina las necesidades futuras de personal utilizando los márgenes entre el volumen de ventas y el número de empleados requeridos. Se basa en la premisa de que la productividad se mantiene en proyección aproximadamente igual, y de la misma forma, bebe proyectarse la necesidad de personal. ANÁLISIS DE CORRELACIÓN: determina relaciones estadísticas entre dos variables. Se apoya en la premisa de que los indicadores de actividad económica están relacionados con los niveles de personal. Entonces al basarse en este principio, si es posible proyectar el indicador de la actividad económica también se podrá proyectar la necesidad de personal.

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MÉTODOS UTILIZADOS PARA PROYECTAR LAS NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS
4. PROYECCIÓN COMPUTARIZADA: es utilizada en la determinación de las necesidades futuras mediante proyección de la productividad y el recurso humano requerido para cumplir con la meta trazada por la organización. MÉTODO DE ESTIMACIONES DE LA GERENCIA: es un método estimativo de previsión mediante el cual se pide a los propios directivos que hagan estimaciones de las necesidades futuras, basándose en la experiencia. TÉCNICA DELPHI: es un método estimativo de previsión en el que se constituye un panel de expertos que realizan unas estimaciones inicialmente independientes de la demanda futura . Como paso siguiente, un intermediario presenta las estimaciones y supuestos de cada experto a los miembros del panel, permitiéndoles que se revisen su previsión si lo desean. SIMULACIÓN: es un método que representa situación real con la utilización de un modelo. Un modelo de simulación es un intento de representación de una situación del mundo real mediante la lógica matemática para predecir lo que sucederá.

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COMPONENTES ESENCIALES DE UN INVENTARIO DE GERENTES Y UN INVENTARIO DE HABILIDADES
INVENTARIO DE GERENTES: es una forma especializada y amplia de un inventario de Habilidades del equipo de gestión actual de una organización. Esta información comprende cargo actual, antigüedad, fecha de jubilación, nivel educativo. Etc. además suele incluir una breve valoración de los resultados anteriores y del potencial de ascenso. Puede ser utilizado para: -Cobertura de vacantes inesperadas, como las derivadas de dimisiones o fallecimientos. -Planificación de necesidades de desarrollo de los directivos. -Utilización de los mismos para la realización de actividades de desarrollo para la organización. -Desarrollo de un plan de sucesión de gerencia. INVENTARIO DE HABILIDADES: es una lista de empleados en donde se muestran las características en relación con su capacidad para desempeñar diferentes trabajos. Estas características podrían incluir experiencia previa, asistencia a clases de información, títulos obtenidos, exámenes aprobados, juicios del supervisor sobre capacidad e incluso sobre resistencia o fuerza.

PROPÓSITO DE LA REDUCCIÓN DE TAMAÑO DE UNA ORGANIZACIÓN
La reducción de tamaño es el proceso de rectificación del tamaño de la organización y esta vinculado con los despidos. Se relaciona con tres aspectos. -Reducción de costos. -Eliminación de cargos y niveles de organización. -Mantenimiento de la competitividad.

PRONOSTICO DE REQUERIMIENTOS Y DISPONIBILIDAD DE RECURSOS HUMANOS
PRONÓSTICO DE REQUERIMIENTOS: estimación del numero y la clase de empleados que la organización necesitará en el futuro con el fin de alcanzar las metas establecidas. Para realizarlo es necesario pronosticar primero la demanda de los bienes y servicios de la empresa. Este pronóstico se convierte luego en requerimientos de personal para las actividades necesarias para satisfacer esa demanda. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS HUMANOS: determinación por parte de una organización para asegurar la existencia de los empleados con las cualidades necesarias para ocupar cargos en el futuro.

PROPÓSITO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
El propósito fundamental de un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH), es ayudar a los directores de recursos humanos y a otros altos directivos a tomar decisiones correctas. Para ello, el sistema de información de recursos humanos debe generar información útil para la organización. Esta información debe cumplir cinco requisitos críticos.  Oportuna, ya que un gerente debe tener acceso a información actualizada Precisa, ya que un gerente debe poder confiar en la precisión de la información que se le proporciona. Concisa, ya que un gerente puede asimilar sólo cierta cantidad de información en cualquier momento determinado. Completa, ya que un gerente debe recibir información completa y no parcial. Relevante, ya que un gerente debe recibir solo la información que se necesita en una situación especifica.

PASOS BÁSICOS PARA DESARROLLAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS (SIRH)
1. ESTUDIO DEL SISTEMA ACTUAL: evaluación del sistema existente de información, con el fin de determinar objetivos del nuevo sistema, flujo actual de información, uso de la información y valor de la información en la toma de decisiones. DESARROLLO DE PRIORIDADES PARA INFORMACIÓN Y DISEÑO CONCEPTUAL: después del sistema de la evaluación del sistema actual, se desarrolla una prioridad para la información necesaria. El diseño del sistema debe cerciorarse de proporcionar información de alta prioridad. DESARROLLO DEL NUEVO SISTEMA DE INFORMACIÓN: la lista principal de la organización debe orientar el diseño del sistema. Se considera a la organización como una unidad para eliminar la duplicación. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA TERMINADO: después de terminado el nuevo sistema, este debe hacerse operacional. Se le concede espacio, se seleccionan los equipos y se terminan los aspectos estructurales de su implementación. Una vez finalizado, se deben comenzar los programas de capacitación

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