Curso

Ingeniería de Procesos de Sistemas

Semana 03 – Sesión 02

1. Cuellos de Botella. ¿Qué son?

2. ¿Como eliminar los cuellos de botella?

Mg. Ing. Julio Arboleda H

Presentación de la Sesión
SEMANA 03 - Sesión 01
1. Cuellos de Botella. ¿Qué son?
2. ¿Como eliminar los cuellos de botella?

Logro de la sesión:
El finalizar la presente sesión el estudiante conocerá un marco sistemático y
estructurado para modelar, analizar y mejorar los procesos empresariales, con el
fin de aumentar la eficiencia, la calidad y la eficacia de las operaciones
organizacionales

Utilidad de la sesión:
La metodología IDEF0 le va a permitir al estudiante analizar detalladamente cada función
dentro del proceso, identificando sus entradas, salidas, controles y mecanismos de
retroalimentación. Esto facilita la comprensión de cómo se ejecuta el proceso y dónde
pueden existir problemas o áreas de mejora
Los Cuellos de Botella
❑ Los "cuellos de botella" son puntos o áreas
en un sistema o proceso donde la capacidad
está limitada o restringida, lo que resulta en
un flujo más lento o ineficiente de trabajo.
❑ La metáfora se deriva de la forma de un
cuello de botella físico, donde el líquido se
ve restringido y solo puede fluir a una
velocidad limitada.

❑ En contextos empresariales o de gestión, los

cuellos de botella pueden surgir en diversas
áreas, como la producción, la logística, el
desarrollo de productos, etc. Identificar y
abordar estos cuellos de botella es crucial
para mejorar la eficiencia y maximizar el
rendimiento del sistema en su conjunto.
¿Cómo eliminar los cuellos de Botella?
Eliminar los cuellos de botella puede ser un proceso complejo que requiere un enfoque sistemático y
cuidadoso. A continuación te presento un método para eliminar los cuellos de botella:

1. Identificación: Lo primero es identificar los cuellos

de botella en el sistema. Esto puede implicar el
análisis de datos, la observación directa del
proceso o la retroalimentación de los empleados
y partes interesadas.
2. Priorización: Una vez identificados los cuellos de
botella, es importante priorizarlos en función de
su impacto en el rendimiento general del sistema
y los recursos disponibles para abordarlos.
3. Análisis de causas raíz: Para abordar
efectivamente un cuello de botella, es
fundamental comprender las causas subyacentes.
Realiza un análisis detallado para identificar por
qué se está produciendo la restricción en ese
punto específico.
¿Cómo eliminar los cuellos de Botella?
Eliminar los cuellos de botella puede ser un proceso complejo que requiere un enfoque sistemático y
cuidadoso. A continuación te presento un método para eliminar los cuellos de botella:

4. Desarrollo de soluciones: Una vez identificadas las

causas raíz, trabaja en desarrollar soluciones viables
para abordarlas. Estas soluciones pueden implicar
cambios en el proceso, la asignación de recursos
adicionales, la implementación de nuevas tecnologías,
etc.
5. Implementación: Implementa las soluciones
desarrolladas de manera gradual y controlada. Es
importante monitorear de cerca el impacto de las
soluciones implementadas y ajustarlas según sea
necesario.
6. Evaluación y mejora continua: Después de implementar
las soluciones, evalúa su efectividad en la eliminación
Recuerda que la eliminación de los cuellos de botella
del cuello de botella. Realiza ajustes según sea
puede ser un proceso iterativo y que puede requerir
necesario y continúa monitoreando el sistema para
tiempo y esfuerzo continuo para lograr mejoras
identificar y abordar cualquier nuevo cuello de botella
significativas en la eficiencia del sistema.
que pueda surgir.
¿Que se puede lograr con el Análisis de Procesos?
El análisis de procesos te permite revisar y tener un amplio
conocimiento de los procesos empresariales, para comprobar
cómo están funcionando con relación a:

El objetivo: si está de acuerdo con las metas establecidas en

la planificación estratégica;
Los recursos: si las tecnologías utilizadas y los recursos
financieros y humanos son acordes y están
actualizados;
Los costos y el si hay formas de reducir costos y ganar tiempo en
tiempo: las operaciones;
El rendimiento: qué problemas tiene el equipo durante la
ejecución;
La calidad: las formas de mejorar la calidad de las entregas,
entre otras.
¿Que se puede lograr con el Análisis de Procesos?
Cuando los procesos causan problemas a sus clientes, a sus empleados y, en última instancia, a su
cuenta de resultados, el análisis de procesos de negocio (BPA) es el camino hacia las soluciones.

❑ Hay muchas técnicas para obtener resultados. Y los

resultados no son todos iguales.
❑ Un proceso mal analizado puede seguir siendo un proceso
defectuoso si no se descubren los verdaderos problemas.
❑ Con los cinco métodos de análisis más recurrentes, se puede
pasar más rápidamente de la parálisis de la decisión a la
acción.
Estas técnicas son:

1 Análisis de las brechas

2 Análisis del valor añadido
3 Análisis de la causa raíz
4 Análisis de las observaciones
5 Examinar la experiencia
1. Análisis de las Brechas

El análisis de brechas encuentra y reconcilia

la "brecha" entre el rendimiento que está
obteniendo, y el rendimiento que quiere
lograr.

Los conceptos clave en juego son los

siguientes:
1. Su rendimiento es donde están tus
resultados ahora.
2. Su potencial está donde tú quieres
estar.
3. La brecha se crea por lo que te impide
alcanzar tu potencial.
4. Cerrar la brecha requiere un plan de
acción para superar los obstáculos y
mejorar.
¿Que es una brecha de un Proceso?

❑ Una gran brecha revela que hay

obstáculos que afectan el
funcionamiento óptimo de los
procesos empresariales.
❑ La lista de posibles causas
abarca desde los fallos técnicos
del equipo operativo hasta la
falta de motivación de los
empleados

Para evaluar su brecha, examinará las relaciones entre los cuatro componentes del
proceso empresarial.
¿Cómo eliminar una brecha?
Empezar con las relaciones de entrada-salida puede
revelar:

La redundancia

El despilfarro de actividades

La mala sincronización de las

tareas

Los pasos que faltan

Examinar el papel de los guías y de los facilitadores del resto del proceso puede, cada uno respectivamente,
contener rasgos que limitan la productividad.
¿Qué indicadores permiten eliminar una brecha?

❑ Las guías pueden revelar pasos incoherentes, pasos no

documentados, tareas excesivamente reguladas y un control
involuntario del conocimiento a través del conocimiento exclusivo
de la experiencia.

❑ Entre los factores problemáticos se encuentran la mala

distribución del espacio de trabajo, el uso ineficaz de los equipos o
la ausencia de las herramientas tecnológicas necesarias para un
rendimiento eficaz.

❑ Si necesita una mayor visibilidad de alto nivel de su productividad

ahogada, el análisis de brechas puede ser un excelente punto de
partida. Esta técnica le llevará tiempo, acéptela, ya que el fuerte
retorno de la inversión de estos conocimientos merecerá la pena.
2. Análisis del Valor Añadido

El Análisis de Valor
Agregado o AVA es una
metodología que
contribuye a evaluar la
eficiencia de un
proceso desde el punto
de vista del valor que
cada etapa agrega al
producto final,
minimizando el
desperdicio ocasionado
por pasos o actividades
innecesarias.
 Fundamentos de la Técnica

Cliente Objetivo Beneficios

❑ Productividad
Valor de un producto o Eliminar procesos que
❑ Innovación
servicio para satisfacer sus no agregan valor.
❑ Calidad
necesidades
❑ Rentabilidad
Actividades que agregan valor

Son actividades que le agregan valor al producto o servicio dirigido a un cliente antes de que
lo reciba.

Actividades sin valor agregado -SVA-

Actividades de valor agregado Actividades que no benefician al cliente ni a la

Actividades de valor
agregado para el cliente -
VAC-
Son aquellas por las que el
cliente está dispuesto a
pagar.
para la empresa - VAE- empresa. Estas son:
Son aquellas que se dan como • Actividades de preparación (P)
resultado del beneficio • Actividades de inspección (I)
ofrecido al cliente. • Actividades de espera (E)
• Actividades de movimiento (M)
• Actividades de archivo (A)
¿Cuándo utilizar la técnica de Valor Añadido? - Limitaciones

❑ Considere la posibilidad de
realizar un análisis de valor
añadido para comprobar
objetivamente el grado de
optimización de su proceso.
❑ Tenga en cuenta que no todos
los problemas pueden
solucionarse con una simple
prueba de valor que pase o no
pase.
❑ Otras técnicas pueden ayudarle
a pulir sus conclusiones para
asegurarse de que se abordan
las verdaderas fuentes de
cualquier problema.
Metodología de la aplicación del valor agregado

Paso 1: Identificar de manera concisa el proceso a analizar.

Paso 2: Describir detalladamente la secuencia del proceso.
Paso 3: Realizar el análisis de valor agregado de las actividades.
Paso 4: Contabilizar los resultados por tipo de actividad.
Paso 5: Calcula el índice de valor agregado.

Fórmula: Criterios para el Índice de Valor Agregado

TVA: Tiempo de Valor Agregado

TT: Tiempo Total (del proceso)
Si IVA >= 75% = Proceso Efectivo
IVA: Índice de Valor Agregado
Si IVA < 75% = Proceso No Efectivo

IVA (%) = [ TVA / TT] x 100

¿Como realizar el Análisis del Valor Añadido?
El análisis de valor añadido sopesa y etiqueta si cada paso del proceso empresarial satisface alguna necesidad.
La técnica actúa como una amplia lente de clasificación de las actividades para ayudar a su equipo a recortar o reducir
lo no esencial.

Los pasos que añaden "valor" deben completarse para

satisfacer una necesidad del cliente o de la propia empresa.
Con esta definición, considere qué actividades de su proceso
entran en estas tres categorías:
1. Pasos de valor añadido real satisfacer una expectativa o
necesidad del cliente.
2. Pasos de valor añadido empresarial satisfacer una
expectativa o necesidad de la empresa.
3. Pasos sin valor añadido no responden a las necesidades del
cliente o de la empresa, o responden a necesidades que
pueden satisfacerse incluso si se eliminan los pasos.
Kits importantes

❑ Evaluar el valor requiere profundizar en

el núcleo de por qué cada actividad.
❑ Cuestione cuidadosamente todas las
actividades dentro de las fases del ciclo
de vida de un proceso (es decir,
planificación, ejecución, análisis y
adaptación).
❑ Para ello, hay que clasificar los pasos
mediante simples etiquetas de verbo y
nombre (por ejemplo, priorizar las
solicitudes de asistencia) para establecer
el propósito y revelar el verdadero valor.
❑ En última instancia, el valor lo añaden las
actividades impulsadas por la
planificación, la ejecución o la
prevención. Actuar con la intención de
preparar y controlar cae bajo el paraguas
de los pasos del NVA.
Caso Práctico

Proyección de Uso
Se procederá a revisar, evaluar y mejorar el proceso de “Importación y Entrega de Paquetería"

Objetivo:
❑ - Conservar e incrementar las actividades con valor agregado para el cliente
❑ - Controlar las actividades con valor agregado sólo para la empresa
❑ - Reducir o eliminar las actividades carentes de valor agregado y,
❑ - Optimizar el tiempo de ciclo del proceso.

Al realizar por completo el AVA en el proceso de importación y entrega de paquetería, se espera hacer
eficiente el mismo, en caso de que no lo sea, o incrementar su eficiencia, reflejando esto en una mejora
del tiempo de ciclo, de los tiempos estándar de las actividades y en el ritmo de trabajo.
Solución del Ejercicio Parte 1

DAP
Solución del Ejercicio Parte 2
Cierre de todo lo estudiado
LA eliminación de los cuellos de botella implica un conjunto de técnicas que permiten revisar y tener un amplio
conocimiento de los procesos empresariales, para comprobar cómo están funcionando con relación a:
a) El objetivo
b) Los recursos
c) Los costos y el tiempo
d) El rendimiento y La calidad

Existen cinco métodos de análisis más recurrentes, se puede pasar más rápidamente de la parálisis de la decisión a la
acción.
Estas técnicas son:

1. Análisis de las brechas

2. Análisis del valor añadido
3. Análisis de la causa raíz
4. Análisis de las observaciones
5. Examinar la experiencia