CARTILLA DIGITAL SOBRE EMPRESA DE SALUD OCUPACIONAL

SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

PRESENTADO POR:
EMMALY PERILLA LESMES
LEIDY ALEJANDRA NAVARRETE

PRESENTADO A:
RUDDY ALEXANDER QUINONES CASTRO

COMPRAS Y SUMINISTROS NRC 5566

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
ZIPAQUIRÁ
2021
 SERVY-SGSST

- ALMACENAMIENTO DE PAPELERIA

Las carpetas popularmente llamadas Azetas, deben estar almacenadas no solo en forma

ordenada, sino que también deben contar con un espacio con características especiales en

cuanto a su infraestructura, señalización y métodos de almacenaje. existe la Ley General de

Archivos en Colombia (LEY 594 DE 2000), la cual rige todas las funciones archivísticas de

las empresas en el país.

Según esta ley “los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque

los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas

en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del

patrimonio cultural y de la identidad nacional”.

Así el funcionamiento de un archivo empresarial, para tener un archivo ordenado,

eficiente y con todo lo que dicta la ley hay que realizar lo siguiente:

- Categorización de los archivos

- Administración de los archivos (espacios, materiales,etc.)

- Gestión de documentos (procesos archivísticos, capacitaciones, etc.)

En cuanto a la clasificación según la misma ley se debe tener en cuenta el ciclo vital de

los documentos:

a. Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su

circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
 b. Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos

archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que

siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en

general.

c. Archivo histórico. Son los documentos de archivo de conservación permanente que se

transfieren desde el archivo central.

 Materiales para conservar; use carpetas que sean para esta labor, es importante que

se puedan agregar folios, retirar documentos sin problema, y que su exterior sea

resistente al polvo y la humedad; generalmente se usan legajadores en propalcote y

ganchos de plástico para evitar que los documentos se llenen de óxido.

 Cajas para almacenamiento de documentos; existen cajas especializadas para el

almacenamiento de documentos de archivo, estás previenen el contacto con el

polvo, la humedad y los animales como los roedores y los pececillos de plata.

 Marque todo; cajones, archivadores o gavetas con la categoría o tipo de archivo que

estos contengan. Ejemplo: auditorias, sistema de gestión etc.

 Categorice las carpetas; al igual que los mobiliarios debe marcar con detalle las

carpetas o azetas, primero, por el tipo de contenido del archivo (impuestos,

proyectos, clientes, etc.); segundo, por el año y al interior dividirlo por meses.

 Asigne colores a las categorías; cuando los archivos son de uso frecuente una buena

forma de identificarlos es asignándoles separadores de colores. Ejemplo: morados

actas comités, azul contratos proveedores, etc.

 Cree legajos; para documentos que tienen variaciones o se necesita añadir más

información es importante reunir toda la documentación en legajos para asegurar

que estén todos los soportes que corresponden a nivel general. Ejemplo: contratos,

hojas de vidas, historias

 Para la restauración documental; los documentos deben quedar sueltos por eso se

debe quitar con cuidado ganchos, clips, papeles separadores, adhesivos, etc. Si hay

documentos de menor tamaño tipo baucher deben pegarse en hoja tamaño carta

para evitar que se pierdan.

 Generalidades de los documentos; todos los documentos se deben perforar a

tamaño carta, foliar (numerar) a lápiz (preferiblemente lápiz nº2) o con numerador

específico todas las hojas para que cada legajo quede de 200 hojas máximo.

 Estrategias de Marketing Se plantean estrategias, cuyo objetivo es crear valor y

satisfacción para los clientes, en una forma rentable, que favorezcan en ambas

partes a alcanzar sus objetivos, entre estas se encuentran las siguientes estrategias:

 Promoción: En los que se darán a conocer los servicios a ofrecer, donde se creará

la necesidad de estos en el mercado, consiguiendo así un buen posicionamiento de

la consultora.

 Producto (servicio): Se prestará la asesoría y el acompañamiento a las

organizaciones durante la implementación y ejecución de los SG-SST

  Precio: Ingresar al mercado con un precio atractivo, para que de este modo se logre

una efectiva acogida, obteniendo a su vez reconocimiento y confiabilidad, Se

pretende ofrecer tarifas que sean atractivas y que están enfocadas y dirigidas a

empresas, grandes medianas y pequeñas, así como a emprendedores de la región. Se

quiere integrar todos los servicios y elementos que contienen el SG-SST con el

objeto de que los proveedores encuentren en la empresa respuesta a todas sus

necesidades en materia de AT y que no tengan que contratar otros servicios para

complementar su SG-SST, esto hará a la empresa más competitiva y demostrara la

calidad en los servicios que se están ofreciendo.

 Estrategia de distribución: Entrego el servicio con la necesidad de posicionar la

empresa en el mercado, se han definido para ofertar los servicios a los clientes

potenciales y fidelizar los clientes actuales, en busca de lograr un reconocimiento de

la imagen corporativa para lo cual se ha diseñado el siguiente logo de la empresa:

De igual forma para lograr el reconocimiento de la marca se hace necesario realizar la

afiliación de la empresa a la cámara de comercio a fin de acceder a bases de datos de

afiliados y establecer de esta manera nuevas muestras que permitan dar a conocer los

servicios que se prestan, mediante participación en directorios empresariales, y actividades

de reconocimiento empresarial. La estrategia de distribución se complementará con el

Agendar reuniones de mercadeo y presentación de la oferta con los representantes legales

de las empresas y/o personal encargado del sistema general de seguridad y salud en el

trabajo, ofertar los servicios a través de página web, volantes, cuñas radiales.

Se ha estimado la hora de asesoría en $85.000, valores que no incluyen costos

adicionales por desplazamientos que deban realizarse fuera del municipio. Se ha estimado

la hora de capacitación en $100.000, valor que no incluye la logística requerida para su

realización como es el caso de material de estudio, refrigerios, alquiler de salones, o

desplazamientos fuera del casco urbano del municipio, los cuales deberán ser asumidos en

su totalidad por el empresario.

- Plaza: Se ofrecerá el servicio por vía internet, llamadas telefónicas, envío de

correos electrónicos, visitas a domicilio, ferias empresariales y ruedas de negocios,

Portafolio de servicios

- Plan de Introducción al Mercado: El servicio toma un papel importante en el

momento en el que es dirigido a los a los clientes, es por ello que está conformado

por las diferentes dimensiones que van desde la fiabilidad, seguridad, capacidad de

respuesta, empatía, hasta las herramientas adecuadas para mejorar el servicio, con lo

que es importante contar con el personal profesional idóneo, para que este genere

respuestas y soluciones dinámicas ante la organización, generando una imagen de

 confianza y seriedad de la consultora. Así como el constante mantenimiento de

comunicación con el cliente para apoyar y llevar a cabo con satisfacción cada uno

de los acuerdos establecidos, en pro del cumplimiento y logro de la meta a concluir.

 Estrategias de Distribución: El canal de distribución que se implementará es

Directo en el cual se establece una relación empresa –empresa. De este modo se

llegará directo al cliente a través de visitas comerciales en las instalaciones de las

posibles empresas con las cuales tendremos la opción de cerrar un negocio.

Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto constituye una gran ventaja

competitiva la proximidad que se entablará con la empresa, de esta manera

podemos llegar a tener un mayor conocimiento de cómo está funcionando cada

proceso y poder ofrecer un mejor servicio