10 Puntos

Fu n d a m e n t a l e s
p a ra e l A n á l i s i s
de Procesos
Jorge Guarín
 ÍNDICE
Presentación del autor ……….…………………….….. 1
Introducción………………..………………………………..2
1. Procesos…………………………………………………...9
1.1 Objetivo del proceso……………………………….10
1.2 Análisis del proceso……................…………….12
1.3 Método………………………………………..………..14
2. Calidad…………………………………………….………16
2.1 Modelo especificaciones del producto………17
2.2 Requerimiento de control de calidad…...…19
3. Materiales………………………………………………..21
3.1 Tipo de materiales………………………….……..22
3.2 Manejo de materiales………….…………………24
4. Lugar de trabajo……………………………………….26
4.1 Distribución lugar de trabajo (layout).…….27
4.2 Condiciones de trabajo…………………………..30
4.3 Herramientas, equipos…………………………..32
5. Plan de acción…………………………………………..34
Conclusiones……………………………………………..…37

Los 10 Puntos Fundamentales para

el Análisis de Procesos
 Presentación
No encuentre una falla;
¡encuentre una solución!
-Henry Ford
El objetivo de esta guía es ofrecer una
herramienta práctica donde pueda ser el
Jorge Guarín
inicio para la realización del análisis y
mejora de un proceso, partiendo de un Consultor empresarial en

esquema en el cuál se permita evaluar Mejoramiento de la Productividad y

los puntos esenciales con el fin de que Calidad por más de 23 años en

todo proceso productivo opere de una diferentes empresas en Colombia y

forma efectiva, logrando producir Ecuador realizando seminarios de

productos de alta calidad, satisfaciendo capacitación y desarrollo de proyectos

a los clientes y donde los colaboradores en temas de Lean Manufacturing,

internos puedan estar laborando en un Aseguramiento de Calidad con Six

ambiente óptimo de clima Sigma, Planificación Estratégica,

organizacional que les permita ser más Gestión de la Productividad, Gestión

productivos. De la misma forma para por Procesos, Tiempos y Movimientos.

que sus accionistas puedan obtener los

niveles de rentabilidad esperados.

1
Los 10 Puntos Fundamentales para el
Análisis de Procesos
Introducción
El inicio de cualquier análisis de un proceso es subdividirlo en las
partes u operaciones que lo conforman, cada parte debe estudiarse en
forma independiente para hacer su análisis mucho más sencillo.

Existen múltiples factores que afectan las actividades y operaciones

dentro de un proceso. El análisis que se hace a un proceso siempre
debe hacerse desde lo macro a lo micro, de lo general a lo específico.
Cuando se realizan análisis en forma general se podrán apreciar
avances mínimos hacía el mejoramiento de los métodos y la
automatización. Cuando se hacen en forma más detallada se pueden
encontrar más posibilidades de mejora.

Proceso

Sub-Proceso

Actividad
Tarea

Elemento

2
Los 10 Puntos Fundamentales para el
Análisis de Procesos
Introducción
Dependiendo de la necesidad o del Por ejemplo, en un Proceso de
objetivo del estudio se puede Producción de Flores, se tendría
realizar diferentes tipos de análisis la cosecha como sub-proceso, el
del proceso a nivel de actividad o corte y el enmallado como
tarea, pueden utilizarse por actividades, la identificación del
ejemplo diagramas de flujo de ticket con la información de los
procesos o análisis de operaciones tallos cortados como tarea y a
que se utilizan en los estudios de un nivel más detallado el sujetar
métodos, si se requiere un hacer un tallo, cortarlo y colocarlo en
una investigación a nivel de la malla del coche como
elementos más minucioso pueden elemento.
usarse sistemas de análisis de
micro movimientos y tiempos
predeterminados.
1. Proceso
•Producción de
2. Sub-Proceso Flor
•Cosecha
3. Actividad
• Corte de Flor
4. Tarea por 20 tallos
•Identificación •Enmallar flor
5. Elemento malla con ticket por 20 tallos
• Sujetar, cortar
y colocar tallo
en mlla de
coche de
cosecha.

Ejemplo: Subdivisión de un Proceso de Producción en Flores.

3
Los 10 Puntos Fundamentales para el
Análisis de Procesos
Introducción
Actitud Mental Adecuada

Los procesos siempre pueden mejorarse continuamente, todo esto depende

del grado de actitud que se expone ante la solución de problemas o búsqueda
constante de mejoras. Hay personas que consideran que el proceso no es
necesario cambiarlo si está funcionando normalmente, si bien es cierto hay
que trabajar sobre los procesos que nos ocasionan mayor pérdida de
productividad y calidad también es considerable mencionar que existen
procesos que, aunque estén trabajando bien pueden ser potencializados y
mejorados de su condición actual.

4
Los 10 Puntos Fundamentales para el
Análisis de Procesos
Introducción
Introducción
Actitud Mental Adecuada
El ser humano por lo general no tiene una actitud natural y proactiva ante el
análisis y los cambios, esto se da normalmente porque en algunos casos, las
personas sienten que ya han alcanzado su meta y no necesitan esforzarse
más, también puede darse por el statu quo que se tiene en determinado
momento, por la falta de información o conocimiento sobre herramientas de
análisis y mejora continua. Esta actitud podría justificarse como medio de
tener cierta tranquilidad mental en los diferentes asuntos cotidianos, pero
obstruye e imposibilita un buen análisis en busca de un verdadero
mejoramiento de procesos.

Normalmente en mejora de procesos nunca se habla de un método o proceso

como el “mejor” sino que se hace referencia al mejor método o proceso
concebido hasta el momento. En las actividades en las que las personas usan
constantemente sus manos y donde el producto se manipula muchísimas
veces como lo es en las actividades de producción de flores existe una alta
oportunidad de mejorar los métodos de trabajo y procesos. Esta oportunidad
siempre va a existir hasta el momento que se encuentren soluciones de
mecanización, automatización o robotización en donde prácticamente se
elimine la atención del ser humano.

5
Los 10 Puntos Fundamentales para el
Análisis de Procesos
Introducción
LOS 10 PUNTOS FUNDAMENTALES PARA EL
ANÁLISIS DE PROCESOS
Cuando se realiza el análisis de una actividad es muy importante seguir una
metodología secuencial que permita abordar la mayor cantidad de factores
que inciden sobre ella para evitar que se omitan u olviden ciertos puntos que
deben considerarse. La mejor forma de hacerlo es apoyándose de preguntas
tipo check list que permitan averiguar la mayor cantidad de información y
donde se permita describir los datos clave del proceso. En muchas ocasiones
una simple pregunta de ¿por qué? O ¿para qué? Puede ser el inicio para
empezar a investigar las verdaderas razones por las que se tienen definidos
los pasos en un proceso.

Con el fin de evadir información relevante y de evitar que se genere

desperdicio de esfuerzo y lograr que se incluyan todos los puntos necesarios
durante el análisis, es transcendental que se tenga claridad sobre todos y
cada uno de los factores que afectan y que deben examinarse en la operación
o actividad.

Los 10 puntos o factores para considerar en el análisis se han agrupado en 4

capítulos: Procesos, Calidad, Materiales, Lugar de Trabajo.

6
Los 10 Puntos Fundamentales para el
Análisis de Procesos
Introducción
LOS 10 PUNTOS FUNDAMENTALES PARA EL
ANÁLISIS DE PROCESOS
1. Procesos

2. Calidad
-Objetivo de la
Actividad 3. Materiales
-Análisis del -Diseño
Proceso Especificaciones 4. Lugar de Trabajo
Producto -Tipo Materiales
-Método
-Requerimientos -Manejo de
Control Calidad Materiales -Distribución lugar
de trabajo (layout)
-Condiciones de
Trabajo
-Herramientas,
equipos, mesas,
cunas, otros.

Esta guía se recomienda usar de una forma estructurada de análisis para que
la persona encargada de realizarla pueda considerar la mayor cantidad de
factores que inciden en un proceso y no se pase ningún detalle por alto.

El análisis en sí se lleva a cabo en la mente de la persona que lo realiza, quién

debe cuestionar todos los puntos relevantes que vayan surgiendo, realizando
la mayor cantidad de anotaciones posibles de una forma clara y ordenada. Se
sugiere registrar la situación de lo que sucede en la actualidad y describir
todas las ideas probables de solución que se generen durante el análisis.

7
Los 10 Puntos Fundamentales para el
Análisis de Procesos
Introducción
LOS 10 PUNTOS FUNDAMENTALES PARA EL
ANÁLISIS DE PROCESOS
En las siguientes líneas se explicará cada uno de los diez factores que deben
evaluarse en las actividades de un proceso. La preguntas de referencia que
debe hacer la persona que realiza se muestran en cada factor a evaluar.
Pueden añadirse más preguntas de acuerdo con la forma que se vaya
avanzando en el análisis y según la necesidad especifica o grado de detalle
que se requiera.

8
Los 10 Puntos Fundamentales para el
Análisis de Procesos
 Capítulo
1

Procesos

Gestionar por Procesos es la clave

para ser Productivos y Competitivos

Los 10 Puntos Fundamentales para

el Análisis de Procesos
 Procesos

1.Procesos
1. PROCESOS

La razón de ser de esta guía es evaluar precisamente las oportunidades

de mejora que se tenga en las operaciones o actividades que forman
parte de los procesos.

El concepto de proceso está definido como “El conjunto de actividades

mutuamente relacionadas los cuales obtienen elementos de entrada
para transformarse, agregar valor y poder obtener un producto o
servicio que satisfaga las necesidades de un cliente externo o interno”.

Para comenzar se debe diligenciar la descripción de la actividad a

analizar y alguna información general del tipo de producto que produce
la actividad del proceso, el número de personas que emplea, datos de
rendimientos, costo unitario total (costo de mano de obra, costo de
materiales) y otros de acuerdo a lo que se requiera.

Proceso: SubProceso: Actividad:

Descripción:

Costo Unitario Rendimiento No. Personas

total Unidades/Hora

Producto: Elaboró: Fecha:

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

9
 Procesos

1.1 Objetivo del Proceso

Aunque normalmente el objetivo Estos cambios pueden afectar de

de una operación o actividad es alguna u otra manera la eficiencia
clara y adecuadamente definida en y eficacia de la actividad. En
la fase inicial de creación del algunas oportunidades esta clase
proceso los cambios en las de análisis en diferentes empresas
especificaciones de materiales, se ha llegado descubrir que
máquinas, equipos, mano de obra, muchas actividades se
tipo de producto, logran generar consideraron innecesarias después
que lo definido inicialmente sea de un análisis más detallado. En
incorrecto o incluso se vuelva diversas ocasiones los que más
innecesario. Nada dura para conocen las actividades
siempre y lo que ayer funcionó innecesarias por lo general no
quizás hoy ya sea obsoleto. logran reconocer que lo son.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

10
 Procesos

Check List Objetivo del Proceso

Descripción Pregunta Respuesta Acción
Si/No/NA Sugiera
Mejoras
Objetivo de la ¿Es necesaria?
Actividad ¿Puede
eliminarse la
operación sin que
altere el proceso o
resultado?

¿Puede hacerse en
otro lugar?

¿Si se añadiera
una operación,
facilita la
ejecución de
otras?

¿Puede hacerla
otro trabajador?

¿Puede
combinarse la
operación antes o
después?

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

11
 Procesos

1.2 Análisis del Proceso

Un proceso, operación o actividad nunca funciona aisladamente, siempre

estará en función de sus actividades previas, proveedores internos o
externos. De igual forma, el modo como se interrelaciona y transforma sus
elementos de entrada en resultados, va a estar condicionado en el
cumplimiento de los requerimientos de la actividad siguiente ya sea para
un cliente externo o interno. La posibilidad de generar cambios en alguna
parte del proceso debe analizarse en el mismo lugar de trabajo, solo de
esta manera puede determinarse que todas las actividades que se ejecutan
con el fin de obtener unidades de producción ya sean, ramos, malla con
tallos, caja con ramos, cama con plantas, puedan eliminarse, combinarse
con otra o que se pueda realizar durante el tiempo de espera de otra
operación.

Solo haciendo este tipo de análisis,

obteniendo la información y
conocimientos correctos se podrán
plantear recomendaciones efectivas que
permitan mejorar la calidad, reducir
costos operativos o eliminar las
actividades que no agregan valor ni al
cliente ni a la empresa.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

1 12
 Procesos

Check List Análisis del Proceso

Descripción Pregunta Respuesta Acción
Si/No/NA Sugiera
Mejoras
Describa todos los pasos ¿La actividad
de la operación o puede
actividad: eliminarse?
1. ¿Puede ser
2. combinada con
3. otra actividad?
4. ¿La secuencia es
5. la adecuada?
6 ¿Se puede
7. emplear otra
8. metodología?
9 ¿Puede
10. ejecutarse
durante el
periodo de espera
de otra?
¿Puede ser
realizada en otro
proceso?

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

13
 Procesos

1.3 Método

Se debe evaluar los diferentes componentes del método actual, el cómo se

están realizando cada uno de los pasos necesarios de la actividad,
identificando el uso adecuado de las manos, el movimiento del cuerpo, la
fatiga que se genera. Es muy común encontrar actividades que no tienen
definido un método de trabajo, un instructivo o procedimiento, por eso es
conveniente determinar el grado de estandarización de la actividad
evaluada o la cantidad de métodos existentes para realizar un producto.
Solo identificando los componentes de la situación actual se podrán tener
los elementos suficientes para diseñar y proponer un método mejor.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

14
 Procesos

Check List Método

Descripción Pregunta Respuesta Acción
Si/No/NA Sugiera
Mejoras
Anexe información ¿El método
adicional si se requiere, utilizado es igual
bosquejos, gráficos. en todos los
trabajadores?
Antes del estudio de ¿El método más
movimientos: usado es el
establecido? ¿Y es
el adecuado?
¿Se utilizan
ambas manos?

¿Se reduciría la
fatiga
Después del estudio de implementando
movimientos: un banco, o mesa
que evitara la
necesidad de
encorvarse,
doblarse,
estirarse?
¿Se detiene el
proceso, en
espera que
termine otro?
¿Los
movimientos son
pocos, muchos o
suficientes?
¿Se requiere de
un estudio de
movimientos más
detallado?

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

15
 Capítulo
2

Calidad

Calidad de excelencia es el resultado

de tener procesos controlados con
poca variabilidad.

Los 10 Puntos Fundamentales para

el Análisis de Procesos
 Calidad

2. CALIDAD
Los procesos, operaciones o actividades que logran cumplir las
especificaciones de calidad y tolerancia establecidas teniendo altos niveles
de eficacia reflejan en cierta forma lo bien que esté funcionando el
proceso. En cambio, cuando se tienen muchas devoluciones de productos
terminados, grandes porcentajes de desperdicio del producto, frecuentes
reclamos de los clientes, estos generan un fuerte impacto en la eficiencia
del proceso, los costos de producción, la baja de productividad, clientes
internos o externos insatisfechos y la probabilidad de perder mercado por
variación constante en el cumplimiento de los requisitos de los clientes.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

16
 Calidad

2.1 Diseño de Especificaciones de

P r o d u c t o Te r m i n a d o

Por lo general los diseños de los componentes del producto terminado

como ramos y cajas son definidos por los equipos de Gerencia General,
ventas, marketing. Es muy importante evaluar la funcionalidad y el
cumplimiento de dichos componentes para identificar que sean los
correctos y deseables.

De igual forma los productos semiterminados con un tipo de embalaje

temporal como las mallas con flor, cajas de cartónplast con flor, tachos o
baldes con flor cumplan con sus características esenciales de preservación
y conservación. Es esencial poder estar validando los componentes del
diseño de las especificaciones del diseño del producto con el fin de
analizar el cumplimiento de su funcionalidad y la satisfacción del cliente.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

17
 Calidad

Check List Diseño de Especificaciones

d e P r o d u c t o Te r m i n a d o
Descripción Pregunta Respuesta Acción
Si/No/NA Sugiera
Mejoras
Se puede hacer dibujos ¿Todas las piezas
de componentes o elementos que
esenciales del producto. van en el
producto final
son necesarios?
¿El diseño de las
piezas
(capuchones,
laminas,
separadores) son
las adecuadas?
¿Cuáles son las
características de
diseño de las
piezas en el
producto de la
competencia?
¿El diseño
permite
procesamiento y
ensamblaje más
barato?
¿El diseño de
cajas, mallas,
etiquetas son
necesarias y
forman parte del
modelo del
producto? ¿Se
pueden cambiar?
¿Combinar?
¿Los
componentes en
el diseño de otros
productos o
procesos son los
adecuados?

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

18
 Calidad

2.2 Requerimientos de Control de

Calidad

El establecimiento de las especificaciones de calidad para un producto es

fundamental a la hora de elegir el tipo de operaciones y metodologías que
se van a emplear. Dependiendo de los parámetros de calidad definidos o
requeridos por el cliente se definen los puntos del proceso donde se debe
realizar los controles de calidad y se definen los métodos específicos para
realizar el proceso de aseguramiento de calidad del producto.

Los parámetros de calidad de un tallo de flor como son: el punto de

apertura, longitud, tamaño de flor, grosor de tallos, calidad del follaje,
estado fitosanitario, entre otros, son claves para establecer los rangos de
cumplimiento de mínimos y máximos, el número de inspecciones a
realizar, o las acciones de tratamiento cuando existan desviaciones.

El grado de exigencia de los parámetros de calidad desempeña un papel

fundamental en la efectividad de cualquier proceso ya que si son muy
estrictos puede conllevar a altos desperdicios de producto lo que afecta su
productividad, costo y oportunidad de venta; si por el contrario sus
parámetros son muy permisivos pueden generarse grandes costos por
pago de créditos, costos por incumplimiento, pérdida de clientes, perdida
de reputación en el mercado, entre otros.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

19
 Calidad

Check List Requerimientos de Control

de Calidad
Descripción Pregunta Respuesta Acción
Si/No/NA Sugiera
Mejoras
Parámetros Calidad: ¿La tolerancia,
acabados y otras
Especificaciones: especificaciones
sobre el producto
son necesarias?
¿El número de
inspecciones son
las adecuadas?
¿Se usa análisis
estadístico de los
Tolerancias: defectos
encontrados en la
inspección?
¿El personal
operativo está
capacitado en los
requisitos del
producto?
Procedimientos de ¿La cantidad de
Control Calidad desperdicios y/o
definidos: ¿Se aplica reprocesos es
conforme lo definido? tolerable? % Flor
Nacional cumple
la meta
establecida? %
Calidad Producto
Terminado
cumple la meta
establecida?
¿Es efectiva
(eficaz y eficiente)
la inspección?
¿El personal que
realiza control de
calidad cumple el
perfil según lo
definido?

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

20
 Capítulo
3

Materiales

Saber elegir materiales y sistemas

de manejo óptimos que contribuyan a
tener productos de alta calidad.

Los 10 Puntos Fundamentales para

el Análisis de Procesos
 Materiales

3 . M AT E R I A L E S

Los diferentes tipos de materiales que se usan dentro de una empresa

tienen una connotación muy especial al momento de realizar un análisis
de operaciones o actividades, desde la forma en que se planifican las
cantidades a comprar, el costo de los mismos, su almacenamiento, gestión
de inventarios, el tipo de material, requerimiento de manipulación, el
manejo adecuado, los abastecimientos en el lugar y estaciones de trabajo,
todas estas consideraciones deben ser analizadas con el fin de encontrar
oportunidades de mejora.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

21
 Materiales

3.1 Tipo de Materiales

El costo de los materiales siempre va a ser una parte importante dentro

del costo total de producción de flores, el costo de fertilizantes,
agroquímicos, material de empaque, mantenimiento, requieren especial
tratamiento para mantenerlos bajo control. Muchos de los materiales
usados por ejemplo para la elaboración del ramo o el empaque fueron
definidos desde la creación del producto o proceso y quizás en la
actualidad no tengan la misma funcionalidad o requieran de otras
especificaciones.

Varias veces se hacen cambios en los materiales para mejorar la

presentación del producto final o por reducción de costos, el problema es
que si estos cambios no se hacen adecuadamente se puede incurrir en
costos adicionales ya sea porque los nuevos materiales son
sobredimensionados para lo que realmente se necesita o pueden generar
daños al producto por falta de cantidad y/o calidad de los materiales.

Es muy importante estar evaluando la efectividad de los materiales usados

para realizar análisis de valor que permitan optimizar el uso de los
mismos.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

22
 Materiales

Check List Tipo de Materiales

Descripción Pregunta Respuesta Acción
Si/No/NA Sugiera
Mejoras
Pasos del Proceso de ¿Se puede usar material
Requerimiento de más barato?
Materiales: ¿Un material de mayor
1. costo y/o calidad podría
2. disminuir los costos de
3. mano de obra?
4. ¿El material usado es
5. adecuado en calidad y
6. cantidad?
7. ¿Cuál es el proceder con
8. el material defectuoso?
9. ¿Se puede reutilizar o
10. reciclar el material
usado?
Procedimiento de ¿La planificación y
manejo de sobrantes requisición de
de materiales: materiales se hace
1. adecuadamente?
2. ¿La rotación de los
3. materiales es
4. adecuada? ¿Se usa lo
5. que se compra? ¿Hay
6. materiales en stock con
7. más de 1 año en
inventario?
¿Los almacenes,
bodegas estanterías
sistemas de
almacenamiento son
suficientes y
funcionales?
¿Existen pequeños
almacenamientos en
cultivo y post-cosecha
con existencia de
productos mayores a 1
mes de haber salido de
la bodega principal?

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

1 23
 Materiales

3.2 Manejo de Materiales

En la mayoría de las empresas el movimiento de materiales se hace desde

la bodega hasta los distintos bloques de cultivo, estaciones de riego,
fumigación, Post-Cosecha. De igual, forma en las Post-Cosechas existe
mucho flujo constante de tallos y materiales partiendo de la recepción de
flor, salas de proceso, cuartos fríos, sitios de empaque y embarque.

Dependiendo de las características físicas del material y de la forma de

transportación se hace evidente las metodologías y los equipos idóneos
para transportar dichos materiales con el fin de que se haga de una manera
adecuada y eficiente. Es conveniente revisar el uso de montacargas
eléctricos o manuales, carretillas, plataformas rodantes, carritos o coches,
carretones, furgones, bandas transportadoras, cable vía, estanterías, así
como el uso apropiado de estibas o pallets para productos que aplique, por
ejemplo, el cartón, bultos de fertilizantes, láminas de papel, entre otros.

La manipulación inadecuada de materiales hace que por un lado se tenga

que utilizar una mayor cantidad de mano de obra, se puedan generar
mayores pérdidas por deterioro y desperdicio ya sea de tallos o de
materiales.

En esta parte del análisis es primordial también revisar la forma como los
tallos son transportados de un lugar a otro, la manera de como lo hacen, el
tipo de equipo utilizado con que se realizan dichos movimientos son
fundamentales para evitar daños a las flores por mala manipulación.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

24
 Materiales

Check List Tipo de Materiales

Descripción Pregunta Respuesta Acción
Si/No/NA Sugiera
Mejoras
Descripción de las ¿Se pierde
formas y usos actuales tiempo en traer y
de manejo de materiales llevar material?
¿El método
usado en el
transporte
interno de
material es el
adecuado?
¿Las distancias y
ubicaciones del
material son
adecuadas?
¿El material
usado está bien
almacenado?
¿Se dispone de
material
suficiente con la
debida
anticipación?
¿Se evita
traslados del
personal a buscar
pequeñas
cantidades de
material
faltante?

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

25
 Capítulo
4

Lugar de
Tra b a j o

Las instalaciones físicas, condiciones

ambientales y de seguridad en el
trabajo son indispensables para
obtener altos niveles de Eficiencia y
Eficacia.
Los 10 Puntos Fundamentales para
el Análisis de Procesos
 L u g a r d e Tr a b a j o

4. LUGAR DE TRABAJO

MALLAS

Distribución y flujo de proceso del producto de una Post-Cosecha de Rosas

Los diferentes tipos de materiales que se usan dentro de una empresa

tienen una connotación muy especial al momento de realizar un análisis
de operaciones o actividades, desde la forma en que se planifican las
cantidades a comprar, el costo de los mismos, su almacenamiento, gestión
de inventarios, el tipo de material, requerimiento de manipulación, el
manejo adecuado, los abastecimientos en el lugar y estaciones de trabajo,
todas estas consideraciones deben ser analizadas con el fin de encontrar
oportunidades de mejora.
Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos
26
 L u g a r d e Tr a b a j o

4.1 Distribución del lugar de

t rabajo (l ayo ut )
Por definición la distribución en planta es la disposición de máquinas,
equipos, materiales, personal y servicios auxiliares que permite fabricar
un producto a un costo suficientemente adecuado.

Normalmente la distribución en planta en una empresa de flores se aplica

en las Post-Cosechas y cuartos fríos. Disponer de una buena distribución
en planta va a evitar que se tengan diferentes tipos de pérdidas o
desperdicios como son: trabajadores en espera, transportes excesivos por
movimientos entre distintos puntos del lugar de trabajo, cuellos de botella,
perdida de eficiencia por falla en los métodos de trabajo, acumulaciones
de tallos, ramos, o materiales por falta de espacio, fatiga de trabajadores,
accidentalidad, incremento de desechos de flor y material.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

27
 L u g a r d e Tr a b a j o

4.1 Distribución del lugar de

t rabajo (l ayo ut )
Existen distintos tipos de distribuciones en planta y la más recomendable
es la distribución por proceso y en línea. Una Post-Cosecha normalmente
se divide en tres partes: la zona de recepción de flor, sala de proceso y
cuartos fríos de producto terminado.

La distribución debe considerar las áreas adecuadas para pasillos,

ubicación de mesas de proceso, bandas transportadoras, puertas de
acceso, se recomienda calcular y considerar los espacios para temporadas
pico y poder establecer una capacidad instalada que permita producir el
80% de las semanas del año sin problemas de espacios o falta de
capacidad. Una inadecuada distribución puede generar mayores costos de
mano de obra por aumento de horas extras cuando se excede la capacidad
instalada, se tienen rendimientos bajos del personal, o cuando se tienen
problemas de calidad de la flor principalmente.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

28
 L u g a r d e Tr a b a j o

Check List Distribución del lugar de

t rabajo (l ayout )
Descripción Pregunta Respuesta Acción
Si/No/NA Sugiera
Mejoras
Bosquejo de dibujo de ¿El flujo de trabajo esta
la distribución actual. equilibrado? ¿Existen
Identifique los cuellos de botella?
principales ¿Se anticipa la
problemas. preparación de
materiales,
herramientas y equipos
antes de empezar la
actividad?
¿Se establece
adecuadamente las
tareas o cantidades a
realizar?
¿Los materiales,
herramienta y equipos
son de fácil acceso,
cercanos, etc?.
¿Se puede mejorar la
organización del lugar?
¿Existe lugares
específicos para colocar
los desechos?, ¿es de
fácil acceso?

¿Los pasillos son

amplios que permiten
la circulación
adecuada?
¿Los baños, vestidores,
comedores están cerca
del lugar de trabajo?
¿Se tiene una
distribución en planta
por proceso y/o en
línea?

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

29
 L u g a r d e Tr a b a j o

4 .2 Co ndi ci o ne s de t rabajo

Comúnmente siempre se busca mejorar el proceso desde el punto de vista

de eliminar desperdicios de movimientos, cuellos de botella, transportes,
esperas, pero las condiciones ambientales en las que se desarrolla el
trabajo desempeñan un papel primordial en los niveles de rendimiento y
calidad por la comodidad que deben tener los trabajadores. Cuando se
tienen ambientes adversos de calor, frio, luz, ventilación, condiciones
inseguras con riesgos de accidentes, pueden causar altos grados de fatiga,
preocupación e insatisfacción en las personas. Para tener valores óptimos
de eficiencia los trabajadores deben tener todas las condiciones
ambientales apropiadas en su lugar de trabajo. Al analizar las condiciones
de trabajo se debe considerar el efecto de los factores asociados a la
actividad como la comodidad, satisfacción y la seguridad.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

30
 L u g a r d e Tr a b a j o

Che ck L i s t Condi ci one s de t rabajo

Descripción Pregunta Respuesta Acción
Si/No/NA Sugiera
Mejoras
Identifique puntos del ¿La luz es
lugar donde requiere uniforme y
algún cambio. suficiente en todo
momento?
¿Se puede
eliminar los
vapores, humo y el
polvo con sistemas
de evacuación en
caso de existir?
¿La temperatura
es agradable?
¿Disponen de
provisión de agua
para beber en todo
momento?
¿Se proporciona
los elementos y
medidas de
seguridad para los
trabajadores?
¿Los elementos de
protección son los
adecuados?
¿Los trabajadores
conocen los
riesgos de la
actividad? ¿Y
están capacitados
para evitar
accidentes?
¿Se mantiene el
lugar de trabajo
limpio y
ordenado?

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

1 31
 L u g a r d e Tr a b a j o

4 .3 H e rrami e nt as , Eq ui pos , Me s as
Cunas

Normalmente se presta mucha importancia para cumplir con la cantidad y

calidad del producto y si bien es cierto estas variables deben ser parte del
proceso, lo que preocupa es que muchas veces no importa el cómo se esté
haciendo o si todas las personas están trabajando en igualdad de
condiciones.

Existen trabajadores que para realizar el mismo producto utilizan mesas,

equipos y herramientas diferentes, de igual forma pasa con la organización
y ubicación de los materiales, herramientas y demás materiales utilizados
en la actividad, por ejemplo, en las mesas de clasificación, armado de
ramos y empaque donde se ve que por falta de unificación o de control
cada quién termina trabajando de la manera en que quiere y como puede.

El grado de estandarización de un proceso, operación o actividad en

cuanto al uso de mesas, herramientas, cunas, organización del puesto de
trabajo es muy importante para evitar pérdidas de productividad y
calidad, por eso en este punto del análisis es primordial evaluar
detenidamente estas condiciones de ubicación y estandarización para
establecer controles o hacer propuestas de cambio.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

32
 L u g a r d e Tr a b a j o

Che ck L i s t H e rrami e nt as , Eq ui po s ,
Mesas, Cunas
Descripción Pregunta Respuesta Acción
Si/No/NA Sugiera
Mejoras
Identifique los puestos ¿Las
de trabajo donde hay herramientas y
variación en el uso de mesas, cunas de
mesas, cunas, trabajo tienen
herramientas, mantenimiento
organización del puesto adecuado?, ¿no
de trabajo. interviene con el
flujo de trabajo?
¿Son las
herramientas las
más adecuadas?
¿Se usa la mejor
mesa, cuna,
herramienta?
¿Todas las mesas,
cunas,
herramientas
usadas son
iguales para
todos?
¿La ubicación de
los materiales en
mesas de trabajo
de boncheo,
clasificación,
empaque,
colocación de
capuchón, otros
están organizados
de forma igual
estandarizada?
¿Puede utilizarse
herramientas,
mesas, cunas
diferentes y
mejores que
cumplan la
misma función?

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

33
 Plan de Acción

5. Plan de Acción

Después de realizar el análisis de cada uno de los 10 puntos primordiales

para el análisis de procesos se recomienda reunir todas las acciones
aprobadas en un plan de acción para hacer seguimiento durante su
implementación.

Actividad Fecha Responsable Observaciones

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

34
 CONCLUSIONES

La guía sobre los 10 puntos fundamentales para el

análisis de Procesos descrita anteriormente es una
excelente herramienta para quién quiere evaluar una
operación o actividad de un proceso.

Dependiendo de la necesidad o el nivel de detalle que se

requiera explorar se pueden agregar preguntas
adicionales a fin de complementar a las existentes. .

Este tipo de estudio es recomendable hacerlo en

actividades donde se utilice muchas horas-hombre de
mano de obra y la cantidad de unidades a producir sean
lo suficientemente altos de tal forma que se justifique
realizar esta clase de análisis.

Esta Guía es una simple herramienta que se debe

emplear cuando se realizan análisis a las actividades de
un proceso, está estructurada fundamentalmente para
guiar a una persona que hará el papel de analista con el
fin de mostrar los puntos que se deben analizar y
mejorar.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

35
 CONCLUSIONES

De todas formas, vale la pena mencionar que el

descubrimiento de las mejoras y la aplicación de las
propuestas en los procesos serán el resultado de las
competencias que tenga la persona que haga el análisis,
más allá de las herramientas que se utilicen, ya que la
forma de pensar, la capacidad de raciocinio y la
habilidad creativa que se basa en el conocimiento nunca
podrán ser reemplazados por cualquier guía o
herramienta.

En las actividades y procesos Florícolas existen

innumerables oportunidades para mejorar los niveles de
productividad y calidad. Está es una herramienta
poderosa que bien utilizada podrá traer muchos
beneficios para la empresa que lo aplique.

Espero que esta Guía sea de su ayuda y que permita

abrir caminos y explorar nuevas oportunidades de
mejora en sus procesos productivos.

Los 10 Puntos Fundamentales para el Análisis de Procesos

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 BIBLIOGRAFÍA

1. Benjamín W. Niebel, Freivalds Andris, Métodos, Estándares y

Diseño del Trabajo. Onceava Edición. Alfaomega. México 2004.

2. Wiliam K. Hodson, Maynard Manual del Ingeniero Industrial,

Tomos l, ll, lll y lV. Cuarta Edición. Mc Graw Hill. México 1996.

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Análisis de Procesos 37
Generando Mejoras Empresariales

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