UT 02. LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO.

CONTENIDOS
1. El concepto de aprovisionamiento.
2. La función de aprovisionamiento.
3. El ciclo de aprovisionamiento.
4. Las necesidades de aprovisionamiento.
5. El plan de aprovisionamiento.
6. Las aplicaciones informáticas

OBJETIVOS:
 Definir los indicadores de calidad y eficacia
operativa en la gestión de proveedores.
 Detectar las incidencias más frecuentes del
proceso de aprovisionamiento.
 Establecer las posibles medidas que se
deben adoptar ante las anomalías en la
recepción de un pedido.
 Definir los aspectos que deben figurar en
los documentos internos de registro y
control del proceso de aprovisionamiento.

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1. CONCEPTO DE APROVISIONAMIENTO.

Las empresas, en el desarrollo de su actividad, cualquiera que esta sea, necesitan

materiales para llevar adelante su proceso productivo (empresas industriales) o
comercializar productos terminados (empresas comerciales) capaces de satisfacer
la demanda de sus clientes.

El aprovisionamiento es el conjunto de actividades encaminadas a garantizar el

suministro de las materias primas necesarias en el proceso productivo y/o de las
mercaderías destinadas a la venta, con el fin último de alcanzar los objetivos
empresariales.

La función de aprovisionamiento es clave para la empresa, de ahí la necesidad de

coordinar a los diferentes departamentos involucrados.

Factores para conseguir un aprovisionamiento eficiente:

 Optimización de la gestión de stocks en el almacén.
 Previsión de compras basada en datos históricos mediante el uso de un software
 Comunicación fluida con los proveedores.
 Atención a las necesidades y demandas de los clientes.

1.1. Ventajas e inconvenientes del aprovisionamiento.

Una gestión adecuada del aprovisionamiento conlleva una serie de ventajas:

V. Económicas: ventajas competitivas al:

• Reducir los costes trabajando con proveedores más económicos.
• Aumentar el beneficio manteniendo los precios.
• Incrementar la calidad de los productos.

V. Técnicas: maximizar recursos:

• Evitando las roturas de stock.
• Optimizando el espacio.
• Maximizando los recursos propios

V. Relacionales: conseguir de los proveedores:

• Una información fluida sobre el estado de los pedidos, las nuevas
mercancías y la resolución de problemas.
• Un mejor abastecimiento

Tabla: Ventajas de un aprovisionamiento eficiente.

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Por tanto, la buena gestión del aprovisionamiento capacitará a la empresa para
alcanzar los objetivos marcados y desarrollar su actividad de forma exitosa.

Una gestión inadecuada del aprovisionamiento conlleva una serie de

inconvenientes que afectan a todos los agentes implicados:

 Se puede llegar a producir un

desabastecimiento de materiales en el proceso
productivo o de productos terminados, lo que
incapacita a la empresa para hacer frente a la
demanda de los clientes. Los costes derivados de
una demanda insatisfecha son:
o Costes laborales. Se mantienen los salarios y el pago de las cuotas a la
Seguridad Social.
o Costes de rotura. El cliente desea comprar un producto del que no hay
existencias, esto ocasiona una pérdida de confianza, una posible pérdida
del cliente, mala reputación, etc.

 Es necesario volver a optimizar los costes de almacenamiento tanto para los

proveedores como para las empresas.

 La empresa deberá pagar un precio superior por los mismos materiales o

productos al tener que recurrir a proveedores menos habituales y con peores
condiciones comerciales, lo que repercutirá en el precio final que pagarán los
clientes (será más elevado).

 La información del inventario resultará imprecisa, lo que origina diferencias

entre la información del almacén y el programa de aprovisionamiento.

Desabastecimiento: costes Volver a optimizar costes de

laborales y de rotura almacenamiento

Mala gestión

Precio superior de otros Información imprecisa de

proveedores inventarios

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Video: Starbucks (15 min). En el siguiente enlace puedes ver cómo la empresa Starbucks
Coffee aprovecha las ventajas del aprovisionamiento de su principal producto, el café, y las
técnicas que utiliza para mantenerlo en perfecto estado y conservar su sabor.
https://www.youtube.com/watch?v=h_vy45EvWD4

Video: Planeta Zara (55 min). En el siguiente enlace puedes ver cómo en Zara, del grupo
Inditex, no disponen de almacén, ya que prefieren destinar todo el espacio a la venta.
https://www.youtube.com/watch?v=ALPpvzgFElg

1.2. Objetivos del aprovisionamiento

Los objetivos del aprovisionamiento se marcan a partir de los objetivos generales de la

empresa; por tanto, la comunicación y la coordinación entre las diferentes áreas de la
empresa son esenciales para el óptimo funcionamiento de la cadena productiva.

El objetivo principal de la función de aprovisionamiento es que la empresa disponga de

los productos o materiales precisos con la calidad necesaria, en la cantidad adecuada,
en el momento oportuno y al menor coste posible.

Para desarrollar una buena labor de aprovisionamiento es necesario cumplir con

unos objetivos específicos, como son:

 Conseguir un inventario suficiente, capaz de proporcionar un suministro

permanente de materiales y servicios, de modo que el funcionamiento de la
empresa no se vea afectado.

 Minimizar la inversión en existencias, con el propósito de evitar roturas,

pérdidas u obsolescencias de los productos almacenados.
 Reducir los costes de almacenamiento derivados de la maquinaria, los
movimientos internos, las reparaciones de los equipos del almacén e incluso la
vigilancia de los artículos.

 Disponer de un sistema eficiente de información de inventarios, que

proporcione información en tiempo real de la disponibilidad de las existencias.

 Alcanzar una correcta coordinación con el departamento de compras, con el

fin de disponer de información sobre la capacidad de almacenaje, la carga y
descarga de mercancías y las necesidades de la producción.

La finalidad del aprovisionamiento debe ser alcanzar el máximo de objetivos previstos,

ya que de ello dependerá el éxito o el fracaso de la gestión de almacenaje.

Actividades interactivas: 1. Ventajas e inconvenientes del aprovisionamiento.

2. Objetivos del aprovisionamiento.

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2. FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO.

Como todas las funciones de la empresa, el aprovisionamiento

también está sujeto a un control presupuestario, por lo que es
imprescindible optimizar los recursos para poder cubrir todas las
necesidades del día a día.

Por ello, la función de aprovisionamiento trata de compaginar dos criterios básicos.

Económico: reducir el
coste de aprovisionamiento

Técnico: disponer de la cantidad

máxima de existencias para
prevenir posibles retrasos en las
entregas de los proveedores

Figura: Criterios básicos que compagina la función de aprovisionamiento.

Factores de alteración: en ocasiones, la gestión de esta función se ve alterada por:

 Descuentos por volumen de compra.
 Oscilaciones de precios.
 Estacionalidad de los productos.

https://www.ine.es/jaxiT3/Tabla.htm?t=3444&L=0

La dificultad a la hora de armonizar estos criterios estriba en que las empresas no

disponen de recursos financieros ni de almacenes ilimitados y, además, deben atender
simultáneamente otras demandas internas.
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2.1. Tipos de aprovisionamientos:

Para poder afrontar las dificultades comentadas, las empresas pueden recurrir a
tres modalidades de aprovisionamiento en función del tipo de producto.

•El aprovisionamiento se •El aprovisionamiento se •El aprovisionamiento se

realiza en el mismo lleva a cabo en función anticipa a posibles
momento en el que se de un acuerdo con los retrasos en las entregas
necesita el producto, ya proveedores en el de mercancía por parte
que su falta no pone en tiempo de entrega y en de los proveedores
riesgo el la cantidad de mediante la generación
funcionamiento de la mercancía para de un stock de
empresa. Por ejemplo, equilibrar los criterios seguridad.
el material de oficina, técnico, económico y
los productos de espacial.
limpieza, etc.

Puntual Pactado De seguridad

Figura. Tipos de aprovisionamiento.

Las empresas pueden utilizar un solo tipo de aprovisionamiento o varios de ellos a la

vez, en función de las diferentes necesidades de cada uno de los departamentos o de
los intereses estratégicos de la empresa.

2.2. Actores de la cadena de suministro o aprovisionamiento.

Cuando la empresa es grande y la complejidad de los productos que comercializa o

fabrica es alta, existirá un departamento específico para cada área, como
aprovisionamiento, compras, logística o ventas.

Por el contrario, cuando se trata de empresas con una actividad sencilla o de reducido
número de trabajadores, estas funciones las desempeña la misma persona, que se
encarga de gestionar las compras y la logística junto conlos comerciales, la persona
responsable de administración y la responsable del almacén.

Esto hace que se requiera personal polivalente capaz de

coordinar y gestionar toda la información de forma adecuada
para que no surjan problemas en el canal de comunicación y
se cumplan los objetivos de forma óptima.

Por ello puede que el plan de aprovisionamiento no exista como tal, sino que se
establezcan una serie de pautas mecanizadas de actuación con los proveedores.

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2.3. Tipos de cadena de suministro.

El conjunto de actividades que se llevan a cabo en la función de aprovisionamiento y

en las cuales se ven implicadas diversas empresas tiene el nombre de cadena de
suministro.

Esta cadena y el número de intermediarios que la forman se adaptan a las

necesidades de la empresa y al tipo de suministro que se requiere.Esto hace que se
puedan distinguir cuatro tipos de cadena de suministro.

Las empresas tradicionales suelen adoptar un sistema de toma de

decisiones individualizado e independiente, ya que el escaso volumen de
mercancía que se manipula hace que sea un sistema fácil de controlar.
Tradicional Esta independencia provoca que la información no se controle
adecuadamente y se produzcan errores en el proceso de producción (mala
estimación del stock, error en la cantidad solicitada, entre otras) que
ocasionan retrasos en la entrega de los pedidos.

La gestión informatizada de las empresas ha supuesto un avance en el flujo

de información que permite que, aunque la toma de decisiones sea
Compartida individual, todo eslabón de la cadena tenga acceso a la información, de
modo que se evitan los errores que alteran el tiempo de entrega y se ahorran
costes.

Es el proveedor quien decide cuánta mercancía envía a cada cliente

tomando como base un inventario que se va actualizando de forma conjunta
y con un histórico del año anterior como referencia.
De gestión
Esta información permite enviar la mercancía necesaria en cada momento y
gestionar la logística de una forma más acertada y eficaz que los métodos
anteriores.

Las nuevas tecnologías permiten que todas las áreas de una empresa estén
conectadas todo el tiempo, de forma que el seguimiento del producto
es completo, desde que entra la materia prima hasta que el pedido está listo
Sincronizada para ser servido al cliente.
Algunos ejemplos de sistemas de gestión utilizados en este ámbito son
los ERP (del inglés, enterpriseresourceplanning, sistema de planificación
de recursos empresariales).

Tabla: Tipos de cadena de suministro

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2.4. Diferencias entre la cadena de suministro y la logística.

Cadena de suministro Logística

Adquisición de materias de calidad para Aumento de los servicios al menor coste

asegurar la correcta fabricación y venta. en la entrega.

Control del tiempo de cada proceso de Reducción de los tiempos de entrega

fabricación para que se cumpla la logística. mediante una correcta organización.

Mejora de los tiempos. Entrega puntual.

Constante reinvención para ser más

Desarrollo constante de nuevas técnicas.
eficiente y eficaz.

Tabla 2.5. Diferencias entre logística y suministro.

Actividades interactivas: 1. Tipos de aprovisionamientos.

2. Actores de la cadena de suministro
3. Tipos de cadenas de suministro.
4. Diferencias entre la logística y la cadena de suministro.

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3. CICLO DE APROVISIONAMIENTO.

El aprovisionamiento responde a la finalidad de adquirir materias primas o productos

terminados, ambos dirigidos a la venta del producto final. Por tanto, las empresas
intentarán que esta tarea se desarrolle en el menor tiempo posible.

El ciclo de aprovisionamiento es el periodo de tiempo que transcurre desde que se

detecta la necesidad de comprar materias primas o productos terminados hasta el
momento en el que el producto final es vendido y entregado al cliente.

En la siguiente imagen se muestran diferentes ciclos de aprovisionamiento (CA)

 CA1: desde que la serrería detecta la necesidad de comprar madera hasta que
la recibe
 CA2: desde que la fábrica de muebles detecta la necesidad de comprar
madera procesada hasta que la recibe.
 CA3: desde que los mayoristas/minoristas detectan la necesidad de comprar
muebles hasta que los reciben.

La función de aprovisionamiento es un proceso que involucra a varios

departamentos dentro de la empresa y consta de las etapas siguientes:

1. El almacén y el resto de departamentosidentifican sus necesidades

2. Se comunican al departamento de compras
3. Se selecciona a los proveedores más adecuados.
4. Se tramita la orden de pedido.
5. Recepción y evaluación de la mercancía en el almacén (o en el departamento
correspondiente). Se comprueba tanto la cantidad como la calidad de los
productos recibidos.

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El ciclo de aprovisionamiento (CA) constará de etapas diferentes según el tipo de
empresa, es decir, si es una empresa industrial o es comercial.

PEDIDO → RECEPCIÓN → ALMACENAJE → PRODUCCIÓN → ALMACENAJE

-Comprende más etapas, debido a que elaboran sus propios productos.

Por tanto, primero deben adquirir las materias primas o los materiales que
Empresa someterán a un proceso de transformación hasta generar el producto final.
industrial
-Una mala gestión conlleva el riesgo de no disponer de las materias primas
necesarias para poder desarrollar el proceso productivo y tener que
detener la fabricación, con los correspondientes costes productivos y
laborales.

PEDIDO → RECEPCIÓN → ALMACENAJE

-Es más corto, ya que compran y venden productos terminados sin ningún
Empresa tipo de transformación.
comercial
-La falta de stock para satisfacer la demanda de sus clientes es la peor
consecuencia de una mala gestión de la función de aprovisionamiento.

Actividades interactivas: 1. Ciclo de aprovisionamiento.

Para que quede todo por escrito y evitar malentendidos durante la relación comercial,
existen una serie de documentos que las empresas deben intercambiar y firmar para
que quede registrada cada especificación del proceso de compra:
● Contrato. Registra las obligaciones de cada una de las partes y las condiciones
de la compra.
● Pedido. Recoge los artículos, precios y cantidades que se quieren comprar en
un momento determinado.
● Albarán. Recogerá la misma información que el pedido en cuanto a artículos y
cantidades. La firma del cliente sella la conformidad de la entrega realizada.
● Factura. Establece la obligación de pago, así como la forma y el tiempo en que
se realizará.

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4. NECESIDADES DE APROVISIONAMIENTO.

Para que la función de aprovisionamiento sea eficiente tenemos que dar respuesta a
una serie de preguntas clave. Las respuestas concretas a estas preguntas se basarán
en las necesidades de aprovisionamiento de cada empresa.

Fig: Necesidades de aprovisionamiento: las cuatro preguntas básicas.

En el caso del aprovisionamiento internacional, intervendrán una serie de

documentos específicos que serán necesarios para poder cruzar las aduanas y cuya
ausencia provocará retrasos en la entrega y sanciones administrativas.

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Vídeo:La empresa Mercadona establece una relación a largo plazo con sus proveedores. En el
enlace puedes visualizar este sistema de «interproveedores».
https://www.youtube.com/watch?v=GGeXNKmb_Ss

Actividad de investigación. Busca información sobre la nueva relación ha establecido

Mercadona con sus proveedores
-¿Cómo los denomina antes?
-¿Y ahora?
-¿En qué consiste el nuevo modelo?
-¿Los consumidores se han visto beneficiados?

Actividades interactivas. 1.

Caso práctico 1. Necesidades de aprovisionamiento.

La empresa Madreas Barruguer SA se dedica a la fabricación de armarios de cocina y baño de

gran calidad. Para realizar su actividad utiliza como materias primas madera, tornillos, bisagras,
tiradores y barnices. Para cubrir sus necesidades de aprovisionamiento deberá responder a las
cuatro preguntas básicas que acabas de estudiar sobre qué, cuándo y a quién comprar, y cómo
pagar la compra.

Si la temporada más importante para el sector es el verano y tiene cinco posibles proveedores,
¿cómo responderías a estas preguntas?

Solución:

 ¿Qué comprar? Productos de gran calidad. El primer criterio de selección de

materiales que deberá primar será el de la calidad, asegurándose de que el producto
final será de la calidad establecida

 ¿A quién comprar? Para seleccionar a los proveedores se tendrá en cuenta la

reputación, el prestigio y los certificados de calidad de cada uno de ellos. Esto requerirá
contar con proveedores de confianza estables y con proveedores esporádicos que
garanticen el stock en caso de imprevistos en la demanda.

 ¿Cuándo comprar? Tendrá que hacerse con una antelación suficiente respecto a la
temporada alta (por ejemplo, tres meses antes) para que el proceso de fabricación
permita disponer de stock suficiente para la demanda prevista.

 ¿Cómo pagar? La antelación prevista de tres meses puede posibilitar obtener buenos
precios y formas de pago negociables, generalmente a plazos. De esta forma se activa
la cadena de aprovisionamiento nada más se reciba la orden de compra para que el
proceso de compra y fabricación sea lo más rápido posible.

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5. PLAN DE APROVISIONAMIENTO.

La tarea de aprovisionar ha de llevarse a cabo de forma ordenada y coordinada con el

resto de departamentos de la empresa.

El plan de aprovisionamiento es el documento que tiene como objetivo la elaboración,

programación e implantación del programa de compras para todos los departamentos
de la empresa y para un periodo de tiempo determinado.

Para la empresa, este documento es de vital importancia por las siguientes razones:
 Contiene de forma programática los puntos clave.
 Incluye, además, algunos de los objetivos globales de la empresa.
 Se redactará de forma ordenada y coordinada con el resto de departamentos.
 Debe mejorar, en la medida de lo posible, el plan del año anterior.
 Se evaluarán los resultados obtenidos con el fin de diseñar el próximo plan.

El plan de aprovisionamiento deberá contener los siguientes apartados:

Análisis previo:
-Análisis del plan de aprovisionamiento del año anterior
-Definición de los objetivos globales de la empresa.
-Comparación con el resto de objetivos de la empresa

Contenido:
-Definición de los objetivos específicos de aprovisionamiento de la
empresa.
-Análisis de los criterios de almacenaje, aprovisionamiento y compras.
-Programación de la puesta en marcha del plan de aprovisionamiento.
-Desarrollo de un calendario realista en función de los objetivos.

Puesta en marcha:
-Aplicación del plan de aprovisionamiento.
-Comprobación del buen funcionamiento del plan.
-Cumplimiento de los plazos establecidos en el calendario

Control:
-Control de los objetivos planteados inicialmente.
-Valoración de los criterios de calidad.
-Análisis de los resultados obtenidos.

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La importancia de la coordinación de todos los departamentos de la empresa reside en
que el departamento de:
 MARKETING O VENTAS: realizará la previsión de la demanda
 ALMACÉN: aportará la información de los costes de almacenaje, capacidad, stock
e infraestructuras disponibles
 PRODUCCIÓN: marcará el ritmo de fabricación.
 COMPRAS: (con toda la información anterior) elaborará la información referente a:
o stock óptimo y mínimo,
o volumen de pedido,
o frecuencia de los pedidos y
o presupuestos de compras.

Una vez que se ponga en marcha el plan, se comprobará la evolución de los

proveedores mediante diversos indicadores que permiten tomar decisiones sobre
cambios o medidas de mejora a través de plazos de entrega, errores en la mercancía o
gestión de las incidencias.

Actividades interactivas: 1. Plan de aprovisionamiento.

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6. APLICACIONES INFORMÁTICAS PARA EL APROVISIONAMIENTO.

Las nuevas aplicaciones informáticas han ayudado en gran medida a la automatización

del proceso de aprovisionamiento y, gracias a su uso, las empresas han
conseguido ganar eficiencia en su gestión.

El aprovisionamiento electrónico o E-Procurement consiste en la automatización de

los procesos internos y externos relacionados con la adquisición de mercancías
empleando Internet como medio de comunicación entre proveedor y cliente.

Ventajas del uso de aplicaciones informáticas:

 Dar una respuesta rápida a las necesidades de aprovisionamiento.
 Realizar automáticamente las órdenes de compra en función de los parámetros
preestablecidos en el programa informático.
 Intercambiar información actualizada tanto con los proveedores como con el
resto de los departamentos de la empresa.
 Tener un mayor control de la gestión documental de las compras.

La aplicación de las tecnologías de la información proporciona soluciones rápidas y

en tiempo real a la función de aprovisionamiento en cuanto a:
 Cálculo del stock en el almacén.
 Cálculo de los consumos.
 Datos de los proveedores.
 Generación automática de los pedidos mediante criterios previamente
establecidos.
 Información instantánea de los pedidos pendientes.
 Recepción inmediata de las mercancías.
 Información in situ del estado de las mercancías, tanto de las ya recibidas como
de las compradas.
 Seguimiento individualizado de los plazos de entrega de los proveedores.
 Informes históricos del consumo, evoluciones de las compras y las ventas,
plazos de entrega, etc.

6.1. Achilles

Achilles es una empresa de sistemas de gestión del rendimiento y del riesgo de la

cadena de suministro en los sectores de recursos naturales, industria e
infraestructuras. Aplica programas de preselección, realiza auditorías, valida datos y
reduce riesgos.

Ofrece productos y servicios, formación y consultoría basados en la innovación. Sus

compradores y proveedores establecen alianzas comerciales duraderas en las
comunidades de Achilles.

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 https://www.achilles.com/es/

6.2. Fullstep

Fullstep es una plataforma de compras que gestiona todo el proceso de forma que, a
través de la externalización del departamento, la empresa logra mayor flexibilidad y un
servicio más especializado.

https://www.fullstep.com/

6.3. Software DelSol

Software DelSol permite de forma gratuita que las empresas dispongan de un software
sencillo y completo de facturación, contabilidad y nóminas, entre otros temas.

https://www.sdelsol.com

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