Universidad de Tecnología y Comercio (UNITEC).

Manual De la empresa Logic Center-LOGICSA

Organización y Método

Docente:
Idania Sánchez

Autores:
Alondra del Carmen Espinoza Torrez.
Cinthia Mercedes Obando Muñoz.
Fernando Antonio Orozco Flores.

Fecha: Domingo 09 de octubre del 2022.

 Índice
a. Resumen ejecutivo___________________________________________________3
Objetivo General________________________________________________________4
Objetivo Especifico______________________________________________________4
b. Generalidades de la empresa seleccionada_______________________________5
Empresa seleccionada, Logicsa.____________________________________________5
Misión________________________________________________________________6
Visión_________________________________________________________________7
Valores________________________________________________________________8
Antecedentes___________________________________________________________9
Giro comercial_________________________________________________________10
Etapa diagnóstica______________________________________________________11
Aplicación de la herramienta FODA________________________________________12
Recomendaciones____________________________________________________12
Resumen de hallazgos encontrados________________________________________13
Matriz de análisis PESTEL________________________________________________14
Presentación de la propuesta_____________________________________________14
Establecimiento de una estructura orgánica funcional en la empresa_____________14
Elaboración de formatos específicos para informes___________________________14
Elaboración de un manual de cargos y funciones_____________________________15
 a. Resumen ejecutivo

El presente manual se realizó en concordancia con lo definido en el Plan de Trabajo de

la empresa Logicsa que brinda un servicio de gestión integral de la documentación de
las empresas o instituciones, brindado paquetes personalizados de servicios in house,
resguardo, clasificación, indexado e inventarios digitales de los mismos.
Esto tiene el fin de valorar la suficiencia, validez y utilidad de los respaldos
documentales de las transacciones y operaciones que se realizan desde hace 20 años en
esta institución, con el propósito de dar opciones de mejora en su estructura organizativa
y planes de trabajo.
En la revisión se observó que las tablas de plazos están aprobadas; no obstante, indican
para tipos de documentos similares, plazos de vigencia diferentes; asimismo, se
demostró que algunos funcionarios desconocen parte del procedimiento archivístico.
Por otra parte, se comprobó que no se aplican las medidas adecuadas para resguardar los
archivos físicos y los digitales; así como la falta de colaboración por parte de los
analistas hacia los encargados del archivo de gestión.
De la misma forma, se analizaron otros aspectos como la entrada y salida de
documentos de las unidades en los cuales se hallaron varias inconsistencias como la
fallas en las directrices que regulen de manera uniforme, la accesibilidad y
disponibilidad de los documentos, el uso obligatorio del respaldo digital, el uso de un
único expediente personal, la ausencia de un control adecuado para los consecutivos
físicos y la falta del uso de la firma digital, entre otros.
Objetivo General

 Analizar los procesos de gestión documental que realiza Logicsa

Objetivo Especifico

 Estudiar la estructura organizativa de la empresa

 Identificar las funciones de cada individuo como miembro de logicsa
 Brindar recomendaciones para los sistemas de gestión documental que provee la
empresa.
b. Generalidades de la empresa seleccionada
Empresa seleccionada, Logicsa.
Misión
Proveer soluciones integrales de custodia, administración y digitalización de
documentos, a todas las empresas de nicaragua, utilizando para ello nuestros elementos
fundamentales: Talento humano, infraestructura moderna y tecnología de la
información, qué nos permite garantizar la eficiencia en el manejo documental.
Visión
Ser lideres como proveedores de servicios de almacenaje, administración y
digitalización de documentos, utilizando las ventajas de las tecnologías digitales
emergentes y el talento humano.
Valores

Excelencia

Trabajo en equipo Puntualidad

Innovacion Pasion

Compromiso Conficialiad
Antecedentes
¿Quiénes Somos?
Somos una empresa especializada en implementar soluciones de Gestión Documental.
Bridamos Servicios de Custodia y Administración de Documentos de Archivos físicos y
digitales. Dichos servicios pueden ser implementados también en las oficinas del
Cliente, a esto le llamamos Servicios In House.
Iniciamos operaciones el 15 de junio del Año 2006.
Nuestros 16 años de servicio respaldan la calidad de nuestros métodos en gestión
documental basados en administración, custodia y digitalización de tu información.
Nuestros 16 años de experiencia respaldan la calidad en nuestros servicios de gestión
documental; administrando, custodiando y digitalizando tu información más preciada.
16 años al servicio de nuestros aliados, garantizándoles la tranquilidad y seguridad de la
buena gestión y resguardo adecuado de su valiosa información.
Nuestra administración documental está basada en estándares internacionales en
tendencia que garantizan la eficacia de su gestión, dejando a un lado las pérdidas de
información, daño en el contenido documental y acumulación de datos innecesarios.
16 años en el mercado local.
Aproximadamente custodiamos y administramos 100,000 cajas.
Más de 5 millones de expedientes.
Somos miembros de la Cámara de Comercio Americana de Nicaragua.
Somos representantes exclusivos de la empresa canadiense DOCUDATA (una de
las más grande en este tipo de industria).
Giro comercial
Somos un récord center, cuyo giro de negocios es brindar servicios de almacenaje y
administración de documentos físicos y digitales. Empresa dedicada al almacenaje de
registros documentales físico, cuya base de control son los inventarios documentales
apoyado en los códigos de barra, códigos QR y celulares inteligentes.
Etapa diagnóstica
Aplicación de la herramienta PESTEL
Factores Políticos Factores Económico Factores Social
 Políticas fiscales.  Da empleos a mas  Imagen de
 Cambio de de 28 personas la marca.
gobierno. con todas sus  Está dirigido a
 Problemas prestaciones. todas las empresas
políticos.  Pago de impuestos. de nicaragua, que
 Seguimiento de las  Declaración de tengan la necesidad
políticas DGI y INNS. de administrar,
gubernamentales  Adaptación al almacenar y
del sector mercado con la digitalizar sus
empresarial. crisis económica. documentos,
 Estabilidad LOGICSA facilita
económica. tener a manos los
documentos para
su uso de manera
rápida y ágil.
Factores Tecnológicos Factores Ecológico Factores Legales
 Cambios  Cuando el cliente  Seguridad laboral.
tecnológicos. decide destruir su  Reglas sanitarias.
 Nivel de documentación,  Cooficialidad.
Innovación. por que el tiempo  Seguir las leyes del
 Ciclo de vida de de vida caduco, se país.
los equipos tritura la papelería
tecnológicos. y este se dona a
 Infraestructura Los Pepitos de
moderna. Nicaragua, para su
 Desarrollar debido reciclaje y
sistemas así evitar de
informáticos. deterioro del medio
ambiente.
Aplicación de la herramienta FODA

Análisis FODA

Fortalezas
 Atención profesionalizada
al momento de atender a los
clientes.
 Brindamos altos niveles de
seguridad y privacidad en
oficinas acondicionadas para
custodiar sus documentos.
 Infraestructura moderna.
 Tecnología de primera.
 Talento humano.
 Brindar servicios de
primera calidad.
Oportunidades
 Aprovechar el auge de las
redes sociales para posicionar
la marca dentro el entorno
nacional.
 Brinda un excelente servicio,
para qué nuestros clientes nos
recomienden.
 Implementación de un plan de
marketing para ser más
conocidos.
 Oportunidades de crecimiento
a corto y largo plazo.

Debilidades
 No darles su debido
seguimiento a
algunos clientes.
 No trabajar en equipo.
 Que el talento humano no se
sienta importante.
 Falta de comunicación.
Amenazas
 Nuestros competidores
directos, teniendo más años en
mercado local está mejor
posicionado.
 Que el cliente de una mala
referencia de algún mal
servicio.

Recomendaciones
 Se deben realizar mejoras en el seguimiento de los casos que llegan a la
empresa, puesto que no debe quedar un caso inconcluso que conlleve a un
cliente insatisfecho.
 El trabajo en equipo es un pilar clave en todos los sistemas de organización
existentes, por lo que se deben analizar las causas que originan este problema y
darle un seguimiento oportuno, ya sea involucrando mas a cada uno de los
colaboradores a dar opiniones en las reuniones, realizar actividades de convivió,
hablar con el personal de conflicto para mejorar y motivar el trabajo en equipo y
en dado caso de ser necesario buscar un agente externo que brinde la asesoría
sobre el tema en cuestión.
 Los colaboradores deben sentirse seguros de estar en el puesto en que se
encuentran, además de no argumentar continuamente que todos son
remplazables.
 La comunicación debe fluir de manera continua desde los altos mandos hasta los
más bajos, de esta manera podrán estar basado en un mismo sistema que maneja
la misma información y les permita organizarse de mejor manera.
Resumen de hallazgos encontrados
En Logicsa se encuentran múltiples factores que afectan directamente a la estabilidad de
la empresa como lo es la comunicación y el trabajo en equipo, lo cual es causado por un
mal manejo del personal por parte de los jefes de área y directivos que se centran en
resultados en lugar de un ambiente de trabajo adecuado. Esto repercute en el cambio de
personal constante que tiene la empresa.

Además, la interacción digital que es un factor clave para la interacción con el cliente
que se mantiene al tanto por estos medios de lo que oferta la empresa debe ser
actualizado constantemente, con mayor razón de que la empresa brinda un servicio de
digitalización de documentación para la facilidad de la búsqueda de documentación. Por
lo que está en la obligación de mantener una constante actualización en sus páginas
web.

La importancia de la búsqueda de personal más acto para realizar este tipo de labores,
brindando mejores experiencias al cliente y garantizando un mejor manejo de su
información.
Matriz de análisis PESTEL

LOGICSA.S.A.
Matriz de PESTEL
Factores externos oportunidades Amenazas
Políticos Se mantiene al día con las Nuevas leyes
obligaciones regidas por la Impuestos elevados.
ley.
Económicos Provee oportunidades -Migración
laborales de crecimiento Cierres de empresas
profesional en base a las asociadas
regularidades de la empresa
Sociales Personas más interesadas en Cambios en las leyes que
la digitalización de su afecte a factores sociales.
información
Tecnológicos Cuenta con un sistema de
almacenaje tanto físico como
digital que facilita el
almacenaje y búsqueda del
mismo
Ecológicos Los residuos de papel y
cartón son triturados y
donados a los pipitos de
nicaragua para su reciclaje
Legales Documentos debidamente Aumento de impuestos de la
guardados DGI
Declaración de DGI al día

LOGICSA.S.A.
Matriz de FODA
Factores internos Factores externos

POSITIVO Personal capacitado en Seguimiento de los medios

atención de calidad al cliente
NEGATIVO Falta de comunicación
Insatisfacción del personal
de comunicación para el
reconocimiento en el
mercado
Recomendación negativa por
parte de un cliente
insatisfecho

Presentación de la propuesta
Establecimiento de una estructura orgánica funcional en la empresa
 Dueños

Gerencia
general

Comunicaciones O&M Operaciones Ventas Tecnologia Contabilidad

Proyectos
Administración Desarrollo Firma contable
nuevos

Auxiliar
Equipo PE Soporte
administrativo

Equipo CAD

Equipo CEDOC

Elaboración de formatos específicos para informes

Formato de recepción de documentos
Recibo de caja
Elaboración de Formatos Específicos Para Informes
Este formato se entrega Quincenal a todos los colaboradores Que contiene su pago detallado
Hoja de vacaciones
Hoja de solicitud de permiso
Formato de ventas de cajas
Salida de bodega de cajas
Formato de Facturas de clientes
Constancia de retención
Orden de compra de materiales de construcción de estructuras
Proformas de compras
Formatos contables
Elaboración de un manual de cargos y funciones

Cargos:
Operaciones: La jefa de operaciones es la que se encarga que todo fluya a como se debe, tiene que
organizar y dirigir todos los equipos a su cargo, pedir avances de los proyectos y reunirse con los
lideres de cada equipo.
Se encarga de la recuperación del capital, realizar retenciones y gestionar con el mensajero de ir a
dejar las facturas.
También se encarga del conserje, guarda de seguridad y jardinero para que todo marche bien en las
instalaciones de la empresa.
CAC

Líder de Equipo: Es la persona a cargo de los inventarios de documentación nueva en la empresa, se

encarga en gestionar con el jefe de operaciones que todo marche bien, pasa reporte de avances y sube
inventarios a sistema.

Técnico de archivos: Son las personas encargadas de inventariar los documentos en Excel.

Digitalizadores: Es la persona que se encarga de digitalizar los documentos en caso que se requiera
por el cliente.

Trituradores: es la persona que se encarga de trituras documentos en una maquita, esto cuando la
vida del documento vence y ya no se requiere resguardar.

Técnicos In House: Son colaboradores que trabajan para Lógica, pero hacen las funciones de
inventario y selección de documentos en las instalaciones del cliente.
Equipo Cedoc

Líder de Equipo: Se encarga en que la bodega marche a como se debe, en organizar a los soportes
de CEDOC, que se atiendan los correos del cliente y pasar reportes al jefe de operaciones.

Soporte De CEDOC: Son los encargan en contestar correo, atender a clientes, extraer cajas, retornar
cajas, extraer folder, retornar folder, ubicar cajas, trasladar de un lugar a otro cajas, armar cajas y
visitar clientes.

Cargadores: Se encargar de trasladar cajas.

Líder de Equipo: Pasa reporte de avances de los proyectos al jefe de operaciones, gestiona y
organizan los procesos de cada proyecto.

Proyecto claro: Decepcionar contratos del área masiva y corporativa, validación de contratos en
Docflow, onbase, recepción de remisiones en sistema, pasar consolidado de remisiones
decepcionadas, inventariar contratos, inventariar cajas y subir cajas a sistema.

Proyecto Fideicomiso: Ordenamiento de documentos, digitalizar documentos e indexación

de documentos en sistema LOGICSA.